质量体系文件编码制度(doc 3页).doc

南海市能兴物业管理有限公司作业指导书文件编号：ZYXZB1002版 本 号：B发 放 号：质量体系文件编码规定生效日期：会 审经审核，同意发放执行。签署：拟 制审 核批 准作业指导书 修改状态: 0 质量体系文件编码规定 编 号: ZYXZB1002 页 码:第1页/共2页质量体系文件编码规定1 0 目的1. 1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。便于文件的识别、追溯和控制。1 0 适用范围2 1 本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。30 职责3. 1 行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。40 编码规定4. 1 质量体系文件在编写完成后，由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。42 代号421公司内各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示，如： XZB行政人事部 CWB财务部 JYB经营部GCB工程部 BAB保安部 YLB园林清洁部YCG怡翠花园管理处 DLG电力大楼管理处 NXG能兴大楼管理处YDG移动通信管理处 FYG法院管理处 RJG软件科技园管理处KTB怡翠花园康体部 （其他依次类推）422文件类别代号取两个汉语拼音字母表示：ZL质量手册 CX程序文件 ZY作业指导书 JL质量记录423顺序号用四位数表示，从左到右前二位表示文件所属内容，后二位代表顺序。程序文件前二位的编号是00，作业指导书前二位的编号如下： a)按职能部门、管理处区分10行政人事部管理 20工程部管理 30保安部管理 40经营部管理 50财务部管理 60园林清洁部管理 70其他部管理 90社区中心康体部管理 （其他依次类推） b)按管理处内部专业管理区分80接管验收管理 81公共场地管理 82设备设施管理83清洁绿化管理 84消防管理 85保安队管理86综合管理 （其他依次类推）4. 3质量体系文件的编码方法431程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成，表达形式如下图：CX 顺序号 程序文件代号作业指导书 修改状态: 0 质量体系文件编码规定 编 号: ZYXZB1002 页 码:第2页/共2页432作业指导书的编码由文件类别号、执行文件主要部门代号、顺序号组成表达形式如下图：ZY 顺序号 部门代号 作业指导书代号433质量记录表格编码由文件类别号、填写表格主要部门代号、顺序号组成，表达形式如下图：JL 顺序号 部门代号 质量记录代号44文件的版号和修改编号441质量手册、程序文件、作业指导书的版本号用英文字母A、B、C、表示，当文件换版，则依次更换，质量记录的版号与其支持的文件版号一致。442质量手册、程序文件、作业指导书文件每页均设“修改状态”栏，其后的修改编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次某章节，递加1，依次顺序为0、1、2、3、；质量记录表格如发生修改在表格右上角的质量表格编码后增加修改编号，从1开始，每修改一次递加，依次顺序号是1、2、34. 4. 3质量记录表格在未修改前不标注修改状态，修改后的修改状态在表格右上角编码下用（1）、（2）、（3）、表示，每修改