群策群力六步法讲义(PPT 52页).ppt

群策群力六步法 快速掌握世界一流管理方法 行动学习群策群力小组分工 组长方法检验员时间管理员会议记录员新闻发言人 挂图纸书写要求 每页须有标题板书字迹清晰 忌潦草 字体5CM大小 不要在背面写间隔适当 不要太密 四周适当留白每页须编号 组名 日期 序号 尽量记录原话 群策群力六步法 问题界定步骤一 原因分析步骤二 选择方案步骤三 行动计划步骤四 评估推广步骤六 执行计划步骤五 问题解决流程 学习目的 完成该课后 你将能在行动学习中 使用问题解决六步骤解决工作中的问题改善沟通 在解决问题时使用共同的语言选择及使用新的工具利用已有的知识与经验 成为问题解决的专家 什么是 问题 呢 这个问题我们得谈谈 这是领导风格的问题 你能回答我们的问题吗 在公司的会上 能提问题吗 以前学员写的问题 销售额上不去销售抓不住市场或客户的需求员工士气不高干部执行力不够费用不能很好的控制流程太复杂 效率低下跨部门协作不顺畅 互相扯皮 问题 的定义 现状与期望之间的差距 称为问题 群策群力六步法 问题界定步骤一 原因分析步骤二 选择方案步骤三 行动计划步骤四 评估推广步骤六 执行计划步骤五 问题解决流程 案例分析 从刚才的案例中你学到了什么 群策群力六步法 问题界定步骤一 原因分析步骤二 选择方案步骤三 行动计划步骤四 评估推广步骤六 执行计划步骤五 问题解决流程 1 工具箱 头脑风暴SMART方法结构树 搜信息 明确问题并确定目标 任务 描述症状 问题的具体表现 针对具体表现重新阐述问题确定解决问题的目标 要求 一定是可以观察到的现象 而不是主观臆测和推论尽可能穷尽所有的现象坚持目标导向 有可能不需要处理现在的问题 目标必须具有挑战性 典型质疑 你确信已经穷尽事实了吗 你是如何知道这些事实的 这到底是一个什么问题 我们到底希望从这个问题的解决中得到什么 为了得到这个好处 还有什么其他途径呢 目标再提高一些会怎么样呢 工具方法 头脑风暴活动挂图或活动卡片 行动学习问题评估工具 好的行动学习的问题 5分为满分 平均得分应不低于4分 单项得分均应不低于3分 由于问题的选择对行动学习非常重要 因此 评估和选择过程一定要严格 格式 小组问题选择1 张三 员工流失率高2 李四 员工技能低组名 20080416 01 14 队名简称 标题 蓝色 底线 红色 正文 黑色 日期 序号 文字 蓝色 挂图纸书写要求 具体的specific 可衡量的measurable 富有挑战ambitious 结果导向result driven 时间界限time 确定问题目标的SMART原则 目标1 在3个月内关键销售岗位员工月流失率从10 降到5 目标2 本年度公交车运行正点率从80 到90 目标表述示例 群策群力六步法 问题界定步骤一 原因分析步骤二 选择方案步骤三 行动计划步骤四 评估推广步骤六 执行计划步骤五 问题解决流程 1 工具箱 头脑风暴法鱼骨图因果分析图 工具箱 头脑风暴SMART方法结构树 子步骤一 自由讨论原因 典型质疑 是什么导致这些现象的发生 背后的原因又是什么呢 其它可能的原因呢 你是如何知道这个因果关系的 有什么证据可以论证这个因果关系 工具方法 头脑风暴活动挂图或活动卡片 任务 找到导致问题或现象的可能原因 多问几个为什么 要求 将显而易见的原因放在一边 问五层为什么 用好奇心来搜索信息 找出以为知道但不熟悉的地方 思考改善对 早已知道 的事情的看法 建立新的关系 第二步 分析原因 18 本意是突发性的脑风暴 意即应用脑力冲击问题 usingthebraintostormaproblem 在1939年由亚历斯 奥斯本 Osborn 提出 用于小组讨论中 激发大家的智慧 使集体产生更多的观点和创意 原因分析工具 头脑风暴法BrainStorming 19 头脑风暴法的要点 一发言 每人都要发言 每次只能一人发言两追求 追求数量 追求创意三不许 不许质疑 不许批评 不许打断四步骤 四个关键步骤 20 头脑风暴法四个步骤 1 主持人发言 2 个人自由发言 3 小组讨论 1 陈述并澄清议题2 规定时间并安排计时员3 安排记录人员4 说明规则5 鼓励所有人思考 1 成员自由发言2 鼓励在别人观点的基础上创造3 记录所有意见 即便是荒谬的4 使用规则维持秩序5 可以点名让不发言的人参与进来6 使用 还有呢 直到穷尽所有人的所有观点 1 解释澄清某些观点2 合并同类观点 但不是作概括总结3 激发新观点 叠罗汉 不同观点叠加 移花接木 不同观点取优整合 架桥法 相反观点之间产生新观点唱反调 反转某些观点 4 小组决策 1 形成最终决策2 回顾研讨过程3 重申决策结果4 明确下一步行动5 感谢各位参与 参考资料 头脑风暴 所需时间 15分钟至 个小时所需人数 至 人通常所需的环境 一间温度适宜 安静 光线柔和的会议室严禁电话干扰有翻页板 一般分多少组就需要多少翻页板 黑色和红色的白板笔若干 头脑风暴法的原则 在意见收集过程中人人参与 roundrobin 不评价他人的想法快速阐述观点 不需要发挥在其它想法的基础上发展自己的想法及时记录每个人员的想法 不高度概括 并字体整齐在观点评估阶段只评估观点 不评估人为了准确 请小组成员进行核对成员依次评论 可将意义延伸 将其中一些观点综合或取消进行分级标注 明确主次 小组要对标准达成一致 确定下一步的行动 头脑风暴的注意点 1 请谁入伙头脑风暴的有效性在很大程度上受到讨论成员的个性和他们之间的相互关系的影响 如果你控制者名单 如何搭配就取决于你了 一般而言关系特别密切或紧张的人员不要在一组性格相似的人员不要在一组关注点异常分散的人员不要在一组不要让同性别的人员在一组2 组长的特别要求有能力和勇气面对大伙讲话如条件可能 给组长佩带特别的红色标识 如红袖箍 以提醒他们的权利组长不能是特别强势或支配欲强的人 你先听我说的人不适合担任此角色3 破冰行动如果参加风暴的人员不熟悉 需要在风暴前进行团队融合 即采取破冰行动大量事实表明 如果破冰让大家有某种身体接触的话 效果会更好4 纸张不要用A4的纸张 需要大白纸 头脑风暴的好工具 子步骤二 聚焦重要原因 任务 找到导致问题的关键原因集合 剔除不相关的原因 要求 基于缜密的思考而不是所谓的常识来选择重要原因 对于被筛选掉内容 要重新问一次 为什么说这一条不重要 所有重要原因都必须经过调查确认 典型质疑 导致这些现象发生的最重要的原因有哪些 为什么这些原因重要 哪些原因不重要 为什么说这些原因不重要 这些原因导致了多少问题 你是如何知道的 工具方法 FOCUS矩阵80 20法则投票法 第二步 分析原因 FOCUS矩阵 可控 内部 外部 不可控 分析原因工具 子步骤三 把原因逻辑化 系统化 任务 找出重要原因之间的关系 明确因果链条 并挖掘深层原因 要求 基于事实和缜密的思考确定因果关系 而不是基于常识所有人都必须对因果关系发表意见 不同的意见要得到充分重视以好奇心探索可能存在的关系 勇于提出新的假设 典型质疑 你是如何知道这个因果关系的 这背后的原因又是什么呢 还有其他可能性吗 存在因果颠倒的可能性吗 你感觉这个因果分析如何 5Why 工具方法 如果原因可以分为相互独立的几类 各类别之间没有因果关系 则使用鱼骨刺图如果原因之间不独立 相互之间有复杂的因果关系 则使用因果分析网络图 第二步 分析原因 鱼骨图 对头脑风暴的产出进行归类帮助找到根本原因明确收集数据的区域 鱼骨图结构分解 人 机 法 料 没有授课教师 没有达到摩托罗拉标准讲授风格 计划和课程不一致 培训完成后没有质量保证 大学的培训师不够好 学员不在一个水平上 客户抱怨 学员太忙 课程太贵 相关的课程不够 课程没有改善 取消的课程太多 没有课程内容概要 学员不是很积极 用鱼骨图法对头脑风暴产出进行归类 示例 鱼骨图 举例 为什么培训没有效果 鱼骨类别的选择 建议 对于销售和市场 命名主要包括 人为因素 促销 价格 地点 产品 地理分布对于技术问题 常用的命名包括 人为因素 方法 机器 计量标准 原材料 鱼骨刺图 影印机 待影印文件 影印不清楚 放文件时滑 文件位置放错 药水不够 碳粉不够 影印纸无法粘着碳粉 操作指示不够清晰容易按错键 滚筒夹杂碳粉 镜面有污点 镜头失焦 有夹纸现象 有抗影印的记号 文件本身不清楚经过多次影印 并非原稿 制作人员 材料纸张 分析原因工具 因果分析网络图 上半年统计表明 31 的车次运行延迟 25 的车辆延迟发生在三条主要干道的高峰时段 60 的延迟是因为车辆抛锚 5 的延迟是因为跑错线路 10 的延迟是因为发生交通事故 75 的抛锚车辆为超期服役车辆 80 的抛锚车辆未按计划保养 跑错路线的全部为今年上岗的外地司机 90 的交通事故为发生在新上岗司机身上 市政道路施工 下半年结束 公司已经三年没有购置新车辆了 去年底有50多名老司机及有经验的维修人员被另一新成立的个体公交公司挖走 60 的维修工人为半年内上岗的新员工 公司高层追求短期盈利 高层激励基于短期盈利 公司控制人工成本 老员工待遇低于行业25 分析原因工具 子步骤四 把原因按轻重缓急排队 任务 找出最根本的原因 鱼骨刺图的末端刺或因果分析网络图的最末端原因 并确定解决问题的先后顺序 要求 一定找到最根本的原因 根据紧迫性确定解决的先后顺序 所谓紧迫原因是指不解决问题更加恶化的原因 典型质疑 这些原因消除后到底能在多大程度上解决问题 你是如何知道的 这些原因的变化趋势如何 这些不重要原因存在 会发生什么 工具方法 重要性 紧迫性矩阵 III 第二步 分析原因 重要性紧急性矩阵 重要性 紧急性 高 中 低 低 中 高 III 第二步 分析原因 检查表 储运失误日期 3 28 3 03 帕累托图 Pareto 帕累托图通过突出项目发生的频率以便帮助找到重要的问题或原因 180160140120100806040200 100 75 50 25 0 88 45 25 15 7 n 180 49 74 88 96 不完整的表格有误包装错误订单错误其他表格 储运失误 2003年3月 百分比 失误的次数 错误类型 原因分析工具 5W法 使用时机 需要深入了解问题的根源 使用此方法使用程序 1 详细说明需要处理的问题2 向对方提问为什么或这是什么3 不断的问why 直到没有答案为止 虽然是5W 但是为了解决问题的根源 可能不止5次 子步骤五 把原因转换为子目标 任务 制定消除原因的具体目标 要求 目标要符合SMART原则 子目标都达成后 必须实现第一步确定的总目标 典型质疑 如果目标值更激进一点会怎么样呢 所有子目标实现后能得到什么呢 工具方法 SMART原则 第二步 分析原因 问题解决六步法 问题界定步骤一 原因分析步骤二 选择方案步骤三 行动计划步骤四 评估推广步骤六 执行计划步骤五 问题解决流程 1 工具箱 1 收益 实施难度评估表2 方案评估表3 解决方案风险分析表 3 工具箱 头脑风暴法鱼骨图因果分析图 工具箱 头脑风暴SMART方法结构树 42 子步骤一 自由讨论解决方案 任务 制定实现子目标的可能方案 要求 针对一个子目标要有两套以上的方案 不同方案之间是独立的 一般有排他性 典型质疑 如果没有任何限制 你会采取什么方法呢 这些方法是否可以相互嫁接产生新方法呢 你为什么认为只能选择这些方案 如果反过来做 又怎么样呢 工具方法 翡翠帽头脑风暴 子步骤二 评估并确定解决方案 任务 设计评估标准并选择最佳的方案 选中的方案要进行风险分析 要求 首先就评估工具达成一致 评分可以采用每个人独立评分方法 也可以采用共识打分法 即所有人就评分达成一致 对于分布范围大的分数 要做出解释说明然后重新打分 典型质疑 方案必须满足的标准是什么 为什么这些标准重要 还有其他需要考虑的标准吗 评分的依据是什么 这个方案可能的风险是什么 如何规避 工具方法 收益 实施难度评估矩阵矩阵评估法六顶思考帽风险分析表 收益 实施难度矩阵 快速获胜 浪费时间 重大机遇 专门努力 不容易实施 容易实施 收益小 收益大 矩阵评估法 分数 权重分数 评分原因 分数 权重分数 评分原因 分数 权重分数 评分原因 已选解决方案的风险分析 群策群力六步法 问题界定步骤一 原因分析步骤二 选择方案步骤三 行动计划步骤四 评估推广步骤六 执行计划步骤五 问题解决流程 1 工具箱 1 收益 实施难度评估表2 方案评估表3 解决方案风险分析表 3 工具箱 1 行动计划表 4 工具箱 头脑风暴法鱼骨图因果分析图 工具箱 头脑风暴SMART方法结构树 制定行动计划 任务 制定详细的可以操作的行动计划 要求 行动计划要具体 可操作 可跟踪行动计划尽量在培训结束后短