作业基础制度设计概述.doc

第九章职能制度设计 职能制度管理是比责权利更高一层级的制度管理态势，它要在责权利制度管理的基础上更进一步。本章首先分析以下内容：职能制度设计要素、职能制度体系、职能制度设计程序、职能制度设计方法、职能制度管理的利弊和适用情形。具体来说，本章安排以下四节内容： 职能制度设计要素和制度体系； 职能制度设计程序和方法； 职能制度设计利弊和适用情形。第一节职能制度设计要素和制度体系一、职能制度设计要素在责权利制度设计中解决了责任、权力和利益问题。职能制度设计是在上述问题的基础上，再增加两个问题，一是如何完成各件事项，一般称为程序和方法，二是履行每个事项所要遵守的规定，一般称为控制准则。所以，总的来说，职能制度设计要素包括五方面的内容：责任设计、权力设计、利益设计、程序方法设计、控制准则设计。由于前三项内容在责权利制度设计中已经作过介绍，我们这里仅介绍程序方法设计和控制准则设计。程序是指完成某一事项的步骤，是对完成某一事项所需要步骤的策划，方法指程序中每一步骤的具体做法，它是对程序的细化。在大多数情况下，可以将程序和方法合并起来进行策划。控制准则指程序过程中的依据，它是完成某项工作中必须遵守的规范，如司机所要遵守的交通规则，会计人员办理报销的要遵守的差旅费报销标准等等，都是控制准则。二、职能制度体系虽然职能制度设计要素包括责任设计、权力设计、利益设计、程序方法设计和控制准则设计，但是，职能制度体系却只包括两部分，一是岗位制度，二是职能制度。（一）岗位制度岗位制度以岗位为对象进行设计，解决每个岗位的责任和权力问题，与责权利制度下的岗位制度基本一致。具体名称可以有多种，如职位说明书、岗位职责、岗位说明书、岗位标准、岗位规范等等。我们主张使用岗位规范这个名称，它涵盖的内容最多。由于任何组织都会有一定数量的岗位，所以，岗位规范本身也是一个家庭。一般来说，根据岗位在组织的地位不同，可以将岗位规范分为以下三类：治理层岗位规范：包括股东岗位规范、董事会成员岗位规范、监事会成员岗位规范、经理班子岗位规范。管理层岗位规范：各内部单位负责人岗位规范。普通员工岗位规范：各单位非领导岗位的岗位规范。(二)职能制度职能制度是责权利制度设计下“主要事项权力划分”的扩展，以职能领域为对象来进行设计，解决每个职能领域的四个问题：责任设计：该职能领域要做哪些具体工作？什么部门来做这些工作？权力设计：该职能领域有哪些具体权力？这些权力配置到什么岗位？程序方法设计：采用什么样的程序和方法来完成该职能领域的各项具体工作？控制准则：在履行该职能领域的各项具体工作时，要遵守一些什么规定？在进行具体的制度设计时，上述四个问题的解决并不是分开来设计的，而是有机地融为一体来设计的。如何设计职能制度将在本章第二节详细讨论，我们这里继续讨论职能制度本身的体系结构。就职能制度本身来说，可以有两种分类方法，一是按制度的效力分类，二是按制度规范的对象分类。1.按制度的效力分类被称为管理制度的文件主要有“管理制度、管理规定、管理办法、实施细则、工作条例”等五种，如何界定它们的区别呢？我们认为，“管理制度、管理规定、管理办法、实施细则、工作条例”等都是管理制度文件，但这五种管理制度类文件又是分别因为各自的功能作用、影响范围、制定实施的程序等而有不同含义的。具体来说，区别如下： 管理制度。是企业管理系统的基本框架，是企业为了保证企业正常生产经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的）的管理制度，对企业全体成员皆须遵循的和企业的专业性职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求；是企业与国家、行业性法规相结合、企业内部可以自成一体的（如档案、保密、防火）专业性管理制度，是企业管理系统的必备组成部分。管理制度由构成企业管理系统的职能部门经理制订，总经理审核，董事会批准、实施。 管理规定。对某一个专项的涉及到全公司人员的事情（不是企业管理系统的必备组成要素）或某一个专业系统内的职能性工作所做出的具体要求，或职能部门对其所管辖的、企业全体人员皆会涉及到的环境、资产、工作等所做出的具体要求；如严禁吸烟的规定。管理规定由部门经理制订，总经理审定、批准实施。 管理办法。对于一项非企业全体人员的、具体工作的控制环节、操作步骤或对于企业一个具体的项目、事物的管理所做出的要求。管理办法可以是管理制度、规定中的一个组成部分，也可以从管理制度、规定中分离、延伸出来的独成一项规范性文件，如对于一个具体事物的管理要求，“宿舍管理规定”中可有的“钥匙管理办法”。 管理办法由部门经理制订，总经理审定、批准实施。 实施细则。对于企业管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所做出的具体规定。实施细则由相应的管理制度制订部门经理组织人员制定。 工作条例。对于企业内部局部性的、或阶段性的、不属于一个系统的相关方面的工作所做出的系列化规定。条例一般由总经理安排或指定相关部门经理、人员参与、联合制定，总经理批准实施。 2.按制度规范的对象分类就职能制度来说，规范的对象就是职能领域。一般来说，每个职能领域都会有一个专门的制度，但是，如果某职能领域的内容过于丰富，也可能出现一个职能领域有多个制度，但是，多个制度之间应该是相互协调的，共同形成对该职能领域的全面规范。就职能活动来说，不同的组织有不同的职能活动，企业单位与事业单位不同，与行政单位不同，不同企业的职能活动也不同。例如，对于一般的制造业企业来说，职能活动包括各种业务经营活动和管理活动，职能制度包括：营销制度；生产制度；采购制度；储运制度；研究与开发制度；设备制度；质量制度；财务制度；人力资源制度；行政制度；等等。表9-1列示了作为上市公司的八一钢铁股份有限公司的职能制度体系。 表9-1 八一钢铁股份有限公司管理制度(目录)第一章 公司治理制度01.公司章程02.股东大会议事规则03.董事会议事规则04.董事会工作条例05.董事会专业委员会实施细则06董事及高级管理人员行为规范07监事会议事规则08监事会工作条例09监事会与董事会、总经理工作协作办法10党委工作条例11总经理工作条件12.独立董事制度13.内部审计制度14.内部审计工作条例15.关联交易决策制度16.担保决策制度17.募集资金使用管理制度18.全面预算管理制度19.保密制度20.信息披露及为投资者服务制度第二章 公司行政管理制度21办公管理制度21.1文件管理制度21.2维文翻译管理制度21.3印章管理和使用制度21.4办公自动化制度21.5值班经理制度22档案管理制度22.1文档管理制度22.2档案工作保密制度22.3底图档案管理制度22.4图纸档案修改、补充管理办法22.5复制管理制度22.6库房管理制度22.7借阅管理制度22.8统计管理制度22.9销毁管理制度22.10图片管理制度23接待管理制度24礼品管理制度25卫生绿化管理制度26出差管理办法27招待费用管理办法28通讯工具管理办法29公费订阅报刊、杂志的有关规定30办公用品管理办法第三章 公司物资采购管理制度31.大宗原材料采购计划管理办法32.备品配件采购采购计划管理办法33.生产配件及材料大包管理办法34.钢坯防护管理程序35.产品防护管理程序36.委托加工产品控制管理程序37.自用钢材领用管理办法38.料单管理办法第四章 公司生产安全管理制度39.生产过程控制管理程序40.不合格品控制管理程序41.产品标识控制管理程序42.产品实现策划管理程序43.统计技术应用管理程序44.数据分析管理程序45.固定资产管理办法46.建设工程项目管理办法47.安全技术措施管理办法48.安全教育管理办法49.电气作业安全管理规定50.事故调查组管理办法51.安全委员会职责及任务52.职工伤亡事故管理办法53.外协施工安全管理规定54.进入有限空间作业安全管理规定55.危险源（点）管理办法56.职工生产安全守则57.职工保健待遇管理办法58.职工个人劳动保护用品管理办法第五章 公司人力资源管理制度61.中层后备管理人员培养选拔任用管理办法62.高管人员的选择、考评、激励和约束机制63.人力资源管理程序64.劳动合同管理办法65.劳动合同制度实施细则66.员工资格认定管理办法67.员工培训管理办法68.薪酬分配制度改革实施办法69.员工奖惩管理办法70.员工奖惩实施细则71.员工考勤制度第六章 公司财务会计管理制度72.财务会计制度72.1财务管理制度72.2成本通则72.3会计核算制度72.4内部会计监督制度72.5法律责任73.内部会计管理制度73.1内部会计管理体系73.2账务处理程序制度73.3公司内部牵制制度73.4会计稽核制度73.5原始凭证管理制度73.6定额管理制度73.7计量验收制度73.8财产清查制度73.9财务收支审批制度73.10成本核算制度73.11财务会计分析制度73.12会计电算化内部管理制度74.会计基础工作规范76.应收账款管理制度第七章 公司营销管理制度77.营销人员管理制度77.1人力资源管理制度77.2末位淘汰管理制度78.营销网络管理制度79.营销商务合同管理制度80.安全营销管理制度81.按订单组织销售管理制度82.营销价格管理制度83.市场营销售后服务管理制度84.清欠工作管理办法85.控制欠款管理细则第二节职能制度设计的程序和方法一、职能制度设计程序职能制度管理是比责权利制度管理更进一步的制度管理。但是，要真正做到这一点，关键的问题是要使职能制度与岗位制度相衔接，如果岗位制度与职能制度不能衔接，职能制度中的内容不能有岗位制度中体现出来，岗位制度设计不考虑职能制度的内容，则职能制度管理态势的效果可能还不如责权利制度管理态势。所以，如何使岗位制度与职能制度相衔接是职能制度管理态势下制度设计的关键所在。为了使二者衔接，职能制度管理态势下的制度设计程序如图9-1所示。功能设计机构设置和岗位设置岗位制度设计职能制度设计图9-1 职能制度设计程序本程序中的功能设计、机构设置、岗位设置这三部分内容，与责权利制度设计相同，我们这里就不重复介绍。下面，我们分析职能制度设计和岗位制度设计。二、职能制度设计（一）职能制度设计对象一般来说，职能制度是以职能领域为对象来进行设计的，每个职能领域至少形成一个职能制度。但是，是否每个职能领域就只有一个制度呢？ 我们认为，如果某职能领域的内容比较丰富，将该职能领域的内容都置于一个制度中，使用起来可能不方便。就具体的使用来说，每个岗位可能只涉及某职能领域的某一方面或几方面，如果将该职能领域的所有内容都置于一个制度之中，则使用起来就增加难度。例如，前面例举的八一钢铁股份公司，就是一个职能领域分多个制度，公司治理分为20个制度，行政管理分为10项制度，物资采购分为8项制度，生产安全管理分为20项制度，人力资源管理分为11项制度，财务与会计分为15项制度，营销管理分为12项制度。当然，我们并不认为八一钢铁股份公司的职能制度体系是合理的，它将每个职能领域分成了大多的细目，制度之间的逻辑结构不好。职能也就是功能，而功能本身又是分层级的，包括一级功能、二级功能、三级功能，有的甚至还有四级功能。对于内容不是很丰富的职能，以一级功能作为对象来设计职能制度是比较恰当的；对内容比较丰富的职能，以二级功能为对象来设计职能制度是比较恰当的；而对于内容特别丰富的职能，可以将三级功能作为职能制度设计对象，直接为每个三级功能设计一个独立的职能制度。在以二级功能或三级有作为职能制度设计对象时，由于一项一级职能由多个职能制度来规范，要注意它们之间的协调和配合，不要相互重复，更不能相互矛盾。(二)职能制度设计所要解决的问题前已叙及，职能制度设计要解决四大问题：一是责任设计：作为制度设计对象的该职能领域要做哪些具体工作？什么部门来做这些工作？二是权力设计：作为制度设计对象的该职能领域有哪些具体权力？这些权力配置到什么岗位？三是程序方法设计：采用什么样的程序和方法来完成作为制度设计对象的该职能领域的各项具体工作？四控制准则：在履行作为制度设计对象的该职能领域的各项具体工作时，要遵守一些什么规定？一般来说，应该首先对单独作为制度设计对象的职能进行分解，如果是以一级功能作为制度设计对象，则要将之分解为一些二级功能；如果是以二级功能作为制度设计对象，则将这分解为三级功能；如果是以三级功能作为制度设计对象，则要将之这分解为四级。功能分解之后，要围绕每个分解出来的低层级功能来策划责任、权力、程序方法和控制准则，并且是将四者融为一体来进行策划，而不是分开来策划。事实上，这四个问题，也难以截然分开。(三)职能制度文件结构就每个职能制度来说，由三部分组成：总则、正文、附则，它们共同配合，组成一个完整的职能制度。总则是制度的总纲，包括四方面的内容，一是制定本制度的目的；二是制定本制度所依据的高层级的制度；三是本制度中所体现的原则，或者称为制定本制度的原则，它是制度设计六大原则在本职能领域的具体化和体现；四是本制度所包括的内容，一般按分解出来的低层级功能来确定，每一项低功能作为一章。正文是职能制度的主体，它按章展开，而每一章就是作为制度设计对象的职能所分解出来的低层级功能。每一章都围绕一个分解出来的功能，对该功能的责任、权力、程序方法和控制准则做出规定。附则是对职能制度的附加部分，它要说明的不是本职能制度的某项功能的规范，一般是对制度如何实施的说明，包括：制度适用范围、制度解释权、制度生效日期。四、岗位制度设计（一）岗位责任设计和岗位权力设计岗位责任设计和岗位权力设计要依赖于前面各项设计，包括功能设计、机构设置、岗位设置和职能制度设计。功能设计和机构设置将组织的各项功能都界定到了每个机构，岗位设置为每个机构内部确定了设置什么岗位，并且对每个岗位在该机构有功能中承担什么角色也有所考虑，职能制度设计为每项职能进行了策划，规范了职能的责任、权力、程序方法和控制准则。上述内容，按具体化到岗位，就形成岗位责任和岗位权力。具体来说，岗位责任和岗位权力设计过程如下：根据部门职能和岗位设置，大致规划每个岗位的责任；根据职能制度，对大致规划的岗位责任进行修改，具体确定每个岗位的责任；根据职能制度，确定每个岗位的具体权力。(二)岗位制度文件结构岗位责任和岗位权力设计之后，要为每个岗位制定一个书面的岗位制度，将岗位责任和权力设计书面化。岗位规范是岗位责任和岗位权力的书面化文件，一般包括以下内容：(1)基本资料。包括岗位名称、岗位等级、岗位编码、定员标准。(2)工作内容。即本岗位所要从事的具体任务。(3)岗位权限。为了确保工作的正常开展，必须赋予每个岗位不同的权限 但权限必须与工作相配套，权限过大，会导致权力被滥用，如权限过小，就起不到应有的监督和制约作用。正确的权限制定，应该是责权利完全统一，权力之间相互制约、相互协调。(4)岗位关系。本部分包含两个方面的内容，即岗位之间横向与纵向的联系。岗位规范中，首先必须清楚指出本岗位上下监督的关系，即所受的监督和所施的监督；其次，应说明与其他岗位关系，即内部岗位之间的横向联系。通过横向和纵向上的描述，可以清楚地看出本岗位在组织系统中的确切位置。表9-2列示了一个示范的岗位规范。表9-2 某机场贵宾接待室主任岗位规范一、基本资料岗位名称：贵宾接待室主住岗位等级：科级岗位编码：160201定员标准：1人二、工作责任1.根据贵宾部战略目标和经营管理体制，制定本部门的各项规章制度并监督实施。2.全权负责进出港贵宾在候机楼内的接待工作。3.协调海关、边防、公安分局、各大航空公司等部门的关系，保证贵宾顺利进出港，树立贵宾部最佳服务形象。4.负责贵宾信息的搜集整理和报道，贵宾休息室的预定、调配和结算及相关的复印、打字、传真和订票等商务工作。5.拓展包机及商务飞机的服务领域，协调有关部门，确保商务活动的顺利进行。6.制定本部门的工作计划、业务学习计划及考核办法，抓好本部门的工作纪律，定期对下属员工的工作进行监督检查。7.全面负责本部门员工的思想政治工作，对党、团、工会、女工等各项党群工作进行指导监督。8.定期向贵宾部领导汇报本部门工作业务开展的情况及员工的思想政治状况充当上下级之间的桥梁和纽带。三、工作权限 1.对关于贵宾接待室的业务和行政管理工作有指导和监督权。2.有权对属下员工的奖惩提出建议。3.有对上级部门提出合理化建议和意见的权力。4.根据股份公司的规定有权对员工假期的审批提出建议。5.有就本部门的规划，向上级领导申报设备更新改造和申请拓展新的经营领域的权力。四、岗位关系（一）所受监督和所施监督l.所受监督：贵宾接待室主任直接受贵宾部经理的监督指导。2.所施监督：对下属的主任助理、商务中心工作人员、接待人员、专包机业务员等进行直接监督指导。（二）与其他岗位关系1.内部联系：本岗位与贵宾休息室有业务上的协调和配合关系，与综合办公室有指导和协调关系。2.外部联系：本岗位与全国各大航空公司、海关、边防、卫生检疫、护卫中心、公安警卫等部门有业务上的合作关系。第三节职能制度管理的利弊和适用情形一、职能制度管理的利弊相对于责权利制度管理来说，职能制度是全面规范的制度管理，将所有的事项和事项的所有方面都进行了规范。所以，