单证制度范文.doc

单证制度范文 广州富瑞希空气净化过滤制品有限公司GUANGZHOU FRESH AIRCLEAN&FIL TRATIONPRODUCT CO.,L TD.单证管理制度 一、请购单 1、规范填写，所有外采产品一律由本人填写公司统一印制的请购单，供应商名称，订购产品名称、型号、规格、数量、单价、包装标示、质量要求等不得有任何遗漏。 交货时间、地点，是否含税、含运费、付款方式等信息需明确标注。 2、外采产品的卖出客户和销售价格需明确标明，是否含税含运费也必须标注清楚，付款方式也必须明确标注。 3、请购单填写完毕后本人签字，再由销售经理审核签字，厂长或总经理批准签字后交采购员方可进行采购，另送交一份到仓库，作为收货标准和依据。 销售人员擅自采购产品，公司一律拒付货款。 4、所有外采产品凭请购单仓库联加供应商送货单办理入仓手续。 货到付款的，财务凭供应商送货单和入仓单支付货款；款到发货的，财务凭签字批准后的请购单付款。 未办理入仓手续的货物，公司一律拒付货款。 5、所有外采产品一律是客户付款后方进行采购，如果需要先货后款，销售人需先向公司申请，批准后方可进行。 6、外采货物到货后，如果有样品，仓库按样品收货，如果没有样品，销售人员协助仓库验货。 7、外采货物无请购单的，当事人每次罚款20元。 二、生产单 1、规范填写，必须按产品要求确认价格后才能下生产单，所有非常规产品一律由本人填写公司统一印制的生产制作单，客户名称、交货日期、产品名称、规格、单位、数量、包装、质量指标等不得有任何遗漏。 2、生产单一式三份，一份交生产厂长，作为生产依据，一份交质检，作为质量跟踪标准。 3、特殊要求产品需明确说明（如商标、厚度、颜色），未填写默示为按常规惯例生产。 4、交货时间一律由厂长签字确认，特急的货物需经生产部确认后方可答复客户。 5、所有订制产品，一律款到或收到一定比例订金后方可开始生产，不遵循此原则者，销售人员自担风险。 6、由于业务人员未能与客户沟通清楚而造成的退货，损失由当事业务人员承担。 三、发货单 1、规范填写，所有发出货物一律填写公司统一印制的发货单，客户名称、联系人、电话、送货地址（需送货上门的填写，珠三角以镇为单位，其它区域以县为单位）是否含运费，产品名称、规格、数量、单价、包装要求等信息需填写完整，销售主管签字后，经业务跟单录入系统后，仓库见单发货。 2、所有货物原则上均为款到发货，仓库见发货单和财务开据的货款入账凭证发货，如需先货后款，金额不超过2000元，且销售人员自担风险。 3、若有客户要求月结，月结客户需报经公司批准后，方可与客户签订月结合同，同时严格按照合同约定按时支付货款，超期（90天以上）回款不予再次发货并不计算提成。 广州富瑞希空气净化过滤制品有限公司GUANGZHOU FRESH AIRCLEAN&FIL TRATIONPRODUCT CO.,L TD. 4、所有凭回单结款的客户必须签回单，回单返回后，24小时内上交财务保管，并由财务开签收单。 如果因业务员疏忽未签回单或回单丢失而无法结款，当事人承担该笔货款。 5、发货单公司统一管理，使用后的旧单须交回财务部方可领取新单，因故需要作废的发货单必须各联到齐后方可作废。 6、因业务员自身原因造成的退货、换货，所产生的费用由当事业务员自己承担。 7、款到发货的，必须由财务确认是否到账，到账后方可发货。 四、物流 1、如果客户要求发指定的物流公司，须考虑公司到起运站点的路程，如果路程比较远，须加收短途送货费；如果客户没有指定物流公司，公司发货负责人将根据综合情况选择物流公司。 2、货值1000元以上，路程距公司20公里以内的，公司可提供送货服务；超过此范围（货值低于1000元或路程超过20公里）的，须另外收取送货费，收费标准视具体情况（货值和路程）而定。 五、结算 1、公司的基本交易原则为款到发货，客户所有汇款和转账必须直接进入公司指定账户，严禁使用公司指定账户以外的其他账户进行收款、收汇。 2、所有现入账金额须与客户成交价格一致，如果销售金额和入账金额有差额，差额大于10元的，需要求客户下次订货补上，如果未补上，从提成中扣除。 3、销售人员不允许直接收取货款，如确有必要，收款后24小时内必须上交公司财务，严禁私自截留或挪用，否则按公司相关规定处罚。 4、为保持良好的商业氛围，原则上不提倡给对方回扣/佣金，但如确有必要，事前一定要向公司申请，回扣/佣金支付时限为该笔交易全部完成后，财务部凭经相关领导审批签字后的支付申请完成回扣/佣金支付。 5、省内可由物流、快递公司代收货款，凡代收货款的必须在发货单上注明并写上快递单号，快递单按快递公司的要求由文员统一打印填写，货款收回后，当日内及时与财务交接账目。 6、首次交易客户，不得主动提出代收货款和等通知放货等交易方式，一律款到发货，如确有必要，须要求客户支付30%订金，至少不得少于该批货物往返的运费。 如客户不愿支付，货值2000元以内的业务员可自由裁量是否发货，若发货后货款无法收回或退货的，损失由业务员承担。 货值2000元以上的，须向公司申请，公司酌情考虑是发货还是放弃交易。 所有代收货款（限广东省内）和等通知放货的，运费一律到付（由签约的快递代收货款的可将运费加到货款一起）。 六、发票 1、所有发票开具须经领导签字同意，按发票管理要求执行。 2、所有要开发票的货款一律入账到开票行。 3、原则上是货款入账后方开具发票，如某些客户需要先开具发票再付款，发票开具送达后需及时跟进付款事宜。 广州富瑞希空气净化过滤制品有限公司GUANGZHOU FRESH AIRCLEAN&FIL TRATIONPRODUCT CO.,L TD. 4、增值税发票每票开票金额须达到5000以上，且税率统一加收10%，不够5000的多次累计后开出，如果低于5000客户要求一定要开发票的，建议客户开普通发票，如客户确实要开增值税发票，需向公司申请。 5、普通发票每票开票金额须达2000以上，且税率统一加收10%，不够2000的多次累计后开出，如果低于2000客户要求一定要开发票的，加收17%税率，特殊情况向公司申请。 6、如客户要求开大票面金额，原则上不开具，如确有必要（老客户或大客户），超出实际货款部分的税率按10%收取，且按票面金额入账到开票行。 7、发票邮寄前先和客户沟通一下，为了减少丢失和避免非本人签收的情况，尽量建议客户到付，如客户不接受到付，就由本公司付快递费，快递单地址，收件人姓名，电话务必填写正确和清楚，并注明内件是发票及发票号码，须本人签收等字样，发票寄出后及时跟进客户的签收事宜，并要求客户回传发票签收单。 七、其它事项 1、降低销售成本，避免无意义的样品寄送，刚性需求客户要求寄样品的，尽量寄到付。 国际快递一律要求客户到付运费，如果快递公司不支持到付，可要求客户先付款到公司，如要求客户支付快递费确有困难的，业务员需向公司申请，快递费在300元以内的，公司可考虑寄送，300元以上的，公司根据客户情况酌情批示。 在不确定客户所需求的产品时，尽量通过其它方式让客户了解产品，如网站、电子邮件、电子目录、照片、视频等 2、非常规产品的样品或订制样品，一律收取打样费，收费标准视具体情况而定，订货后根据订货量酌情减免打样费。 3、外采产品至少加30%后卖出，量大或因与对手竞争需微利交易的，须向公司申请，交易价格以公司确认为准。 4、超低价产品只算销售任务，不计算提成；超期回款（自交货之日起，90天之外回款的）不计算提成。 5、出口货物需由公司代为支付运费及其它相关费用的，客户付款前一定要将相关费用落实清楚，并在已确定费用的基础上加至少10%报再给客户。 填写费用支付申请时，货值以及客户所支付的相关费用需分开明确标示。 6、公司对销售实行系统网络化管理后，整个销售、采购需流程统一，文件统一，系统使用将纳入考核范围。 7、同一个客户如果两个业务员都有联系的，以先到先得为准则，但如果先联系的业务员并没有和客户产生业务交易，且一个月内没有再联系过此客户，如果其他业务员联系了该客户并促使客户成功下订单，该客户即属后一