Excel 2003基本操作培训.pptx

Excel2003概述 Excel作为当前最流行的电子表格处理软件 能够创建工作薄和工作表 进行多工作表间计算 利用公式和函数进行数据处理 表格修饰 创建图标 进行数据统计和分析等 利用Excel进行数据处理 大大缩短了处理时间 保证了数据处理的准确性和精确性 现以发展到Excel2007 专业提供企管培训资料 内容大纲 一 页面设置二 查找与替换三 创建图标四 单元格修饰五 数据排序六 自动筛选 七 高级筛选八 分类汇总九 分列十 VLOOKUP函数十一 小技巧十二 常用快捷键 页面设置 主要用于打印作业的设置1 页面 打印方向 缩放比例 打印纸张大小等 2 页边距3 页眉与页脚 选择规定页眉或页脚 也可自定义页眉或页脚 4 工作表打印标题 用于打印多页表格时 每页的顶 左 端标题都是一样的一行 列 或多行 列 也可通过自定义页眉进行设置 专业提供企管培训资料 查找与替换 定义 用于查找特定数据 和替换批量数据一 查找1 单击 编辑 菜单中的 查找 命令 跳出 查找与替换 对话框2 在 查找内容 中输入需查找的数据 单击 确认 按钮 在对话框中 点击 选项 按钮 出现系统默认的查找范围 可以根据需求修改 如在 范围 下拉框中选择 工作簿 则是在此工作簿的所有工作表中查找数据 二 替换1 单击 编辑 菜单中的 替换 命令 跳出 查找与替换 对话框2 选择 替换 按钮 在 查找内容 中输入要被替换的数据 在 替换为 中输入替换数据3 单击 全部替换 则工作表中所有数据都被替换 若不需全部替换 则先单击 查找全部 下拉列表框中跳出所有需替换的数据 单击选中需要替换的数据行 再单击 替换 按钮即可 创建图表 图表是分析数据最直观的方式 Excel能根据表格数据自动生成各种类型的图表 且各种类型之间可以方便的转换图表制作的操作步骤如下 1 选定要绘图的数据区域 其中包括行 列标题 它们会出现在图中2 单击 插入 菜单的 图表 命令 弹出 图表向导 4步骤之1 图表类型 对话框3 在 图表类型 栏中选择一种 如 圆柱图 并在右侧 子图表类型 栏中选一种 如 柱形圆柱图 将鼠标指针移到 按下不放可查看示例 按钮上 并按住鼠标左键 能看到所选图表的实际效果 4 单击 下一步 按钮 弹出 图表向导 4步骤之2 图表类型 对话框 专业提供企管培训资料 创建图表 5 单击 数据区域 标签 在 数据区域 栏输入图表源数据区域 也可以单击该右侧的折叠按钮 可以在工作表上重新选定用于绘图的数据区域 选定后 在单击折叠按钮又恢复对话框的显示6 单击 系列 标签 这里可以增加或减少图表中的数据系列7 单击 下一步 按钮 出现 图表向导4 步骤之3 图表选项 对话框 该对话框可以确定图表标题 坐标轴刻度 坐标网格线 图例 数据表等8 单击 标题 标签 在 图表标题 分类X轴 数值Y轴 分别输入标题 X Y轴名称9 单击 下一步 按钮 出现 图表向导4 步骤之4 图表选项 对话框 10 单击选择单选框 作为新工作表插入 作为其中的对象插入 单击 完成 按钮即完成图表插入 单元格修饰 我们可以通过 单元格格式 命令给做好的表格进行修饰 让电子表格更加清晰生动 方法为 选择所需单元格 单执行 格式 菜单中 单元格 命令 打开 单元格格式 对话框 或右击鼠标 在快捷栏中选中 设置单元格格式 即可修改以下内容 1 数字 选项卡 在 分类 栏中 可设置各种类型的数值格式 如 常规 日期 文本 时间 分数等 系统默认常规格式 2 对齐 选项卡 文本对齐方式 栏中 可设置 水平对齐 和 垂直对齐 等对齐方式 文本控制 栏中 自动换行 单元格中放置数据 当一行显示不下时 部分数据被隐藏 选择 自动换行 则超出数据自动拆行放置 与 缩小字体填充 不能同时使用 缩小字体填充 单元格中放置数据 当一行显示不下时 如果选择缩小字体填充 则体统自动缩小数据字体以适应单元格 合并单元格 选中将当前活动区域合并为一个组合单元格 取消选中 则恢复组合单元格为多个单元格 方向 栏中 可设置输入文字的方向3 字体 选项卡 设置文本字体的格式 字号 字型 字色等4 边框 选项卡 设置单元格有无边框 边框效果等5 图案 选项卡 设置单元格背景效果6 保护 选项卡 用于在工作表被保护时锁定单元格或隐藏公式等操作 数据排序 定义 是将数据列表中的数据按某一个或多个数据列进行升序或降序排序 系统最多允许设置三个排序关键字一 用工具栏按钮排序利用 常用 工具栏的 升序 和 降序 按钮可实现对数据的快速排序 例 按工资的降序重新进行排序A 单击字段名 工资 该字段为排序关键字B 在 常用 工具栏 中单击降序按钮 即可快速排序 专业提供企管培训资料 数据排序 二 用菜单命令排序例 对数据进行 工号递增 工资递减 的排序1 单击 数据 菜单的 排序 命令 打开 排序 对话框2 在 主要关键字 栏中选择排序主关键字 工号 并在其后选择排序顺序 递增 在 次要关键字 栏中选择排序关键字 工资 并在其后选择排序顺序 递减 3 在 当前数据清单 栏中选中 有标题行 单选框 表示标题不参加排序 否则标题行也参加排序 4 单击 确认 按钮 完成排序 系统默认 排序关键字方向未按列 英文字符不区分大小写 中文字符以汉语拼音方式排序 如果这些默认设置需要改变 则在 排序 对话框中 单击选择 选项 按钮 进行重新设置 若只对数据表的部分记录进行排序 则先选定排序的区域 然后再用上述方法进行排序 自动筛选 筛选数据就是按照指定的条件 将不满足要求的数据隐藏起来 在工作表中只显示符合要求的数据 自动筛选主要包括自动筛选和自定义筛选 1 自动筛选 A 单击 数据 菜单中选择 筛选 命令下的 自动筛选 子命令 此时在工作表中每个字段名旁边出现下拉式列表按钮 B 选取需要设置条件的字段名旁边的下拉式列表按钮 在其列表框中选取所要的条件 2 自定义筛选 用于在同一列中的一个数值范围内筛选数据清单自定义筛选的操作也是在打开的自定义筛选列表中单击 自定义 选项 然后在自定义框中可以进行筛选列的条件设置 可用 代表单个字符 用 代表任意多个字符 例 选择工资大于1000元 小于1200元的数据选择户籍地址是安徽的数据 专业提供企管培训资料 高级筛选 定义 是指根据复合条件或计算条件来筛选数据 并允许把满足条件的记录复制到工作表中的另一个区域中 而原数据区域不变 例 男生中工资大于1500的或者小于1000的数据1 在工作表空白处建立一个条件区域 第一行输入条件名 即需要设置条件的字段名 对应的条件名下输入筛选要求性别工资工资 与 男 1500的关系 1000 或 的关系2 选中数据区中的任意单元格3 单击 数据 菜单中选中 筛选 命令下的 高级筛选 子命令 显示 高级筛选 对话框 在该对话框的 方式 框中 若选择 在原有区域显示筛选结果 则筛选后的部分数据显示在原工作表处 若选择 将筛选结果复制到其他的位置 则筛选后的部分数据显示唉另外指定的区域 4 单击 数据区域 文本框后的折叠按钮 选择参加筛选的区域 单击 条件区域 文本框后的折叠按钮 选择条件区域 单击 复制到 文本框口的折叠按钮 选择任一空白单元格 即筛选后的数据将复制到此空白区域 5 单击 确认 按钮 即完成筛选 取消高级筛选 单击 数据 菜单中选中 筛选 命令下的 全部显示 即可取消 分类汇总 定义 是分析数据表的常用方法 系统提供了分类汇总的功能 在进行分类汇总时 首先必须先将数据清单按分类字段进行排序 然后 再进行分类汇总 例 将工资表按性别进行分类汇总 求男女生工资的平均工资1 选定 性别 列 进行排序2 单击 数据 菜单的 分类汇总 命令 出现 分类汇总 对话框3 单击 分类字段 栏的下拉按钮 在下拉列表中选择分类字段 性别 4 单击 汇总方式 栏的下拉按钮 在下拉列表中选择汇总方式 平均值 5 在 选定汇总项 列表框中选定要汇总的一个或多个字段 工资 6 单击 确认 按钮 完成分类汇总 专业提供企管培训资料 分类汇总 注 1 若本次汇总前 已经进行过某种分类汇总 是否保留原来的汇总数据由 分类汇总 对话框中的 替换当前分类汇总 项决定 若不保留原来的汇总数据 可以选中该项 否则 讲保留原来的汇总数据 2 若选定 分类汇总 对话框中的 汇总结果显示在数据下方 则每类汇总数据将出现在该分类下方 否则将出现在该类数据的上方 3 若选定 分类汇总 对话框中的 每组数据分页 项 则每类汇总数据将独占一页 4 在分类汇总表的左侧出现了 摘要 按钮 摘要 按钮出现的行就是汇总数据所在的行 单击该按钮 变成 则隐藏该类数据 只显示该类数据的汇总结果 变成 则使隐藏的数据恢复显示5 在汇总表的左上方有层次按钮 单击按钮1 只显示总的汇总结果 不显示数据 单击按钮2 显示总的汇总结果和分类汇总结果 不显示数据 单击按钮3 显示全部数据和汇总结果 分列 我们可以使用 来合并多列的内容 这里也可以使用 分列 让一列内容变为多列 例 工号列 D3G01234 需要分列为 D3 G 01234 1 工号列 为A列 后插入两列空白列2 选中A列 单击 数据 菜单中的 分列 命令 出现 文本分列向导 3步骤之1 文本框3 在 原始数据类型 栏中 选中单选框 固定列宽 单击 下一步 按钮 出现 文本分列向导 3步骤之2 文本框4 在 数据预览 栏中 单击鼠标 建立分列线 拖动分列线至指定位置 可以添加多条分列线 在分列线上双击鼠标 可取消分列线 单击 下一步 按钮 出现 文本分列向导 3步骤之3 文本框5 在 数据预览 栏中 单击鼠标选择列 可在 列数据格式 栏设置本列的数据格式 系统默认常规格式 每列都可设置格式 如果不需要此列出现在工作簿中 在 列数据格式 栏选中 不导入此列 跳过 单选框6 单击 确认 按钮 完成分列 VLOOKUP函数 一 功能 格式 在表格首列查找指定的数值 并由此返回表格当前行中指定列处的数值VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup VLOOKUP 需在第一列中查找的数值 需要在其中查找数据的数据表 需返回某列值的列号 逻辑值True或False 二 解释1 Lookup value为 需在数据表第一列中查找的数据 可以是数值 文本字符串或引用 2 Table array为 需要在其中查找数据的数据表 可以使用单元格区域或区域名称等 1 如果range lookup为TRUE或省略 则table array的第一列中的数值必须按升序排列 否则 函数VLOOKUP不能返回正确的数值 如果range lookup为FALSE table array不必进行排序 2 Table array的第一列中的数值可以为文本 数字或逻辑值 若为文本时 不区分文本的大小写 3 Col index num为table array中待返回的匹配值的列序号 Col index num为1时 返回table array第一列中的数值 Col index num为2时 返回table array第二列中的数值 以此类推 如果Col index num小于1 函数VLOOKUP返回错误值 VALUE 如果Col index num大于table array的列数 函数VLOOKUP返回错误值 REF 4 Range lookup为一逻辑值 指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配 如果为TRUE或省略 则返回近似匹配值 也就是说 如果找不到精确匹配值 则返回小于lookup value的最大数值 如果range value为FALSE 函数VLOOKUP将返回精确匹配值 如果找不到 则返回错误值 N A 小技巧 一 编辑技巧1 分数的输入如果直接输入 1 5 系统会将其变为 1月5日 解决办法是 先输入 0 然后输入空格 再输入分数 1 5 2 序列 001 的输入如果直接输入 001 系统会自动判断001为数据1 解决办法是 首先输入 英文文单引号 然后输入 001 3 日期的输入如果要输入 4月5日 直接输入 4 5 再敲回车就行了 如果要输入当前日期 按一下 Ctrl 键 4 多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时 可以选中一张工作表 然后按住Ctrl键 再单击窗口左下角的Sheet1 Sheet2 来直接选择需要输入相同内容的多个工作表 接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中 输入完毕之后 再次按下键盘上的Ctrl键 然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表 解除这些工作表的联系 否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内 专业提供企管培训资料 小技巧 二 让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中 如果想让大于等于2000元的工资总额以 红色 显示 大于等于1500元的工资总额以 蓝色 显示 低于1000元的工资总额以 棕色 显示 其它以 黑色 显示 我们可以这样设置 1 打开 工资表 工作簿 选中 工资 所在列 单击 格式 菜单栏中 条件格式 命令 打开 条件格式 对话框2 单击 条件1 1 下的第二个方框右侧的下拉按钮 选中 大于或等于 选项 在后面的方框中输入数值 2000 单击 格式 按钮 打开 单元格格式 对话框 将 字体 的 颜色 设置为 红色 3 按 添加 按钮 并仿照上面的操作设置好其它条件 大于等于1500 字体设置为 蓝色 小于1000 字体设置为 棕色 4 设置完成后 按下 确定 按钮 工资总额的数据就按你的要求以不同颜色显示出来了 小技巧 三 如何快速地复制单元格的格式 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上 可使用 格式刷 按钮 选择含有所需源格式的单元格 单击工具条上的 格式刷 按钮 此时鼠标变成了刷子形状 然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去四 如何在不同单元格中快速输入同一数内容 选定所有需要输入同一内容的单元格区域 然后在任一个单元格中输入值 然后按Ctrl Ener键 即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值 小技巧 五 如何快速删除特定的数据 例 有一份Excel工作薄 其中有大量的产品单价 数量和金额 怎样将所有数量为0的行删除 1 选定区域 包括标题行 然后单击 数据 菜单菜单栏 选中 筛选 的 自动筛选 命令2 在 数量 列下拉列表中选择 0 那么将列出所有数量为0的行 选中所有行 右击鼠标 选择 删除行 即可删除所有数量为0的行 最后 取消自动筛选 六 如何快速删除工作表中的空行 以下几种方法可以快速删除空行 方法一 如果行的顺序无关紧要 则可以根据某一列排序 然后可以方便地删掉空行方法二 如果行的顺序不可改变 你可以先选择插入新的A列 输入顺序 然后根据其他任何一列将表中的行排序 使所有空行都集中到表的底部 删去所有空行 最后以A列重新排序 再删去A列 恢复工作表各行原来的顺序方法三 使用上例 如何快速删除特定的数据 的方法 只不过在所有列的下拉列表中都选择 空白 即可 小技巧 七 巧妙使用连字符 1 在已有的单元格中批量加入一段固定字符例 在excel中输入后 由于要在原有一列数值前全部再加两位 13 如果一个一个改的话实在太麻烦了 那么我们可以用下面的办法 A 假设原有数值在A列 在A列后插入一列 为B列 然后在B1单元格写入 13 A1B 按回车确认 注 引号为英文符号 即可看到结果13XXXX 若是在原证书号后面加13则在B1单元格中写入 A1 13 2 用连字符 来合并两个或多个单元格内容想将多列的内容合并到一列中 如果用合并单元格 只会保存第一个单元格的数据 这里可以用连字符 就能将它们合并例 将A B C列合并到一列中A 在C列后面插入空列D 然后在D1中输入公式 A1 B1 C1B 按回车确认 D1中则出现A B C列合并后的内容了 若合并的列中需加入空格 则输入公式 A1 B1 C1 引号内需输入一个空格 专业提供企管培训资料 小技巧 八 选择性粘贴以上两列合并后的单元格都是公式格式 如果直接执行 复制 粘贴 到另一单元格的命令 就会出现错误 这时我们可以使用 选择性粘贴 命