上海盛大网络有限公司关于日常费用报销的制度.doc

上海盛大网络有限公司关于日常费用报销的制度 .snda.第1页共12页盛盛大网络关于日常费用报销的制度目录第一章目的第二章适用范围第三章生效日期第四章报销费用范围第五章报销流程第一节费用事先申请第二节费用报销申请第三节报销审批要求第四节报销流程图第六章报销时间要求第七章各类费用报销注意事项第一节交通费报销的特别说明制定人管理总部财务系统审批制度管理委员会编号JZ制字xx0401第024号修订xx年05月18日试行个月施行CEO签署之日起试行，试行期满无修订即正式施行反馈对象财务系统核算合并部经理制度管理委员会(ZDGLsnda.)CEO签署陈天桥日期xx年06月02日.snda.第2页共12页第二节福利费的报销第三节零星购置办公用品的报销第四节通讯费的报销第五节市场费用的报销第六节业务招待费的报销第八章报销的票据要求第一节发票的基本要求第二节票据的粘贴要求第三节票据遗失的规定第九章奖惩第十章附则编者按该制度用于规范员工费用报销行为，详细说明了费用申请和费用报销的具体规定，强调了报销过程中的注意事项，以指导员工的财务报销，降低财务风险，提高工作效率。 版版本控制制文件状态草稿正式发布正在修改注销文档编号制字第号当前版本V5.0作者杨晓兰完成日期xx年05月18日备注修修改历史记录录日期版本说明作者xx-09-13V1.0初稿惠洁xx-06-06V2.0修改马莉xx-11-30V3.0修改(增加通讯费报销规定，原独立制度作废)陈懿萍xx-01-18V4.0修改（小调整）杨晓兰xx-05-18V5.0修改（措辞）杨晓兰.snda.第3页共12页第一章目的第一条规范费用报销流程，以协助员工明确报销流程，提高员工日常工作效率。 第二章适用范围第二条管理总部（七大系统和创新院）所有员工必须遵从此项制度，其他业务公司可以参照执行。 第三章生效日期第三条该文件自签发之日起生效，其他相关规定同时废止。 第四章报销费用范围第四条加班交通费、办公费、外地销售办事处日常费用、零星采购费、员工福利费、手机通讯费、日常杂项费用及市场巡游等活动期间涉及的以上费用的报销。 （差旅费的具体细则以盛大网络有限公司关于差旅费报销的规定为准。 ）第五章报销流程第一节费用事先申请第五条任何费用申请报销都须事先提交相关申请（加班车费、员工福利费除外），根据费用类型必须选择对应的申请形式。 有限定标准的必须参照标准填写申请；没有限定标准的按预计发生金额申请。 1、外出交通费报销事先通过工作流提交外出申请； 2、差旅费报销事先通过工作流提交出差申请预算审批表； 3、业务招待费报销事先通过工作流提交业务招待费申请； 4、通讯费报销为配合集团业务发展需要，报销手机通讯费的员工必须使用Android操作系统的手机终端。 事先通过工作流提交自定义流程，申请通讯费报销备案； 5、市场费用事先通过工作流提交市场活动申请流程； 6、通过立项的项目费用事先通过工作流提交立项申请流程，流程通过但未经财务相关领导审批的，须另外通过自定义流程说明费用预算情况，上传立项申请流程，经过业务.snda.第4页共12页部门主管和财务相关领导审批确认预算。 7、除上述费用外，没有固定申请流程的支出均以自定义流程申请。 申请内容必须包含但不限于费用产生的原因、费用预计发生时间、费用金额等。 自定义流程的审批链需申请人参照业务申请部门和费用受益部门选择相关领导（审批层级以公司授权管理制度为准）。 第六条在提交费用事先申请时，除外出申请，其他申请流程中都必须正确填写受益部门。 申请流程中没有“受益部门”填写字段的，必须在流程中另外备注说明。 第七条费用原则上先申请后发生，若确有紧急情况，可先获得领导同意，但费用发生后的2个工作日内必须补提相关申请，申请通过后连同报销单及发票等附件一起交至财务系统。 第二节费用报销申请第八条费用发生后，必须通过工作流提交相应的报销流程。 填报时应注意按费用发生先后顺序，正确，详细，完整地填写，并与后附的原始票据一一对应。 第九条报销流程中的“受益部门”必须根据实际发生费用的部门正确填写，“付款公司”请根据受益部门并结合费用本身的业务性质，正确选择付款公司。 若两者中有一项填写有误，即会导致审批链出错，需要重新发起流程确认。 报销费用为已完成立项审批的费用，需要在工作流的“项目段”中进行选择，若无选择项的，请在摘要中说明项目名称。 第十条因其他同事垫付，报销需打款给他人的，必须在报销流程中明确指定打款账户名、账号和银行全称。 未在报销流程中说明的，必须由报销人本人写明指定账户信息和收款人，并签字确认。 第十一条报销单上因金额少填或漏填，导致实际需要报销的金额大于报销流程审批金额的，报销人需就少填或漏填的整笔费用另外提交报销流程，经过审批通过后，方可凭有效票据给予报销。 第十二条申请报销的费用超出了事先申请的额度或与事先申请的费用内容不符的，超支部分或不符部分必须另外提交自定义申请流程，流程审批通过后，方可凭有效票据报销。 未有相关审批流程的，财务按原事先申请的额度给予报销或将报销单据退还申请人。 第十三条费用报销申请经审批通过后，必须先由报销人打印，按票据的粘贴要求(详见下文第四十八条至第四十九条)附上发票和相关申请后，在规定的报销交单时间内交至财务系统，交单时须在报销审核专项处作好单据登记和签字确认。 第三节报销审批要求第十四条所有报销费用需经过受益部门的相关领导审批确认，审批人的层级以公司授权管.snda.第5页共12页理制度为准。 第十五条业务负责人及其相关领导审批人主要负责审核每笔经济业务是否真实、合理，以及费用是否在当期的中心或部门预算内，对审核内容的真实性和预算控制负责。 报销流程经过业务负责人及其相关领导审核后，工作流环节的审批结束。 第十六条由报销人将报销单据交至财务系统后，报销审核专项及相关领导进行单据审核，主要负责审核各项费用标准是否符合规定，报销单据是否合规。 如连续两次发现报销与事实不符的，将提交人事部门按员工手册来处罚。 第十七条若某项费用的报销，公司有单独规定和审批要求的，应按其相关规定和要求执行。 报销单据不符合要求或未完成所有审批的，财务系统则有权退回报销单据。 第四节报销流程图（见下页）.snda.第6页共12页申请人流程是否通过审批？在工作流提交费用申请流程发生费用报销人提交报销流程流程是否审批通过？报销人打印报销单和其他相关申请，附上相关票据等附件粘贴整齐后交至财务财务专项审核纸面单据专项审核是否通过？财务领导审批纸面单据资金部专员划款及网银审批结束否（费用与事先申请不符，退回申请人）否（单据不全或粘贴不规范）否（报销流程有误）财务帐务处理否（退回申请人）否.snda.第7页共12页第六章报销时间要求第十八条所有的费用报销须在费用发生后的一个月内将所有单据提交到财务系统（日常交通费和员工福利费的报销时间，见下文第二十二条至第二十七条）。 超过交单时限的，原则上不予受理。 如有特殊情况导致延期，必须通过自定义流程说明费用发生时间、金额及延期原因，业务领导上二级确认，方可按75%报销。 第十九条费用的报销应按次归属，与某次活动有关的费用或补贴须在发生当月同时申报。 当月申报确有困难的，须按月份归属分开申请，申请流程中必须说明分开申请原因及费用情况，分开申请的时间跨度不得超过一个月。 第二十条每月日至当月20日期间交到财务系统的所有报销单据，如单据审核无误，财务将于当月完成报销审核和支付；于20日以后到当月月底期间交到财务系统的所有费用报销单据，如单据审核无误，将在下月20日之前完成报销审核和支付。 第二十一条年末关账时对报销时间的特殊规定以财务系统发布的具体通知为准。 第七章章各类费用报销注意事项第一节交通费报销的特别说明第二十二条员工因工作延时至晚上1030以后的，可申请报销从公司回家的交通费用。 本着节约的原则，员工应选择乘坐公交车（公共汽车、中巴、小巴）及地铁；若确无以上交通工具，可乘坐出租车，员工提交报销流程后，财务将根据考勤记录及有效票据审核。 第二十三条员工因工作，外出发生的交通费，必须事先通过工作流的外出申请获得批准，并在进出公司时做好考勤打卡记录，方可凭有效票据报销，报销时须将外出申请打印出来附在报销单后。 第二十四条日常交通费报销填写时，必须写明往返信息；若发生的是出租车费用，还必须说明乘坐出租车的原因。 第二十五条日常交通费采取按月集中报销方式（差旅交通除外），每人每月汇总报销一次，汇总期间（即考勤周期）为上月16日至本月15日，报销单据须在本月日前交到财务系统。 第二节福利费的报销第二十六条条部门活动经费由各中心秘书或部门指定负责人根据费用归属分别按季度汇总提交福利申请流程，流程通过后申请人打印并附上对应的部门人员经费清单和相关发票，.snda.第8页共12页统一交至财务系统。 当年的部门活动经费应在当年月日前完成申请。 第二十七条条入职体检费入职体检由人力资源部统一办理，若员工自行体检的，必须在转正后一个月内提交费用报销流程申请报销体检费，报销单据由人力资源部专员审核签字后交至财务系统。 第二十八条结婚/生育礼金/慰问金/丧金须由申请人将相关单据提交人力资源部进行审核备案。 备案后，申请人应在两个月内发起福利申请流程，流程通过后直接打印报销单交至财务系统。 第三节零星购置办公用品的报销第二十九条对于零星购置办公用品的报销须附上合格的发票、采购申请、签收单等。 实物采购必须提供物品清单，签收单须经验收人签字确认。 第四节通讯费的报销第三十条盛大集团明确将Android作为未来发展的一个重要方向，每个员工都有责任熟悉整个平台和产品。 报销手机通讯费的员工必须使用Android操作系统的手机终端。 原则上，每位员工只能报销一个手机号的通讯费。 第三十一条凡达到管理职级的员工，报销手机通讯费均需要由本人通过工作流提交自定义流程，流程中必须陈述报销原因、手机号码、每月报销额度、申请人职级、受益部门和付款公司，添加报销审核专项为收文人，经员工上一级领导审核申请报销通讯费的手机是否符合公司规定后，交财务系统进行备案管理。 由于制度有所更新，在更新前已通过手机报销备案的员工应根据新的要求重新备案。 通讯费标准、管理职级和所属公司可通过个人的员工作业平台首页查询。 第三十二条手机通讯费备案额度的调增、申请人职级变更或申请人部门变更，都必须事先通过自定义流程重新提交备案流程。 若仅为手机号变更，必须事先通过自定义流程说明变更原因，列明新的手机号，添加报销审核专项为收文人，并经员工上一级领导审批核准后，交至财务系统备案，方可报销。 第三十三条手机通讯费报销标准及限额管理职级副总裁及其以上助理总裁高级总监总监副总监经理副经理专业职级资深专家及其以上高级专家专家资深研究员高级研究员研究员.snda.第9页共12页销售部门实报实销800元/月600元/月500元/月400元/月300元/月200元/月其他部门实报实销800元/月500元/月400元/月300元/月200元/月100元/月外派员工外派员工参照人事标准 1、副经理（或研究员）及其以上员工手机通讯费根据其职级对应上述标准申请；若同时具有管理职级和专业职级，可就高选择对应的报销标准申请。 2、未达到副经理（或研究员）及其以上的员工原则上不得申请通讯报销备案，若确因工作原因，每月连续产生大量话费的，需由本人通过工作流提交自定义流程，流程中必须陈述报销原因、手机号码、受益部门和付款公司，添加报销审核专项为收文人，并依次经员工上二级领导、财务专员、财务专员上二级领导、部门所在系统负责人审批核准后，交至财务系统进行备案管理。 其中，由员工上一级领导审核报销通讯费的手机是否符合公司规定。 在流程流转至财务审核专项时，员工必须将其前三个月的话费清单圈出因工作发生的话费金额后交至财务，供财务核定月报销额度。 手机通讯费备案额度的调增、手机号变更、申请人职级变更或申请人部门变更，都必须事先通过自定义流程重新提交备案流程。 其中手机号变更，必须说明变更原因，列明新的手机号。 流程审批链同上。 第三十四条手机通讯费按月报销，当月发生的手机通讯费次月必须完成报销审批并将报销单据交至财务。 手机通讯费报销的发票客户名称必须为报销人本人，必须提供盖有收讫章的电信账单，在备案标准内给予实报实销。 达到副经理（或研究员）及其以上的新入司员工在入司后的第一个月即可参照手机通讯话费备案标准提交备案流程。 第三十五条员工只能在通过申请的次月申请报销当月通讯费。 流程通过当月及其之前的手机通讯费不得申请追溯。 第三十六条如员工因工作原因通讯费超过标准，报销人可通过自定义流程说明超支原因和金额，达到副经理（或研究员）及其以上员工的审批链同第三十二条，未达到副经理（或研究员）及其以上员工的审批链同第三十三条第2点。 流程通过后报销人除了提供报销单、电信帐单，还须提供手机话费清单至财务专项，报销人须自行在手机话费清单上圈出因工作发生的话费，供财务扣除私人通话费后据实报销。 若是因项目出差引起手机通讯费超标的，报销方式同上，关于报销出差发生的手机通讯费的其他规定详见盛大网络有限公司关于差旅费报销的规定。 第五节市场费用的报销规定第三十七条申请市场活动费用报销时，必须事先通过市场活动申请流程。 报销流程通过后，.snda.第10页共12页报销人必须自行打印报销单及其他相关申请，并附上相关票据，粘贴整齐后交至财务审核专项。 第三十八条若市场费用报销中含劳务费，报销单据在交至财务审核专项前必须先交税务专员审核，经其确认无误并签字后，方可由财务审核专项受理。 第六节业务招待费报销规定第三十九条业务招待费是指因业务需要宴请客户所产生的费用，原则上总监以下级别的各级员工不得发生业务招待费。 若总监以下级别的各级员工因业务需要必须发生业务招待费的，在申请招待流程时，只有选择其上属总监或总监级以上领导为申请人，才能进行填写后提交。 第四十条条申请人需发起招待费申请流程，根据实际有招待需求的部门正确填写“受益部门”，以需求部门负责招待事项的主要责任人填写“受益人”，并按预计发生的每笔先后顺序分行填写招待内容，待流程经过上二级领导审批后方可执行。 如因事情紧急未能事先申请，应通过电话或口头请示取得批准，并在宴请结束后2个工作日内补提相关流程。 第四十一条报销人应将已审批的费用报销申请单、业务招待费申请单以及相关发票等提交财务专项。 若实际报销的招待费用超出预先申请额的，则以实际发生总金额重新提交业务招待费申请，待流程重新获批后方可报销全额。 第八章报销的票据要求第一节发票的基本要求第四十二条条国内发票必须为正式的税务发票或财政统一收据原件。 1、税务发票是指印有税务机关统一监制章的应税发票，发票上必须注明费用的名称，金额，除上海税控机打发票例外，其它税务发票都必须有出具方的财务章或发票专用章。 按国税总局规定自05年之后的费用提供具有发票代码（十二位数）和发票号码（八位数）的新版发票，之前的票据已经全部作废。 2、财政统一收据是指由行政、事业单位签发的，印有财政机关统一监制章的收费收据。 收据上必须注明费用的名称，金额，并盖有出具方的财务章或公章。 第四十三条条国外发票必须为合法及正式的票据原件。 国外发票为热敏纸质的，必须在提供票据原件的同时，复印一份附在报销单据最后。 第四十四条发票抬头必须根据费用归属正确开具公司的全称，且与报销公司一致（包括签证费、体检费、招待费等），抬头为“个人”的发票无效。 .snda.第11页共12页第四十五条条发票必须是合法、真实、有效的原件，为避免重复付款，复印件一律不能报销。 第四十六条发票所载事项必须清晰明了，与费用性质、合同（协议）约定、发生时间、地点和内