燃料公司管理制度20110330.doc

广东珠投电力燃料有限公司管理制度（未审议）二一一年三月1广东珠投电力燃料公司管理制度 目 录第一章总 则2第二章管理目标2第三章组织架构3第四章经营班子及部门工作职责4第一节经营班子职责4第二节部门工作职责6第五章主要管理规定16第一节行政管理规定16第二节合同管理规定39第三节人力资源管理规定42第一章 总 则第一条 为了规范公司的经营管理运作，加强广东珠投电力燃料有限公司（下称公司或本公司）制度建设，健全公司制度体系，推进公司依照现代企业制度开展管理，制定本制度体系。第二条 本公司任何一项制度的制定，其目的是为了健全公司的管理，保证其规范运作，所有制度都必须建立在保障公司良好经营秩序的基础上。第三条 公司的制度应当遵循国家的法律、法规和政策。第四条 公司的制度建设应当依照规定的权限和程序，从公司整体利益出发，维护公司制度体系的统一和权威。第五条 公司的制度建设应当听取多方意见，发扬内部民主，保障员工通过多种途径参与制度制定活动，增强员工的主人翁责任感。第六条 公司的制度建设应当符合实际，应当具有较强的可操作性和科学性，体现以人为本的企业文化。第七条 本实施细则适用于广东珠投电力燃料有限公司及下属公司。第二章 管理目标第八条 建立一支具有良好的职业道德、专业素质、合作精神的团队，办成一个高效率、高效益的现代化企业。第九条 各部门职责明确，分工清晰，团结协作，共同完成任务。第十条 建立完善的制度，规范各部门行为，使各项工作有章可循，实现程序化管理。第十一条 力求奖惩公平、公正，奖优罚劣，激励员工争先进。第十二条 严格控制成本，低投入、高回报，实现公司利润最大化。第三章 组织架构第十三条 燃料公司组织架构：第四章 经营班子及部门工作职责第一节 经营班子职责第十四条 总经理职责1 执行集团公司或董事会决议，全面负责公司的生产、经营管理工作，控制成本，确保完成公司经营管理目标。2 负责组织制定公司发展规划、年度工作计划、年度行政管理费用预决算、年度经营目标等重要事项。3 负责审核公司行政管理制度、生产经营管理制度、工作考核标准等重要事项等。4 经董事会授权, 代表公司签署有关协议、合同、合约和处理有关事宜。5 负责审核公司各职能部门职员的任免、奖惩，建立健全公司的组织体系和工作体系。6 负责权限范围内公司各项费用支出的审批，严格控制公司的各项费用和成本，健全财务管理，严格财经纪律。7 负责指导、监督和考核各部门工作计划完成情况。8 负责指导和指挥处理重大事务和突发事件。9 负责组织、主持总经理办公会议，并就会议事项裁决。10 负责有关对外关系的协调工作，搞好社会公共关系，树立公司良好的社会形象。11 直管综合部和财务部日常工作。第十五条 副董事长职责1 执行集团公司或董事会决议，参与公司的生产、经营管理工作，控制成本，确保完成公司生产经营目标。2 参与制定公司年度经营目标，指导实施年度采购计划、销售计划和海运计划等重要经营方案。3 负责指导、协调采购、销售和海运工作。4 参与主要供销客户、船东、港口关系的协调工作，组织市场开拓。5 负责市场煤炭购销业务指导、监督工作。6 协助处理重大事务和突发事件。7 参加总经理办公会议，参加会议事项表决。8 负责集团投资的相关电厂的煤炭管理协调工作。第十六条 副总经理职责1 负责分管公司的生产、经营管理工作，控制成本，确保完成公司生产经营目标。2 负责分管采购部、销售部日常工作。3 参与制定公司年度经营目标，组织拟定和实施年度采购计划、销售计划和海运计划等重要经营方案，并负责组织实施经批准的经营方案。4 负责指导、督促、协调分管范围内业务工作。5 负责审核公司的煤炭采购、煤炭销售和海运合同。6 负责主要供销客户、船东、港口关系的协调工作，并负责与重要客户的谈判。7 负责组织制定市场煤销售价格。8 负责审核分管部门员工的奖励、惩罚方案。9 负责分管范围内各项费用支出的审核。10 负责分管范围的业务指导，监督、考核分管部门工作计划完成情况。11 协助处理重大事务和突发事件。12 参加总经理办公会议，参加会议事项表决。第二节 部门工作职责第十七条 综合部工作职责1. 总则1.1 综合部是公司的行政综合管理部门；1.2 负责公司正常经营所需各种资质证明的申办、年审等工作1.2 负责公司公文、办公自动化、车辆管理、行政后勤、内外协调、服务保障、事务处理等工作；1.3具有管理、服务、协调、监督等职能。2. 基本职责2.1 负责编制公司年度行政费用预算，并严格执行经批准的行政费用预算；2.2 负责（或配合集团公司）组织本公司各项制度的修编，监督、检查其执行情况；2.3 负责公司企业营业执照、组织机构代码证、煤炭经营资格证等证照的登记、年检、变更、注销等工作；2.4 负责编拟公司专题汇报材料等公务文书；2.5负责公司年度、年中工作会议、总经理办公会议的秘书工作，协助公司有关专题会议的会务工作；2.6 负责公司公文的处理，传达上级公司重大决策方针及有关决定、决议，并跟踪、督促其落实情况；2.7 负责公司非生产类固定资产、办公用品、劳保用品等管理工作；2.8 负责公司印信管理工作；2.9 负责公司综合档案的管理工作，编制公司大事记；2.10 负责公司领导的秘书工作，协助公共关系的处理和协调，协助做好慰问工作；2.11 负责公司客人接待服务；2.13 负责行政后勤工作，组织签订后勤服务合同；2.14 负责公司机动车辆的调度、驾驶、维修保养以及安全管理工作；2.15 协助集团公司开展企业文化建设和规划工作；2.16 完成公司安排的其他工作任务。3. 工作权限3.1 在授权下，可以代替公司领导行使行政监督权；3.2 有权要求有关部门按时上报计划材料；3.3 有权进行文件及公司领导交办工作的督办和催办，对发文手续不全的文件有权拒绝办理；3.4 有权要求有关部门（人员）按时提交综合档案、经济合同、工程技术合同等归档材料，对不符合规定的档案查阅要求有权拒绝；3.5 对不符合印章使用审批手续的用印要求有权拒绝；3.6 有权审核公司行政管理费用支出，对各项费用支出登记台帐；3.7 有权对公司办公环境、办公室内务提出整改建议和意见；3.8 对公司车辆驾驶员进行考核和管理，对不胜任岗位的驾驶员有权提出解聘建议；3.9 有权按公司规定调度车辆，有权拒绝不符合规定的出车要求；3.10 有权监督公司车辆使用情况，并根据情况进行行车安全考核。第十八条 采购部工作职责1. 总则1.1 采购部是公司组织和实施燃料采购的综合职能部门；1.2 负责集团公司所属电厂的燃料采购业务，并负责开拓市场煤源，组织和管理煤炭的收购、集运、铁路、装船等业务工作；1.4 负责公司船舶调运、港务协调的全面工作；1.5 负责公司采购业务方面的计划、统计、分析、合同管理、质量管理以及相关业务的结算审核工作；1.6 负责公司各驻外办事处的业务管理工作；1.7 具有采购业务管理、监督、协调等综合职能。2. 基本职责2.1 了解煤炭市场行情、掌握煤炭市场信息，开拓新货源，优化煤炭采购渠道，降低采购成本；2.2 负责编拟公司年度采购计划，参与主要电煤供应商的年度采购合同谈判，参加全国煤炭订货会；分阶段统计和分析年度采购计划执行情况；2.3 负责编拟月度采购计划，负责向主要电煤供应商报送月度采购计划，落实合同兑现情况，协调供应商，组织实施月度采购合同并跟踪执行情况；2.4 负责编拟年度海运计划，参与主要承运商的年度海运合同谈判；分阶段统计和分析年度海运计划执行情况；2.5 负责编拟月度海运计划，协调各承运商的船舶调度安排。负责与供货单位、公司驻外办，承运单位、下水港口以及电厂码头等单位进行沟通协调，确保货源、船期、停靠泊、装卸等各个环节的有序调度，实现高效合理的动态管理。2.6 负责计划合同煤以外的煤炭采购，保障集团所属电厂正常生产用煤，保持电厂煤炭存量在合理水平之上，并为销售部进行市场煤销售提供资源供应；2.7 负责煤炭采购结算审核工作；2.8 参加省经贸委、省煤炭运销协会等单位组织召开的相关协调会议，编拟相关情况汇报材料；2.9 负责公司采购合同签订前的资源调查和合同内容预审，在授权范围内进行合同询价、洽谈工作。负责采购合同的文本草拟、会签、分送、存档等管理工作。负责对合同供货商的资格材料的审查；2.10 负责对购入煤炭的质量管理；2.11 负责对煤炭价格、海运价格进行统计和分析，对价格走势进行预测，为公司领导提供决策参考；2.12 负责管理、调度、协调、监督驻外办事处。3. 工作权限3.1 有权在授权范围内根据实际情况对采购计划提出调整建议和意见；3.2 有权对公司业务管理工作的流程，合同执行情况进行调研了解，提出整改意见；3.3 在保证资金安全和价格合理的情况下，有权决定采购方式；3.4 有权拒绝不符合规定的结算业务；3.5 有权根据市场情况，对公司购销策略及具体业务提出意见和建议；3.6 有权对煤炭运输工作进行安排、监督和协调管理；3.7 有权对煤炭的质量、数量进行监督管理；3.8 有权对采购合同的不规范条款提出修改意见；3.9 根据业务需要，有权向财务部、销售部、电厂、供应商等单位提出定期或不定期煤炭运销统计、对账意见；3.10 在采购计划执行过程中，有权根据实际情况安排船期，调整船舶进厂顺序；3.11 船期发生冲突时，有权决定靠船顺序；3.12 有权了解、查询相关部门业务运作情况及动态。第十九条 销售部工作职责1. 总则1.1 销售部是本公司与集团所属电厂的对口单位，负责对电厂的煤炭销售业务；1.2 销售部是对外进行市场煤炭销售的综合职能部门；1.3 具有煤炭销售、统计分析、客户服务、销售策划、信息收集等职能。2. 基本职责2.1 负责对集团所属电厂煤炭销售业务，并进行相关数据统计、质量分析；2.2 根据电厂需求，制定年度销售计划、月度销售计划，并执行实施；2.3 负责货款催收和结算，保证资金安全；2.4 负责煤炭市场信息收集、市场调研工作，反馈市场供需信息，提报价格预测；2.5 拓展市场煤炭销售渠道，建立营销网络，扩大对外销售量；2.6 负责建立客户资料档案，保持与客户之间的双向沟通；2.7 负责做好售后服务工作，处理业务中发生的重大质量问题投诉；2.8 负责健全部门管理制度，构建高效的销售管理机制。3. 工作权限3.1 有权要求相关部门提报业务数据、统计资料及市场信息；3.2在公司规定价格范围内，按市场情况，有权制定对外销售单价；3.3 在公司允许的范围内，可自行选择销售单位或客户；3.4 按公司有关规定，根据客户资信情况，对外开展经营活动；3.5 有权参与公司的经营决策及市场煤炭销售定价会议。第二十条 财务部工作职责1. 总则1.1 财务部是公司财会工作的综合职能部门，是会计制度的主要执行机构，负责协助集团公司制订筹资策略，负责公司资金管理、存货及固定资产综合管理、会计核算、财务分析、税务管理、预结算管理等工作，负责公司经营状况评价和监控。2. 基本职责2.1 贯彻执行公司各项规章制度，完成财务部应尽的责任；2.2 遵守国家财经法规及集团公司财务制度，负责制订本公司财务管理制度，并督促有关部门执行；2.3 负责公司的会计核算及财务报表的编制和上报工作；2.4 负责公司的财务计划工作，组织并汇总成本分析、财务分析及经营分析；2.5 负责编制公司年度、季度、月度资金计划，并负责计划的实施；2.6 会同有关部门组织固定资产、流动资产的核算工作，掌握公司煤炭购销数量和质量情况，加强经济核算的管理；2.7 参与及审核公司经济合同、协议等各有关经济文件的制定；2.8 负责监督、审查货款催收和结算工作，及时完成采购及销售结算工作；2.9 负责对公司各部门的成本、费用、收入、利润等指标定期进行检查考核；2.10 负责对公司财务收支的会计监督工作，严格控制各种行政费用开支；2.11 负责对银行、税务、审计、会计师事务所等有关部门的业务联系及接待工作；2.12 负责公司经营项目的资金来源、投资收益或经营效益的筹划和审查工作；2.13 负责公司经营目标管理的组织、编制、汇总等工作，提高经营预算水平；2.14 负责公司会计档案、资料的整理、归档、保管等工作；2.15 负责公司所有发票的购买、开具、保管等工作，严格按税法有关规定执行；2.16 负责税务登记证、银行账户、贷款卡年检、变更等工作。3. 工作权限3.1 有权对违反公司财务制度、有可能在经济上造成损失浪费的行为进行制止或纠正；3.2 有权对本公司各部门的经济核算、财务会计和成本管理等方面工作进行监督和审查；3.3 有权审查财务收支工作，并将重大的财务收支情况报总经理审批；3.4 有权参与公司重大或特殊经济合同的谈判，并参与对内、对外经济合同的评审；3.5 有权平衡和调节公司各笔资金的使用，统一安排，合理使用；3.6 有权拒付不符合财务支付程序和手续的支付事项；3.7 有权参加公司的生产经营会议；3.8 有权要求业务部门提报资金需求等相关信息。第二十一条 驻港口办事处工作职责1. 总则1.1 驻港口办事处是本公司负责曹妃甸港、秦皇岛港、天津港、黄骅港、京唐港等下水煤的港务、船务管理、质量管理工作的综合职能部门；1.2 驻港口办事处负有管理储煤堆场、协助公司在港口开展各项业务、收集市场信息的职责；1.3 具有协调各港口职能部门、开拓市场、发展客户、信息收集等职能；1.4 受公司采购部的管理、调度、监督。2. 基本职责2.1 负责曹妃甸港、秦皇岛港、天津港、黄骅港、京唐港等港口各职能部门、供应商和客户的协调工作；2.2 负责办理质检、验收、装船等相关手续；2.3 负责公司在各港口下水煤的质量监督工作；2.4 负责协助销售部在港口的煤炭平仓销售工作；2.5 负责港口储煤堆场日常管理工作，定期上报进销存报表；2.6在公司授权下，负责单列销售、场地出库销售、整船销售、配煤、筛选、块煤销售等工作；2.6 负责收集煤炭市场信息，为公司建立长期、稳定的供应渠道提供及时、准确的信息；2.7 接受公司指派，负责在港口的其他业务工作。3. 工作权限3.1 有权对不符合质量要求的煤炭拒绝办理验收、装船手续；3.2 在公司授权下，有权决定在待装港的船只的装运数量、时间、港区、泊位，并与供应商、港口共同制定装载方案；3.3 在公司授权下，在当地拓展客户。第二十二条 驻矿区办事处工作职责1. 总则1.1 驻矿区办事处是本公司负责内蒙、山西等地煤炭资源落实、质量控制工作的综合职能部门；1.2 驻矿区办事处负有公共关系协调、协助公司在矿区开展采购业务、协调铁路货运、计量、装车工作、协助提报铁路计划、收集煤炭资源信息的职责；1.3 具有协调矿区各职能部门及企业、开发煤炭资源、拓展采购渠道、信息收集等职能；1.4 受公司采购部的管理、调度、监督。2. 基本职责2.1 负责内蒙、山西等煤炭资源地各职能部门、供煤企业的协调工作；2.2 负责协助采购部开展煤炭采购业务，并负责与客户的数量统计、质量控制、煤质检验、货款结算等工作；2.3 负责协助供煤企业提报铁路计划，协调进站调度、计量、装车工作，并负责车皮调度跟踪；2.4 负责矿区煤炭资源采购市场的开拓，建立长期、稳定的采购渠道；2.5 负责收集煤炭市场信息，为公司采购决策提供及时准确的前沿信息；2.6 接受公司指派，负责在矿区的其他业务工作。3. 工作权限3.1 有权对不符合质量要求的煤炭拒绝办理验收、装车手续；3.2 在公司授权下，有权决定装运数量、时间，并协同供应商、铁路部门共同制定装载方案；3.3 根据市场行情，有权向公司提出调整采购价格的建议；3.4 根据供应商的资信情况，有权向公司提出调整采购计划的建议；3.5 在公司授权下，在当地拓展客户。第五章 主要管理规定第一节 行政管理规定第二十三条 公文管理规定1. 公文定义：指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度、规范等，但不包含协议、合同类文件。2. 公文种类：主要有决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等行政类文件。3. 公文处理的原则：快速、准确、安全、保密。4. 公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。5. 行文部门：综合部为本公司所有公文的统一协调处理部门，除综合部以外其他部门不得对本公司外正式行文。6. 发文6.1 以公司名义对公司内部、集团系统内单位发文，由承办部门拟文，填写发文审批表，依次提交部门经理、经办部门分管副总经理、总经理审批，由综合部编号、打印，提交集团行政部盖章，行文到收文单位。6.2 以本公司名义对政府、集团以外单位发文，由承办部门拟文，填写发文审批表，依次提交部门经理、承办部门分管副总经理、总经理、集团总裁审批，由综合部编号、打印，提交集团行政部盖章，行文到收文单位。7. 收文：以公司（包括各职能部门、项目公司或驻外机构）为收文单位的文件，由综合部统一接收。综合部收到文件后，须对来文进行编号、登记、备份（外单位来文），并对公文进行批转、传递、跟踪。8. 会签和批示：8.1 公文会签或批示时，对有具体办理事项的，会签或批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期。需由部门签署会签意见的，应由该部门第一负责人予以确认。8.2 会签或批示人不能亲自签署意见的（如开会、外出等），会签或批示人须授权有关人员代为签署意见，事后补签确认。9. 承办：有关公文事项的承办单位，按部门职责或按领导批示确定。如有多个领导批示，则按级别最高的领导批示确定。10. 归档：公文办理完毕后，应对公文按编号进行分类登记，按档案管理规定及时存档。第二十四条 印章管理规定1. 各种印章刻制、启用、变更、销毁等事项由投管集团董事长最终审批。2. 印章的刻制：无对外业务的部门无需刻制印章；各级单位刻制印章，必须经投管集团董事长批准，并由投管集团人力资源管理中心或其书面授权单位统一负责办理刻制。3. 印章的启用：印章的启用由投管集团人力资源管理中心发通知及印章样式至投管集团各中心、下属单位；下属单位行政部门发通知及印章样式至本单位各部门及下属公司。4. 领取：印章保管人员根据本规定从投管集团行政部领取需自己保管的印章并签收备案。5. 分类：印章分为公司公章、部门章和业务章。6. 保管：根据印章的使用功能，印章分别由各级相关部门指定专人负责保管。 投管集团及其下属具有经营权的下属公司的公章原则上由投管集团人力资源管理中心集中统一保管。如因地域原因和实际工作需要，经投管集团董事长同意，投管集团人力资源管理中心可将下属公司公章书面授权委托下属公司专人管理。7. 公章的使用范围及审批7.1 对外使用范围及审批7.1.1 公文使用公章，根据公文签发权限用章。7.1.2 原则上所有合同和协议须按照合同管理制度的规定执行，会审或会签手续齐全方可盖章。特殊情况下，未经过合同会审程序,即使相关领导在用章审批表上签字同意合同及协议的用章，也须经法律部门对合同或协议条款审核无误后，方可用章。7.1.3 对外常规业务（各种年检、年审、报建、招投标、工程资料、法律业务文件等）且不涉及财务类的，使用公章，须经公司总经理审签，方可用章；7.1.4 所有财务、税务登记报表（包括对外提供有关资料）等财务类，统一由投资经营中心负责人审签，方可用章；7.1.5 凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书，须经投管集团董事长或其授权人审签，方可用章；7.2 公章对内的使用范围及审批7.2.1 燃料公司规章制度的发布、费用预算、薪酬方案等用章，须经投管集团总裁办、人力资源管理中心审核，分管副总裁审签、总裁审定。7.2.2 一般业务性用章，须经投管集团行政部审核，分管副总裁审定。8. 业务章的使用范围及审批8.1 除财务部门外，其他部门原则上不刻制专用章。8.2 财务专用章和发票专用章等财务业务章的保管、使用等遵照财务管理制度执行。9. 有关公文经签发人签发，可使用拟文稿纸申请用章，不须使用用章审批表申请用章。其他所有公文用章，须填写用章审批表，按照审批权限审批后，方可用章。10. 业务章须在本制度所规定的范围内使用；超出本制度所规定的范围使用的，经办人及该部门主要负责人必须承担责任和连带责任。11. 使用印章必须严格按照有关用章审批程序执行，手续不全者严禁用章。12. 用章前印章管理人员须认真审核，明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数，确认符合用章手续后，由经办人在用章登记簿上逐项登记，方可用章。13. 印章管理人员对未经核准的文件，不得擅自用章；对不符合本管理办法、合同管理办法或其他有关制度规定的，应立即向公司总经理汇报，未经同意，不得盖章。14. 不得在空白凭证、便笺上加盖印章。15. 在急需用章而本部门负责人外出，以传真形式审签；以传真形式无法审签的，须由集团总裁办负责人或分管副总裁以上领导审签，方可用章。16. 燃料公司公章和合同章一般情况下不得携带出办公室使用，如确因工作需要，需外借印章的，经投管集团董事长审批同意并登记后，应由印章管理员或指定人员携带印章到现场盖印或监印。 17. 印章外借原则上不超过1天。印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须负责督促印章借用人员按时归还外借的印章。18. 印章遗失或失窃应立即向上级汇报，并依法公告作废。对伪造公司各种印章的人员，依法交国家司法机关处理。第二十五条 档案管理规定1. 燃料公司综合部是公司各种档案管理部门，设专人负责档案管理工作。生产经营中产生的所有档案原件必须由综合部存档保管。人事、财务等专业档案则有集团人力资源中心及经营管理中心负责管理。2. 归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料：2.1 公司成立及变更文件：公司的成立及变更的相关文件资料；合作合同、章程等文件。由投管集团行政部门负责统一保管。2.2 管理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件、会签阅办意见等。2.3 核准文件：包括项目的可行性报告、评估报告等文件，以及政府部门关于项目核准的各种批复文件等。由投管集团行政部门负责统一保管。2.4 证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等，由投管集团行政部门负责统一保管。2.5 资信文件：验资、审计、评估报告等，由投管集团行政部负责统一保管。2.6 合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等，由燃料公司综合部统一保管。2.7 技术和设备文件：设备、技术资料等，属于燃料公司管理范畴的，由燃料公司综合部负责统一保管。2.8 国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件，上级主管部门、单位的来文等，属于燃料公司管理范畴的，由燃料公司综合部负责统一保管。2.9 声像信息类：具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等，属于燃料公司管理范畴的，由燃料公司综合部负责统一保管。2.10 其他需要归档的重要文件。3. 收集归档3.1 档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。 3.2 凡属归档范围的文件，经办部门应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档，并办理移交签发手续，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。3.3 日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由综合部负责收集、整理，按年度立卷归档。3.4 为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门每月应与档案管理员核对档案的归档情况。4. 分类编目4.1 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。4.2 档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。5. 档案保管5.1 档案室必须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，必须立即向上级领导报告。5.2 档案发生损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。5.3 档案管理员工作变动，应办理档案的清点及移交手续。6. 档案借阅6.1 借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。6.2 外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司副总经理以上领导批准，方可查阅。6.3 借阅档案者必须严守机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。7. 档案销毁根据档案的不同属性，对确已过期、废止、无保管必要的需要销毁的档案，经发文部门或档案管理员提出，由部门领导审核后经公司总经理批准的，可以作销毁处理。销毁时需档案管理员和部门负责人同时在场监督，按当次销毁档案明细，认真执行销毁，任何人不得擅自变更、留存应销毁档案。第二十六条 会议组织管理规定1. 会议分类：总经理办公会议、部门会议、专题会议、月度生产经营调度会、年中/年度工作总结计划会等。2. 会议的主办部门：总经理办公会、月度生产经营调度会、年中/年度工作总结计划会会务工作由综合部负责主办，相关业务部门协办。其他专题会议由相关业务部门负责组织，综合部协助。3. 会议准备：综合部负责发布会议通知、会议议程，落实会议人员签到、会议室设备准备工作，收集汇总会议汇报材料并派发参会人员； 4. 会议记录：所有会议均应指定专人作会议记录，会后发放会议纪要。第二十七条 保密管理规定秘密是指关系本公司的权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。1. 保密范围1.1 凡属政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件。1.2 公司重大决策中的秘密事项。1.3 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。1.4 公司在业务洽谈、采购招投标、购销谈判、购销合同和其他经营管理过程中不宜公开的信息；诉讼或仲裁事项、纠纷的解决方案等。1.5 公司各个时期的工作计划、总结和综合情况等文件资料；公司内部上报、下发和相互交换的内部文件资料；公司各类行政、业务会议的会议纪要或录音、录像。1.6 公司规章制度、合同、协议、意向书。1.7 公司每个时期的工作计划、总结和情况综合的文件资料。1.8 办理银行贷款所需的有关资料。1.9 公司在经营过程中形成的市场调查、预测、经营项目评估、经营项目进展情况等专题报告及有关资料。1.10 公司领导人住址、行踪。1.11 公司所有印章等。1.12 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。1.13 涉及公司的意外或突发事件。1.14 其他经公司领导确定应当保密的事项。2. 密级确定2.1 经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。2.2 公司的发展规划、经营情况、重要会议记录为机密级。2.3 公司统计资料、法律诉讼资料、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。3. 保密措施3.1 密件应由综合部分别盖上相应密级的印章。3.2 密件应由专人保管，存放在保险箱或保险柜内；下属各部门或驻外机构条件暂时不具备的，也应存放在上锁的资料柜、抽屉内。3.3 机密级（含）以上的文件传阅至总经理、副董事长、副总经理；秘密件传阅至部门经理以上级别人员。没有经过相关领导批准，任何人不得复制、摘抄或传阅。3.4 密件的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由综合部指定专人执行；采用电脑存取、处理、传递的公司秘密由经办人负责保密。3.5 外出携带密件，由指定人员负责保密并采取必要的安全措施。3.6 查阅、借阅密件，要经部门负责人以上级别领导书面同意，并经密件保存部门负责人审批后，方可借阅。机密件需先经综合部负责人审批，再经公司副总经理以上领导批准后才能借阅，当天借阅，当天归还。3.7 凡涉及保密内容的底稿、资料、文件、笔记本等，废弃时必须销毁。3.8 职能部门资料室设为保密室，未经同意，无关人员不得擅自进入保密室。总经理、副董事长、副总经理的办公室，未经本人同意，不得进入。3.9 全体员工要严格遵守保密制度，预防丢失或被窃取文件资料；要做到不该打听的事不打听、不该看的资料不看、不该说的话不说；不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。3.10 具有属于公司秘密内容的会议及其他活动，主办单位应采取下列保密措施：3.10.1 选择具备保密条件的会议场所。3.10.2 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定。3.10.3 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。3.10.4 确定会议内容是否传达及传达范围。3.11 任何员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露的，应当立即采取补救措施并及时报告综合部负责人处理。3.12 公司各部门在生产经营过程中，如遇有可能给公司造成负面影响的紧急情况，在场员工应立即处理，无法处理的应立即向所在部门负责人报告。对有负面影响的突发事件除有义务协助司法机关调查取证外，不得对外发布任何消息；确有必要对外发言时，应由总经理指定专人进行或在统一口径的情况下，经总经理同意或认可后进行。4. 泄密行为4.1 使本公司秘密被不应知者知悉的。4.2 使公司秘密超出限定的接触范围，而不能证明未被不应知者知悉的。5. 违规处分凡违反保密制度，失密、泄密而造成损失的，视情节轻重，分别给予不同程度的处分。5.1 出现下列情形之一的，予以警告并酌情扣发个人工资50500元：5.1.1 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或损失的。5.1.2 违反本制度“保密措施”中规定的保密义务的。5.1.3 已泄露公司秘密但采取了补救措施的。5.2 出现下列情形之一的，予以辞退并酌情追究其经济责任：5.2.1 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。5.2.2 违反本制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违法提供秘密的。5.2.3 利用职权强制他人违反保密制度的。第二十八条 台帐管理规定1. 目的：使公司领导了解部门的工作情况；各部门负责人了解本部门各岗位的工作情况。2. 台账分类：分为经营分析型台账和管理控制型台账。2.1 经营分析型台账：一般为数据型台账，如财务、采购、销售类台账。经营班子及计划部门可以通过其随时掌握公司的经营状况，是经营分析的最直接和最重要资料来源，通过对这类台账的分析可以发现存在的问题，检查目标实现情况，为经营决策提供可靠依据。2.2 管理控制型台账：每个部门的日常工作台账，依此来掌控每个部门的工作进展状况。通过对此类台账的控制，可以使各项管理工作处于受控状态，一方面可以对所有的过往工作有所记录，另一方面也可即时对目前的工作状态有所控制，同时也可根据情况对下步工作计划做出安排。3. 上报台账系统及编写部门：3.1 财务系统台账，责任部门：财务部；3.2 行政系统台账，责任部门：综合部；3.3 采购系统台账，责任部门：采购部；3.4 销售系统台账，责任部门：销售部；3.5 海运系统台账，责任部门：采购部；3.6 经营计划系统台账，责任部门：采购部；各系统台账由各部门根据业务需要自行拟定样式。4. 台账填写要求：4.1 口径统一4.1.1 各部门应使用统一的台账样表，并指定专人负责填写。4.1.2 各部门在归结本部台账时，须保持用词和数据的前后一致性。4.2 数据统一4.2.1 即时核准有关数字，使总数与明细能一一对照。4.2.2 注意历史数据与当月发生累计数的统一性，杜绝前后不一的情况。4.3 专人填写每一台账必须由专人负责登记，并用EXCEL或WORD格式建档。4.4 日清月结各填表人应每日整理台账内容，并于每月最后一个工作日进行归结，下月启用新的空白台账。4.5 注意保密重要台账特别是数据型台账，应设置文档修改与查看密码，防止错误操作或无关人员阅读。4.6 台账交接台账交接工作是员工工作交接的重要内容之一。因此在员工调岗、离职时要将台帐交接作为一项重要内容，认真做好。要做到交接规范、内容完整。本部门负责人要监督交接，确保台帐的延续性。第二十九条 资产管理规定1. 本办法适用于固定资产、低值易耗品（以下简称“资产”）的预算计划、购置、保管等有关管理工作。1.1 固定资产：指单位价值在2000元以上，使用年限一年以上的设备、用具、工具等；1.2 低值易耗品：不符合上述条件的劳动资料、物品，具体范围详见附注。2. 综合部设资产管理员，对本单位的财产负责管理；资产使用人对本人使用的财产承担保管责任。3. 资产采购，应在投管集团集中招投标指定公司购买，未有指定公司的，应货比三家，在保证质量的前提下，力求价格低廉。4. 固定资产、低值易耗品纳入行政费用预算管理范围，按行政预算管理规定执行。5. 10万元或以上的资产采购需报投管集团招标分中心招标，并按投管集团与中标单位所签的合同向中标单位购买；6. 资产的购置，必须取得正式发票，并要列明品种、规格、单价、数量，不能只填上总金额。7. 临时资产购置申请在申请临时购置资产时填写“预算外资产购置申请审批表”，写明购置物品目前数量、申请数量、申请理由、申请预算、人均使用率等，经投管集团总裁审批后执行。8. 资产管理员应对新购入的资产进行统一分类编号，并设置资产管理台账和按使用部门建立资产管理明细表。9. 凡经验收合格的固定资产，资产管理员应即以喷字或其他方式将编号印记于该资产上，并应与其所经管的资产管理账保持一致。10. 固定资产领用（包括新购、调配）操作程序：领用时应填写固定资产领用签收表一式二份，由资产管理员签名确认。一份由资产管理员将相关内容输入资产管理台账及使用部门的资产明细表后存档；如为新购资产，另一份随同发票到财务部入账。11. 综合部门可在各下属单位之间统筹调剂余缺的资产。12. 离职或工作调动的员工，必须退还其领用的全部耐用物品。遗失公司配置的办公设施，由责任人赔偿损失。资产管理员调动工作，交接双方应清查财产，列册移交，双方签字并经综合部经理确认。13. 综合部门、财务部门对固定资产状况进行年终盘点，并对固定资产的状况做好登记。根据实物盘点中出现的资产短缺、毁损等，由综合部查清原因后报总经理审批，财务部根据审批意见作相应帐务处理。14. 为确保各项资产的正常使用，使用部门要经常对资产进行检查维护，发现损坏，需要维修的由综合部安排，不得擅自请人维修。15. 资产的维修应控制在预算范围内，超出预算范围的维修费用由资产使用部门负担。16. 资产丧失使用效能需要报废的，经查实并办理手续后，可以作报废处理。17. 资产报废审批操作程序在固定资产的资产报废时，由使用部门经办人填制固定资产报废申请表一式二份，详细说明固定资产的技术状况和报废原因，经使用部门、综合部、财务负责人、总经理审批后方可报废。财务部根据审批结果作相应账务。第三十条 电脑管理规定1. 员工领用电脑时需经综合部领导同意，并在资产领用签收表上签字。2. 每台电脑应配备档案，记录配置情况、使用人变更情况、维修记录等。3. 严禁在电脑上装载游戏软件或与工作无关的软件。4. 任何人员上班时间，均不得利用公司电脑做与本职工作无关的事情。5. 各部门员工未经综合部同意，严禁私自拆装电脑硬件及设备。如果发现电脑经拆除后的配置跟原配置不相同，将由当事人承担一切经济责任。6. 各部门使用的电脑及配件如有故障须维修，应由使用人填写好维修申请表，由综合部查实并由电脑管理员落实维修，维修后由使用人填写维修结果验收单。维修过程中如须支出维修费用的，经办人应同时附上维修申请表及维修结果验收单和有关收费凭证方可报销支出费用。7. 各部门建立文件时，应对重要文件进行备份，以免造成文件的丢失或无法查询，秘密文件或公司内部资料需加密码管理。8. 任何人员未经他人同意,不得查看、修改、删除他人的文件内容。9. 使用人不能随意改动电脑程序和基本的配置参数，避免造成软件故障或网络不通。如出现非人为原因造成网络不通时，应立即通知电脑管理员进行检查和处理，不得自行对电脑设置进行更改。10. 员工不能随便移动电脑，网络线连接电脑的接口不能随意拔开，以免网络接口与电脑接口松开，造成网络不通。如因非人为原因出现此类情况时，应通知电脑管理员进行检查和处理。11. 综合部应不定期检查各部门计算机安装的应用软件及防毒软件，违反规定者将给予相应处罚。12. 对于借出办公室的手提电脑或其他贵重设备，如因当事人的不慎而被盗、遗失，当事人应按借出设备的账面净值或市场价值赔偿；如因客观原因导致设备被抢，当事人也须按公司处理结果进行赔偿。第三十一条 办公用品管理规定1. 办公用品采购 综合部负责汇总、审核各部门办公用品采购清单，并负责统一向供货单位下单、使用管理及财务报账工作。2. 办公用品交接及验收综合部负责办公用品的交接及验收，经核对办公用品数量无误，规格相符后，在对方的送货单据上签名确认，视为验收完毕。3. 办公用品账务及使用管理3.1 综合部设置办公用品进出存明细表，使用部门应到综合部领用登记；3.2 各部门在派发办公用品时，应使用办公用品领用登记表，由使用人在领用时按实签收；3.3 办公用品在使用过程中，如有质量问题，由综合部与供货单位协商解决。3.4 综合部应根据合同约定，及时提供供货单据（有明确的数量、单价、总金额）、合同（如非书面合同则提交其它相应资料）填写付款审批表进行请款；并在审批付款后4个工作日内，向财务部门提供发票冲账。第三十二条 司机、车辆管理规定1. 所有司机入职时均应与集团人力资源管理中心签订责任书，由本公司综合部后勤管理专员负责管理。2. 司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章、规则，并遵守本公司的相关规章制度。3. 司机不得擅自离岗，做到随时待命；司机执行任务时，应听从车辆使用人的安排。4. 司机应佩带手机并保持24小时良好接通状态。对公司领导的电话须立即接听，连续三次无正当理由不接将按规定处罚。情况特殊确实不能接听的，事后一定要说明原因。5. 司机在休息日或法定节假日值班应准时，服从调派，并填写好值班登记表。6. 司机应爱惜车辆，注意日常保养和清洁，经常检查车辆状况，确保能正常行驶。若因司机工作疏忽造成机件损坏的，应予赔偿。7. 车辆发生事故时，司机应立即报告综合部主管负责人，请示处理办法。8. 为确保安全必须按规定停放车辆，司机离开时，要锁好保险锁，以防车辆被盗。 9. 严禁司机疲劳驾驶及酒后驾车。10. 未经综合部主管负责人同意司机之间不得随意调换车辆驾驶。11. 司机因违反交通规则或证件不全被交管部门罚款的，费用不予报销，并自行承担因违章造成的一切后果。12. 司机不得私自用车，不得将车辆随意交他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶。公司领导在市区以外公干或长途出车，须由专职司机驾驶，否则造成后果由领导和司机自行承担。13. 综合部年末编制下年度行政费用预算时，根据业务需要及现有车辆的实际情况，编制车辆类费用预算。14. 所有车辆的购置实行单项报批制，经投管集团总裁批准后方可购置。15. 用车15.1 因公用车，统一由综合部后勤管理专员派车。部门经理及以下员工用车须填写用车申请表，并报本管线总审批后提交综合部。副总经理及以上领导用车，直接通知综合部。15.2 公务车辆只能用于保障正常工作及接待用车，不得公车私用；15.3 员工外出办事，一般情况下使用公用交通工具，时间紧迫或带有大量现金、重要文件、重要证件时，可申请派车。16. 出车16.1 车辆由专职司机驾驶；16.2 司机必须每天填写行驶记录表，并于每周一前将车辆行驶记录交后勤管理专员统计，再送综合部主管负责人审核；16.3 如未经综合部负责人或公司领导批准，因私人原因用车发生事故，司机及用车人均须承担由此产生的损失和责任。17. 用料及费用17.1 汽车用品及配件（包括车用香水、装饰品、地垫、座套、窗帘、CD碟等），由综合部指定专人采购，司机按需登记申领。17.2 加油、洗车、汽车美容必须按投管集团统一定点进行（长途除外）；17.3 路桥费、停车费及其他费用必须在完成任务收车后（最迟第二天）到后勤管理专员处签字、登记，并在出车记录表上进行登记，未按规定执行者，该费用由司机自行承担。18. 保养和维修18.1 所有车辆统一办理年检；18.2 所有车辆的维修统一在指定的维修厂进行（长途除外），否则其费用由司机承担。18.3 车辆送检修、保养前，司机须先填写车辆维修保养申请单，报综合部负责人签名确认后，方可