会议管理制度5.28.docx

*集团会议管理制度第一章 总则第一条 为进一步规范会议程序和管理，提高会议质量和效率，以更好地规划、检查、督促和协调生产经营计划的完成、研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，加快推进公司各项管理工作“制度化、规范化、信息化”，特制定本制度。第二条 本制度适用于*集团投资控股有限公司、*集团股份有限公司、及集团下属子公司会议管理。第二章 会议类别第三条 本制度所指的会议包括集团及各级子公司董事会、监事会、总裁办公会（或总经理办公会）、月度经营分析会、季度经营汇报会、年度总结规划会、各项专题会及部门例会等会议。第三章 各类会议的组织和管理第四条 董事会及监事会股份公司董事会及监事会分别按照*集团董事会议事规则及*集团监事会议事规则执行，下属各级子公司董事会及监事会结合实际情况参照执行。第五条 总裁办公会（或总经理办公会）(一) 总裁办公会（或总经理办公会）是总裁（或总经理）及公司经营班子在董事会授权范围内，按照公司管理权限对公司所属各部门、分/子公司、人员和工作实行全面领导，对重要事项进行集体议事的会议。会议的主要内容包括：经营管理重大议题集体决策，重点项目与重点工作进展情况及计划安排，一周工作完成情况及工作计划，沟通传达公司经营管理重要信息，拟定重大人事安排或机构调整议案，临时性、突发性事务的处理，对内部制度的重要修改建议，以及其他必须由总裁办公会（或总经理办公会）讨论决定的问题。(二) 总裁办公会（或总经理办公会）每周召开一次，一般于每周一召开，具体时间视情况而定。(三) 总裁办公会（或总经理办公会）由总裁（或总经理）主持；参会人员为经营班子成员，根据议题需要，可要求有关部门、分/子公司负责人及其他人员列席参加，由总裁（或总经理）或相关事项分管副总裁（或副总经理）负责界定参会人员名单并提前通知；集团董事局办公室列席集团总裁办公会。(四) 总裁办公会（或总经理办公会）由总裁办公室（或总经理办公室）负责组织、通知、承办、准备汇报材料、记录和整理会议纪要及决议。(五) 集团总裁办公会结束后1个工作日内，总裁办公室将会议纪要或决议经总裁审核后，上报董事局办公室，并发送相关参会人员；各下属子公司总裁办公会（或总经理办公会）结束后1个工作日内，总裁办公室（或总经理办公室）将会议纪要或决议经会议主持人审核后发送相关参会人员，同时报送上级公司经营班子，最终汇总至董事局办公室。第六条 月度经营分析会(一) 月度经营分析会是对月度经营情况进行总结分析、查找问题、制定措施、并解决问题的会议。会议的主要内容是：总结分析上月度经营、财务、及重点工作完成情况，提出本月经营、财务、及重点工作计划，分析落实计划完成不力工作的改进方案等。(二) 月度经营分析会每月召开一次，于每月第一/二周周末召开，具体日期由各下属子公司与集团董事局办公室共同协调确定。(三) 月度经营分析会由下属子公司总裁（或总经理）主持，子公司班子成员及主要管理人员汇报工作，集团董事局主席（视情况出席）、集团领导班子、董事局办公室、总部及一级子公司总监级以上人员、总部及子公司经营及企划等相关部门人员参会。(四) 月度经营分析会由会议主体（具体子公司）负责承办、准备汇报材料、记录和整理纪要及决议；董事局办公室负责会议的召集和组织、以及会议材料的审核；集团及子公司行政部（办公室）分别负责集团及子公司的会议通知事宜。(五) 月度经营分析会结束后1个工作日内，会议主体将会议纪要或决议经会议主持人审核后下发执行，同时上报集团董事局办公室及总裁办公会进行备案。第七条 季度经营汇报会(一) 季度经营汇报会是对季度经营情况进行总结分析、查找问题、制定措施、并解决问题的会议。会议的主要内容是：总结分析上一季度经营计划、财务计划、人力资源管理现状、及重点工作计划完成情况，公布季度考核及预警情况，提出本季度经营、财务、人力资源、及重点工作计划，分析落实未完成计划工作的改进方案等。(二) 季度经营汇报会每季度召开一次，于每季度次月第一/二周末召开，具体日期由各下属子公司与集团董事局办公室共同协调确定。(三) 季度经营汇报会由下属子公司总裁（或总经理）主持，时间为1-2天，具体内容包括：各项重点工作专题会议、子公司经营总结汇报会；子公司班子成员及主要管理人员汇报工作，集团董事局主席、集团领导班子、董事局办公室、总部及一二子公司总监级以上人员、总部及子公司经营和企划等相关部门人员参会。(四) 季度经营分析会由会议主体（具体子公司）负责承办、准备汇报材料、记录和整理纪要及决议；董事局办公室负责会议的召集和组织、以及会议材料的审核；集团及子公司行政部（办公室）分别负责集团及子公司的会议通知事宜。(五) 季度经营汇报会结束后1个工作日内，会议主体将会议纪要或决议经会议主持人审核后下发执行，同时上报集团董事局办公室及总裁办公会进行备案。第八条 年度总结规划会(一) 年度总结规划会是全面综合分析年度各项工作完成情况，并提出下一年度总体规划的会议。会议的主要内容是：总结分析本年度经营、财务、人事等各项工作，提出下一年度经营、财务、人事等各项工作规划，并分解细化各项计划、落实责任人及完成时间等。(二) 年度总结规划会每年度召开，于每年12月15-30日召开，具体日期由集团董事局办公室总体协调确定。(三) 年度总结规划会分两级会议：1. 子公司年度总结规划预备会：由下属子公司总裁（或总经理）主持；子公司班子成员及主要管理人员汇报工作；集团领导班子及分管领导、董事局办公室、总部及一二子公司总监级以上人员、总部及子公司经营和企划等相关部门人员参会。2. 集团年度总结规划会：由下属子公司总裁（或总经理）主持；子公司班子成员及主要管理人员汇报工作；集团董事局主席、集团领导班子及分管领导、董事局办公室、总部及一二子公司总监级以上人员、总部及子公司经营和企划等相关部门人员参会。(四) 年度总结规划会由会议主体（具体子公司）负责承办、准备汇报材料、记录和整理纪要及决议；董事局办公室负责会议的召集和组织、以及会议材料的审核；集团及子公司行政部（办公室）负责集团及子公司的会议通知和服务事宜。(五) 年度总结规划会结束后2个工作日内，会议主体将会议纪要或决议经会议主持人审核后、上报集团董事局办公室及总裁办公会进行再次审核，审核通过后下发执行。第九条 专题会(一) 专题会议是分析研究六大体系专项管理工作、重大项目实施方案以及针对生产经营存在的突出问题研究解决办法的各种专门会议。会议内容包括：研究批准各体系专项管理工作项目；研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案；分析研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定任务等。(二) 专题会不定期召开，由相关部门提请、集团总裁或子公司总裁（或总经理）批准召开。(三) 专题会由相关部门或项目负责人主持，部门骨干人员或项目组成员汇报，集团领导按分管板块并视项目情况确定参会人员；如需集团董事局主席出席会议，需与董事局办公室协调。(四) 专题会由会议提请部门负责组织、承办、通知、记录和整理纪要。(五) 子公司级以上的重要专题会结束后1个工作日内，承办部门将会议纪要或决议经会议主持人、主管领导审核后下发执行，同时上报集团董事局办公室及总裁办公会。第十条 部门例会(一) 部门例会是集团及下属子公司所有部门召开的日常管理例会。会议一般包括如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；协调部门资源，布置下一步工作计划安排；利用切实可行的分析方法研究分析本部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；安排专题培训等。(二) 部门例会原则上每周召开，由各部门负责人确定会议周期及具体召开时间。(三) 部门例会由部门负责人主持，部门全体(或骨干)员工汇报，集团层面部门重要例会可视会议内容邀请集团主管领导及董事局办公室出席会议。(四) 部门例会由部门负责人指定专人负责组织、通知、记录和整理纪要。(五) 集团部门例会如涉及重要议题，会议结束后1个工作日内，会议部门将部门例会纪要经会议主持人及主管领导审核后上报总裁办公会，同时下发执行。第四章 会议的组织和服务第十一条 会议的组织(一) 本制度已列出的会议按照规定程序批准；其他临时召开的集团级内部小范围会议须经集团总裁批准，公司级大型会议须经集团总裁批准并报董事长备案。(二) 涉及集团多个部门或下属子公司共同召开并有集团领导参加的会议，由会议主体指定部门与董事局办公室联系，备案，由董事局办公室统一协调安排。(三) 会议组织包括但不限于会议时间、会议地点、会议内容、会议主持人、参会人员的确定，会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像、会议纪要或决议撰写等由会议主体负责，会场安排、会场布置、会议设施准备及会议通知的下发等由集团及下属子公司行政部根据会议主体提出的具体要求安排落实。(四) 会议须提前通知，集团级会议须至少提前2个工作日通知。会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第十二条 会议的服务(一) 会议室由集团及下属子公司行政部（或办公室）负责管理，会议室的日常管理包括但不限于会议室的预定安排、环境保洁、会议服务等。(二) 会议室视频会议及电话会议等设备由集团及下属子公司信息部（或行政部）负责调试及日常维护。(三) 会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。第五章 会议资料管理第十三条 会议资料的分类(一) 会议通知会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容及要求等；各类会议按第三章规定的组织程序下发通知。(二) 会议纪要会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文，包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议议题、议定事项、领导指示、待办事项等内容。(三) 会议决议会议决议是就会议讨论通过的重要事项，形成决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文，包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议议题、会议决策、待办事项等内容。(四) 会议汇报材料月度经营分析会、季度经营汇报会、年度总结规划会的汇报材料模板，由董事局办公室指导相关单位或部门共同拟定；其他会议汇报材料按照实际情况确定，但须使用集团通用模板。上述会议通知、会议纪要、会议决议、会议汇报材料文本全部使用A4型纸，具体格式见附件模板。第十四条 会议材料的管理(一) 会议材料的起草各类会议按照规定的程序，由会议主体起草各类会议材料。(二) 会议材料的审核各类会议按照规定的程序，由会议主体负责人审核会议材料，集团月度、季度、年度经营会议的会议材料需报集团董事局办公室进行审核。(三) 会议材料的发放各类会议结束后，承办部门按照规定的程序及时整理会议纪要、会议决议，经审核后上报及下发。会议材料的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。(四) 会议材料的存档会议材料的存档内容包括会议通知、会议纪要、会议决议、会议汇报材料等。1 董事会及监事会会议材料按照董事会议事规则及监事会议事规则相关规定进行存档；2 总裁办公会（或总经理办公会）会议材料由总裁办公室（或总经理办公室）负责存档；3 月度经营分析会、季度经营汇报会、年度总结规划会、及集团级专题会各类会议材料，各会议主体自行存档，同时由集团董事局办公室负责统一备案存档；4 其他会议材料，由承办部门自行存档；5 重大会议资料存档实行一会一存。(五) 会议材料的借阅会议材料的借阅按照集团档案管理制度执行。第六章 会议事项的督办第十五条 会议纪要或决议中的待办事项，由会议主体负责督办，指定督办人根据事项的性质与事项负责人进行沟通和跟踪，以邮件、电话、参会等多种形式跟踪事项进展情况，并及时整理会议待办事项进展情况说明，提交上级主管领导阅知。集团董事局办公室负责对各类会议的重大决定事项进行督办。第十六条 对会议纪要、会议决议明确的事项内容和完成的时间要求，责任单位必须认真落实，相关单位予以支持、配合。第七章 会议要求和纪律第十七条 会议总体要求：(一) 会议应根据实际工作需要召开，努力提高会议质量和效率，开解决问题的会议，坚决反对形式主义。(二) 并会议前应做到上下沟通充分，材料准备充分，并按时提交会议汇报材料，汇报材料严格按照集团规定的模板执行；。(三) 会议应讲求实效，针对性强，对问题不可议而不决。会议议定的工作事项、任务和办法措施，与会人员要按照职责分工，认真传达、贯彻落实，力求实效。第十八条 严格会议纪律：(一) 会议开始前由与会本人签到，如因故不能到会，应按会议通知要求提前履行请假手续，对没有请假而缺席会议者将进行通报批评。(二) 与会人员务必提前5分钟到场，不允许迟到、早退，如确有急事必须提前离开会场，应向会议主持人请假。 (三) 会议期