EXCEL表格及图表制作.ppt

EXCEL表格及图表制作 课件目录 一 EXCEL基本处理二 EXCEL凼数应用三 EXCEL图表制作 EXCEL基本处理 一 简单的快捷操作 二 数据的格式设置 三 数据的输入技巧 五 数据的分类汇总 六 数据透视表 四 数据的排序和筛选 1 行列的简单操作 1 行列的选择 复制 删除等2 行列的添加和删除 Ctrl S保存Ctrl X剪切Ctrl C复制Ctrl V粘贴Ctrl F查找Ctrl H替换 常用的简单快捷键 一 简单的快捷操作 2 选择性粘贴 编辑 选择性贴粘或单击鼠标右键 1 数值 数据完整 2 转置 横 竖转换 3 粘贴链接 跟随原表格 自动更新 3 如何输入日期和时间 1 快捷方式 ctrl 输入当前系统的日期 2 快捷方式 ctrl shift 输入当前系统的时间 可以通过excel的 格式 单元格格式 来设置日期和时间的显示方式 插曲 显示出2009 12 01至2009 12 31的日期 要求扣除休息日 周六 周天 编辑 填充 序列 4 利用自动更新提高数据输入的效率 例如 用 保险 来替代 太平洋寿险泉州支公司 方法 工具 自动更正项 二 数据的单元格设置 文本的输入 如何输入以0开头的数字 一般来说 数字表示的是数值 系统默认的 当需要用到数字来表示诸如学号 标号 电话号码内容时 应当把数字当做文本来处理 设置方法 Ctrl 1或右键单元格格式 单元格美化 单元格对齐方式的设置 合并单元格 自动换行 文字的大小 颜色 字体的设置 表格边框的颜色和线条类型的设置 单元格底纹的设置 也可以自动套用格式 3 打印 页面设置 多页打印时 可以统一对 顶端标题行 和 左端标题列 进行设置 三 数据输入的技巧 1 窗口的冻结 可以保证数据的行列一直处于可见状态 便于资料的录入和查看 可以在选中需要冻结的单元格的下方和右方的单元格 窗口 冻结窗口 2 工具表的隐藏 取消隐藏 可以保证对原数据进行有效的查看 并且便于资料 公式 保存的完整 可以在选中需要隐藏的表格 格式 工作表 隐藏 3 表格的链接 可以对EXCEL报表进行目录汇总后 对相应的子表格通过 链接 后 能够更有效的使用 查看清表格的功能 4 单元格内容的合并 公式 A2 B2 方法二 CONCATENATE A2 B2 C2 5 单元格内容的分列 四 数据的排序和筛选 1 排序 利用排序按钮 Excel中数据排序的顺序有如下规律 降序 错误值 逻辑值 字母 数字 空格升序 数字 字母 逻辑值 错误值 空格 数字排序 字符排序 自定义序列排序 可以通过 选项 进行 方向 或 方法 排序 2 在数据表中筛选出需要的数据 操作 选中单元格 数据 筛选 自动筛选 自定义筛选 设置一定的筛选条件 取消筛选 把菜单中的 数据 筛选 自动筛选 的选择去掉 3 高级筛选 多条件筛选 比如以个人英雄榜为例子 要筛选出性别是专务职级 同时8000 标保 10000的记录 关键在于筛选条件区域的设置 其中应该注意的是 在同一个行中设置筛选条件 表示 与 而不同的行中设置筛选条件表示的是 或 选择筛选的行或列 可进行不重复的筛选 五 数据的分类与汇总 分类汇总的前提 对数据按照分类的关键字进行排序 例如 职工工资表 对各个部门员工的基本工资和合成工资进行汇总 分类汇总的删除 分类汇总的嵌套 对不同字段进行分类 比如 将上面对部门的汇总的基础上 对性别进行二次汇总 2 合并计算 提高登记效率 注意事项 1 每张工作表都只包含两列 是合并的数据标志 不可缺少 2 姓名要统一格式 特别对两个字的姓名 姓名中间要么都不用空格对齐 要么都用空格对齐 否则格式不同会生成单独的行 影响合并的结果 3 汇总 工作表将用来存放数据 是一个空白表 数据 合并计算 操作 1 新建一个 汇总 工作表 单击合并计算数据目标区域左上角的单元格A1 2 在主菜单选择 数据 单击 合并计算 命令 打开 合并计算对话框 3 在 合并计算 对话框的 函数 下拉列表框中 单击用来对数据进行合并计算的汇总函数 求和 4 单击 引用位置 选择的源数据添加到 所有引用位置 列表框中 重复操作相关源数据添加 5 在进行好这些设置后 按 确定 按钮返回到 汇总 工作表 关键步骤 六 数据透视表 要求同时对 营销区 业务部 业务室的各个标保进行求和汇总 1 查看数据透视表中具体数据的来源 方法 双击经过处理的数据的单元格 excel将在一个新的工作表中显示出这些数据的详细的来源 2 查看自己希望查看的数据 3 数据透视表的修改 数据透视表的工具栏 可以通过字段列表对数据透视表中的字段进行添加和删除 对字段的删除可以通过 数据透视表向导 来完成 4 修改数据的汇总方式和数字的显示方式 选中汇总项 右键 字段设置 5 数据透视表的更新 数据透视表并不会因为数据源的改变而发生改变 因此应手动进行更新操作 Excel的函数和图表 Excel函数的类型 1 当前年月的添加 涉及的函数 now 用来返回计算机内部时钟的当前日期和时间 括号里没有参数 year 用来返回年份 括号内的参数为一个日期值 一般要和date 等函数合用 例如 YEAR DATE 2006 12 1 如果只要返回当前的日期 today month 用来返回月份 用法和year 一样 一 日期 时间函数 2 计算日期间的天数 因为在excel中 单元格中的日期时以数值的形式存储 所以日期可以直接进行加 减的计算 2009 12 72010 4 14应该输入公式 2010 4 14 2009 12 7 1 132天 注意 日期计算完以后显示的并不是常规的值 可以通过对单元格格式的修改来达到显示的目的 Date year month day DATE 2006 12 1 当参数中的月份和日期超过我们一年或者一月的最大天数时 系统会自动往前加 例如 date 2009 15 45 系统返回显示 2010 4 14 二 统计函数 排名 RANK 例如 RANK C2 C C 0 返回值表示C2在区域中的排名 0或者缺省表示按照降序排列的列表中的位置 非0表示按照升序排序的位置 三 查询或引用凼数VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值 并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值 VLOOKUP A2 表格 A B 2 FALSE 例如 查找该业务员所在的营销区或所需要的数值 另一表格 FALSE为大致匹配 TURE或忽略为精确匹配 重点 1 寻找两个表格中的共同点 再来查找所需要的数值2 计算满足条件的两列区域间的序列数 四 数学函数的应用 销售表 进货表 库存表 SUMIF函数 条件求和 如果要统计库存中各个产品的库存数量 应该输入 SUMIF 进货 B2 B7 TCL 进货 C2 C7 含义 如果进货工作表中的B2 B2单元格中包含TCL 将对应的C2 c7中的数相加 五 逻辑函数的应用 对各种条件进行判断 一 AND函数 1 AND函数当AND的参数全部满足某一条件时 返回结果为TRUE 否则为FALSE 例 判别 基本工资大于2000为真 则返回结果为TRUE 逻辑函数的介绍 IF AND OT NOT TRUE FALSE 2 OR函数指在其参数组中 任何一个参数逻辑值为TRUE 即返回TRUE 与AND函数的区别在于 AND函数要求所有函数逻辑值均为真 结果方为真 而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真 3 IF凼数 条件函数 用于执行真假值判断后 根据逻辑测试的真假值返回不同的结果 IF 条件 true false 例 合计工资大于3000为高 其余为中 注意 if函数的嵌套最多可以有7层 使用IF时应注意括号的匹配 例 合计工资大于4000为高 大于3000为中 其余为低 Len 用来返回字符串的长度 空格作为一个字符 Left b2 2 用来返回B2从左开始的2个字符串 right b2 1 用来返回B2从右开始的1个字符串 Leftb B2 1 用来返回B2从左开始的1个字节数 rightb b2 1 用来返回B2从右开始的1个字节 Mid b2 3 4 用于从制定位置开始 返回制定的字符长度 六 文本函数 B2是指要计算字符的所在位置 判断出生年月 公式 1 18位数 MID A2 7 8 2 15位数 MID A3 7 6 3 条件凼数判断 IF LEN A1 18 MID A1 7 8 IF LEN A1 15 MID A1 7 6 出生年月日一般是从身份证的第6位开始 取6 8位 Excel的图表制作 一 4步骤图表创建 步骤1 选择图表类型 在图表类型的选择过程中 应该主意 根据不同的需求 选择适合的图表表现方式 常见的图表类型及其应用 步骤2 图表源数据 默认状态下excel会自动选择所有的数据 如果在图表创建时并不需要所有的数据都采用 可以通过这个调节杆手动来选取 在 图表源数据 选择的 系列 对话框 我们可以添加或者删除我们要显示的数据系列 步骤3 图表选项 可以输入标题以及X轴 Y轴的名称 步骤4 图表位置 1 对图表各个部分的认识 二 图表修饰的几个关键 2 图表坐标轴格