第三章-文书处理--秘书实务PPT课件.ppt

第三章文书处理 内容提要 文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容 本章主要阐述了文书处理的基本知识和要求 介绍了文书制作的基本环节 对文书的撰写 传递和处理的基本程序和操作要点做了专门介绍 学习本章内容 可以帮助学生正确认识文书在管理中的作用 掌握文书处理的方法与技能 1 第一节文书处理的基本知识 一 文书处理的涵义二 文书的分类三 文书处理的基本原则四 文书处理的内容五 文书处理的工作要求 2 一 文书处理的涵义 文书 文件 公文三者的称呼和用法文书处理又称文件处理 文书工作 文件管理 是国家机关或社会组织制作 传递 使用 保存或销毁文件等行为的总称 是行政管理的重要组成部分 3 二 文书的分类 按行文关系分类按制文机关的不同分类按性质作用分类 4 三 文书处理的基本原则 精简高效实事求是 5 四 文书处理的内容 一 发文处理 二 收文处理 三 文书管理 四 文书保密 6 五 文书处理的工作要求 及时准确安全统一 信息链接 7 信息链接 秘书拟写文书自我测试 1 开始写公文之前 我能明白这份文件的目的 2 开始写之前 我能明确考虑读者的特点 3 每写一篇之前 我自信我可以写好它 4 看到什么 感觉到什么 我都会用笔记下来 积累起来 5 我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分 6 定稿的时候会检查标题 时间 名称是否有误 7 用最简洁的语言表达最为清晰的意思 8 我总是用以前写过的文件格式来做样本 仅做内容上的改动 9 我每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色 10 我不明白的东西不会写在文章里 以上问题每打一个 得1分 得分低于5分 说明对文书工作缺乏认识 必须认真学习本章内容 得分6 8分 说明有一定文书知识 需要通过本章内容加以总结和提高 得分9 10分 说明有一定文书写作功底 应该重点学习本章理论性强的内容 8 第二节文书的撰写与编辑 一 文书的撰写二 文书的字体与字号三 文书的排印 9 一 文书的撰写 一 文书的用语 二 文书中数字的用法 10 二 文书的字体与字号 一 文书字体 文书的字体分为汉字字体 外文字体和数码字体三种 二 文书字号 文书的字号可以分号数制 点数制 级数制三种 11 三 文书的排印 一 公文用纸及版面尺寸 二 排版规格与印制装订要求 三 公文的排版规范 信息链接 12 信息链接 文书的稿本一 文书的文稿草稿 草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件 定稿 指公文的草稿经过修改并由领导人审阅 签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿 只有定稿才能形成正式文件 二 文书的文本正本 是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本 正本具有标准规范的格式和生效标志 具有法定效力 其证据价值得到法律的认可和保护 正本又可分为 定型本 试行本 暂行本 修订本 副本 是指公文形成之后 由于实际工作的需要 往往使正本文件发生许多增值或变态文本 这种根据公文正本复制 誊抄的其他文本称为副本 副本又称抄本 存本 是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿 定稿以外的印制本 13 第三节收文处理 收文 是指收进外部送达本机关 单位的公务文书和材料 包括文件 电报 信函 内部刊物 资料等 收文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与管理 14 收文处理 一 收受与分流阶段 一 签收 二 外收文登记 三 启封 四 内收文登记 五 分办 六 摘编二 办理收文阶段 一 拟办 二 批办 三 承办 四 注办三 组织传阅与催办查办阶段 一 组织传阅 二 催办 三 查办四 处置办结公文阶段包括 立卷归档 清退 暂存 销毁等规定程序 15 第四节发文处理 一 文稿的形成阶段二 文稿的制作阶段三 文稿的对外传递阶段四 处置办结公文阶段 16 一 文稿的形成阶段 拟稿会商核稿签发 二 文稿的制作阶段 注发缮印用印或签署 17 三 文稿的对外传递阶段 分装发出 四 处置办结公文阶段 立卷归档暂存销毁 18 第五节文稿的校对与装订 一 校对二 公文的装订 19 一 校对 文稿的校对是保证文稿形式规范 内容正确的重要环节 校对的方法有 对校法 折校法 读校法 20 二 公文的装订 公文应左侧装订 不掉页 公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误差不超过4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页明订 裁切成品尺寸误差 1mm 四角成90 无毛茬或缺损 21 思考与练习 1 秘书文书处理的内容包括哪些 2 规范的公文由哪些部分组成 各有什么要求