公司报销管理制度.doc

公司报销管理制度 深圳市*贸易有限公司报销管理相关规定1.0目的1.1为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特定此规定。 2.0范围2.1公司所有报销业务。 3.0职责3.1借款人填写借款单或报销单并粘贴齐相关单据；3.2部门主管审签借款及报销单据；3.3会计复核借款及报销单据；3.4财务经理审核借款及报销；3.5总裁或总裁助理批准借款、报销；3.6出纳根据经批准的单据报销付款。 4.0作业内容4.1.报销有关规定4.1.1借款、报销审批权限4.1.1.1公司员工因公出差借款或报销，由本部门主管审签后，由会计对单据进行复核，送公司总裁或总裁助理批准，方能借款或报销。 一般不批准员工借款私用，确需借款的，应不超过未发工资的30%。 4.1.1.2员工出差需预借差旅费的应填写借款单，经过批准程序后到财务部预借差旅费（凡借款金额在1000元以上的，应最少提前一天通知财务准备资金）。 4.1.1.3员工出差返回后，凭出差申请单和费用报销单按规定的时间及审批手续到财务部门报销。 4.1.2报销时限的规定4.1.2.1发生的费用二星期内报销，不允许跨月报销。 4.1.2.2超过一个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部不予报销。 4.1.2.3总裁或总经理因其业务的特殊性，报销时限可适当延长，但以不跨月报销为佳。 4.1.2.4现金报销业务为每星期五下午支付，凡报销金额在2000元以上者，应在星期四中午前通知财务。 4.1.2.5月结报销时间为每月15号前办妥申请请款手续，财务在当月25-28日付清所有款项，遇假期顺延（特殊情况除外）。 4.1.3报销程序和方法4.1.3.1由当事人到财务部领取费用报销单，并认真填写报销单上的各项内容。 并附原始单据于费用报销单后。 4.1.3.2由当事人将填写完整的费用报销单交由会计复核并转交总裁或总裁助理审批。 4.1.3.3出纳根据审核完整的单据办理付款手续。 4.1.3.4审批500元以下的所有人员的报销须部门经理或总裁助理签字后由总经理或副总经理审批；500元以上至1000元以下的所有人员的报销须部门经理或总裁助理签字后由总经理且副总经理审批，；1000元以上的所有人员的报销须部门经理或总裁助理签字后由总裁审批。 4.1.4报销注意事项4.1.4.1若原始单据遗失，应取得开出单位证明，总裁或总裁助理批准，才能代作原始单据。 4.1.4.2若原始单据遗失而又无法取得证明的，应由当事人填写现金支出证明单，总裁或总裁助理核准，方能代作原始凭证。 4.1.4.3只有经过财务部审核的真实、合法、完整的原始单据，才能作为合法的原始凭证予以报销，否则财务不予报销。 4.1.4.4发票抬头（付款单位或客户名称）处应填写公司全称，如深圳市*贸易有限公司，而不能简化为*贸易有限公司等不齐全的名称，名称不齐全视为不合格发票，不能作为报销凭据；发票名称为个人姓名、私家车牌号的不能报销。 4.1.4.5所有发票（火车票除外）都应有两个印章，一是全国统一发票和税务部门监制的印章（发票上方红色椭圆形），二是开票单位加盖单位财务专用章或发票专用章，盖其他类型的章的发票为无效发票，印章不清或根本没有印章的发票为无效发票。 4.1.4.6必须准确填开日期和内容；无论是机打还是手填都必须将发票日期及内容填写齐全，内容包括开票单位发票章或财务章、抬头、开票日期、商品名称、数量、单价、金额、规格、型号、开票人，大小写（是否一致），如发票上商品名称标注不全的，报销时请附上机打商品明细表；已超过发票使用期限的发票（发票有标识使用期限的）为无效发票。 4.1.4.7报销人应对报销的费用及支付的款项真实性、合法性、准确性负责。 对不符合税法规定的发票，财务部有权拒绝报销。 4.1.4.8员工在索取发票时如果对发票的真实性有疑问，可通过打电话、上网和发短信等三种方式查询发票的信息（具体查询方式见发票背面）。 通过以上方式仍不能判断发票真伪的，可找公司财务部协助查询，最终可到当地税务机关申请鉴定。 4.1.4.9发票、收据与个人消费清单的单据要分开粘贴，粘贴时注意不能遮盖住发票或收据上的字体，粘贴时要工整、对齐。 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。 4.1.4.10报销单据须分类，员工报销常用的发票种类4.1.4.10.1差旅费发票所乘交通工具时索取的票据，如公共汽车票、飞机票、的士票、地铁票、轮船票等4.1.4.10.2业务招待费发票餐饮、娱乐业服务定额发票、机打和手填发票；4.1.4.10.3购货发票超市、大型商场开具的机打和手填发票；4.1.4.10.4车辆费用发票加油费，过路费，停车费，车辆维修费等。 5.0相关补助标准:5.1公司部分员工采取每月补助制度，补助的相关标准如下5.1.1交通费补贴，电话费补贴以及餐费补贴每月各150元，共计450元，补贴与每月工资一同发放。 财务有权拒绝该三项费用的其他支付，超支部分，由员工个人承担。 6.0此规定自发布之日起生效并执行，最终解释权归本公司所