XX民爆系统科技有限公司服务站办公用房租赁管理制度.doc

XX民爆系统科技有限公司服务站办公用房租赁管理制度 XX民爆系统科技有限公司服务站办公用房租赁管理制度 一、各地服务站办公用房租赁的审批（包含续租、新租）各地服务站需要租用办公用房的，应由租房服务站主管向服务部提交办公租房申请表，由行政助理上报服务部经理审核、经主管副总审批后方可办理，并交行政部备案。 二、各地服务站办公租房的要求 1、服务站租房需要满足办公条件，房屋整洁明亮，楼外观较新，周围环境良好，交通便利，距当地公安机关较近； 2、具备床、热水器、衣柜、沙发、茶几等住宿及会客条件； 3、必须安装电话及网络，水电齐全； 4、房屋出租方必须是房屋所有者，不能是转租或合租。 三、租房办理原则 1、市场销售部可配合各服务站寻找或推荐合适的房源，原则上不得通过中介寻找房源； 2、如确需要通过中介寻找房源，由服务站主管将书面情况说明提交行政部审核，在预算范围内由行政部审批后可执行，如果超出全年预算总额费用的，上报预算管理委员会审批后方可办理； 3、租房价格由服务站主管与房主协商后上报行政部，行政部根据网上各地区房租标准进行核对，房租费用严格控制在预算范围内；如果超出预算的，上报预算管理委员会审批后方可办理。 四、租房审批服务站人员根据公司要求确定房源后，将租赁房屋的照片、月租金、押金、付款周期及承担相关费用等信息填写房屋租赁审批单上报行政部审批并备案。 五、房屋租赁合同的审批 1、房屋租赁合同必须使用公司统一制订的合同示范文本，租赁期不得超过一年；房租支付方式为月付或季付，不得年付；如特殊情况需要半年支付的，由行政部审核后，财务部审批可执行； 2、房主必须提供出租方的房产证明及房主身份证原件进行核实，并将复印件作为合同附件 3、服务站经办人将签订合同及所有附件邮寄给行政部，由行政部办理合同审批手续； 4、合同签订后，其中一份原件由行政部备案，复印件交财务备案；另一份由服务部行政助理邮寄给服务站经办人，转交给房主。 六、付款方式及费用审批 1、当合同生效、当事人拿到钥匙后才能交付房租，首次付款可由服务站经办人交付现金； 2、首付款的支付服务站经办人填写押金和房租收据后，由经办人与房主双方签字并邮寄给行政部，行政部办理付款手续，经财务部审核、主管副总或总经理审批后，由财务部直接办理汇款； 3、月付、季付或是半年付款的按自然月、季、半年，由行政部在付款当月的15日前将汇款明细进行汇总，经财务部审核，由财务部直接办理汇款； 4、现金付款必须由房主出据收款凭证，房租和押金不得开在同一张收据上（后附模版）； 5、通过中介租赁的房屋，如有相关费用，必须由中介公司开据发票； 6、房屋租金必须要求出租方提供发票。 七、房屋押金 1、如房屋内有房主较多物品，可根据情况交纳一定的房屋押金，押金的金额不得高于两个月房租。 2、办理押金退还时，由服务站主管负责与房主进行退房交接工作，如果因个人原因造成的房主物品、家具、家电损坏、丢失的，由责任人承担赔偿责任。 3、如有特殊情况不能完整退回押金的，由服务站主管负责与房主协商处理，并及时向服务部和行政部反馈具体情况。 由行政部进行核实如果确实无法退还，服务部根据具体情况对服务站主管给予相应处理意见，并上报公司。 3、押金退还时需要由行政部将房屋押金条传真给服务站负责人办理押金退还手续，押金退还后，由房主与服务站负责人同时在押金条上签字确认，并邮寄回公司，行政部备案，服务站负责人交接当天将房屋押金电汇给公司。 八、相关费用和物品 1、各地区服务站安装宽带应先经过服务部经理审核、主管副总或总经理审批后办理； 2、服务站用房需要购买的其它办公或生活用品，报服务部经理审批通过后方可购买； 3、公司承担的费用为水电费、煤气费等日常的办公费用，物业费、采暖费等其他费用原则上由房主承担，特殊情况需要服务站经办人提交书面申请，由行政部审核； 4、房内物品应与房东逐个清点，登记物品清单并双方签字确认，作为租房合同的附件。 物品清单中不得涉及物品价格。 九、房屋续租、退租 1、租赁房屋需要续租的，行政部提前一个月通知服务站主管与房主协商签订续租合同，并提交办公用房续租申请表，按租房审批程序办理； 2、服务站租赁房屋不再续租的，应由服务站主管提前一个月与房主协商并妥善处理退房工作； 3、如遇特殊情况需提前退房的，应提前向行政部提交书面申请，服务部经理审核、主管副总审批后执行，并妥善处理好退房工作。 十、服务站房屋租赁资料存档各地服务站的房屋租赁合同原件、押金收据原件及相关的房产证明及房主身份证复印件等，必须在签订合同后行政部存档备案。 所有资料复印件提交财务部作为付款核对依据进行备案。 十一、服务站房租预算 1、每年的12月份前，服务部将根据下年度业务发展需要，制定各地服务站建站计划，提交主管副总审核，由总经理审批； 2、行政