5、工作说明书的构成和编制方法.doc

工作说明书内容 一个完整的工作说明书包括工作描述与工作资格两大方面的内容。但由于职位不同，编写格式不同，编制出的工作说明书会呈现出不同的模式。一般而言，工作说明书的编制内容主要有以下几个方面。1、 工作概况包括工作的名称、编号、工作所属部门、职务等级、工作说明书的编写日期等项目。2、 工作说明（1） 工作概要：概括本职务的特征等主要工作范围。（2） 责任范围及工作要求：任职者需要完成的任务，所使用的材料及最终产品，需要承担的责任，与他人联系，所接受的监督及所施予的监督等。（3） 工作目标：主要关心本工作所要求达到的目标及提供的服务等。比如工作数量、质量、时间要求等。（4） 机器设备及工具：列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工具等。（5） 工作条件与环境：罗列有关的工作条件，比如噪声水平、可能遇到的危险、工作场所布局等。3、 任职资格指担任此职务的人员应具备的基本资格和条件。比如受教育水平、经验、培训、性别、年龄、相关工作经历、身体状况、个性、能力、知识要求、基本技能等方面。工作说明书的编制方法1） 工作实践法是指工作人员亲自从事所需要研究的工作，由此掌握工作要求的第一手材料。优点：可以准确了解工作的实际任务和对体力、环境、社会方面的要求，适合那些短期内可以掌握的工作。缺点：不适用于需要进行大量训练和危险的工作。2） 观察法是指有关人员直接到现场，亲自对一个或多个工作人员的操作进行观察、收集，并一文字或图表记录有关工作的内容、任务，工作关系，人与工作的作用，工作环境、条件的信息。优点：对工作内容主要是由身体活动来完成的工作比较合适缺点：对以脑力劳动为主的工作和处理紧急情况的间歇性工作不太合适步骤：初步了解工作信息 进行面谈 合并工作信息 核实工作描述3） 访谈法通过个别谈话或小组访谈形式，获取工作信息。访谈法的典型问题举例：你做哪些工作？主要职责是什么？怎样完成？工作地点在哪里？工作所需的教育背景、经验、能力或职业资格是什么？绩效标准如何？工作环境和条件如何？优点：比较适合于工作复杂、无法直接观察和亲身实践的工作。能够直接迅速地收集大量工作分析资料。缺点：员工容易夸大承担的责任和工作难度，导致工作分析资料不能反映真实情况。4） 问卷调查法问卷调查法的效果取决于问卷的结构化程度。最好是既有结构化问题，也有开放式问题。优点：快速得到所需资料，节省时间和费用，抽样样本量可以比较大，资料可以数量化，通过计算机处理数据。缺点：设计调查表花费时间、人力和物力，成本高，被调查者可能不认真反映真实情况，影响资料的质量5） 关键事件技术是指在劳动过程中，对岗位工作造成较大影响（如任务完成与否、产量增加或减少等）的事件。通过对本岗位或与本岗位有关的员工的劳动过程中的各类行为充分记录，获取足够信息以后，归纳岗位的特征以及对员工的要求。内容：包括背景、原因；员工行为；后果；员工的控制能力优点：比较清楚地揭示工作的动态性质缺点：调查费时、过程长、只有关键事件达到一定数量才能满足需要。6） 工作日志法指由工作者在一段时间内连续地每天记下工作的细节，包括时间、方法、工作内容、工作程序等，以此了解工作的性质。此法与访谈法结合使用效果教好。优点：直接得到第一手资料。编制工作说明书调研方案一、调研的信息在进行工作分析时，收集工作分析信息的方法很多，每种方法都有自己的优缺点。任何一种方法都不能提供所需要的足够完整的信息，因此必须交错使用这些方法。 1） 工作实践法是指工作人员亲自从事所需要研究的工作，由此掌握工作要求的第一手材料。优点：可以准确了解工作的实际任务和对体力、环境、社会方面的要求，适合那些短期内可以掌握的工作。缺点：不适用于需要进行大量训练和危险的工作。 2） 观察法是指有关人员直接到现场，亲自对一个或多个工作人员的操作进行观察、收集，并一文字或图表记录有关工作的内容、任务，工作关系，人与工作的作用，工作环境、条件的信息。优点：对工作内容主要是由身体活动来完成的工作比较合适缺点：对以脑力劳动为主的工作和处理紧急情况的间歇性工作不太合适步骤：初步了解工作信息 进行面谈 合并工作信息 核实工作描述 3） 访谈法通过个别谈话或小组访谈形式，获取工作信息。访谈法的典型问题举例：你做哪些工作？主要职责是什么？怎样完成？工作地点在哪里？工作所需的教育背景、经验、能力或职业资格是什么？绩效标准如何？工作环境和条件如何？优点：比较适合于工作复杂、无法直接观察和亲身实践的工作。能够直接迅速地收集大量工作分析资料。缺点：员工容易夸大承担的责任和工作难度，导致工作分析资料不能反映真实情况。 4） 问卷调查法问卷调查法的效果取决于问卷的结构化程度。最好是既有结构化问题，也有开放式问题。优点：快速得到所需资料，节省时间和费用，抽样样本量可以比较大，资料可以数量化，通过计算机处理数据。缺点：设计调查表花费时间、人力和物力，成本高，被调查者可能不认真反映真实情况，影响资料的质量 5） 关键事件技术是指在劳动过程中，对岗位工作造成较大影响（如任务完成与否、产量增加或减少等）的事件。通过对本岗位或与本岗位有关的员工的劳动过程中的各类行为充分记录，获取足够信息以后，归纳岗位的特征以及对员工的要求。内容：包括背景、原因；员工行为；后果；员工的控制能力优点：比较清楚地揭示工作的动态性质缺点：调查费时、过程长、只有关键事件达到一定数量才能满足需要。 6） 工作日志法指由工作者在一段时间内连续地每天记下工作的细节，包括时间、方法、工作内容、工作程序等，以此了解工作的性质。此法与访谈法结合使用效果教好。优点：直接得到第一手资料。1、工作环境2、工作内容3、工作关系4、任职资格二、调研方法：访谈法，问卷调查三、调研时间：2010年12月10-2011年2月10日四、调研费用调研提纲一、关于岗位基本信息问题：1、请问什么名字，是哪个部门的，什么岗位？2、你的工作向谁汇报，谁指导你的工作？3、与你同在一个岗位的同事有哪些？多少人？4、你是否承担管理他人的工作，如果有，主要是什么岗位上的人？有多少人？记录表：职位名称面谈对象直接下级职位下级人员数所属部门直接上级职位同岗位人数二、关于岗位设置目的问题：1、这项岗位最终要取得怎样的结果？2、从公司角度来看，这项岗位具有哪些重要意义？ 3、为何设置这一岗位？ 4、为这项工作投入经费会有何收益？5、完成岗位目标对完成部门目标和公司目标有何贡献？记录表：岗位设置目的：三、关于工作关系所谓工作关系指为完成本岗位的工作而与公司内外发生的联系。问题：1、请问你完成本岗位职责时，需要从公司内哪些岗位获得所需信息、服务、资料和结果或者接受监督？发生关系的内容是什么？获得的信息、服务、产品、资料在什么样标准下才能使你完全感到满意？2、请问你完成岗位职责时，需要向公司内哪些岗位提供服务、产品、信息、资料或行使某方面的监督。发生关系的内容是什么？3、请问你在完成本岗位职责时，需要和公司外的机构发生联系，联系的内容是什么？4、请问你是怎么管理你的下属的？你的下属是何种类型的员工？请简要说明每位下属的工作范畴：工作范围，及岗位存在原因？你经常和哪些下属接触？你是使用何种管理信息系统？记录表：内外关系与公司内各岗位发生关系 与公司外机构发生工作关系关系岗位发生关系内容满意标准四、关于岗位职责和任务岗位职责指特定的岗位所负责承担的某类工作任务的集合。工作任务指为达到某一特定的目标而进行的一系列的相关活动或要素(工作要素是指用来描素单一动作)，工作任务可细分出工作活动、活动程序、要素等更细微的单元。问题：1、请问你的岗位职责是什么？在各项职责中，需要完成什么工作？工作内容是什么？你是如何做这些工作的？你做这些工作的衡量标准是什么? 做这些工作是否有作业指导书2、请你对你刚才所谈职责按重要性进行排序，并估计每项工作所消耗的时间比率？3、除了日常工作外，每周、每月、每季或每年还需要承担哪些工作？4、你在完成这些工作任务时，是否有表示你做过这些任务的工作记录？5、你刚才所说的岗位职责是否有与别的工作岗位职责有交叉部分，如果有，是哪些，你们平时是怎么协调分工的？记录表：工作职责或任务重要性衡量标准作业标准相关记录耗时比备注五、关于工作特征根据职位及相关情况在每项对应处打“”，并在括号里填写相应内容1、是否经常按时上下班？(是 否)每周平均加班时间约为（）小时 2、所从事的工作是否忙闲不均（是否）最忙常发生在哪段时间（） 3、是否经常外出（包括外地）（是否）外出时间约占总工作时间的比重（） 4、你的工作负荷状况（1、超负荷2、饱满3、基本饱满4、不包满）六、关于工作中使用的设备和工作环境序号工作活动使用设备使用设备所需专业技术及其它环境及环境情况七、错误分析（指最容易出现工作失误的环节有哪些？并简要说明产生原因及后果）序号工作活动或环节原因后果请简要说明防止或纠正这些失误需要什么条件？存在哪些障碍？如何解决？八、关于任职资格问题记录内容 1、从事本岗位的工作需哪些方面的专业知识或技术（技能）？按重要程度列出，2、并试举出工作中实例来说明？ 3、从事本岗位的工作应具备的教育程度？4、从事本职位的工作要求何利资格证书？5、本职位要求的资历和经验内容：6、时间长度7、有无其他特别要求的资历和经验，若有，请写明：8、一般工作经验9、相关专业或技术工作经验11、相关的领导或管理工作经验12、本职位要求的入职培训内容？ 13、你认为本岗位要求哪方面的能力 何种程度？ 管理技能类领导能力指导能力激励能力人力资源部经理岗位说明书一、基本资料岗位名称人力资源部经理所属部门人力资源部职务等级2级薪酬等级2级直接上级人力资源部总监直接下级人力资源部主管所辖人数6人本职位定员人数1人职位编号HRM002编写日期二、职位概要协助人力资源部总监对公司人力资源管理工作进行协调、指导、监督和管理。监督、协助人力资源部主管做好人力资源规划、员工的招聘选拔、培训、绩效考核、薪资管理、员工的激励和开发等工作并相关制度的制定，保证公司人力资源供给和员工的工作效率。三、工作职责1、制定人力资源部年度工作目标和工作计划，按月做出预算及工作计划，经批准后实施；2、组织制定公司用工制度、认识管理制度、劳动工资制度、认识档案管理制度、员工手册、培训 大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序，经批准后组织实施；3、制定人力资源部专业培训计划并协助培训部实施、考核；4、审批经人事部核准的过失单和奖励单，并安排执行；5、了解人力资源部工作情况和相关数据，手机分析公司人事、劳资信息并定期向人力资源部总监提交报告；6、知道、巡视、监督、检查所属下级的各项工作；7、手里下级上报的合理化建议，按照程序处理；8、即使对下级工作中的争议作出裁决；9、培训和发现人才，根据工作需要按照申请招聘、调配直接下级，负责直接下级岗位人员任用的提名；10、代表公司与政府对口部门和有关社会团体、机构联络；11、负责人力资源部主管的工作程序和规章制度、实施细则的培训、执行和检查；12、及时准确的传达上级指示；13、其他：随时准备完成上级临时交代的任务。四、任职资格基本要求：最佳学历MBA或HRM硕士最低学历本科以上专业要求人力资源管理、企业管理、行政管理、劳动法规资格证书学历证书、人力资源管理师证书年龄要求30岁以上性别不限必备知识人力资源管理知识、企业管理、劳动法律知识外语要求英语听说读写能力，国家公共英语四级以上计算机要求计算机2级以上、熟练掌握办公软件、会操作常用人力资源管理软件工作经验2年以上本广为中型公司人力资源部工作经验能力及素质要求：必备能力识人能力能将合适的人员安排到合适的岗位上组织协调能力能组织协调好公司