高校固定资产管理信息系统设计ppt课件.ppt

05 03 2020 1 固定资产管理信息系统设计 班级 财务管理0302小组人员 左玲玲0302190251苏江妍0302190248吕琳辉0302190243 05 03 2020 2 目录 前言一 系统规划 一 系统建立的背景及意义1 系统建立的背景2 固定资产业务管理概述3 学校固定资产管理特点 二 系统可行性研究1 系统开发方式和目标2 系统可行性分析 05 03 2020 3 二 系统分析 一 现行系统分析1 系统组织结构和功能2 业务分析 二 新系统逻辑模型1 系统安全性分析2 数据流图3 数据字典三 系统设计 一 系统功能设计 05 03 2020 4 前言 信息系统是一门比较新的交叉型的边缘学科 它以管理科学和系统论等为主要理论基础 综合运动信息技术 计算机网络技术和数学方法 同时也将其他一些新兴的学科 如人工智能 决策理论 协同理论等 的研究成果结合进来 融合提炼组成一套新的体系和方法 从而为企业和组织充分利用信息资源 提高生产效率与效益 提供了理论上和方法上的指导21世纪是信息社会 信息和管理信息系统的概念已经深入到整个社会的各行各业 目前我国大部分企业面临着信息化的改 建设 向心经济转型等一系列的新问题 解决这些问题的一个重要途径是学习 开发 使用管理信息系统 据以上信息 在收集了大量资料和参考了各行业和部门的信息系统设计后 由左玲玲 苏江妍 吕琳辉成立了一个MIS开发小组 本小组在老师指导下将理论和实践统一起来 设计了一套高校固定资产管理信息系统 在系统设计过程中本小组虽然翻阅了大量资料 但由于时间和能力的限制 设计存在许多失误和不足之处 在老师的指导和修正下 我们对其进行了进一步完善 存在的不当之处 还请老师和同学给以指正 05 03 2020 5 一 系统规划 通过用户需求分析 市场调研及预测等形式提出系统的初步需求 在学校领导批准立项后 由项目小组组长负责系统规划 确定项目开发计划 一 系统建立的背景及意义1 系统建立的背景 05 03 2020 6 05 03 2020 7 05 03 2020 8 2 固定资产业务管理概述固定资产是指价格超过500元的教学设备 教学仪器和工具等物品 低于500元的物品属于低值易耗品处理 而价格超过10000元以上的设备 属于大型仪器 也属于固定资产管理的一部分 目前学校拥有十几个行政部门 系部单位 设备处根据学校的情况对固定资产进行目录和分类 固定资产管理的基础数据有 固定资产分类 固定资产科目设置 如固定资产 累计折旧 租金费用等 和固定资产卡片等 学校固定资产处理有固定资产增减 出租与租入 修理与折旧等 3 学校固定资产管理特点目前学校拥有近百种固定资产 因为种类繁多 分布散乱 给管理带来了诸多不便 经常是设备处不了解固定资产的使用情况 财务处记账无从下手 影响了学校的正常运作 也直接影响了学校的经济效益 05 03 2020 9 二 系统可行性研究1 系统开发方式和目标固定资产代表着学校中大部分的总资产和净资产 有效的管理固定资产是企业财务核算部门的重要工作之一 固定资产的管理信息有助于学校在收购 报废和使用固定资产时最有效的作出正确的决策 固定资产报表可以很清楚的描述出学校中固定资产的状态和使用情况 学校对固定资产的管理 不仅涉及到资产效能的发挥 资金的占用 而且还会直接影响到学校教学活动能否顺利进行 05 03 2020 10 面对固定资产管理的现状 学校有三种选择 不作任何变化 维持固定资产目前的手工管理现状 购买市场上的商品化软件 提高固定资产管理水平 根据学校的实际情况 自行开发固定资产管理软件 05 03 2020 11 第一种选择显然是要被排除的 因为学校领导对固定资产的重要性有正确的认识 迫切希望通过建立固定资产计算机管理信息系统 使学校管理工作进一步规范化 制度化和程序化 避免资产管理的随意性 提高固定资产信息处理的速度和准确性 以便及时 准确地把握学校固定资产的信息 改变固定资产混乱的现状 从而提高领导决策的水平 05 03 2020 12 对于购买商品化的固定资产管理信息系统软件 持否定态度 其原因有 经费问题 购买一套基于大型关系数据库德固定资产的软件的价格要近万元甚至几十万元 功能方面 因学校有特殊性 商品化的通用软件很难适应实际业务的需要 如系统的灵活性方面 数据共享 通用的商品化软件的数据库底层一般都是不开放的 数据共享性差 如记账凭证的共享问题 资产报表的格式转换问题 可移植性 商品化软件的可移植性一般都比较差 难以适应企业业务发展的需要 企业投资得不到保护 05 03 2020 13 所以 学校选择第三种方式 并提出了开发的5个目标 根据学校发展的需要 结合学校目前的实际情况 采用先进的计算机软件开发技术 为学校 量身定做 一套 固定资产管理信息系统 能实现固定资产系统与帐务处理软件记账凭证的自动传递 减轻会计人员的劳动强度 系统要具有高度可移植性 数据共享性 能适应学校未来业务发展的需要 通过对固定资产管理信息系统的使用 让学校领导进一步加深对学校建设管理信息系统重要性和必要性的认识 为学校下一步实现全面电子化信息管理奠定一个良好的基础 争取实现本系统在全校范围内的推广 05 03 2020 14 2 系统可行性分析系统可行性分析主要包括 1 系统运行可行性 大部分业务人员已经掌握了计算机的基本使用方法和操作技能 对于局域网windows环境下的软件使用比较熟悉 对于新系统的开发 用户表现出极大的兴趣和参考热情 提出了许多很好的建议和要求 同时 学校制定了固定资产管理的诸多规章制度和规则 为本系统实现计算机管理提供了可靠保障 2 技术可行性 随着软件开发工具的发展 众多面向对象的 可视化的开发工具能帮助系统开发者提高软件开发的质量和效率 学校已经建立了内部局域网 可为固定资产信息管理系统实现数据通信 资源共享 开发固定资产管理信息系统技术上是可行的 3 经济可行性 固定资产管理信息系统所需要的投资在立项通过后 由学校投入 投资费用包括 设备购置费 软件开发费 管理和维护费 人员工资和培训费等 投资费用已由学校转向拨出 系统运行将提高固定资产管理的质量和水平 提高固定资产的利用率 为学校带来直接和间接的经济利益 05 03 2020 15 通过对固定资产管理信息系统的应用 真正帮助学校对固定资产进行卓有成效的管理 充分发挥固定资产的效能 最大限度的减少对资金的占用 保证学校教学活动的顺利进行 基于以上开发目标 系统开发的范围为 系统只涉及学校的固定资产管理 不涉及其他部门的业务管理 具体内容包括 固定资产的增减变化 原值的变化 每月提取折旧金额的计算 固定资产明细帐和总帐 固定资产报表的查询和打印 记账凭证的生成和传递等功能 通过以上分析 开发新系统是完全必要和可行的 05 03 2020 16 在系统规划的基础上 分析线性系统的组织结构和职能 找出存在的问题 分析深层的原因 建立新的系统逻辑模型 一 线性系统分析1 系统组织结构和职能 二 系统分析 05 03 2020 17 学校的固定资产主要由设备处和财务处进行管理 他们的职责分工是 设备处负责对固定资产的实物进行管理 定期对固定资产进行相应地维修和保养 负责新添固定资产的审批和采购 财务处负责固定资产的卡片管理 每月要对固定资产进行相应的财务管理 2 业务分析从实际业务处理的内容来看 主要应该包括 采购管理 日常卡片处理 财务核算和报表查询四个部分 05 03 2020 18 采购管理 这项工作由设备处完成 当学校各部门申请购置新的固定资产时 首先由设备处进行考察并作出是否购置的决定 报请院长审批 再由设备处去财务处领支票 购买固定资产 购回后那原始凭证 发票 向财务处报账 日常卡片处理 由财务处会计人员完成 每月要根据固定资产卡片提取本月折旧额 并对固定资产的增加或减少以及固定资产原值的变化进行相应的卡片处理 见图1 05 03 2020 19 05 03 2020 20 05 03 2020 21 05 03 2020 22 需求分析学校固定资产管理信息系统 必须能对相关数据进行管理 能随时回答管理人员和使用者的各种查询 能方便的进行各种数据的更改 增加和删除操作 能按要求进行数据的汇总 统计和分析 能随时按需要进行各种报表的生成和打印 以满足财务 计划 统计和上级主管部门的需要 克服人工系统存在的种种缺陷和弊端 05 03 2020 23 功能和目标学校固定资产管理系统 除具有人工系统的全部功能 如信息登陆 信息查询 信息修改 清仓查帐 用户服务等功能外 还应具备数据统计 数据分析 报表自动生成和打印等功能 以提高管理工作的效率和质量 提高统计工作的准确性和信息的可靠性 以及报表制作的及时性 05 03 2020 24 05 03 2020 25 新系统逻辑模型在对学校固定资产管理方式和业务流程进行分析和研究的基础上 经过与学校领导及相关人员的反复协商 论证 确定学校固定资产管理信息系统的逻辑模型 新系统将主要由财务处使用 具有日常卡片处理 财务核算和报表查询输出功能 对于固定资产采购申请业务 沿用以前的处理方式 根据教工或部门的申请 由设备处专用软件 固定资产采购申请表 由院长审核签字批准后 由设备处完成资产采购 新系统能够以Word或Excel的格式向设备处以及学校领导提供各种固定资产报表 新系统的逻辑功能以数据流图和数据字典的方式描述 05 03 2020 26 系统安全性分析为了增强数据安全性 学校要求采用大型数据库 以便保证系统启用后不会出现数据丢失 死机等现象 并保证数据库的一致性 并发性和可移植性 而且要具有定期备份 数据恢复的功能 不同岗位的人员进入系统后台 只能调用不同的资源 具体说明如下 1 关系数据库本身都具有事务回卷 定期备份等功能 只要在开发后选用大型关系数据库 系统数据安全还是有保证的 2 在权限管理方面 根据学校的实际情况和从简化系统出发 对后台数据库不做严格的权限控制 指通过前台数据库开发工具对用户登录权限进行严格划分和控制 3 使用固定资产管理信息系统的人员可划分成系统管理员 操作员 查询员三类 05 03 2020 27 系统管理员对系统拥有最高权限 可以修改 设定所有人员的密码和权限 并拥有对系统的查询 修改 删除等权限 这一角色由财务处处长担任 操作员即系统的录入人员 主要是指财务处内负责固定资产业务的会计人员 他们拥有对系统的查询 修改 删除等操作权限 只能修改自己的密码 不能修改别人的密码 查询员主要是指学校内使用固定资产的各部门人员 他们只有对相关数据进行查询的权限 不能对数据进行修改和删除操作 根据以上权限的划分 用户登录系统的验证过程如图 05 03 2020 28 05 03 2020 29 05 03 2020 30 2 固定资产顶层数据流图 05 03 2020 31 3 日常卡片管理数据流图 05 03 2020 32 4 财务核算数据流图 05 03 2020 33 05 03 2020 34 05 03 2020 35 05 03 2020 36 05 03 2020 37 三 系统设计根据项目开发计划和系统分析报告的要求 由项目负责人带领系统分析员 设计人员进行系统设计 建立目标系统的物理模型 设计系统的总体结构 确定各组件的功能结构 定义各组件间的数据接口和控制接口 涉及数据库和全局数据结构 递交系统设计报告 并由专家小组进行集体会审 批准 在系统设计的过程中 要随时依据目标系统的逻辑模型的变化来调整目标系统的物理模型 进而选择一个相对最佳的目标系统实现方案 如果在本阶段中发现目标系统的逻辑模型又不合理的地方 而导致无法进行系统设计 则可能要返回到系统分析阶段进行重新分析 重新建立目标系统的逻辑模型 05 03 2020 38 05 03 2020 39 1 日常处理模块这一模块是系统的核心 主要完成对固定资产业务的处理 内容包括 固定资产增加 固定资产减少 固定资产原值变动以及固定资产折旧 1 固定资产增加的业务处理 固定资产的业务有 购入 自建 改建或扩建 其他单位投资转入 融资租入 捐赠和盘盈等 当固定资产增加时 要增加资产卡片 还要根据资产卡片上增加的金额 生成相应的会计凭证 并自动转入到财务处理模块内 05 03 2020 40 2 固定资产减少的业务处理 转让 报废或损毁 盘亏等业务都会导致固定资产的减少 当固定资产减少时 要删除资产卡片 还要根据资产卡片上减少的金额生成相应的会计凭证 并自动转入到财务处理模块内 3 固定资产原值变动的业务处理 分为原值增加 原值减少两种情况 原值变动是要改动资产卡片 也要生成相应的会计凭证 转入财务模块内 表1是原值变动时的会计分录 05 03 2020 41 4 固定资产折旧的业务处理 对每一张固定资产卡片每月都要进行折旧计算 分别算出月折旧额 累计折旧额和资产净值 并回写到资产卡片中去 固定资产的折旧方法很多 学校采用的是平均年限法 即固定在预计的折旧年限内 根据原始价值与预计净残值 按每年平均的计提折旧的方法 计算公式为 原值变动时的会计分录 表1 05 03 2020 42 年折旧率 1 预计净残值率 规定的折旧年限 100 月折旧率 年折旧率 12月折旧额 固定资产原值 月折旧率学校的固定资产折旧遵循以下原则 当月增加的固定资产 当月不提折旧 当月减少的固定资产 当月照提折旧 将所有卡片的月折旧额 累计折旧额相加求和 并根据这一汇总数 生成一张记帐凭证 会计分录见表2 折旧处理会计分录表 2 05 03 2020 43 2 报表查询打印模块 这一模块主要完成固定资产报表的查询和统计 为学校领导提供所需的数据 包括固定资产卡片查询 固定资产原值一览表 固定资产折旧计提表 增减情况变动表 原值增减变动表等 这些报表时学校日常所需要的主要报表 要求每一个报表都能够根据不同的查询条件 如部门 日期或资产类别 输出相应的汇总数据 每一个报表都能够单独打印输出 并且能够转换成word或excel的格式输出 3 财务处理模块 这一模块包括记帐凭证修改 明细帐和总帐查询以及记帐凭证转出功能 主要完成对固定资产的财务处理 05 03 2020 44 1 记帐凭证修改 接收日常业务处理模块所产生的记帐凭证 并可在此基础上对这些凭证进行修改操作 2 资产明细帐查询 根据记帐凭证生成资产明细帐 并可分别根据资产类别和使用部门进行明细帐查询 3 资产总帐查询 根据资产明细帐汇总生成 可分别根据资产类别和使用部门进行总帐查询 4 记帐凭证转出 将记帐凭证转换成文本文件 txt 输出 以便于和学校使用的财务管理软件实现共享 将固定资产生成的凭证转入到其记帐凭证数据库 05 03 2020 45 4 初始设置模块这一模块式工作的基础 当第一次使用系统时 要将固定资产的初始数据完全 正确的录入进去 才能保证以后的正常使用 初始设置的内容包括 部门定义 固定资产的类别定义 生成固定资产凭证所涉及到的会计科目的定义以及固定资产原始卡片的录入工作 1 使用部门定义 固定资产是由各个部门呢统一管理和使用的 在使用本系统时 应先将学校的各所属部门输入到系统之中 以便于折旧的计算和各种报表的生成 05 03 2020 46 2 资产类别定义 目的是将固定资产根据学校的实际使用情况进行合理的分类 以便为固定资产的折旧计算和汇总提供依据 3 操作员管理 实现对本系统的操作使用人员的管理 4 会计科目的定义 输入与生成固定资产凭证相关的会计核算科目 是生成记帐凭证的基础 5 原始卡片录入 为保持历史资料的连续性 在正式使用本系统进行固定资产核算管理之前 必须将原始的卡片 资料输入到系统中去 05 03 2020 47 5 帮助模块涉及这一模块的目的是为了方便会计人员对固定资产管理信息系统的操作 内容包括 收发电子邮件 计算器 打印机设置 上机日志等 二 系统物理结构设计学校的财务处建立一个基于windowNT的内部局域网 局域网有一台网络服务器 6台PC机作为工作站 并配有打印机和UPS电源等硬件设备 目前在局域网上运行的主要是网络版的财务软件 供会计 出纳和财务经理日常操作使用 固定资产管理信息系统准备安装在其中一台工作站上 05 03 2020 48 三 数据库设计1 系统涉及到的实体固定资产中所涉及的主要实体及其属性有 部门 部门编号 部门名称 部门负责人 操作员 操作员编码 操作员名称 密码 权限 固定资产类别 类别编码 类别名称 计量单位 使用年限 残值率 统计分类 会计科目定义 级次 会计科目编码 会计科目名称 记帐凭证 凭证的编码 摘要 科目名称 借方金额 贷方金额 合计 制单人 日期 05 03 2020 49 固定资产基础卡片 固定资产卡片编号 资产名称 规格型号 使用部门 折旧方法 使用年限 购置日期 开始使用日期 停止日期 原值 残值率 残值 累计折旧 月折旧率 月折旧额 净值 原值变动金额 资产增加方向 存放地点 计量单位 对应入帐科目 保管人 2 系统的实体 联系 E R 图为了使E R图表示的更清晰 将E R图分成实体及其属性图和实体及其联系 3 关系模型 05 03 2020 50 固定资产信息管理系统管理窗口 管理窗口 一 用户登录窗口 05 03 2020 51 管理窗口 二 密码修改窗口 05 03 2020 52 4 数据库的物理设计 1 数据库和表名称 为了编程 本系统中所有字段代码一律采用汉语拼音的首字母作为该项的代码 例如 残值率的代码是CZL 计量单位的代码是JLDW 数据库中的表名称和字符标识如表所示 05 03 2020 53 数据库中的表名称和字符标识 05 03 2020 54 2 标的结构设计 下面以固定资产类别表 ZCLB 数据库表结构设计为例 固定资产类别表 05 03 2020 55 四 安全性设计数据库SQLSERVER2000的安全性管理功能是非常强大的 相对来说也比较复杂 根据系统分析的结果 对系统安全性进行有针对性的设计 1 后台SQLSERVER2000的数据库以SA为系统管理员 这一角色由学校转制计算机人员担任 负责对后台数据库的设计 2 对所有从固定资产系统前台登陆的合法用户 都以DBO的角色来访问后台固定资产数据库 3 通过前台的数据库开发工具POWERBUILDER对用户登录权限进行严格的控制管理 在系统操作员表内将登录用户划分为三个组 系统管理组 操作组和查询组 05 03 2020 56 系统管理组内的人员是系统的最高管理者 对操作组和查询组内的人员和密码有增加 删除和修改的权限 并对系统内的所有菜单有操作的权限 操作组内的人员对系统的全部菜单都有查询 修改和删除的权限 包括对日常业务处理 财务处理 报表查询和打印 初始设置模块都可进行操作 查询组内的人员只对系统内的报表查询打印模块有查询的权限 对其它菜单功能都不能操作 05 03 2020 57 4 第一次进入系统时 默认的管理员为SA 密码为SA 本系统由管理员SA负责添加和删除操作组和查询组的用户 若系统输入的操作员不属于系统设定好的合法用户 则系统出现错误提示窗口 点击 确定 后回到系统用户登录界面再重新登陆 五 界面设计由于学校固定资产管理信息系统的最终用户是对计算机技术并不精通的财务人员 从应用需求出发 本着用户操作界面友好 清晰 易学易用 易与维护的原则来进行设计 05 03 2020 58 1 主界面设计本系统的用户界面设计是将屏幕划分为两个区 屏幕最上方为主菜单区 显示本功能子系统的主菜单 用户可以用鼠标或光标键左右移动红色光带来选择下拉菜单选择项 当用户通过菜单选择了所要进行的工作后 系统进入相应的业务处理功能 这是真个业务处理活动在屏幕的中间区域 工作区进行 当用户的业务处理完毕后 系统将自动返回到进入此处理之前的原始菜单显示状态 2 输入界面设计固定资产管理信息系统的输入界面设计主要包括部门定义 固定资产类别定义 操作员定义 固定资产卡片输入 会计科目定义界面等 05 03 2020 59 3 输出界面设计固定资产管理信息系统的报表采用屏幕输出和打印输出的方式 按照用户的要求输出各种所需的报表 分别是固定资产部门分类汇总表 折旧计提表 资产增减情况变动表 固定资产明细帐 固定资产总帐 资产卡片查询等 固定资产增减情况变动表年月日资产卡片编号固定资产名称变动方式资产原值备注 固定资产增减情况变动表的输入格式 05 03 2020 60 固定资产卡片 固定资产卡片输入界面 05 03 2020 61 四 系统实施根据项目开发计划 按照目标系统的物理模型 在选定的系统开发环境和开发支持环境的基础上进行系统的具体实施 包括开发平台选择 应用程序设计 系统构造和单元测试 确定软件度量 经过多次循环反复和螺旋渐进 直至最终实现系统的既定目标 完成系统程序的编制 如果在本阶段中发现目标系统的物理模型又不合理的地方而导致无法实现目标系统 则可能要返回到系统设计阶段重新进行系统设计 重新建立目标系统的物理模型 05 03 2020 62 一 开发工具的选择1 前端软件开发工具的选择选择PowenBuilder作为开发固定资产管理信息系统的前端开发工具 PowerBuilder是在Windows下的客户机 服务器 C S 息系机构的面向对象的可视化软件开发工具 适应软件发展的潮流 2 后台数据库的选择MicrosoftSQLServer是Microsoft公司开发的一个基于结构化查询语言 SQL 和客户机 服务器模型的高性能的关系数据库管理系统 是一种企业级的数据库管理系统 主要是被设计来支持大容量的事务处理 尽管SQLServer可以稳定高效地运行于单机或文件共享系统中 但其不是SQLServer的主要应用领域 目前 随着 05 03 2020 63 Internet和Intranet应用的发展 SQLServer在这方面的应用受到越来越多的重视 虽然现在学校的固定资产系统的数据量不大 但从公司业务发展的角度考虑 选择SQLServer最为后台数据库 3 软件开发平台的选择基于PowerBuilder和SQLServer对运行环境的要求 并根据目前公司计算机硬件设备的实际情况 选择windowsXP中文版作为系统开发 测试和运行的平台 05 03 2020 64 二 系统测试 运行和维护1 系统测试为了使系统稳定运行 对系统进行了有针对性的全面测试 方式为 1 菜单项测试 为了保证每一项下拉菜单