广州分公司外部信息资源管理规定(修订).doc

中国石油化工股份有限公司广州分公司文件中国石化广州技20075号关于下发广州分公司外部信息资源管理规定(修订)的通知各单位： 为了更好地贯彻中国石油化工股份有限公司（以下简称股份公司）“信息资源是股份公司的重要资产”的精神，进一步加强和规范广州分公司外部信息资源管理工作，提高信息共享和信息服务水平，结合广州分公司的实际，特修订广州分公司外部信息资源管理办法（修订），现下发给你们，请遵照执行。 二七年二月十四日广州分公司外部信息资源管理办法1 总则信息作为重要的经济资源，企业对其需求日益增强，广州分公司外购的外部信息近年呈现显著增长趋势。根据中国石化股份公司、广州分公司信息资源管理的要求，为优化信息资源结构，提高信息资源管理水平，合理使用费用，制定本规定。2 外部信息资源范围信息资源指经济、社会活动中经过加工处理有序化并大量积累后的科学技术信息、政策法规信息、社会发展信息、经济信息、市场信息、金融信息等多方面信息，包括以多种媒介和形式（书写型、印刷型、机读型等）存在的文献资源、电子信息、数据库（图书、期刊、会议资料、研究报告、专利文献、标准文献、统计报表、产品说明书等）等。本规定所指的外购的外部信息资源范围为分公司在企业管理、经营、生产、科研开发过程中向信息资源生产单位购买的各种市场类、科技类信息产品，包括：a) 以网站及其它方式提供信息服务的联机信息产品；b) 磁介质（磁带、磁盘），光介质（CDR）等脱机信息产品；c) 各类数据库；e) 科技文献与技术资料等（非外购科技文献、技术资料、咨询报告比照此类）。f) 各单位认为有必要纳入管理的外购信息资源产品。3 管理职责3.1 技术开发部归口外部信息资源管理工作，负责外购的外部信息资源需求的汇总、组织资源评价、制定年度订购计划，负责外购信息资源采购、信息收集加工、实施共享、提供信息服务，并对信息资源使用、管理情况进行监督、考核；3.2 各专业部门负责向技术开发部提交信息资源外购需求，并配合技术开发部完成针对资源使用情况所组织的各类调查；3.3信息管理部门负责年度外购外部信息资源费用计划审核。4 管理要求4.1 各专业部门根据业务工作情况，指定专人负责外部信息资源管理及工作联系，可定期或不定期向技术开发部提出外购需求，或订购建议。4.2 技术开发部年度汇总外购的外部信息资源需求，经综合评价后反馈各部门确认后，制订年度订购计划，报分公司信息管理部门。4.3技术开发部根据年度订购计划及费用情况，组织外部信息资源的采购工作。4.4 多用户类联机信息产品，由技术开发部负责账号管理，需要使用帐号的部门需填报使用申请表，经本部门负责人签字及加盖公章后，报技术开发部审批。各部门使用者需妥善管理账号信息，以防被他人盗用。技术开发部定期向账号使用部门核实用户情况。4.5对于按使用机时或流量计费的外部信息资源，由技术开发部负责账号的使用管理，需要使用此类资源的用户需到技术开发部、或通过情报网站“在线咨询”功能、或发邮件至情报室提交需求，由检索人员完成检索，检索结果反馈给用户。4.6以电子邮件方式发行的外部信息产品，由技术开发部负责接收后，转发有需要的部门，并对信息进行存贮加工，提供共享利用。4.7 咨询报告、书刊、标准文献等纸质印刷品到馆后，技术开发部通过“图书馆计算机管理系统”进行管理，并及时提供馆藏文献的检索查询，读者可根据图书馆管理规定到图书馆办理借阅手续。对于重要的文献资源，图书馆逐步通过电子化提高资源的共享性。属部门建议订购的专用的印刷品文献信息资源，经图书馆完成文献著录、记到等管理数据处理后转交使用单位，使用单位可通过图书馆计算机管理系统进行资源管理，向分公司其它部门提供资源信息以便资源共享。4.8 涉密信息产品的管理参照保密管理的相关规定。5 外部信息资源的质量管理5.1 技术开发部利用“情报信息资源管理系统”及其它信息管理工具收集外部信息，并对信息进行加工处理、信息发布，提供共享和信息服务。5.2为保证外部信息资源管理的科学性，为分公司管理决策提供参考依据，各部门需配合技术开发部定期开展的用户反馈意见收集、日志分析等信息资源评价工作，分析结果将作为下年度外部信息资源管理的参考，以提高信息资源管理水平。6 附则6.1 本规定自发文之日起执行。6.2 本规定由技术开发部负责解释。6.3自本规定执行之日起，“关于下发外购信