投资发展有限公司业务部管理制度.doc

投资发展有限公司业务部管理制度 业务部管理制度润星业务部工作职责及管理制度 一、总则 (一)、为明确业务部门“工作职责”及规范“采购流程”，特制定本制度 (二)、本制度适用于公司业务部及各办事处的采购活动 二、采购原则（一）、最小采购成本，公司利益最大化原则（二）、提供多家厂商，“选择厂商”会审制度原则（三）、多种方案、多种价格区间原则（四）、“合同签订”会审原则（五）、负责业务人员“全程负责制”原则 三、业务部人员基本要求（一）、人员构成宋振宇、李海、王守东、王猛、马凡国、李成章、许晓奇、程天亮、韩沁、陈易安、秦丽、刘斐然（二）、业务部人员要求具备的基本素质 1、热爱公司，自觉维护企业利益 2、加强学习，提高认识，增强法治观念 3、廉洁自律，不收礼，不受贿 4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督 5、工作认真仔细 6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息 四、具体职责及管理制度（一）、询价、议价、比价 1、询价阶段 （1）、获得询价单的过程应遵守公司要示，有正确的交接表格，并进行签字确认 （2）、对于询价内容及时间有疑问的应及时提出 （3）、同类产品询价的厂家不能少于三个（特殊情况除外） 2、议价阶段 （1）、与供应商议价时要保留相关的议价记录，包括邮件、传真等 （2）、议价的条件应考虑充分，具体条件应清晰、明确 3、比价阶段 （1）、比价应在同等条件下进行比价、核对，并做好相应的分析 （2）、比价阶段应由“共同负责”人员及部门负责人员共同进行 （3）、比价的结果应编制“价格汇总表”呈交公司领导确认 （4）、提供“价格汇总表”时不能缺少付款条件、运输方式、退税率、包装、具体厂家及具体联系人等条件（二）、采购合同的成立 1、准备阶段 （1）、充分与国外及厂家核实产品各项资料，做到理解一致 （2）、与厂家确认交期、业务人员提前确定发运计划安排，并形成“货物运输明细表”，呈交部门负责人、公司领导、国外等各部门，各部门的“最终确认”及“反馈信息”做为最终签订合同的依据 （3）、按前期共同约定的“合同条款”，形成公司要求的“统一格式”的合同，以此合同范本做为最终同厂家“议价”根据 2、成立阶段 （1）、合同的条款要由业务人员进行仔细检查，确认无误后报由公司领导进行审核 （2）、对于合同中的条款公司有疑问的，需由业务人员或由公司领导与厂家进行重新洽谈 （3）、合同条款满足公司要求，进行正式签订合同，双方盖章正版合同要报由相关部门留存归档（可通过传真件、扫描件或约定方式成立合同） （4）、合同成立后，要由业务人员填写“付款申请”，进行前期货款的支付，业务人员要好付款等记录工作（三）、跟单工作 1、跟单方式 （1）、电话、邮件等方式进行跟单，要保留与厂家沟通记录 （2）、工厂实地进行跟单，业务人员出差到厂家进行实地跟单 2、跟单过程中需要完成的工作 （1）、交期，督促生产，预见性的掌握生产节奏及最终交期 （2）、质量，要随时跟踪产品质量情况，要有相应的检验记录 （3）、沟通，要随时保持与“操作部门”及“国外人员”进行沟通“产品生产”及“项目的变化情况”，便于及时进行工作的调整 （4）、准备性工作，跟单过程中要整体协调所有的项目安排工作，做好后续工作的前期准备性工作 3、跟单问题的处理 （1）、跟单过程中，出现关于交期、质量等一切问题，要及时与厂家进行沟通解决，做好情况记录，并上报部门经理 （2）、跟单过程中出现影响整体操作情况，要及时与后勤及货运部门通报情况 （3）、做好货物发运前的一切准备性工作（四）、货物发运工作 1、国内段运输 （1）、国内段运输前要做好产品数量、包装、重量、体积等准备性工作，交形成表格，交由后勤等其它配合部门 （2）、按货物的实际情况，选择合适的运输工具，并成立运输合同，并报由相关部门 （3）、对货物的装运有着详细的装卸方案 （4）、货物装运计划、装运完成等每个节点需要报由部门负责人及公司，便于做好整体协调工作 2、国际段运输 （1）、货物未到达货代指定收货地点前，业务人员应与货代公司沟通运输方式、运输时限、报关、报检等前期准备性工作 （2）、与货代公司确定运输费用及操作费用，并保留记录 （3）、确定具体的装运时间、报关时间及发运时间等节点工作 （4）、跟踪并协调发运过程中一切工作 3、单据的 （1）、单据的配合部门为公司的后勤部门及集团公司部分人员 （2）、业务人员应第一时间为配合部门及货代公司提供“货物运输明细表”，表中相应的关于货物信息要全面、清晰，能够满足各部门制做单据使用需求 （3）、业务要与后勤、集团公司、国外人员确认好各种单据的制做，并保证不出现错误，包括报关单据的、清关文件的制做、其它单证的提供 4、异常情况处理 （1）、货物发运过程中出现任何问题，业务人员要保持与部门、公司、国外公司等沟通工作，要及时汇报货物发运中出现的问题 （2）、任一环节出现运输质量问题，都要第一时间保存相应的货损证据，包括照片、证明等相关文件，并及时报由公司处理 （3）、货代公司操作出现异常情况，业务人员应第一时间积极协调处理所出现的问题，并把相应的情况通报国外，便于做好调整的准备性工作（五）、项目的跟踪 1、整体项目施行的后期跟踪工作 （1）、后期产品质量跟踪，要及时与国外负责业务人员沟通产品的使用情况及国外客户反馈信息，做好留底工作 （2）、需要安装调试的项目，要及时与厂家沟通人员出guo及国外安装的情况，并做出相应的安排 （3）、整体协调安排该项目涉及到的一切保障性工作 2、货物运输的后期跟踪工作 （1）、与后勤配合，做好“物流报表”的制定工作 （2）、与国外保持沟通国外到货情况 （3）、跟踪安装使用环节 3、后期结算跟踪工作 （1）、跟踪与厂家支付货款及提供发票情况，做好记录 （2）、项目完成后要及时进行各种结算单据并留存（六）、项目后期及考核 （1）对供应商进行考核评鉴依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。 （2）对交期延迟的原因进行分析并研拟对策确保重复问题不再发生。 （3）检讨是否更换供应商依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳之供应商，或减少其订单。 （4）执行供应商的奖惩办法必要时加重违约的惩罚力度，