办公室管理制度V10.doc

办公室管理制度V10 办公室管理制度V1.0管制文件请勿翻印文件状态草稿正式发布正在修改文件标识当前版本V1.0作者刘楠完成日期xx-3-1审批吴雄进审批日期xx-3-10版本历史序号版本/状态修改时间修改人批准人备注1V1.0/Mxx-07-26杨爱国吴雄进内容、格式2（A-添加，M-修改，D-删除）特别声明特别声明本制度的颁布、解释、修改权在品管部第一章总则第1条为加强公司办公环境的管理，合理使用办公设备设施，保护公司财产，特制定本制度。 第二章卫生第2条办公室的日常管理工作由行政部门负责。 第3条办公室要保持安静，禁止高声喧哗、打闹、嬉戏、放音乐及做与工作无关之事。 遇有此种情况，每一位公司员工都有权利进行制止。 第4条办公室内的清洁卫生由行政人事部聘请保洁工负责，个人工作区包括个人桌面、电脑设备由个人每周清洁，每周末由行政人事部进行检查，下周一对卫生不合格者提出善意提醒，对于连续两周不合格者张贴在宣传栏以示警示，对于连续三周不合格者做义务劳动（例如每天收拾午餐桌面、倒垃圾、清洗厕所等）惩罚。 第5条所有员工应自觉维护办公场所清洁卫生，严禁在办公区（包括卫生间）吸烟，吃食物，乱扔纸屑，对违规员工扣款50元/人次，公司专门配备了休闲阳台供大家休憩、吸烟使用。 第6条个人工作区在下班后，应保持桌面除电脑、水杯、办公用品外，无其他物品，办公用品摆放整齐。 如有其他物品，在清洁时将视为垃圾处理。 椅子要归位放到办公桌的下面。 第三章着装第7条全体员工在每周一至周五的正式上班时间内，可以穿工作便装。 但要注意仪表。 男职员仪表应注意以下事项女职员仪表应注意以下事项第8条运动装、短裤、紧身衣裤、超短裙、吊带衫之类的装束不适合办公时穿着。 第9条在对外交往中（如会见客户、政府官员、来访者），体现职业风范，员工需着正装。 第10条在客户现场工作的员工，着装适宜，不宜太突出，也不要有损公司形象。 第四章电话第11条公司电话，外拨请拨“0+电话号码”，长途电话，请拨“0+17909+区号+号码”。 第12条公司禁止使用公司电话聊天，私人通话请不要超过3分钟；第13条公司的分机号码由行政人事部分配，代接电话请拨“155+分机号码”如代接总机电话为“155+8000”，转接电话为“叉簧+分机号码”，如转接彭总电话为“叉簧+8008”。 第14条电话铃响在三声之内接起，如果电话机所在位置没人时，最近的员工应马上接起电话。 第15条电话机旁准备好纸笔进行记录。 确认记录下的时间、地点、对象。 和事件等重要事项。 并告知对方自己的名字第16条接电话的注意事项顺序基本用语注意事项1.拿起电话听筒，并告知自己的姓名“您好，英思工程科技，我是XXX”（直线），“您好我是XXX”（内线）。 如上午10点以前可使用“早上好”电话铃响3声之内接起在电话机旁准备好记录用的纸笔接电话时，不使用“喂”回答音量适度，不要过高告知对方自己的姓名2.确认对方“X先生，您好！”等必须对对方进行确认如是客户要表达感谢之意3.听取对方来电用意“是”、“好的”、“清楚”、“明白”等回答必要时应进行记录谈话时不要离题4.进行确认“请您再重复一遍”、“那么明天在XX，9点钟见。 等等确认时间、地点、对象和事由如是传言必须记录下电话时间和留言人5.结束语“清楚了”、“请放心”、“我一定转达”、“谢谢”、“再见”等6.放回电话听简等对方放下电话后再轻轻放回电话机上记住，你代表INS公司，第一形象十分重要。 打电话的人会根据你接电话的语言及态度作出对公司的判断。 重点， 1、认真做好记录 2、使用礼貌语言 3、讲电话时要简洁、明了 4、注意听取时间、地点、事由和数字等重要词语 5、电话中应避免使用对方不能理解的专业术语或简略语 6、注意讲话语速不宜过快 7、打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码第17条打电话的注意事项顺序基本用语注意事项1.准备确认拨打电话对方的姓名、电话号码准备好要讲的内容、说话的顺序和所需要的资料、文件等明确通话所要达的目的2.问候、告知自己的姓名“您好！我是英思工程科技的XXX”。 一定要报出自己的姓名讲话时要有礼貌3.确认电话对象“请问XX部的XXX先生在吗？”、“麻烦您，我要打XXX先生。 、“您好！我是英思工程科技的XXX”必须要确认电话的对方如与要找的人接通电话后，应重新问候4.电话内容“今天打电话是想向您咨询一下关于XX事”应先将想要说的结果告诉对方如是比较复杂的事情，请对方做记录对时间、地点、数字等进行准确的传达说完后可总结所说内容的要点5.结束语“谢谢”、“麻烦您了”、“那就拜托您了”等等语气诚恳、态度和蔼6.放回电话听筒等对方放下电话后再轻轻放回电话机上重点， 1、要考虑打电话的时间（对方此时是否有时间或者方便） 2、注意确认对方的电话号码、单位、姓名，以避免打错电话 3、准备好所需要用到的资料、文件等 4、讲话的内容要有次序，简洁、明了 5、注意通话时间，不宜过长 6、要使用礼貌语言 7、外界的杂音或私语不能传入电话内 8、避免私人电话第五章文具第18条行政人事部负责购买和分发办公文具。 需要办公文具的员工，可于前台处领取。 第六章资源第19条复印机、传真机、打印机等置于服务器区域，未经许可不得擅动，如需使用请联系网管或者行政部文员。 第20条请不要将机房的装订机及其他办公用具拿走。 所有上述设备不得用于私事。 第21条公司分配给员工的电脑，做为工作使用。 员工因私人使用不当造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责全额赔偿。 第22条员工不得用公司的网络浏览与工作无关的网站，或下载与工作无关的软件、信息，以免造成公司网络的速度下降，甚至堵塞。 坚决不允许QQ、BT、网络蚂蚁类软件的使用。 第23条员工不得在公司的电脑上安装与工作无关的软件，由该类软件引起的电脑系统损坏，由员工支付维修费用。 坚决不允许在电脑上安装游戏。 第24条员工因工作需要，要购买和安装公司标准以外的软件，请先于行政部联系，由行政部认可不会与公司的系统发生冲突，才可安装。 第25条不要用公司给每个员工提供的电子邮件信箱发送和接收与工作无关的信件，以减少公司网络被病毒和黑客攻击的机率。 第26条为确保最大限度地利用接待室/会议室,全体员工应遵守下述预定和使用办法?不得在会议室储放东西。 ?通过前台预定接待室/会议室。 ?取消使用时，应尽快通知文员。 ?会议结束后，应将房屋清理干净，并将椅子复位。 第七章安全第27条办公室安全?遇有火情，顺楼梯而下;不要使用电梯。 ?行政部都应备有当地火警和紧急呼救电话号码，并张贴在外以便急用。 ?不应将易燃物品带入办公室。 如因业务所需，如化学样品，请向办公室行政部门报告，并将其放置在安全地方。 ?无火情时，不要乱动人工警报器和其他救火器材。 第28条行政部负责公司办公区域的安全保卫工作办公时间（上午9001230下午13301800）由前台秘书负责来宾的接待引导工作；非办公时间（下午1800次日900及节假日）由行政部指定专人负责办公区域的安全保卫工作。 第29条公司实施门进管理系统，职员应自觉佩戴工作卡，使用工作卡进入办公区域，员工应妥善保管工作卡，如工作卡丢失，补足10元工本费由行政人事部补发。 第30条行政部门安排值班人员负责每日的开门和锁门，每日晚上值班人员在锁门前必须认真检查办公区域内的门窗是否关好，电源是