2 嘉禾人寿保险股份有限公司现金、支票及财务印章管理制度.doc

嘉禾人寿保险股份有限公司现金、支票及财务印章管理制度第一章 总则1第二章 现金管理1第三章 支票管理4第四章 财务印章管理5第四章 附则6第一章 总则 第一条 为了进一步规范和加强现金、支票、财务印章的管理，有效的防范和控制财务风险，保障公司资金的安全，完善和落实财务集中模式下的“零现金”管理，特制定嘉禾人寿保险股份有限公司现金、支票及财务印章管理制度（以下简称“本制度”）。 第二条 本制度适用于嘉禾人寿保险股份有限公司（以下简称“嘉禾人寿”）总公司及分支机构。第二章 现金管理 第三条 现金收费范围：嘉禾人寿允许存在的现金收费项目有业务员入司质保金、培训费、代理人考试报名费、代理人考试资料费、代理证工本费、非有价单证出售成本费、单证遗失罚款、名片印刷费、保单补发制作费、体检费、卡单印刷费等。第四条 现金支付范围：（一） 按照现金管理暂行规定条例规定可用现金支付的范围为：1. 职工工资、津贴、加班费、奖金等；2. 付给临时工的劳务报酬；3. 支付给个人寿险业务人的佣金，续期收费人员的工资、补贴；4. 各种劳保，福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；5. 支付给个人的赔款支出、退保费、满期给付和代理手续费；6. 出差人员必须随身携带的差旅费；7. 1000元以下的零星支出。8. 其他财政部规定的可用现金支付的项目。（二） 原则上嘉禾人寿取消分支机构现金支付方式，现金支付方式仅限总公司层面，分支机构特殊情况需要现金支付的，需上报总公司财务企划部审批授权方可支付。第五条 现金管理原则：推行“零现金”管理，取消公司柜面收费、现金支付，原则上分支机构实施“零现金”管理，最大程度降低现金风险。第六条 特殊情况下需要存在少量现金的分支机构，经总公司财务企划部批准后，应遵循下列原则进行管理：1. 安全有效原则，现金出纳要严格履行岗位职责，恪尽职守，确保现金的安全和业务所需。会计人员不得兼任出纳职务。在财务部门内部建立相互制约与监督的机制，以便相互核对账目，防止贪污盗窃与错账发生。 2. 保险箱专用原则，即现金库只能用于为本单位存放现金、有价证券及其他贵重物品或重要资料，不得用于代为他人保管财物。3. 限额提现原则，原则上存取现金要求有专人陪同，并有专车接送。严禁一人存取大额现金。提送现金应专职办理，中途不得逗留办理其他事情。第七条 现金收入管理。出纳收取的所有现金必须入库，不得在库外存放，所有的现金收入必须合法。对不合法的收入，出纳人员有权拒绝受理。收入现金，出纳人员应在收入凭证上加盖“现金收讫”章和出纳名章。收入现金，只能送存银行。第八条 现金支出管理(一) 经总公司财务企划部授权批准可采现金支付的项目，需凭合法有效的原始单证办理，应有经办人、财务负责人、总经理签字。出纳不得接受任何人指令，无据支付现金。超规定使用现金的，应有总经理签批的“准提现金”字样。出纳支付现金后在原始凭证上加盖付讫戳记，防止重复付款。(二) 按照保险监管部门的规定，公司建立大额现金登记备案制度。对一次性支付金额超过10000元(含)以上的现金，须按大额现金支付登记表(附表一)格式认真填写，登记备案。 第九条 库存现金的管理 (一) 收入的现金不准以个人储蓄存款方式存储。 (二) 严禁“白条抵库”和无正当理由的私人借款。 (三) 严禁私设“账外账”和“小金库”。 第十条 现金账的管理 (一) 公司及下属分支机构应区别寿险业务与日常费用分设现金日记账。现金日记账应按经济业务发生的先后顺序逐笔登记。 (二) 出纳应每日结出当日现金账余额，并核对现金库存。账款不符及时查明原因，并向主管领导汇报。发现账款不符且无法查明原因的，报经单位主管领导批准后处理。 (三) 出纳每月末应结出现金账的余额与当月发生额，并与电脑 账和会计报表核对一致，不一致的应立即查明原因。原因不明的不得上报会计报表。 第十一条 监督与检查 总公司及分支机构财务部门要定期和不定期对现金库进行盘点并填写盘点表（附件二），清查结果作为个人业绩的一个考核指标，连续发生长短款且无法说明原因的，将调离原工作岗位。会计主管及内部审计部门应定期或不定期检查现金制度执行情况。 (一)对有下列情况之一的移交司法部门处理：1. 贪污现金的；2. 与外部人员串通盗窃现金的；3. 挪用公款的；4. 设置“小金库”的； (二)有下列情况之一的，给予出纳人员纪律处分：1. 擅自超范围使用现金的；2. 无故超限额留存现金的；3. 以不符合会计制度规定的凭证支取库存现金的；4. 利用账户为其他单位或个人套取现金的；5. 未经批准利用现金库为其他单位或个人保存现金的；6. 未经批准坐支或超过开户银行核定的坐支范围和限额坐支现金的。(三)出现第(一)、(二)条违纪行为，给公司造成损失的，要同时追究财务负责人的管理责任。第三章 支票管理第十二条 支票的使用范围：取消分支机构支票支付方式，支票的使用范围仅限总公司层面。具体支付为除现金管理暂行规定条例规定的现金支出范围外，凡一次性支出1000元以上的支出均可用支票结算。第十三条 公司设出纳人员管理支票的购买、领用等工作，其岗位设置严格执行不相容岗位相分离的管理要求，出纳人员不得兼任会计档案管理、单证管理、资金运用和会计工作。第十四条 支票的管理：支票领用必须执行严格的审批手续，出纳人员必须凭已经有权签字人签批后的付款凭证发放支票，并建立严格的台账管理制度。具体方法如下：1. 支票的购买、保管、签发由财务部出纳专人负责。设立支票领用登记簿。在购买支票后，在支票登记簿上记录支票起止号码。2. 支票的领用必须履行登记手续。用支票时必须在支票领用登记簿上注明用途去向、使用金额，领用支票号码，并由领用人签字。作废支票必须加盖作废字样，并妥善保管，每月随有效支票装订入会计凭证。3. 会计人员每月检查支票领用情况，核对支票号码，检查有无空号、跳号、缺漏现象，有无支票领用后未及时收回情况，并做出支票检查情况报告。4. 更换支票保管人时，必须办理交接手续，由财务部负责人监交。移交时，填写移交清单。移交清单一式三联，移交人、接交人各一份，另一份装订当月凭证。第十五条 每月及时进行未达账项的核对工作，对超期未回销支票必须做出原因说明并催销，对未达情况要及时通知经办人查明原因，限时解决。对前笔支票使用未清者，财务部有权停止该部门使用支票，直至解决为止。非正常情况要及时向财务部负责人、财务主管领导汇报。 第四章 财务印章管理第十六条 财务印章管理范围：财务专用章、法人章、转账/现金收付讫章。财务印章名称及使用范围如下：类别名称使用范围保管部门法人章单位负责人名开户银行、各类财务报表财务部财务类章公司名财务专用章仅限用于银行支票；财务部转账（现金）收付讫章用于收付类凭证财务部上述印章由办公室统一负责刻制。第十七条 原则上分支机构财务专用章由总公司财务企划部负责保管。第十八条 财务印章正式启用必须签订财务印章启用书（格式参见附件一）。第十九条 财务专用章、法人代表章必须分开管理，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。具体管理办法如下：1. 筹备期间财务专用章、法人代表章的管理责任人为财务主管领导，由其确定印章的第一保管人、第二保管人，其中，财务专用章第一保管人为财务部负责人，法人代表章由财务主管领导征得其本人同意后授权专人保管。2. 所有财务印章保管人必须签订财务印章管理责任书（格式参见附件二）。在第一保管人外出时，必须将印章移交给第二保管人保管，并要有书面的交接文档。两位保管人不得同时外出。印章不得交给两位保管人之外的任何人代管。3. 印章保管人如有变动，应重新签订印章管理责任书，责任书一式两份，一份由本人保存，一份交办公室保存。4. 如印章丢失，印章保管人应立即向印章管理人汇报，登报声明印章作废并以书面形式将情况报办公室，同时报印章制发机关备案后重新刻制。公司将追究印章保管人及连带责任者之责任。5. 印章保管人有权拒绝在与公司有关印章管理规定相违背的文件、证明上加盖印章，不准在与业务无关的各类材料上加盖财务印章。第二十条 建立财务印章使用登记和逐级审批制度。具体规定如下：1. 日常银行支票使用财务专用章，先审查相关报签资料签字人的签批权限和签字合规无误，由经办人和财务部负责人在财务专用章（支票）登记表（格式参见附件四）上登记后即可在支票上加盖印章。2. 其他情况下使用财务印章，必须按审批流程逐级报审，最终必须由财务主管领导（或经其授权的相关负责人）签字批准后方可加盖。使用审批流程如下：财务主管领导财务部负责人部门、分管领导 终 审审 核初 审 第二十一条 对违反印章管理规定使用印章者，公司将视情节追究违章者及相关责任人的责任。第二十二条 原则上分支机构财务专用章由总公司财务企划部负责保管。 第四章 附则第二十三条 本制度解释权归总公司财务企划部。第二十四条 本制度自发布之日起实施。附件一：大额现金支付登记表附件二：财务印章启用书附件三：财务印章管理责任书附件四：印 章 使 用 审 批 单附件五：财务专用章（支票）使用登记表附件六：库存现金盘点表附件一:大额现金支付登记表填报单位： 单位：万元日期金额收款单位/个人用途（必须真实）经办人主管领导部门负责人： 审核： 制表： 附件二：财务印章启用书一、 印章名称：二、 印章管理负责人：（财务主管领导）三、 本印章自 年 月 日正式启用。四、 印章使用须严格执行公司关于印章管理的相关规定。五、 严禁在空白纸张或空白介绍信上加印。六、 所有印章使用情况须全部登记（见印章使用登记表，附件四）。七、 如出现丢失印章或违章使用印章情况，公司将追究相关责任人责任。八、 以上未尽事项，均由印章管理负责人确定。九、 本启用书一式二份，一份报办公室备案，一份由印章管理负责人留存。印章管理负责人签名： 年 月 日附件三：财务印章管理责任书一、 印章名称：二、 印章管理负责人：（财务主管领导）三、 印章使用、保管人：第一保管人 第二保管人 四、 正常情况下一律由第一保管人保管，第一保管人外出时，才移交第二保管人使用并保管。五、 严格执行公司关于印章管理的相关规定。六、 严禁在空白纸张或空白介绍信上加印。七、 所有印章使用情况须全部登记（见印章使用登记表）。八、 如出现丢失印章或违章使用印章情况，公司将追究其法律责任。九、 印章第一保管人、第二保管人、印章管理负责人有一方变动，应报总经理备案，并重新签署印章管理