企发部行政事务管理制度.doc

企发部行政事务管理制度 行政事务管理制度1目的和范围为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项行政事务管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本管理制度。 本制度适用于公司公文，行政印信，文件打印、复印，通讯工具，办公用品、低值易耗品及印刷品等管理。 2术语及定义2.1公文公文是现代企业在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件，业务主管部门为企业发展部。 2.2工作函工作函是发函单位向受函单位商洽工作,询问问题,知照情况或请批事项的公务应用文书，没有固定的行文方向，行文力求简洁明快,用语分寸得当。 为规范公司工作函的使用管理，建立统一对外协调机制，现对我厂外部工作函的使用做如下要求。 2.3业务单据业务单据是公司办理各种业务的载体,在企业资源管理系统中是一种基本的业务对象，对企业各项业务的开展有着重要的意义。 3公文职责及管理要求3.1管理职责3.1.1公司行政公文的管理工作由厂长领导，企业发展部具体负责。 3.1.2公司企业发展部是行政公文的归口管理部门，具体负责公文的收发、传递、保存归档等工作，确保公文收、发、传、存全过程的保密、时效和快捷处理。 3.2公文收文的处理公文收文处理的基本程序为登记挂签拟办转呈批示转呈与承办催办回复存档3.2.1登记挂签。 企业发展部行政管理员收到公文后进行签收、登记，填写“公文阅处笺”，转企业发展部部长阅批。 3.2.2拟办。 企业发展部部长根据文件内容提出“拟办”意见，拟办意见要具体明确，对重要公文，需请示主管领导后再提出拟办意见。 3.2.3转呈批示。 企业发展部行政管理员根据部长“拟办”意见将文件转呈至相关领导进行批示。 领导审阅后，要写明签批意见，需传阅的，要批明传阅对象或传阅范围。 3.2.4转呈（递、发）与承办。 按领导签批意见，行政管理员将公文转呈（递、发）给有关单位或承办人，落实公文去向。 承办部门（人）在接到公文后，应立即组织对公文的处理，并按要求的时间完成。 接到公文的单位，发现不属本单位业务，要及时反馈。 3.2.5催办。 由企业发展部行政管理员对本单位内部处理收文情况进行督促检查，即刻催办，被催办单位必须24小时内完成文件处理。 3.2.6回复存档。 办理完毕的公文，需回复的由承办部门起草回文，不需要回复的，由承办部门在“公文阅处笺”上注明办理情况，在办理完毕后15日内交企业发展部归档保存。 3.3厂部及二级单位发文的处理3.3.1发文分类为对外发文发至公司等相关单位。 对内发文发至厂属相关单位及人员。 3.3.2发文的基本要求3.3.2.1要符合党和国家的方针、政策、法律、法规和公司及本厂的有关规定。 3.3.2.2发文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。 3.3.2.3凡加盖厂部公章的公文必须经归口主管领导签批。 3.3.2.4不能越级行文。 3.3.2.5“请示”应当一文一事，当主、抄送对象是单位时，主送单位只写一个，如需同时送其它单位，应当以抄送的形式行文，（但不得抄送下级单位）。 3.3.3发文3.3.3.1以公司名义行文，应采用电子版公司发文流程。 3.3.3.2发文单位拟稿人员填写电子版公司发文流程，经部门领导审核签署姓名后将公司发文流程及附件转呈相关厂主管领导阅批签发，形成定稿。 3.3.3.3发文单位（发文人）将签批后的公文定稿纸质版及电子版交企业发展部行政管理员处进行编号及套印。 除特殊情况，领导签发时间即为成文时间。 3.3.3.4公文的分发。 行政管理员将套印好的公文加盖公章后交由发文单位进行上报或下发。 3.4公文的、归档、档案销毁3.4.1公文归档的对象。 上级下发的文件、简报及其它形式的材料，以厂部名义对外发文的正本及底稿，对内发文的正文及底稿。 3.4.2公文归档的要求。 要正确反映主要业务的工作情况，有利于保管、查找和利用；公文要分类准确，要反映发文的草拟单位、问题、时间、名称等特征；公文案件要装订整齐、页码齐全准确、无破损、缺页，字迹清晰。 3.4.3公文归档。 公司形成的永久卷、长期卷、短期卷，由企业发展部行政管理人员分类，案卷由企业发展部负责归档保存。 3.4.4档案销毁按照档案管理有关规定执行，定期鉴定档案，并按保密规定进行档案销毁工作。 3.5各单位公文编号的代码企业发展部代码企发办党群工作部代码党群人力资源部代码人力物资采购部代码采购生产运行部代码生产财务管理部代码财务质量管理部代码质量产品研发部代码产品工艺部代码工艺装备保障部代码装备安全环保部代码安环新产品推广部代码推广工会代码工4工作函职责及管理要求4.1工作函的分类4.1.1按性质分，可以分为公函和便函两种。 公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。 便函不属于正式公文，但要求有正确的公文格式，标题，发文字号，尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 4.1.2按发文目的分。 函可以分为发函和复函两种。 发函即主动提出了公事事项所发出的函。 复函则是为回复对方所发出的函。 4.1.3另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函。 4.2工作函的格式及管理使用4.2.1公司对外发放工作函具体格式详见附件4。 对外发出的工作函由发出单位起草，到企业发展部行政管理员处编号、备案、加盖公司行政印章。 企业发展部行政管理员负责建立工作函使用台账，对外发工作函进行归口管理。 4.2.2各部门对发出的工作函要及时跟进对方办理进度，并在月度质询会上通报工作函使用情况。 对接收的来函要尽快办理，需说明情况的要及时复函。 5行政印信职责及管理要求5.1职责5.1.1公司的印、信管理由企业发展部负责，由行政管理员管理使用。 5.1.2公司各车间（科）公章由各部门负责管理使用。 5.2公司行政与厂长印章5.2.1公司行政印章的使用范围5.2.1.1以公司的名义上报和下发的文件；5.2.1.2以公司的名义开出的介绍信、签约的合同书、协议书；5.2.1.3以公司的名义上报的有关材料、报表；5.2.1.4必须以公司的名义发出的便函；5.2.1.5必须加盖公司印章的其它材料，加盖公司印章时，须经厂长助理以上厂级领导签批，方予用印(特殊情况下,根据领导授权、由企业发展部部长签批)。 5.2.2厂长印章使用范围5.2.2.1以公司名义上报的材料，需加盖厂长印章的有关材料和报表；5.2.2.2以公司名义签发的公文；5.2.2.3以厂长名义签发的任命、委托书；5.2.2.4需加盖厂长印章的其它材料，加盖厂长印章时，须经厂长本人签批方予用印。 5.3行政印章的管理5.3.1企业发展部按照公司批准的行政机构设置或变更通知单，办理印章刻制工作，新刻制印章必须在行政管理员处备案后方可启用。 车间（科）一级单位行政印章，管理工作由各车间（科）负责。 5.3.2印章损坏需到企业发展部重新刻制，坏模交回企业发展部行政管理员处保管，机构变更、撤销，印章应及时交企业发展部行政管理员处注销。 5.3.3严禁部门和个人非法刻制公章，违者按有关规定追究法律责任。 5.4行政介绍信5.4.1行政介绍信的使用范围5.4.1.1以公司的名义对外联系工作。 5.4.1.2本单位员工受单位委托前往有关单位联系相关事宜。 5.4.2行政介绍信的管理与使用5.4.2.1公司行政介绍信由专人（一般由监印人员）负责开具，做到编字如一，排号正确，不重号，不空号，格式规范，内容完整，书写清楚。 5.4.2.2严格签批手续，不开空头介绍信、通用介绍信，不开无期限规定的介绍信，一信一事。 5.4.2.3存根介绍信的去向栏及落款要写单位全称或规范化简称，事由要写清楚，必须留有存根，信文与内容要一致，必须加盖骑缝公章。 5.4.2.4介绍信存根要保存5年，刻制公章介绍信要永久保存。 5.4.2.5开出的介绍信未使用的要收回，丢失的要在存根上标明。 6业务单据职责及管理要求6.1业务单据职责各业务单据管理单位应负责对本部门管理、存档的单据填写质量进行检查，企业发展部有权对各部门单据填写质量和管理情况进行抽查。 6.2业务单据管理要求6.2.1业务单据必须按流程顺序、时间节点填写，不允许存在填写不完整、不规范，或填写人身份不正确等问题。 6.2.2业务单据关键数据涂改后无盖章或签名确认，视为无效单据。 6.2.3业务单据应按照相关制度、程序文件要求妥善进行保管，按规定流程进行处置销毁。 7文件打印、复印职责及管理要求7.1打印文件材料职责及管理要求7.1.1厂行政上报及下发的正式文件、附件及各类规章制度、工作报告等，在企业发展部行政管理员处挂签后打印。 7.1.2厂党、工、团上报及下发的相关文件、制度等，由本部门进行电脑输入，原则上在本部门打印，特殊情况下在企业发展部行政管理员处打印。 7.1.3各业务系统上报及下发的相关文件、制度等由各归口管理科室打印。 7.2复印文件材料职责及管理要求7.2.1复印文件材料的范围7.2.1.1根据工作需要必须复印的文件和有关资料。 7.2.1.2急用而来不及抄写的文件材料。 7.2.1.3以厂名义上报、下发的公文。 7.2.2复印文件材料的审批及管理7.2.2.1需要复印的文件材料，必须按要求进行登记，写明单位、复印数量及纸型后方可由行政管理员操作复印。 7.2.2.2根据轻重缓急的次序，按规定登记份数及页数后方可进行复印。 7.2.2.3复印时间每日上午10点至11点，下午3点至4点。 其它时间原则上不予复印，如有急件，需经企业发展部部长特批后，方可复印。 7.2.2.4复印文件材料要本着节约纸张的原则，从份数、纸张大小、双面印等方面予以严格控制(如复印页数超过200张需相关部门提交申请企业发展部部长审批后方可复印。 7.2.2.5打印、复印的公文材料分别建立台帐进行登记，做到交接手续清楚，无任何丢失现象。 涉密文件要严格按保密规定执行。 8通讯工具职责及管理要求8.1职责8.1.1企业发展部负责通讯工具的归口管理,进行各单位通讯工具的安装、配备、维修等工作。 负责对各单位通讯工具的管理工作进行检查、指导、评价、考核。 8.1.2厂属各单位负责对配备的通讯工具妥善保管并控制内部通讯费用。 8.2办公电话管理（含内部四位数电话）8.2.1各单位安装电话由企业发展部统一办理。 确因工作需要增加电话数量的，单位申请，企业发展部核实，经主管厂长批准，可以加装电话。 8.2.2各单位应加强办公电话的使用管理，话费由各单位按指标合理控制。 8.2.3电话遇到故障时，及时拨打通信公司故障台 （10010）进行处理。 8.2.4各单位需要办理办公电话的加权、换号、移机、拆机、换机等，应先提出书面申请，经企业发展部审核后，统一办理相关业务手续。 8.2.5需开通长话业务的部门由系统厂领导批准后，企业发展部进行办理，长途话费从本单位话费指标内支出。 8.2.6企业发展部根据厂部要求，每年核定各单位的电话支出费用，并下达费用指标。 由财务管理部统一结算和支付，企业发展部进行月滚动考核，超出部分从该单位月度工资总额中100%扣除。 8.2.7各单位应按规定维护电话设施，凡违反规定导致线路及话机损坏、丢失者，由责任单位（个人）按实际损失额赔偿。 8.2.8各单位办公电话的更换采用以旧换新，由单位提出申请，企业发展部主管领导审批，根据情况给予以旧换新。 8.3移动电话及话费的管理8.3.1经营层领导移动话费的补贴标准按集团公司相关标准执行。 8.3.2根据公司下发的相关管理文件和公司实际情况，对中层管理人员及部分单位业务人员进行手机话费补贴。 每年年初由企业发展部统一办理相关业务，并负责对手机号码进行造册、登记管理。 话费补贴标准如下序号人员类别补贴标准备注1中层管理人员正职80元/月2中层管理人员副职50元/月3物资采购部部长150元/月4物资采购部副部长（或部长助理）120元/月5相关业务人员50元/月以企业发展部当年提交名单为准8.3.3对话费补贴的人员必须保持随时接听状态，不得无故关机、不接听或挂断。 确因会议、谈话等特殊原因不方便接听的，必须事后回复或说明原因。 9办公用品、低值易耗品及印刷品职责及管理要求9.1职责9.1.1企业发展部为办公费用的归口管理部门，负责办公用耗材、文具、计算机备配件及印刷品的采购、保管和发放工作。 9.1.2后勤保障部负责保洁、水暖、土杂用品、更衣柜、办公桌椅等物资的采购、保管、发放等管理工作。 9.1.3党群工作部负责宣传用品及宣传费用的管理工作。 9.2管理要求9.2.1企业发展部根据厂部下达的年度办公费用总额，参照上年度各单位实际发生费用，结合当年生产产量，核定各单位的办公费用，并下达费用指标。 9.2.2各单位按照本单位办公用品月费用指标填写月办公用品需求计划，每月10日前将需求计划发至企业发展部行政管理员处；印刷品印制计划需写出书面报告经本单位领导签字，交企业发展部主管领导审批后由行政管理员统一印刷。 9.2.3企业发展部根据各单位按指标所报需求计划，核定每月办公用品采购计划并采购。 9.2.4办公用品发放时间为每月20日22日，如遇休假日向后顺延一天。 9.2.5办公用品的采购要做到价廉质优，同时建立台帐，保管好各类用品，办好入账、出账手续，做到账物相符。 9.2.6对于管理岗位人员办公设施的配置，原则上一人一桌一椅，柜子按实际分配。 厂内新聘人员的办公设施，后勤保障部根据各车间（科）提供的经主管领导批准的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。 9.2.7内退、长休、退休及调出公司人员在办理离厂手续时将办公桌椅及个人使用资料柜交后勤保障部统一调配。 9.2.8公司内部岗位变动人员的办公桌椅、文件、资料柜不得随人带走。 9.2.9除正常配给的办公用品、低值易耗品外，如因特殊情况需临时采购办公用品，经企业发展部部长批准后，方可采购。 9.2.10办公用品、低值易耗品及厂内办公设施在使用过程中如有损坏，由归口管理部门组织使用单位分析责任，按责任范围提出赔偿意见。 9.2.11各单位月度所发生的各项办公费、印刷费等，需到企业发展部登记备案后，方可到财务部报销。 未经企业发展部领导审批备案的各项办公费、印刷费等费用，原则上不允许纳入办公费用科目。 10公示栏职责及管理要求10.1职责10.1.1企业发展部是公示栏的归口管理部门，负责公示栏内容的管理，对各单位需公示的内容具有审核权，对各单位是否按要求及时公示及更新相关内容具有评价权和考核权。 10.1.2各单位负责各系统需公示内容的管理，应按照管理办法要求及时进行公示、更新及撤销。 10.1.3后勤保障部负责公示栏的日常清洁，定期对公示栏进行擦拭，确保公示栏干净、整洁。 10.2公示内容10.2.1公示栏划分为三大板块，包括公示、出彩大拖人、管理精益榜。 10.2.2公示一栏主要公示的内容有管理通报、重要活动方案、重要管理制度、重要的通知和公告等内容。 10.2.3出彩大拖人一栏主要公示的内容有先进人物事迹、正向激励、荣誉和有奖拙劣、劳动竞赛和技术比武、职业化员工评比等内容。 10.2.4管理精益榜一栏主要公示的内容有各单位先进的管理经验和管理创新成果、创新创新、节费增效、班组建设简报、日常安全检查、设备检查等内容。 10.3管理要求10.3.1各单位需明确公示栏负责人，根据各单位职责及公示内容要求自行进行公示和撤销，公示内容统一采用A4纸打印，透明胶带粘贴，不得采用双面胶，内容公示前需经企业发展部的审核，同意后方可公示。 10.3.2公示一栏内容的公示时间根据公示内容及相关管理制度的要求执行，原则上一周时间。 出彩大拖人及管理精益榜需公示的内容在本项工作完成之后3天之内公示，公示时间原则上为15天，超过时间各单位负责人自行撤销。 10.3.3企业发展部、党群部、生产部、装备保障部、安全环保部5个单位需保证出彩大拖人和管理精益榜栏目上内容的充实，不得出现空缺。 原则上装备保障部单数月公示设备检查管理等情况，安全环保部双月份公示安全检查等情况，党群部每季度初中旬公示上季度双创开展情况，企业发展部每月公示班组建设简报情况等内容。 11邮件收发职责及管理要求11.1职责企业发展部是我厂公用信函、挂号、快递、外来邮件包裹、汇款和各种报刊杂志收发的主管部门，负责厂报刊杂志、外来邮件、外发函电的收发、订阅、分发和报刊邮件费用结算等项管理。 各单位专人定期到收发柜领取报刊邮件并予分发。 11.2报刊、邮件的收发11.2.1邮件报刊收发企业发展部安排专人负责接收一拖邮局的各类邮件、报刊杂志。 接收到邮件报刊后，在核对数量、完整性、分发的准确性后再进行签收，如有不完整或差错时，要及时向邮局反馈或退回；如发现被拆封、邮票破损等应拒绝签收，反映情况并查明原因。 11.2.2对特快专递、挂号、包裹、汇款、货运单、杂志等要件，收发人员要认真在邮件收发登记薄附表3上进行登记、妥善保管，做到报纸、杂志、信件、汇款单、包裹等无丢失、分发无差错对，因特殊情况没有及时领取的应妥善保管。 11.2.3要件要及时通知收件人或收件单位当面签收，做到当日邮件报刊当日处理。 对普通的报刊、信函、私人信件，按接收单位进行分类分检，分发到单位报刊专用邮箱；对重要的公务特快专递、挂号信或个人的重要邮件，收到后30分钟内，通知领取单位或领取人到文印室领取。 11.2.4各单位每天上午1100到企业发展部领取当天的邮件、报纸。 各单位原则上由统计员或专人办理领取，无关人员原则上不许进入文印收发室，如本人领取时需凭工作证或有效证件；领取特快专递、挂号信、汇款单、杂志时，必须在邮件登记本上签字，以保证邮件的安全。 领取邮件要当面清理，离开文印室后，邮件若有遗失，责任自负。 11.2.5在接到邮件领取通知后，要随即到文印室领取邮单，到邮电所领取，超期罚款概不负责；根据中华人民共和国邮政法及邮政部门的有关规定，汇款超过60天、包裹、信件（包括特快传递、挂号信、快信）超过30天，未领取，退回邮政部门处理。 11.3邮件的寄发11.3.1相关单位因公务需外发信函、快递时，每天下班前1小时将需发信函交厂收发室，填写邮件邮寄申请附表1包括收件人地址、姓名、事由），经单位主管领导审批后，信件由企业发展部人员清点并交一拖邮局寄发；特快专递由经办人员持公司邮件邮寄函至一拖邮局办理交寄手续，办理完毕后，经办人将邮寄邮件详单回执交企业发展部备案。 11.3.2应急收取或特殊外发信函，经办人在填写邮寄申请时应注明时间要求或通知企业发展部，企业发展部将及时反馈办理情况。 11.4报刊杂志的订阅11.4.1报刊订阅时间为每年11-12月，预订下一