5种重要的管理能力.doc

讲师:执行室 郑乃宾督导五种重要的管理能力现代化的管理艺术要求每一个管理者对自己下属的个性都有充分的了解，并根据这种了解得出结论。任何一个人，都可能成为一名出色的管理者；但真正成为管理者的人数并不多，这并非谁有管理的天分，只是大多数人都没有注意到管理的能力这个问题。管理者需要有些比非管理者更出色的能力，而这些能力并不神秘，只要注意，我们都可以做得到。不怕没机会，就怕没准备你已经准备好要成为现代化管理者吗？如果想要有更出色的能力只有加强本职学能，也就是加强学习；正如宋朝大思想家朱熹先生所说过：无一人不学、无一事不学、无一时不学、无一处不学。是用功的人生学习态度，在这个二十世纪的时代虽然强调训练，但二十一世纪学习却会成为主流。终生学习究竟要如何落实呢？其实我们要养成一种同步学习的正确观念，一边工作、一边成长；特别指出最佳途径就是读活书，而要读活书有三本活书是我们一生都读不完的，它们是读自己（专业知识）、读别人（辅佐知识）、读环境（一般知识）。而随着岁月的流逝，这三本书会愈来愈丰富，而且充满着变化。丰富的知识，对一位成功的管理人员而言，是不可或缺的致胜工具，我们在此处所说的知识，泛指的是一般的知识（读环境）、辅佐知识（读别人）、专业知识（读自己）这三种知识。而要增强管理能力除了积极而虚心学习是必备的基本要件以外，另外有五种重要的管理能力是：1.激励员工的能力、2.控制情绪的能力、3.幽默的能力、4.演讲及推销自己的能力5. 倾听员工倾诉的能力。1、激励员工的能力公司经历ISO 9000推行的洗礼，目前大多数的体系都希望藉由不断标准化、合理化-的PDCA管理循环而达成强化企业体质提高公司的竞争力，更进而迈向TQM全面质量经营的金钢不坏之身的体制来避开这波因经济结构冲击所造成物竞天择的企业淘汰潮流。在推行标准化、合理化的过程中，只单方面的想只要将人员训练为专业的管理者或执行者就只加强人员训练、提供相关的设备资源就是一切，但是大都忽略人是情欲动物；只要是人060包含从业人员都有其情欲，而情欲的高低影响工作绩效甚巨，所以人是需要被鼓励的，除了必备的教育训练外，尚需有情境因素的鼓励，不论是外在实质因子的鼓励或内在情境因子的鼓励，对于激发员工的向心力及斗志都有意想不到的效果。而这对员工的喝采正是激励作用理论中所谈的内在情境因子的鼓励，所以为弥补公司在推行标准化、合理化过程中所欠缺的人性因素，特将激励作用理论做简单的说明以期唤起注意及重视。一位优秀的管理者不仅要善于激励员工，还要善于自我激励。要让员工充分的发挥自己的才能努力去工作，就要把员工的要我去做变成我要去做，实现这种转变的最佳方法就是对员工进行激励。如果我们用激励的方式而非命令的方式向员工安排工作，更能使员工体会到自己的重要性和工作的成就感。激励的方式并不会使你的管理权力被消弱。相反的，你会更加容易的安排工作，并能使他们更加愿意服从你的管理。作为一个管理者，特别是高层管理者，每天有很多繁杂的事务，及大量棘手的事情需要解决，另外，还要思考发展和未来。即便如此，管理者还必须始终保持良好的心情去面对员工和客户。管理者的压力可想而知。自我激励是缓解这种压力的重要手段。通过自我激励的方式，可以把压力转化成动力，增强工作成功的信心。激励作用之定义中含有三个要素a.个人的努力程度b.组织目标的设定c.员工需求的满足。当组织面对困境无以为继的时候，团队要如何才能突破困境？如何才能创造团队的动力，达成共同的目标？组织如何才能完成内心渴望的共同成果？现在我们内部到处充斥各式各样的相互批判声音，弥漫着无力感，层峰积极寻求新产品开发路径，而干部与员工却彷徨不知道该往哪里去，大多人也以拖待变，而让员工的信心快速流失。面对这样的困境，身陷当中的你该怎么办？如何才能突破困境？能负责的主管，有一份承担的勇气，就能鼓舞团队的士气；不负责任的人不能成大器，他的心是封闭的。如果部属凡事不敢负责任，心存逃避，主管也不会把重责大任交给他。不愿负责任的人，难以让人信任、付托，就不会有机会磨练与成长。相反的，主管遇事推诿、逃避，不肯为决策负责，不会受到部属的尊重与信任，难以领导部属，效率自然低落。有个故事，用石头煮汤的故事-在一个偏僻穷困的山上小村，每个人的生活都相当的困苦。有一天，来了一个旅行的人，他停在村子中央的空地旁休息。接近傍晚的时候，向迎面走过的几位村民说：我有一颗神奇的石头，可以煮出美味的石头汤。村民们笑他傻，石头怎么能煮汤。这个旅人还是继续说：如果有个锅子就好了，那就可以开始煮汤了。有位好奇心重的村民，就回家拿了一个大锅子来。旅行人又说：如果有些木材树枝，就可以生起火了。几个小朋友，就去捡来一些柴火，一个高个子的村民提了一桶山泉水来。旅人开始生火，这时村民越聚越多，好奇的看着旅人如何煮石头汤。等到锅里的水烧得滚开了之后，旅人才把神奇的石头放入锅里。再煮了几分钟后，旅人尝了一口汤，哇，太美了！如果能再加一些萝卜就更好了。又有个农夫，从家里拿了一颗大萝卜来加入汤里。然后，旅人又尝了一口汤，哇，真的太棒了！如果能再有一些肉丝就更好了。有几个村民急忙回家，将家中晒干的咸肉拿来，切成丝放入汤中。旅人拿起汤瓢舀起一小瓢汤，细细的品尝，兴奋的说：哇，太棒了！如果能再加一些葱就更好了。立刻有个妈妈跑回家，拿了几根葱来加入汤里。经过旅人的调理，与村民几番的贡献之下，又加入了好些材料到汤里面。哇，真的很好喝耶！当村民们围在一起，每个人都喝着一碗汤时，不禁同时发出相同的赞叹声，神奇的石头煮出来的汤，真的很好喝耶！神奇的石头是如何煮出美味汤的？你是否已经体会到甚么秘诀了？神奇的石头指的是甚么？只是旅人拿的石头吗？是激发村民好奇心的悬疑吗？煮出一锅美味的汤又代表了甚么？是旅人自己的渴望而已吗？还是点出了村民心中的渴望吗？相对于你的团队，甚么东西可以对比喻为我们的神奇的石头？甚么东西可以对比为我们的一锅美味的汤？你会如何翻译、如何投射到现实的工作中？是目标？是愿景？是团队全体心中渴望的理想？不然那又是甚么？你的神奇的石头与一锅美味的汤可以激动人心吗？那个内涵是甚么？村民无私的贡献他们自己所有的材料成就一锅美味的汤。对身为干部的你而言，可以激发你的团队成员们自愿的贡献心力的因素是甚么？你要如何创造出引发贡献的动力？你要如何成就团队的一锅美味的汤？本公司干部要如何成就公司的一锅美味的汤？开始煮汤吧！哪怕妳只是捡材火、提山泉水或是拿了几根葱来加入汤里，我们最需要的是开始行动煮一锅美味的汤，而不是互相批评石头怎么可以煮汤，你说呢？一个主管或干部，不管他拥有多少学历、知识、有多少年经历，如果他不能们带动团队成员完成使命，他是毫无价值可言。如何激励带动团队成员完成使命呢?重要就是建立所谓的远（愿）景，由组织内部的成员所共同制订，藉由团队讨论，获得组织一致的共识，形成大家愿意全力以赴的未来方向。所谓远景管理，就是结合个人价值观与组织目的，透过开发远景、瞄准远景、落实远景的三部曲，建立团队，迈向组织成功，促使组织力量极大化发挥。讲到未来远景，有一个中古时期欧洲的故事：一个人在路上行走，见到一位石匠在工作，便问道：你在做什么？石匠回答：敲石头。；继续到下一个路口，遇到另一个石匠，他也问同样的问题，石匠回答：我在刻石柱。；到第三个路口，又遇到一位石匠在工作，他还是问同样的问题，但这位石匠则骄傲的回答：我正在盖教堂。同样的工作，确有完全不同的回答，无庸置疑的，回答盖教堂的石匠是最具有远景的人。所以远景形成后，组织主管应对内部成员做简单、扼要且明确的陈述，以激发内部士气，并应落实为组织目标和行动方案，具体推动。一般而言，企业远景大都具有前瞻性的计划或开创性的目标，做为企业发展的指引方针。在西方的管理论著中，许多杰出的企业大多具有一个特点，就是强调企业远景的重要性，因为唯用借重远景，才能有效的培育与鼓舞组织内部所有人，激发个人潜能，激励员工竭尽所能，增加组织生产力，达到顾客满意度的目标。企业的远景不只专属于企业负责人所有，企业内部每位成员都应参与构思制订远景与沟通共识，透过制订远景的过程，可使得远景更有价值，企业更有竞争力。没有建立共同实现目标的家，是易碎的，是容易瓦解的。同样的，没有建立共同远景的组织，是易碎的，是容易瓦解的，必定遭到淘汰的命运。2、控制情绪的能力一个成熟的领导者应该有很强的情绪控制能力。但是首先强调情绪控制并不是不发脾气，而是在适当时机发脾气，发脾气过程中是要有很强烈的情绪控制手段；当一个领导者情绪很糟的时候，很少有下属敢汇报工作，因为担心他的坏情绪会影响到对工作和自己的评价，这是很自然的。一个较高层管理者情绪的好坏，甚至可以影响到整个公司的气氛。如果他经常由于一些事情控制不了自己的情绪，有可能会影响到公司的的整个效率。从这点意义上讲，当你成为一个管理者的时候，你的情绪已经不单单是自己私人的事情了，他会影响到你的下属及其它部门的员工而你的职务越高，这种影响力越大。（狮子咆哮的时候，很少有别的野兽敢说公道话，当我们对的时候，不需要发脾气；当我们错的时候，不配发脾气）当管理者在批评一个员工时，就是要控制自己的情绪，尽量避免让员工感到你对他的不满。为了避免在批评员工时情绪失控，最好在自己心平气和的时候再找他谈话。另外，优秀的管理者善于使用生气来进行批评，这种批评方式可能言语不多，但效果十分明显，特别适用于屡教不改的员工。这种生气与情绪失控不同，它是有意的，情绪处于可控状态。虽然控制情绪如此重要，但真正能很好的控制自己情绪的管理者并不多，特别是对于性情特别急噪和追求完美的管理者而言，控制情绪显得由为困难。有一个简单的方法可能会对控制情绪起到一些作用。当你非常气愤的时候，做可以这样做：默念数字从一数到二十，然后到户外活动几分钟，再回现场处理或延后处理。3、幽默的能力幽默能使人感到亲切。幽默的管理者能使他的下属体会到工作的愉悦。管理者进行管理的目的是为了使他的下属能够准确、高效的完成工作。轻松的工作气氛有助于达到这种效果，幽默可以使工作气氛变得轻松。在一些令人尴尬的场合，恰当的幽默也可以气氛顿时变得轻松起来。可以利用幽默批评下属，这样不会使下属感到难堪。当然，对于那些悟性较差或顽固不化的人，幽默往往起不了作用。幽默不是天生的，幽默是可以培养的。再呆板的人，只要自己努力都可以逐渐变得幽默起来。美国前总统里根以前也不是幽默的人，在竞选总统时，别人给他提出了意见。于是他采用了最笨的办法使自己幽默起来：每天背一篇幽默故事。幽默不是讽刺，讽刺别人会使人厌恶，甚至产生对抗。讽刺式的幽默会让别人感觉你在利用别人的弱点或短处，会产生很不好的影响。幽默是可以培养的，在未培养良好幽默感之前，或无法用幽默使工作气氛变得轻松，或令人尴尬的场合使气氛变得轻松时，有二项简易方法可以避免主管在指责部属时产生令人尴尬的场面更可以使工作气氛变得轻松。1.指责五指法2.刮脸前先抹肥皂法。第一种方法就是指责五指法，在指责员工前先指责自己，如何先指责自己呢！就是用手的食指指向被指责的地方或人，说：此时我想要骂你（们）但是请先看我的手，此时我的手有一根指着地、三根指着自己、一根才是指着你（们）接着又说：此时在这个地方我要骂你（们），百分之六十是我的错我没教好各位，百分之二十才是各位的错因为你没尽心尽力的做。如果各位不清楚应该来问我，如果很清楚更应该尽心尽力的做好事，这样不就会变得更好吗？第二种方法就是刮脸前先抹肥皂法，在指责员工前先称赞员工，一般说词就是：妳这样做真的不错喔！但是还有一个错字，如果.这样做会更好。这种说词就像刮脸前先抹刮胡膏或肥皂一样，锋利刮刀就像严厉的批评一样，但是在下刀刮脸前先将脸部涂抹刮胡膏或肥皂进行润滑，这样下刀刮起脸来就非常顺畅又舒服。同样在指责与严厉的批评之前员工先称赞员工这样做真的不错喔！再指导他们如何样做会更好。是不是很像先在脸部涂抹刮胡膏或肥皂进行润滑一样。这样来批评就非常容易让员工心里感到顺畅又舒服，马上减少抗性又非常容易将指导他们做的方法深记在心，也会很乐意去执行。当然这不是唯一的方法，只是提供出来当参考；各位主管有其它心得或更好方法都欢迎随时提出来研讨。这里有我本身故事，以前我们在学习摄影时有几堂课，提到追焦（追踪）摄影这个是一种很困难技术，不但理论要懂实际执行上更要懂，理论要懂很容易，实际执行上很困难而且不易抓到其中窍门。在上完理论课程后，老师带我们去运动场上实际实习操作，等第一张作品出来后，我们得到老师非常高的评语，老师说：这张作品真是世界第一流作品，你们看作品内这颗足球追踪摄影这么棒，真是世界第一流作品，如果能把踢球的人加摄进画面里就超级棒。从此我们很努力加强练习，最后都有很好的心得。各位这个故事如果老师对我们说：这么笨连人都没拍进来。会有何不同结果呢？同样一件事，不同说法得到是不同效果；这种方式是一种幽默及激励的能力也是高明指导艺术。4、演讲的能力优秀的领导者都有很好的演讲能力，特别是那些著名的政治家，无一例外是演讲的高手。演讲的作用在于让他人明白以及推销自己的观点，并鼓动他人认同这些观点。从这点出发，任何一名管理者都应该学会利用演讲表达推销自己。管理者演讲的对象不一定是很多人，可能仅仅是自己个别的下属演讲的场所不一定是在会场上，很可能是在主管与下属沟通时。演讲的意义并不局限于演讲本身，演讲可以改善口头表达能力、增强自信、提高反应能力。这些素质会使你在对外交往和管理下属时使自己游刃有余。一个人的演讲能力主要与他的演讲次数成正比，与其它因素无关。也就是说，即便一个口才很笨拙的人，只要不断的去演讲，就会成为演讲高手。培养自己演讲能力的唯一可行办法就是去做演讲去推销自己，如果你比较胆怯，可以在人少的场合演讲。实际上，演讲最难的就是第一次，只要克服了心理障碍，演讲并没有什么难度。不论你担任甚么职位，都应将你自己看作是推销员！只要你是在企业界工作，你就必须是一位推销员。你必须具有这样的观念。你的职位也许是经理、厂长、课长、工程师、设计员、秘书、木匠、稽核员。但是在本质上，只要你想成为一个出色的管理者，你就应该去当一位推销员。每一天从早到晚，你都在向别人推销你的想法，推销你的学能经历，推销你自己。你的推销，也许是很技巧，也许是很拙劣；也许是经过深思，也许是未经大脑；也许是成功的，也许是失败的。但你是一直在推销。你也许认为你并没有当推销员的天分，但这不是问题。事实上，世界上有很多成功的推销员，他们本身在推销的才干方面，并不具备太多的天份。在这里我们要谈论的重点是观念，而不是天分。只要你能培养积极的推销意识，而加以精炼，那么在你所做的每一件事，其成功的机率一定大增。你的推销意识，将反映在你对工作的热诚上，将反映在你对别人的态度上。你的推销意识，甚至于还会影响你的人生观。只要你能表现出优秀推销员的热诚，不久你将发现，你的热诚就会反映在你制造的产品、你写的报告、你打的电话、和你口授的信函中；也会反映在你对求职者的面试中，以及跟你的主管或部属的谈话之中。你推销自己，应该尽量采取间接的方式，你不必在台上直接为自己吹嘘。不论你在何处，不管你在做什么，只要别人能看见你，你站着也好，坐着也好，你都是在展示自己。至于推销效果的优劣，要看你是展示自己的优点或是暴露自己的缺点而定了。你所留给别人的第一印象，往往持久不灭。这是由于当别人（部属）初次与你接触的时候，就在第一眼看到你的那一瞬间，取得许多关于你的印象，或许并未经过有意识的分析整理，但是却把这些印象深刻地铭记于心了。他注意到你的一举一动，他听得出你的声音是否带有自信，他可以感觉到你握手的力气如何。同时，你的打扮也提供给他不少的讯息。他从你的穿著和修饰来判断你是规规矩矩的或随随便便的；是悠闲的或是紧张的；是小心谨慎的或是粗心大意的；是保守的或是进取的。其中致词演说最重要的关键，要像小姐裙子一样越短越好；致词或演说，要像新闻记者处理新闻一样简而明，把事理、重点、目的，表达出来就行，绝不可以让听众陪着你谋杀时间，语无伦次不知所云的一点一点又一点，令人昏昏欲睡，听之如在云雾之中，这是演说者不知省时之大忌。5、倾听的能力有人问日本经营之神松下幸之助：请用一句话来概括您的经营诀窍，松下幸之助的回答是：首先要细心倾听他人的意见。由此可见倾听的能力对领导者的重要性。奇异公司管理模式中，Workout合力促进项目是最被推崇及做为标竿学习的对象，它有效的塑造了一个无藩篱障碍的公司，让员工能真诚的沟通，勇于向能解决问题的人，说出心中的话，与主管面对面的沟通；这样的机制也改变了奇异主管对管理的概念，那就是倾听员工的意见成为主管管理工作的一部分。有一次会议中，有一位工厂工人说：他在奇异公司工作了二十多年了，他的工作一直很尽职表现也很好，他很热爱这个公司，也受到公司的多方肯定；但是他看到工厂中有一件蠢事，不得不提。，他的工作是操作工厂中一部高价值的机器，这个工作必须戴手套才行，在操作中手套很容易就损坏，须经常更换，而依工厂的规定，要申请一副手套，他必须请别人代班照顾机器，若没人可代班就必须停机，然后走到另一幢大楼，去仓库填写表格，找主管核决后，再送回仓库才可以领到一副新手套。依他的经验，这个过程平均每次要花一个小时，不知为何工厂要这么规定？，总经理听了他的问题深表同感，于是反问其它的主管为什么会有这个规定？，现场沉默了一段时间，才有人小声的回答说：我们曾经在一九七九年遗失过一箱手套。，总经理听了之后立即下令：将手套箱放置在靠近使用者的楼层中。许多人都认为在企业中，能解决日常工作上的问题的人，绝不是只有经理人而已，有时反而是那些实际从事工作的可以提出好的改革意见。他深信每一员工的意见都有其价值，只是主管能否倾听他的意见，听出其价值来。所以他努力构思建立一个机制，让主管能够当面倾听员工所提出的建议。Workout的项目即是基于这种理念而产生的，它有效的解决奇异公司内部许多管理问题。你的同仁愿意与你真诚的沟通对话吗？你如何营造能与同仁沟通的机制？你的倾听能力如何？你在倾听中是否可以听到真正的意思？你是否常从沟通对话中学习到很多的新知及经验？倾听的能力永远是领导者必须不间断的培养及增长的。很多管理者都有这样的体会，一位因感到自己待遇不公而愤愤不平的员工找你评理，你只需认真地听他倾诉，当他倾诉完时，心情就会平静许多，甚至不需你作出什么决定来解决此事。这只是倾听的一大好处，一位领导者若能耐心及用心倾听同仁的意见，善于倾听可以有下列五点潜在益处：一、 让别人感觉你很谦虚二、你会了解更多别人不了解的事情。三、是可以知道同仁在那些地方与你有相同观念或共识；四、是可以从对方的话中，知道别人比我好的地方，从而学习到自己所不知道的事物道理；五、是可以从倾听中知道同仁在那些地方在观念上、在价值上与你不同。而你正好可以针对没有共识的部份，设法去克服。每个人都认为自己的声音是最重要的、最动听的，并且每个人都有迫不及待表达自己的愿望。在这种情况下，友善的倾听者自然成为最受欢迎的人。如果管理者能够成为下属的倾听者，就能满足每一位下属的需要。如果你没有这方面的能力，就应该立即去培养。培养的方法很简单，你只要牢记一条：当他人停止谈话前，决不开口。古人有云雄辩是金、沉默是银在演讲推销自己以及倾听员工倾诉之间做好交互运用，妳就更容易得到员工的爱戴，也更容易与人沟通。提供10招增强您的倾听技巧供各位参考1、尊重说话者，专心一致且乐意倾听。（大多数人只有在听者用心聆听，及有心了解他们的心声时，才会说出自己真正的想法与感受）2、将注意力集中在内容上，而非表达的方式。（有效的沟通取决于沟通者对议题的充分掌握，而非措辞的甜美）3、寻找重点或中心概念，而略过细节。（你可以用聆听的情形来区分平庸的公司和杰出的公司）4、避免受偏见影响，保持开放的心灵。（改善倾听技巧最重要的一步，是在不断的沟通过程中调整你的基本态度）5、控制情绪，不让情绪阻断讯息传递。（倾听技巧不佳可能让一个才华洋溢的人变得狼狈不堪）6、以积极的身体动作来鼓舞说话者。（倾听的好处是双向的，如果你能听别人说话，他们往往也会听你说话）7、致力消除环境或行为造成的干扰。（沟通，是说者与听者连手对抗不清不楚的游戏，两者若不能携手相连，就永远跨不过中间那条鸿沟）8、做笔记写下关键词句，以增强记忆。（当我们选择倾听时，我们给予了对方最宝贵的资