AIP Management进程中行动管理(PPT 43页).ppt

AIPManagement进程中行动管理 今日学习目标了解进程中行动的影响认识到进程中行动可以进行管理提供一套流程对进程中的行动进行管理 并将其转化为成果学习如何分析现有的进程中行动 基础状况 和期望的进程中行动 目标状况 并制定行动计划 将进程中行动从基础状况发展到目标状况用实际操作来证明进程中行动管理的作用 Today sObjectivesUnderstandtheimpactofActions In Process AIP s RealizethattheyaremanageableProvideaprocessthatwillmanageAIP sandconvertthemintoDeliverablesLearnhowtoanalyzeyourcurrentAIPworkload baseline yourdesiredAIPworkload entitlement anddevelopanactionplantomovefrombaselinetoentitlementUseapracticalexercisetoillustratethepowerofAIPmanagement AIPManagement进程中行动管理 进程中行动是在流程中部分完成的工作 它有明确的最终成果 完成后应该是什么样子 明确的完成时间 什么时候完成 有负责人和明确所需的资源 谁 流程的速度由 确定 任务要求 最终成果的复杂性流程设计 步骤和次序 所需资源工作量 积压工作和进行中的工作总的流程速度取决于速度最慢的流程 瓶颈问题 瓶颈问题经常会转移 AnAIPisapartiallycompletedtask existinginaprocess thathas Adefineddeliverable Whatdoesitlooklikewhencompleted Adefinedduedate When Anownerandanidentifiedresourcerequirement Who Thespeedofanyprocessisdeterminedby Requirementsofthetasks complexityofdeliverables Designoftheprocess numberandsequenceofsteps resources Amountofworktobeperformed Backlogandworkinprocess Thetotalprocesslinespeedisonlyasfastastheslowestprocess bottleneck Bottlenecksoftenmovearound AIPBasicConceptsAIP基本概念 WhatisAIPManagement 什么是进程中行动管理 AIPManagementisaboutthecontrolofworkflowinthenon manufacturingenvironmentAnyprocess evenoneoperatingatentitlement canbeoverburdenediftheamountofworkenteringtheprocessisnotcontrolledOverburdenedprocessesbecome non repetitive processes whichleadstochaos 进程中行动管理是在非生产环境下工作的管理任何流程 即使只需一步就可达到目标状况 假如工作数量进入流量不被控制可能会负载 负载流程由于没有重复的改进从而导致混乱 WhatareActions in Process AIP s 什么是进程中行动 Forexample AIP scouldreferto Thenewprogrambeingcreatedforsalesincentives Theorders in processinanorderentryprocess Thenewproductsbeingdevelopedforthemarketplace 例如 进程中行动可能指的是 为刺激销售而创建新的活动在订单输入流程中正在处理中的定单市场的原因从而开发新的产品 进程中行动管理的益处 将实际行动和战略挂钩关键行动能够更快完成提高整个组织内部的沟通能帮你节省15 25 时间增加产量 全部的数量 最高的价格及生产效率 总流程速度只相当于最慢的流程 瓶颈 的速度 是可变因素 AIPManagementBenefits LinkactionstostrategyCompletecriticalactionssoonerImprovecommunicationthroughoutorganizationAllowyoutore channel15 to25 ofyourtimeIncreaseOutput Overallquantity Highestvalue Productivity Thetotalprocesslinespeedisonlyasfastastheslowestprocess bottleneck whichmaybeavariablefactor AIPBasicConcepts进程中行动的基本概念 大齿轮尽力带动小齿轮大齿轮范例老板大项目大客户 AIPORIGINS进程中行动来源 BIGGEARSDRIVELITTLEGEARSHARDExamplesofBigGears TheBossBigProjectsBigCustomers AIP sPropagateGeometrically进程中行动 AIP 层次分布图 AIPR G AIPR G AIPR G R G R G R G R G R G R R R R R R Completion完成 AIPG CEOAIPG R Receiver接收者G Generator提出者 AIP sPropagateGeometrically进程中行动层次分布图 你是否感觉自己就在底端 DoYouFeelLikeyouareintheBottomBox YES AIPOverload causesparalysisinanyprocessresultinginmissedschedules longcycletimes andlowFirstPassYields 进程中行动超负荷 引起流程的瘫痪 导致无法按期完成工作 周期时间长 第一次通过率低 是 DoyouneedAIPControl 进程中行动需要控制吗 WhyControlAIP s为什么需要进程中行动控制 AIP sneedtobealignedstrategicallyforacompanytofocusonitsbusinessandcustomerobjectivesAIP sneedtobealignedtacticallyinorderforacompanytofocusitsresourcestomeetitsbusinessstrategiesAIP sneedtobecontrolledfunctionallyinordertomeetcost profit cashrequirementstoimprovefinancialperformanceIfAIP sarenotcontrolled thecycletimeofallprocesseswilltendtoincreaseIfcycletimesincrease moreresourcesareneededtocompleteactionsinatimelymannerTherefore lackofAIPcontrolendsupcostingabusinessmoremoney 公司需要将进程中的行动进行战略性的统一 将目标集中于公司业务和客户公司需要将进程中的行动进行战术上的统一 将资源集中在满足商务战略上各部门需要进行进程中行动管理 以满足成本 利润 现金的要求 提高财务表现如果不进行进程中行动控制 所有流程的周期时间会趋于增加如果周期时间延长 按时完成行动需要增加资源因此 缺乏进程中行动的管理 会导致公司花费更多的钱 CT Where AIP Actions In the Process i e thenumberofactiveAIPsPS ProcessingSpeed i e theaveragenumberofAIPscompletedduringagiventimeintervalAIP 正在处理的行动 即 进行中行动的数量PS 工作处理速度 即 在给定的时间段内完成的AIP平均数量 PS 1 AIPs a And ASimpleFormulawithaPowerfulMessage一个简单的公式带出强有力的信息 CompletionsTimePeriod AIPs 进程中行动 周期时间 已完成任务所用时间 用过滤器来优化管理我能做吗能否增值是否符合战略目标能否帮助客户如果不做 后果如何集中精力事情太多 时间太少 ManageprioritiesbyusingfiltersCanIdoIt Doesitaddvalue Doesitmeetourstrategicgoals Doesithelpmycustomer IfIdon tdoit whataretheconsequences Stayfocused Somanythingstodo solittletime ManageActivities AIPManagement 工作管理 进程中行动管理 HowManySymptomsofExcessiveAIP sDoYouHave 在过多的进程中行动中你有多少的症状 返工解决问题耗时太长太多紧急 应急事务解决问题的能力变弱错过交付日期不可预测的流程 第一次通过率下降降低周期时间延长不信任 迁咎于他人检查 以防万一频繁改变优先次序 Rework Problemresolutiontakestoolong Lotsoffirefightingandexpediting Problemsolvingcapabilitybecomespoor Misseddeliverydates Unpredictableprocesses First PassYielddecreases FPYCycletimeincreases Mistrust Blamingofpeople Checking Just in Case Frequentprioritychanging PracticalToolforPersonalAIPManagement 个人进程中行动管理的实用工具 这一简单的程序就能行之有效 ThisSimpleProcessWorks 备忘行动列表BACKLOGLIST1 2 3 4 5 OTHER 进程中行动过滤器AIPFILTER 新的进程中行动NEWAIPs 现行行动列表ACTIVELIST1 2 3 4 完成列表COMPLETEDLIST X X X X X 行动启动原则LoadingRules 先做一定要做的 Mustdo sfirst FOM 生命周期内的受益LifeCycleBenefit完成的成本CosttoComplete完成的时间TimetoComplete 进程中行动接受者的三个反应 拒绝进程中行动 因为最终结果不明确与战略战术不符可替代流程不增值重新确定进程中行动简化复杂的进程中行动商定完成日期重新确定最终成果 以减少非增值行动或可替代流程重新确定内容以符合企业战略战术需要接受进程中行动放在备忘列表中合理化排序现有进程中行动完结后 提取储存的进程中行动从备忘提取最优先的进程中行动 TherearethreepossibleoutcomesforanAIPreceiver RejectAIPbecause DeliverablenotdefinedPoorfit strategically tacticallySubstituteprocessDoesnotaddvalueRedefineAIPSimplifycomplexAIPsNegotiateduedatesRedefinedeliverablestoreduceNVAorSubstituteProcessRedefinecontenttogetafitwithStrategyandTacticsAcceptAIPPutinbackloglistRationalizeprioritiesPullAIP sfrombacklogwhenactiveAIPiscompletedPullhighestpriorityfrombacklog PossibleActionsforAIP s进程中行动管理中可采取的行动 正在进行项目的AIP管理 剔除AIP项目OngoingAIPManagementCandidatesforAIPKill Receiverisempoweredtoquestionvalue addedorstrategicfit AIP sthatfailreceiver sfiltermustbereviewedwithAIPgenerator ReceiverandgeneratormaybothobtainCyclesofLearning aboutAIPvalueandfit 接收者被授权对附加价值和战略适用性提出质疑如果该项进程中的行动接收者无法通过 该项AIP提出者和接收者要一起探讨该项AIP的接收者和提出者对进程中行动的价值和适用性都得到了周期学习 接收者如何对正在进行的AIP进行管理 保持备忘存储ReceiverOngoingAIPManagementBacklogMaintenance Onlyidentifytopthreepriorities Mustcommunicatetogeneratorifcannotmeetrequesteddate PeriodicallyreviewandpurgeoldAIP s withgeneratoragreement 只确定优先处理的前3项如果不能在所需时间内完成 必须同提出者沟通周期性的回顾并修剪过期的AIP 应与提出者达成一致 接收者的进行中AIP管理启动原则ReceiverOngoingAIPManagementLoadingRules 1 Toexercisestartscontrolloadbyhighestvalueusingitemsbelowasguides Impact higherreturnRequestdate neartermfirstRisk lowerbeforehigher2 BreaklargeAIP sintosmallermeasurablepieces 3 Verifydeliverables 4 OnlyloadifsufficientresourcesareavailabletocompleteAIPwithinrequestdate 5 Startatthelatestpossibletimewhilestillmeetingrequestdate Thisisacriticaldecisionpointwheneverapromisedorcontractualobligationexistsbetweenthefirmandaclient 1 通过以下最高价值使用原则 练习启动控制 效果 较高的回报 所需日期 先作限期最近的 风险 先作风险小的2 将大型的AIP化为较小的可测评的几块3 验证哪些是可完成的任务4 只有当保证按时完成AIP的足够的资源到位后 才启动5 在满足所需时间的情况下尽可能推迟启动 无论何时公司与客户存在承诺或协议 这都是一个很重要的决策点 记录进程中行动 并进行优先排序1 了解完成进程中行动所需时间2 了解每周重复性的进程中行动 如会议 3 了解哪些进程中行动必须现在处理 开始行动 哪些必须等待 备忘 4 了解哪些进程中行动可以分派给他人5 分析现在的进程中行动工作量 基础状况 6 确定理想的进程中行动工作量 目标状况 7 实施行动计划 从达到理想的目标式工作量 DocumentandprioritizeyourAIP s1 IdentifythetimerequirementstocompleteAIP s2 IdentifyrepetitiveweeklyAIP s meetings 3 IdentifywhichAIP syoumustdonow active andwhichcanwait backlog 4 IdentifywhichAIP syoucandelegate5 AnalyzeyourcurrentAIPworkload baseline 6 DevelopadesiredAIPworkload entitlement 7 Implementanactionplantoremovebarrierstoachievingyourentitledworkload AIPAnalysis ManagementProcess进程中行动的分析和管理流程 AIPGenerationProcess进程中行动的产生流程 No Yes是 Yes有 Yes是 No无 StartsControl开始控制 形成 识别新的进程中行动 有预期成果 有完成的衡量指标 完成的时间期限CreateoridentifynewAIPwithdeliverables completioncriteria andduedate 接受人进程中行动管理流程ReceiverAIPManagementProcess 进程中行动有无实质性目标DoesAIPhavephysicaldeliverable 清除Kill 进程中行动是否符合战略和附加价值的要求 DoesAIPmeetstrategicandvalue addedcriteria 给接受人的说明InstructionstoReceiver BacklogManagement储存管理Prioritizeforvalue added按照附加价值排序High高Medium中Low低Other 其它 AssignAppropriateandcapableReceiver 是否分派合适 精干的接受人 No否 SCOPE范围 CyclesofLearning 学习周期 No否 根据以下特性从最高价值的项目开始 进行 启动控制 影响 高回报要求日期 最近的日期优先风险 低风险优先将大的进程中行动分成小的可衡量的进程中行动明确最终结果在规定时间内 只有当资源充足时才开始此进程中行动在规定时间内越晚开始越好 Toexercise StartsControl startprojectswithhighestvalueusingattributesbelowasguide Impact higherreturnRequestdate neartermfirstRisk lowerbeforehigherBreaklargeAIP sintosmallermeasurablepiecesVerifydeliverables OnlystartanAIPifsufficientresourcesareavailabletocompletetheAIPwithintherequesteddate Startatthelatestpossibletimewhilestillmeetingrequestdate ReceiverAIPManagement StartsControl Rules接受者的进程中行动管理 启动控制 原则 启动控制StartsControl ActiveList现在处理的行动名单 BacklogListPrioritizedForTop3Only储存清单排序 仅留三项 CompletedList完成的名单1 2 3 4 5 LoadingRules实施规则 PotentialKill可能予以清除 新的进程中行动 最终成果NewAIPs Deliverable StrategicandValueAddedFilter按照战略和附加价值标准的过滤 PotentialKill可能予以清除 DoesAIPHavePhysicalDeliverable 进程中行动有无实质成果 回到产生者BacktoGenerator LoadingRules BreaklargeAIP sintosmallermeasurablepiecesVerifydeliverablesOnlyloadifsufficientresourcesareavailabletocompleteAIPwithinrequestdate ReceiverOngoingAIPManagementProcess接受者持续进程中行动管理 启动规则将大的进程中行动细化为小的可衡量的单位确认最终结果只在有充足资源按期完成的情况下才予以实施 FilterTestforNewAIPs新的进程中行动的过滤 StrategicFit DoestheDeliverablesupportastrategyortacticnecessarytotakeadvantageoftheopportunitiesidentifiedbythebasicmissionDoestheDeliverablesupporttheorganization sdefinedstrategyANDValue AddedDoestheDeliverableincreasetheresultsoftheorganization DoestheDeliverableaddprocessimprovementby Improvingtheresponsivenesstointernalorexternalcustomerswhileemployingminimumresources Acceleratingresultswhileemployingminimumresources 是否符合战略要求最终结果是否支持充分发掘使命性机遇所需的战略或战术 最终结果是否支持组织既定战略是否符合附加价值的需求最终结果是否提高组织的成效最终结果是否提高流程改进的质量 在雇用最少的人力资源的前提下 提高对内外部客户的反应速度 能否在雇用最少的人力资源情况下 加快结果的实现 FigureofMerit FOM 质量因数 PrioritizingBacklog someformofqualifyingactivitymustbeperformedsothatmoreimportantormorefinanciallyimpactfulactivitiesaredonefirstAFOMmayhaveanyoneormoreofthefollowingattributes OldestRegulatoryRevenueGeneratingPersonalPassionFixesexistingfaultsorbugsCriticaltoSurvivalCompetitive metoo RiskofnotdoingImportantformulaFOM 储存工作的优先排序 必须按照某种标准进行选择 确保重要事项 或财务影响最大的事项最先解决 质量因数应包括以下一到多项特征 时间最久法规规定产生收益个人感情能够解决现有的故障或问题对生存比较重要竞争 模仿 如果不做会有风险一个重要公式周期内的利益FOM 完成的成本完成的时间 LifeCycleBenefitCosttoCompleteTimetoComplete DocumentYourAIP s记录你的进程中行动 DocumentNPDAIP s记录NPD进程中行动 侧重短 中 长期进程中行动的综合将进程中行动管理流程渗透到基层向整个组织沟通战略性进程中行动的优先排序对所有进程中行动按照符合战略和附加价值标准进行筛选实施产生过程 减少 推 的特征在接受方的实施 增加 拉 的特征进行启动控制 运用启动规则 FocusontheHigh LevelmixofAIPsbalanceshortterm mediumtermandlongterm DriveongoingAIPManagementprocessdownthroughouttheorganization CommunicatestrategicAIPprioritiesthroughoutentireorganization Usethestrategicfitandvalue addedfilterforallAIP s Implementgeneratorprocessandminimizeits push characteristics Implementatthereceiverandenforceits pull nature Practicestartscontrolusingtheloadingrules AIPcontrolstartsatthetop 进程中行动的控制从高层开始 AIPManagement InternalizationProcess进程中行动管理 内部化流程 记住 身教强于言教纪律纪律纪律Remember PeopleguidethemselvesbyyouractionsmorethanbyyourwordsDISCIPLINEDISCIPLINEDISCIPLINE 定期进行业务改进团队和进程中行动控制的回顾回顾结果评估完成结果的完成周期时间 自上次会议结束到现在 确定组织启动新项目的能力评估储存项目 重新进行排序 并根据启动控制的实施规则 启动下一次高优先级的进程中行动根据需要排除障碍 EstablishaperiodicBITandManagementAIPcontrolreviews Reviewtheresults Measurethecycletimeofdeliverableswhichwerecompletedsincethelastmeeting Determinetheorganization scapacitytostartanotherdeliverable Reviewthebacklog reprioritizethebacklog andbaseduponstartscontrolloadingrules startthenexthighestprioritizedAIP Removebarriersasrequired AIPManagementInternalizationProcess continued 进程中行动内部化流程 续 AIPManagementWillWorkforYou进程中行动管理的作用 化乱为治项目和战略结合提高产出总产量提高价值更高效率更高关键行动完成更快节省15 到25 时间 ConvertchaostoorderLinkactionstostrategyIncreaseoutputOverallquantityHighestvalueProductivityCompletecriticalactionssoonerRe channel15 to25 ofyourtime 提高内部沟通 AIPReductionWorkSessionAIP缩减工作时间 AIPReductionWorkSessionAIP缩减工作时间 WhatarethetwoyearprofitsderivedfromCaseIandII WhatadditionalbenefitswouldyouexpectforCaseII WhatwouldtypicallyhavetobedonetoachieveCaseII 在案例I和案例II中两年的收益是什么 从案例II中还能得到什么额外的收益吗 要实现案例II 还要做什么 AIPSMReductionExampleResults缩减AIP所得到的结果 1 WhatarethetwoyearprofitsderivedfromCaseIandCaseII 在案例I和案例II中两年的收益是什么 CaseIAIP 1 3 6003 600AIP 2 2 4002 400AIP 3 1 2001 200TOTAL 7 2007 200 CaseIIAIP 1 1 2001 2003 6006 000AIP 2 8002 4003 200AIP 3 1 2001 200TOTAL 1 2002 0007 20010 400 1st4Months Next4Months Next4Months NextYear TotalProfits Profits K Increasedcustomersatisfaction betterpricing marketpenetrationandprofitsdueto StartinglaterallowsincreasedflexibilitytochangeAIP sSM Specs mix technology AIP sSM2and3 AIP sSM4and5 2 3reductioninforecastwindowimprovesAIP sSM specs mix technologyselection AIP sSM1 2 and3 Processpredictability AIPSMReductionExampleResults压缩AIP行动所得到的结果 提高客户的满意度 定价更高 市场渗透更快 收益增加较晚启动可以更加灵活调整项目在规格 混合投资 技术需要方面要求 行动2和3 如果还有 行动4和5 在预测上压缩了2 3的时间风险 提高了规格 混合投资 技术需要方面的选择空间 行动1 2 3 流程的可预测性 Reducedresourcesdueto ReducedAIP sSMlowerclutterandconfusionandaresimplertomanage AIP sSM1 2and3separately Startinglaterreducesresources assets tiedupatanyonetime A B C Month 12Months forCaseIand A B C Month 4Months forCaseII AIPSMReductionExampleResults缩减AIP可得到的结果 节约资源缩减AIP 可降低行动混乱程度 容易管理 将AIP1 2 3分开 节约以后任何一段时间内占用的资源 资产 案例I所需资源 A B C 月 12个月 案例II所需资源 A B C 月 4个月 Acceleratedresultsdueto Shortertime to moneyforAIP s1and2IncreasedCyclesofLearning AIP sSM2and3 StartinglaterandreducedwindowofchangeallowsimprovedAIP sSM spec technologyselection andreducedreworkandscrap AIP sSM2and3 2 3reductioninforecastwindowimprovesAIP sSM specs mix technologyselection AIP sSM1 2 and3 AIPSMReductionExampleResults压缩AIP所取得的结果 加速获得结果AIP1和2缩减了获得投资结果的时间提高了周期学习时间 AIP2和3 较迟开始可减少行动调整 增加行动 规格 技术选择的空间 降低返工和废品率 行动2和3 在预测上压缩2 3 提高了规格 混合投资 技术需要方面的灵活性 行动1 2 和3 2 WhatwouldtypicallyhavetobedonetoachieveCaseII IdentifyprocessesinquestionNeedhierarchicalintegrationofAIP sSMUnderstandbaseline entitlementCT AIPSM PS Process ResourceAllocation avisionofentitlementNeedmethodologyforprioritizing schedulingAIP sSM includingAIPSMstartcriteriaNeedmethodologyto SelectprocessandresourceallocationIdentifyandremovebarriersMaintainorincreasePSwhilereducingAIPSMNeedAIPSMprofilemanagementcriteriabysubprocess AIPSMReductionExampleResults压缩AIP所取得的结果 2 要实现案例II 还要做什么呢 通过提问确定流程需要对进程中行动进行层次划分整合明确基准线 目标线 周期时间 进程中行动 处理速度 流程 资源配置 目标远景优先次序 AIP行程安排 包括AIP启动标准都需方法学管理以下行动也需方法学 选择流程和资源配置 识别并排除障碍 保持并加快处理速度并缩减进程中行动 ActiveAIPReduction ProjectPruning Methodology缩减进行中的AIP 项目修剪 方法学 TGIhasdevelopedasimplebutpowerfulalgorithmforprojectrankingandprioritysettingwhichassuresthat Biggest quickestpay backprojectsareworkedonfirst ThenumberofactiveAIPsarereducedtomatchavailableResourceswithrequired desired cycletimeCustomercommitmentsandstrategicprojectsareproperlyconsideredProvidesasimplemeasureofquantitativejudgmentProvidesa resourceloading algorithmthatimprovescycletimeanddrivesbetterbusinessresults TGI发展了一套简便又有成效的运算法则来进行项目的分级和排序 以确定 先作最大 最快的投资回报项目 缩减正在进行的AIP数量以配合现有资源 根据所需的 希望 的周期时间配置资源 适当考虑客户的承诺和战略性项目提供简单的评估指标进行定量判断提供 资源装载 的运算法则以提高周期时间 以获得更好的商业成效 ActiveAIPReductionProcedure压缩进行中的AIP工作流程 1 Capturethecurrentprojectlist2 Identifyandstaffmaintenance sustainingtasks3 Foreachprojectobtaininformation estimates forprojectvalue efforttocompleteandtimetocompletion4 ReviewandconsiderHengAn sstatementofVisionandMission5 IdentifyandterminateunneededormismatchedAIPs6 CalculateFOMandrankordertheprojectsaccordingly 7 EstablishaprioritizedlisttakingintoaccountFOM customercommitment andcorporatestrategy8 Processmanagersdefineresourcepoolandoptimallyloadprograms 9 Stopanddrawtheline activevs backloglist 1 获得目前的项目清单2 识别并安排项目保留 持续发展所需人员3 从每一个项目获取有关项目价值 完成所需投入资源 完成时间方面的信息 估计 4 回顾并思考恒安公司的远景和目标5 确定并停止不必要或违背远景的AIP6 计算质量因数并对项目进行相应排序7 建立一个优先顺序表纳入质量因数的说明 客户承诺 和公司的战略中8 流程负责人定义所需资源和最佳配置计划9 停止并开始划分进行中 备忘事宜 StartsControl Benefits启动控制 益处 1 Increasedprofitsduetoearlierintroduction 2 IncreaseROI RONA 3 IncreasedCyclesofLearning 4 Increasedflexibilitytoadjusttomarketchanges 5 Increasedproductivity 6 Reducedcash tied upatanyonetime 7 Reducedinvisibleinventory 1 前面所提到的增加收益 2 提高投资回报率 净资产回报率 3 改进周期学习时间 4 提高对市场变动进行相应调整的适应性 5 提高生产效率 6 减少在任何一段时间内的占用资金 7 减少不可见工作