档案进馆规范培训(ppt 70页).ppt

档案进馆规范 第一节档案馆的职能和任务 各级综合档案馆是按照行政区划或历史时期设置的 收藏和管理规定范围内多种门类档案的国家档案馆 中央和县级以上地方各级各类档案馆 是集中管理档案的文化事业机构 负责接收 收集 整理 保管和提供利用各分管范围内的档案 档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下 科学管理党和国家的档案及有关资料 维护档案的完整与安全 积极提供利用 为社会主义现代化建设和文明建设服务 档案馆的工作 1 接收与征集档案 2 科学地管理档案 3 编辑出版档案史料 4 参与编史修志的工作 5 提供利用 为社会各项工作提供依据 档案进馆工作是指各级各类档案馆依据有关的法律法规 通过正常的接收制度和专门的征集方式 把分散在各个机关 单位及个人手中和散在在其他地方的对国家和社会具有保存价值的档案 有组织 有秩序地接收进馆 以实现国家档案资源的集中统一管理 维护党和国家的历史面貌 档案进馆工作是档案工作的重要内容之一 第二节法律法规对档案进馆的要求 第十一条机关 团体 企业事业单位和其他组织必须按照国家规定 定期向档案馆移交档案 第二十四条有下列行为之一的 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 构成犯罪的 依法追究刑事责任 一 六 违反本法第十条 第十一条规定 不按规定归档或者不按期移交档案的 一 中华人民共和国档案法 第十七条各级各类档案馆接收档案的范围按照国家有关规定执行 单位必须按照下列规定向有关档案馆移交档案 二 列入设区的市或者县 市 区 综合档案馆收集范围的档案 自形成之日起满十年 向设区的市或者县 市 区 综合档案馆移交 二 山东省档案条例 第三十五条违反本条例 有下列行为之一的 由县级以上档案行政管理部门责令限期改正 情节严重的 由主管部门或者有关单位对有关责任人员给予行政处分或者纪律处分 四 未建立档案管理制度的 五 未按国家档案技术规范要求整理归档或者不集中统一管理档案的 六 未按规定向社会开放和提供利用档案的 三 中华人民共和国档案法实施办法 第十三条机关 团体 企业事业单位和其他组织 应当按照国家档案局关于档案移交的规定 定期向有关的国家档案馆移交档案 四 山东省监察厅 人事厅 档案局关于印发 关于违反档案法律法规行政处分暂行规定的通知 鲁监发 1999 13号 第三条有下列行为之一的单位和个人 经批评教育不改正的 给予单位负责人或直接责任人警告或记过处分 情节严重的 给予记大过处分 三 不按规定向档案馆移交档案的 五 中央办公厅 国务院办公厅印发 机关档案工作条例 厅发 1983 64号 第十二条机关档案部门接收的档案 应符合下列要求 一 应归档的文件材料齐全 完整 二 文件和电报按其内容的联系 合并整理 立卷 三 归档的文件材料 保持它们之间的历史联系 区分保存价值 分类整理 立卷 案卷标题简明确切 便于保管和利用 第二十五条省辖市 州 盟 和县级以下机关应将永久 长期保存的档案在本机关保存十年左右 连同案卷目录 一式三份 和有关的检索工具 参考资料 一并向有关的档案馆移交 第二十六条机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理 妥善保管 不得分散 并按下列办法进行处理 一 撤销机关的档案 应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管 二 机关撤销 业务分别划归几个机关的 其档案材料不得分散 可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交 三 一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关 其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交 四 一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收 其档案材料不得带入接收机关 如果接收机关需要利用 可以借阅或者复制 五 机关撤销或者合并时 没有处理完毕的文件材料 可以移交给新的机关继续处理 并作为新的机关的档案加以保存 六 一个机关改变了领导关系 在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗 实行集中统一管理 第二十七条各种临时工作机构撤销时 其档案应向有关的主管机关或档案馆移交 六 国家档案局印发的 机关档案工作业务建设规范 国档发 1987 27号 2 机关档案工作的基本任务2 4按规定向档案馆移交应进馆的档案 6 档案的利用6 3机关档案部门开展档案史料的编研工作 积极配合有关部门编写全宗介绍 组织沿革 大事记 基础数字汇编 发文汇集和专题文件汇集等 七 山东省机关档案工作规范 1988 2 10实施 9 8按档案行政管理部门的规定及时间向档案馆移交档案及其检索工具和相关参考资料 第三节档案进馆的移交内容 一 档案馆接收档案的范围市 县级档案馆接收本级各机关 团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案 资料 以及本市 本县建国前的各种档案 资料 二 符合规范的案卷根据归档方式的不同 可分为以卷为单位和以件为单位管理的归档文件 进馆档案应保持全宗的完整性 并按规定整理好 具有完备的检索工具及相关资料 按卷管理的归档文件其案卷质量规范标准是国家颁布的 文书档案案卷格式 国家标准 GB9705 88 封面项目的填写方法 全宗名称相当于立档单位的名称 填写全宗名称必须用全称或通用简称 如 中国共产党聊城市委员会 可简称为 中共聊城市委 不得简称为本委 本局 本省 本市等 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称 在一个全宗内应按统一的方案分类 并应保持分类体系的稳定性 此项可不填写 全宗名称 类目名称 案卷题名即案卷标题 一般由立卷人自拟 案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关 内容 文种等 文字应力求简练 明确 案卷题名 时间 卷内文件所属的起止年月 保管期限 立卷时按规范划定的案卷保管期限 一般由立卷人填写永久 长期 短期 页数 装订案卷要填写总页数 归档号 填写文书处理号 由立卷人填写 此项可不填写 档号的编制 档号由全宗号 目录号 案卷号组成 全宗号是档案馆指定给立档单位的编号 目录号是全宗内案卷所属目录的编号 在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号 案卷号是目录内案卷的顺序编号 在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号 2 卷脊项目 全宗号 目录号 年度 案卷号 见图 3 卷内文件要求 卷内文件材料应区别不同情况进行排列 一般按其所反映问题的重要程度结合时间顺序排列 密不可分的材料应依序排列在一起 即批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 重要法规文件的历次稿件依次排列在定稿之后 非诉讼案件卷结论 决定 判决性文件材料在前 依据材料在后 其它文件材料依其形成规律或特点 按有关规定排列 卷内文件页号 按照卷内文件排列的先后顺序依次给每一页文件编上顺序号 卷内文件除空白纸外 凡载有信息的正反面均应一页编一个页号 卷内文件页号的位置 应统一在有文字的每页材料正面的右上角 背面的左上角 卷内文件无铅笔 圆珠笔 红墨水 纯蓝墨水等不耐久字迹 案卷或文件要去掉易锈蚀的金属物 如订书钉 大头针 曲别针等 案卷装订 左边齐 下边齐 左边三孔一线装订 应整齐牢固 不压字 不漏页 4 卷内文件目录格式 卷内文件目录是揭示卷内文件材料内容和成份的索引 卷内文件目录项目包括 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 附图 卷内文件目录填写方法 顺序号 以卷内文件排列先后顺序填写的序号 亦即件号 文号 文件制发机关的发文字号 凡是原制文机关编有文号的文件 都应在 文号 栏内标明 责任者 对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人 亦即文件的署名者 联合发文有几个法定责任者的 一般应尽量全部标出 题名 即文件的标题 一般应照实抄录 没有标题或标题不能说明文件内容的文件 可自拟标题 外加 号 文件 责任者 一栏因已填过作者 在填标题时 标题中的作者部分可省略去 日期 文件的形成时间 填写时可省略 年 月 日 字 在表示年 月的数字右下角加 号 如 2001 05 17 页号 卷内文件所在之页的编号 最后一份文件应填文件的起始页号至终止页号 如 65 78 备注 留待对卷内文件变化时作说明之用 5 卷内备考表格式 卷内备考表是记录案卷构成 变化情况以备查考的简表 卷内备考表外形尺寸均同卷内目录 其项目包括 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 附图 卷内备考表的填写方法 本卷情况说明 填写卷内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间 立卷人 由责任立卷者签名 检查人 由案卷质量审核者签名 一般为分管领导或办公室主任 立卷时间 填写立卷完成的日期 案卷各部分的排列格式 案卷封面 卷内文件目录 文件 备考表 封底 2 检索工具的要求 1 案卷目录 是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册 案卷目录实际上就是案卷的名册 是记录和反映案卷内容和成份 并按一定顺序编制而成的一种案卷一览表 也是进馆档案必备的检索工具之一 要求打印3份 见图 2 全引目录 是一种将全宗或全宗内的某一部分案卷目录和卷内文件目录相结合汇编而成的一种检索工具 全引目录以单份文件为检索单位 可大大提高查档的准确性 要求打印2份 见图 注意 从2005年起 根据要求 进馆档案的机读目录要随档案一起移交 3 进馆档案参考资料的要求 1 全宗指南 原叫全宗介绍 是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的工具书 全宗指南编制规范DA T14 94 A 全宗指南的编制原则编制全宗指南应客观 准确 真实 语言简练 文字表达清楚 B 全宗指南的结构全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者 立档单位 及其所形成档案情况的工具书 由封页 正文 备注三部分组成 其结构形式 封页正文 a 全宗构成者沿革b 全宗内档案情况简介c 全宗内档案内容与成分介绍备注 C 封页项目 封页项目 D 全宗构成者 立档单位 沿革简介由全宗构成者名称 时间 主要职能 隶属关系 立档单位主要负责人名录 内部机构设置及其各历史阶段演变情况等几部分内容组成 全宗构成者名称 即立档单位名称 按全称书写 通用简称写在全称后面的圆括号里 时间 全宗构成者沿革应结合时间撰写 如下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中 a 全宗构成者成立 合并 改组 更名和撤销时间 b 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整 增设 合并 更名 撤销时间 c 全宗构成者上级主管机关变更时间 d 其它所有反映全宗构成者重要活动的时间 主要职能 a 全宗构成者的性质特征 b 全宗构成者的职权范围 c 全宗构成者的主要工作与任务 隶属关系 a 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系 业务关系 b 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系 业务关系 c 全宗构成者上级主管机关如有变更 应反映在全宗构成者沿革中 E 全宗内档案情况简介 档案的数量及保管期限 档案的完整程度 档案的利用价值及鉴定情况 检索工具的配置情况 档案的整理情况 F 全宗内档案的内容 按问题或组织机构对档案内容进行分别介绍 一般采用综合概括的方法介绍 介绍内容主要包括 a 反映全宗构成者主要职能和主要活动方面的档案 b 反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案 c 涉及有关全国或国际知名人物 历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案 d 馆藏年代久远和特殊载体的档案 G 备注 全宗指南的编制情况 本全宗指南的编制人 本全宗指南由 编制 2 组织沿革 打印3份 组织沿革名称为 市 县 市 区 局组织沿革 组织沿革要准确系统地记录本机关体制 组织机构 人员编制的变革情况 3 大事记 打印3份 大事记的名称为 市 县 市 区 局大事记 大事记应一条一事 真实 准确 简明扼要地表述大事涉及的时间 地点 人物 数据 发展过程 因果关系等 例如 档案进馆检索工具要求 案卷目录3份 B5 全引目录2份 B5 归档文件目录2份A4 全宗指南3份组织沿革3份大事记3份 三 归档文件的质量要求2000年12月16日 中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 正式颁布 我省2002年起全面推行 改革后的整理方法 取消了案卷 实行以 件 为单位的管理 取消了难度比较大的组卷和案卷标题的拟写 归档文件无需再编写页号等 大大简化了整理程序 同时也为归档文件的 随办随归 创造了条件 归档文件质量要求与立卷文件质量要求相同 也不得使用纯蓝墨水 红墨水 圆珠笔 铅笔等 不得有订书钉 曲别针 大头针等易氧化腐蚀性的金属物 1 归档文件的装订 装订前 文件一定要按顺序排放 排放顺序与立卷文件排放顺序相同 另外文件处理单可放在文件最前面 每一件文件订在一起 页数较少的可在左上角用不锈钢钉装订 如果一件文件页数较多 太厚的 应采用三孔一线左侧装订 一般要用细棉线 不宜采用订案卷时的粗线 采用左上角装订的 应将文件左齐 上齐 采用左侧装订的要将文件左齐 下齐 2 归档章的要求 文件装订后 要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上 归档章的作用是用以明确归档文件在全宗中的 坐标 位置 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料 禁止使用圆珠笔 纯蓝墨水 铅笔等不耐久材料填写 归档章中的项目比较固定 如全宗号 保管期限 机构 问题 等 可以直接刻在归档章上进行加盖 以减少填写项目的工作量 归档章的格式不能随意更改 各项归档章中的位置不得打乱 带 号的机构 问题 项为选择项 在不采用此分类的机关单位 归档章上可空出此项 如某机关形成的归档文件 在不分机构 问题 的情况下 归档章编号完毕后的格式如下 3 盖章位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置 如果领导批示或收文章等占用上述位置 可将归档章盖在首页的其它空白位置 但以上端为宜 如果机关发文有文件签发单的 或收文有文件处理单的 也可以放在前面作为首页 这样可以在其上加盖归档章 以更好地保护文件正本的原始面貌 文件首页确实无盖章位置或重要文件要保持原貌的 也可以在文件首页前另附纸页加盖归档章 归档章尽量不要压住文件字迹 也不宜与批示文字或收文章等交叉 4 归档文件目录 归档文件整理完毕后 要编制归档文件目录 归档文件目录应采用A4纸型 竖式 归档文件目录要求打印 如已采用计算机管理档案的单位 可直接使用档案管理软件生成打印出目录 如没有档案管理软件的单位 也要求采用字表处理软件进行编辑打印 归档文件目录项目 归档文件目录 归档文件目录不放入档案盒内 而应单独装订成册并编制封面 每个保管期限分别装订成册 每册中 每个年度的目录加一个封面 归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致 设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 其中全宗名称栏填写立档单位的全称或规范化简称 其它栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写 归档文件目录全宗名称 局年度 20099保管期限 永久9机构 问题 9 5 归档文件的装盒 就是将归档文件按件号顺序装入档案盒 装盒内容还包括填写备考表 编制档案盒封面及盒脊项目 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒 归档文件目录条目的顺序和归档文件的件号顺序一致 确保检索到文件条目后能对应地找到文件实体 装盒应注意 a 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 b 不同保管期限的档案不能装入同一档案盒 c 按机构分类时 不同机构形成的文件不应存放在同一档案盒 档案盒的封面应使用全称或规范化的简称标明全宗名称 即立档单位名称 其它不用填写 档案盒脊项目包括 全宗号 年度 保管期限 机构 问题 起止件号和盒号 附图 全宗号 按同级档案馆给定的全宗号填写 年度 填写盒内文件形成的年度 保管期限 填写盒内文件所属的保管期限 机构 问题 填写分类方案中相应机构 问题 的类目名称 不按机构 问题 分类的单位可不填写 起止件号 填写盒内归档文件排列最前和最后的件号 件号之间用 连接 如 19 36 盒号 即指档案盒的排列顺序号 盒号在移交进馆时编写 可以按一年一断号 也可以4位数为限 几年一断号 备考表 其内容项与填制方法和立卷整理的案卷内的备考表相同 第四节档案交接文据 档案交接 按照国家规定 档案馆 档案室接收和移交档案的过程为档案交接 档案交接文据是在变更档案保管者或者所有者的过程中形成 并具有法律效力的文件 档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存 1 档案交接文据由三部分构成 第一部分 确认交接单位或个人的法定身份 交接性质及范围 第二部分 交接档案 资料及有关材料的各类数量 第三部分 移出说明及接收意见 2 交接文据的填写方法第一部分的填写方法 确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交 接双方分别填写 a 单位名称栏应填写全称或规范化通用简称 b 领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名 c 经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名 d 移出和收进日期应当相同 e 上述各栏