XM3XZ0006(A1)人事行政中心活动经费管理制度(内部受控即可).doc

XM3XZ0006(A1)人事行政中心活动经费管理制度(内部受控即可) 珠海西默电气股份有限公司XIMO ELECTRICINC.OF ZHUHAI行政人事中心活动经费及管理规定文件编号XM-3-XZ-006文件版本:A2发行日期xx-08-01实施日期xx-08-01核准审核编制特别声明此文件为公司财产，未经允许，任何人均不得私自影印、损坏或带离本公司！文件适用范围?ISO9001文件履历表修订日期版次修订内容xx1223A0ISO9001体系整合制定第一版xx0101A1公司名称由科技改为股份xx0801A2旅游经费使用标准及报销注意事项制定部门人事行政部分发栏核准审核制定珠海西默电气科技有限公司第3页共3页标题部门活动经费管理制度编号XM-3-XZ-007制订部门人事行政部版次A2制订日期xx-08-01部门活动经费管理规定为了充分提升员工业余生活团队活力，增强企业凝聚力。 公司将根据每年财务收支决算情况对员工专项活动经费进行施行按量计提、适当宽松、先申请后执行的专项管理机制。 希望通过开展各项员工活动，感谢员工对企业的贡献，同时也体现企业对员工的关怀，从而持续的提升全员凝聚力、开创西默特有的企业文化。 1.员工活动经费标准1.1经费执行标准1.1.1部门按￥50元/月/人核算，经费每年年初预算一次(部门负责人要对本部门用人进行预算，年初跟年末的人数取中间值），行政部会下发预算表至各个部门负责人。 员工活动为半年考核制，原则上每个月组织一次或两个月组织一次，行政部会根据各部门活动的组织情况，对下半年的员工活动费用预算进行调整。 若上一年内活动经费未使用完毕，经费将自动作废，将不再累计到下一年部门活动经费中。 1.1.2公司提供￥600元/年/人的旅游经费，各部门自行组织活动，并提前向行政部报备。 2.活动原则及方式2.1为提升团队凝聚力、公司鼓励多举办跨部门活动，活动举办要求有主题、要求有专人负责记录、跟进，尽量减少单一聚餐式活动。 2.2部门级内部活动，跨部门活动可自行组织，如需行政部协助的，行政部可予以适当协助。 2.2跨部门活动人数超过20人（含20人）的，可邀请行政部协助负责活动的组织统筹安排，各部门助理予以协助配合。 2.3部门经费每年不得用于聚餐的费用不得多于3次。 公司提倡同事们多参加户外活动，比如旅游、温泉、爬山等等。 3.活动经费申请及规范流程3.1组织活动流程活动费用指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政人事中心领导提出本次费用计划，经行政人事中心领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。 3.2具体实施 （1）旅游经费600元/年/人的使用活动开展前2天，请活动组织负责人填写附件1员工活动备案表，经部门负责人、行政部负责人签字审核备案，行政部将根据活动的策划预算情况给出意见，交财务部审核，再呈报副经理审批，审批通的，活动予以执行。 （跨部门活动可指定其一部门作为组织方执行），并在旅游活动之前必须签订附件2个人安全免责协议书及声明交由行政部保管。 （超出部分，部门内部承担） （2）下午茶20元/周/人的使用活动开展后三天内，请活动组织人填写附件1员工活动备案表，提交购买下午茶的明细表（包括数量、单价、总额等），经部门负责人、行政负责人签字审核备案。 （超出部分，用部门50元/月/人的经费抵扣）珠海西默电气科技有限公司第4页共4页标题部门活动经费管理制度编号XM-3-XZ-007制订部门人事行政部版次A2制订日期xx-08-01备注附件1一式两份，一份交由行政部保管，一份交由财务保管。 4.活动经费的使用及报销4.1经费的使用4.1.1行政部负责活动费用的管理、预算、支出统计工作。 4.1.2行政部会定期公布员工活动费用的支出情况，以便于各部门做好下次活动的开展计划。 4.1.2员工活动费用只限于跨部门活动、部门内部活动使用。 除此以外其他活动不属于员工活动预算经费内。 4.2费用的报销4.2.1各部门组织的活动需要有活动主题，并配有相关的活动图片及软文。 4.2.2费用报销单填列规范。 经办人在办理各项费用报销时，费用报销的票据要求是税务部门认可的正式发票。 其中服务业、餐饮业、运输业的发票为地税部门发票。 商品、货物、提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票。 确实无法取得，可以采用付款凭单代替，但需写明原因。 发票级次增值税发票-普通发票-正式收据。 填写费用报销单，经部门负责人签批后交行政部审核，再呈报财务部，财务部审核通过的予以报销。 4.2.2建议活动组织部门提供活动图片及录像，以便作为公司年刊的新闻资料。 5.收集活动反馈意见5.1参与活动各部门的负责人，尽量将员工的建议或意见统一汇总，交行政部统计并归档，可作为下次活动开展的借鉴。 6.活动负责人职责6.1为了增进部门领导与员工间的和谐关系，相关部门领导必须积极参于部门内部活动，以此增强相互间的沟通，拉进领导与员工的距离。 6.2部门负责人要掌控每个月的经费花销，做好安排及相关费用报销工作。 6.3部门负责人应多组织有意义的户外活动（爬山、游泳等），增加活动的丰富性，达到强身健体的作用。 6.4跨