公司采购监控制度.doc

公司采购监控制度 第二条本制度适用于股份所属操作型管控类型的分子公司，适用于股份公司所需各种产品的采购。 第二章组织与职责第三条股份采购监控部门（人员）负责对各分子公司的采购过程进行监控，每季度重点检查各分子公司采购的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。 第四条如果公司所采购的产品是重要和技术性较强的采购业务，分子公司应当组织相关专家进行集体论证，必要时股份公司采购监控部门（人员）应该到场参与决策，并将决策结果提请总经理审批。 第五条分子公司的月度产品采购计划应在每月的25日分别报送股份采购监控部门（人员）审核，然后经股份公司总经理审批后由分子公司实施采购。 第六条非计划性（预算外）的临时采购同样按照上述程序执行，同样根据审批权限进行审批。 第七条公司选聘采购人员必须同时看重业务素质和职业道德，并根据具体情况对采购人员进行人员轮换以避免风险。 第三章采购操作规范第八条申购（一）分子公司的申购均须事前填具采购申请单，进入采购审批程序；（二）紧急采购申请单应优先办理；（三）接到撤销通知的采购申请，应迅速处理，在采购计划中删除；（四）无法于需用日期办妥的采购申请，分子公司必须及时告知相关人员。 第九条询价与洽谈（一）分子公司应向供应商详细说明品名、规格、质量要求（及其他特别要求）、数量、交货期、交货地点、付款方式；（二）分子公司应积极调研市场上是否存在价格涨跌的因素，并据此与供应商进行采购谈判；（三）分子公司应尽可能注意寻求需购物资的低价优质替代品，并与相关部门沟通确定；（四）对于同规格的产品采购，分子公司至少要选择三家供应商对交易条件（质量、价格、交货期、合作关系、信誉等）进行综合对比。 在给各供应商的询价单上应详细注明质量、交货期、退换等条款；（五）在其他交易条件基本相同的时候，分子公司应首先根据统一的“采购比价系统”平台确定基本的价格，然后以此为基础根据报价高低选择最终的供应商。 第十条订购（一）通常情况下，分子公司向供应商下订购单（与申购单保持一致）进行采购；（二）对于需要预付定金、需要长期供应的产品、采购金额在_元（人民币）以上、分批交货或有其他附加条件的采购，分子公司在获得相应的权限审批后应与供应商签订采购合同，然后将采购合同分别报送公司财务部、股份公司采购监控部门（人员）备案。 第十一条收货（一）采购产品到达公司后，分子公司应进行详细核对以确认是否与订购单所列内容一致，并及时进行质量检验和仓库验收；（二）所购各种产品必须有合格证、使用手册等相关详细资料；（三）产品入库前，分子公司填具报验单，由质检人员检验合格后负责办理入库手续；（四）如果到货没有达到规格和/或质量要求而需要退货时，分子公司负责组织办理相关退货手续并催收退货的预付/全额货款。 第十二条付款（一）相关采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符，然后填写付款申请单，随附采购合同、入库单和有效发票，按授权范围经分子公司总经理或股份公司总经理审批后到归口财务部门（人员）办理付款；（二）财务部（人员）根据相关制度和流程进行付款审核并办理付款手续；（三）分子公司配合财务部，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符应查明原因并及时处理。 第四章供应商管理第十三条建立供应商档案（一）分子公司负责建立供应商档案，相关部门予以配合；（二）分子公司对每个选定的供应商必须建立详尽的供应商档案，内容包括供应商调查表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料；（三）应及时根据情况变化更新供应商档案；（四）供应商档案由分子公司总经理指定专人负责管理，未经分子公司总经理允许，不得随便查阅；（五）股份公司采购监控部门（人员）保留供应商档案备份，必要时可以向相关分子公司总经理提出质询。 第十四条供应商调查（一）凡欲与公司建立供应关系而且符合相关条件的厂商都应填写供应商调查表，作为公司选择供应厂商的参考信息。 供应商调查表由分子公司总经理审核；（二）分子公司应随时调查供应商的发展动态及产品质量，依据供应商调查表每季度或半年复查一次，依变动情况更新原有资料内容；第十五条需要更换供应商时，分子公司出具供应商审批表，提请采购监控部门（人员）审核后报股份公司总经理审批。 一般在下列情况下考虑更换供应商（一）原有供应商不再能符合公司的要求；（二）新供应商的相关条件更适合公司的需求；（三）原有供应商由于各种原因拒绝供货。 第十六条样品的检验（一）对通过初审的供应商所送检的样品（应附带完整的检验报告及合格证明等资料），必须经质检人员进行各项指标的检验、检测；（二）样品检验合格的供应商方可向公司供货；（三）如果样品检验结果不合格，分子公司应要求供应商限期作出整改。 整改后仍不合格者，分子公司可以取消其入选供应商资格并及时向业务监控部门（人员）通报。 第十七条签订供货合同（一）产品采购采用订单采购或合同订货的方式；（二）分子公司根据供应商的资质来签订不同条件的供货合同。 对于供货信誉好，资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应稳定；对于普通资质的供应商，分子公司每次以下定购单的方式进行采购；（三）如果是如果供应商是代理商而非生产厂家，分子公司必须与其签署质量保证协议/条款；（四）小额零星物品的采购可以采用直接购买的方式，但分子公司也须事前进行质量和价格的评估。 第十八条供应商控制（一）在每批物资供货结束后，分子公司负责根据质检人员提供的各项检验数据将供货情况记入供应商质量档案，作为日后评审供应商业绩的根据；（二）如果供应商供货不合格或供货不及时，分子公司通知其进行整改。 如果在一年中出现多次质量变动或拖延交货，分子公司应提请采购监控部门（人员）审核后报送股份公司总经理批准取消其供应商资格。 第十九条供应商业绩考评分子公司每半年供应商供货记录，按其供应业绩区分不同等级并制订相应的采购政策。 第五章附则第二十条本制度经股份公司总经理办公会批准后发布执行，股份公司业务监控部门负责制订、修改并解释。 此前有关股份公司对控（参）股公司管理的规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。 第二十一条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和股份公司的有关规定。 第二十二条本制度从下发之日起执行。 附录一供应商基本资料表填表审核日期名称与编号地址法人联系人电话传真E-mail网址公司概况资本额万元机器设备名称台数厂牌规格购入时间购入成本性能建厂登记日期年月日营业执照往来银行开始往来时间停止往来时间所属协会团体协力工厂数协力工厂利用率平均月营业额材料材料名称供应厂商备注员工职能人数干部数员工数大学高中以上平均月薪主要产品名称比例名称比例主要客户名称比例名称比例附录二供应商调查表（范例）供应商名称年月日项目调查项目内容了解程度状况材料零件确认1您对开发部门样品确认流程是否了解？了解不了解请求当面沟通了解2您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？了解不了解请求当面沟通了解3您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？有保留未保留请求当面沟通了解品质验收管制1您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解？了解不了解请求当面沟通了解23采购合同1贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？可以不可以需设法弥补23请款流程1您对本公司的付款条件、手续是否了解？了解不了解请求当面沟通了解23售后服务1您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？品管开发采购总经理23建议事项您对本公司的建议事项【注】本表由供应商填写附录三供应商评价表年上下半年厂商名称厂商编号地址采购材料评价项目品质评价交期评价价格评价服务评价其他合计得分时间月月月月月月得分总和平均得分评价等级处理意见制表审核审批附录四产品采购计划（以半年为例）制表审核批准日期产品名规格单位全年采购量单价金额每月采购计划1月2月3月4月5月6月数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额附录五定购单请购单号日期厂商编号地址电话订购内容项次产品名称规格单位订购数量单价金额交货日期数量123456合计合计金额（大写）万仟佰拾元交货地点