一办公环境管理与维护ppt课件.ppt

1见 秘书实训指导 中国建材工业出版社 第33页 一现代办公布局的设计与设置 一 现代办公结构和布局 蜂巢型密闭型鸡窝型 或半开放型 俱乐部型 蜂巢型 蜂巢型属于典型的开放式空间 自律性及互动性最小 属于例行性 重复性高而个人积极性极低的工作形态 适合朝九晚五或者24小时轮班的工作 办公室采用开放形态 同事间互动较少 这是比较传统的办公室规划 目前的这类办公室加强了现代通讯设备的运用 使工作进行更加便捷有效 采用这一形态的典型工作包括银行 财务及行政人员 资料输入员和客服中心等 密闭型 密闭型属于较为个人化的独立工作空间 自律度高而互动性差 适合个人化的 专注的及较少互动性的工作 而且工作时间及地点较不规律 这种办公室具有独立的单间 或是在开放空间中有较高的办公隔间 其中各种办公功能齐全 使个人工作时不受干扰 这一类型的工作者包括会计师 律师 电脑工程师及公司管理层 鸡窝型 或半开放型 鸡窝型属于团队小组式的工作空间 自律性低但互动性高 办公空间通常为开放空间或独立的组群房间 每个人有固定的工作桌和电脑 复印机及其他办公设备则共享 其中还包含共用的洽谈桌或会议桌等讨论空间 这一类型的工作者有设计小组 研发团队 多媒体部门 保险业务人员等 俱乐部型 俱乐部型属于同时兼具个人和团队合作 经常需要小组讨论的工作 而且工作时间长 地点也不限 适合于高自律性和高互动性的知识工作者 因此 办公空间可以根据不同的任务编组作调整 采用分享的规划观念 在这一形态中 个人座位并不固定 但注重私密性 使个人工作时不受干扰 会谈区可以容纳少数或多数人共同讨论 而且这类会谈区并不仅仅限定在会议室等固定区域 当个人研究遇到问题 可以在吧台 用餐区或者舒服的沙发上进行讨论 适合此类型的工作有广告 媒体 公关 网络 管理顾问等公司以及各类公司的创意部门 二 现代办公空间的设计原则 对企业类型和企业文化的深入了解对企业内部机构设置及其相互联系的了解前瞻性标准舒适性 方便性标准环保性标准安全性标准 物质安全 信息安全 对企业类型和企业文化的深入了解 只有充分了解企业类型和企业文化 才能设计出能反映该企业风格与特征的办公空间 使设计具有个性与生命 对企业内部机构设置及其相互联系的了解 只有了解企业内部机构 才能确定各部门所需面积和规划好人流线路 事先了解公司的扩充性也相当重要 这样可使在迅速发展过程中不必经常变动办公流程 前瞻性标准 尽量兼顾公司发展规划需要的前瞻性尽量兼顾办公技术发展的前瞻性 舒适性标准 光线 色彩 气候 噪音 工作间的布置等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响 所以对一个办公室来说 很重要的一点就是舒适整洁1 温度 最适宜健康的工作温度是15 20 2 湿度 最适宜的湿度为40 60 3 空气流通 需要45立方公尺 人 分的新鲜空气 4 空气的净化 包括打扫 拖洗 擦净 上腊与打光等 方便性标准 办公室的应该力求方便 争取时效 如相关的部门应尽可能安排在相邻的地方 以避免不必要的迂回穿插 便于工作的协调和同步进行 环保性标准 应该在办公室设计中尽可能的融入环保的原则和概念 如使用环保材料 降低空间能耗等等 安全性标准 确保人身财产的安全确保信息的安全 三 具体的布置要点 以大间办公室办例 使用统一大小的桌子 档案柜应与其他柜子的高度一致 以增进美观 采用直线对称的布置 主管的办公区域需保留适当的访客空间 将通常有许多客户来访的部门 置于入口处 主管的工作区域位于部属座位之后方 以便于控制和监督 全体职员的座位应面对同一方向布置 常用的文件与档案 应置于使用者附近 应保持公共空间和私人空间的独立 桌与桌之间应留有一米左右的距离 桌位的排列 宜使光线由工作人员的左侧射入 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方 计算机等办公自动化设备 应有其独立的空间 既要方便使用又不影响别人工作 二秘书对办公责任区的管理与维护 秘书应管理的三个办公责任区 上司办公区个人工作区公共工作区 1对上司办公区的管理 开窗换气 调好空调温度 给绿色植物浇水 清除残枝败叶 桌面文件整理 办公用品检查 准备饮料 茶叶或咖啡 搞好清洁卫生 2对公共责任区的管理 自觉并协助 督促各成员爱护公用设施 遵从节约原则 维护区内清洁 及时清除区内潜在安全隐患 及时消除办公设备故障 识别办公室安全隐患 办公建筑隐患 主要指地 墙 天花板及门 窗等 如地板缺乏必要的防滑措施 离开办公室前忘记关窗 锁门等 办公室物理环境方面的隐患 如光线不足或刺眼 温度 湿度调节欠佳 噪音控制不当等 办公家具方面的隐患 如办公家具和设备等摆放不当 阻挡通道 家具和设备有突出的棱角 橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等 办公设备及操作中的隐患 如电线磨损裸露 拖曳电话线或电线 电脑显示器摆放不当的反光 复印机的辐射 违规操作等 工作中疏忽大意的人为隐患 如站在转椅上举放物品 女士的长头发卷进有关的机器设备 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上 在办公室里抽烟 不能识别有关的安全标识等 消防隐患 如乱扔烟头 灭火设备已损坏或过时 灭火器上堆放物品 火灾警报失灵等 隐患记录及处理表 设备故障表 3对个人办公责任区的管理 定期对责任区的地面 平台 档案柜 计算机 电话筒 电话按键等进行清洁 整理 随时对文件夹等零散物品进行归整 临时离开个人办公区时 应做好信息安全和物品安全的防范措施 实务训练 为贵公司设计一个适宜的办公空间 为贵公司的各类办公室分别草拟相应的 办公室日常管理条例 讨论结果的组成部分 工作任务 标题 工作情境描述背景材料部门办公场所布局设计平面图办公场所布局设计原则的说明 工作任务 要用最简洁的文字表述所完成的工作任务 工作情境描述 需要事先设定的工作场合和工作状态 是一种假设的前提 在本方案设定的基本情境的前提下 可根据自己选定的真实单位的情况 做出明确的情境描述 要具体说明单位情况 如 各部门之间的工作关系 背景材料 单位原有办公场地平面图等的原始材料走访同类公司办公场所安排的情况 以及对其利弊的分析等 办公场