文书档案管理制度.doc

文书档案管理制度 文书档案管理制度1范围本制度适用于XX供电有限责任公司文书档案管理工作。 2规范性引用文件下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。 凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订均不适用于本制度，然而，鼓励根据本制度达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。 中华人民共和国档案法国有企业文件材料归档办法（档发xx4号）归档文件规则（DA/T22-2000）云南电力集团公司文书档案办法（云电集办xx54号）3管理职能XX供电有限责任公司文书档案管理职能部门为公司办公室。 4管理内容与要求4.1归档范围4.1.1凡我公司在工作活动中形成的文书材料，包括收文、发文、收电、发电、底稿、内部文件、工作计划、总结、统计报表、重要会议记录、各种合同、协议、出版物原稿等，均由各部门统一收集归档。 4.1.2凡与本公司业务工作有关的资料。 4.2归档原则4.2.1总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 4.2.2归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。 4.2.3归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一卷，不得分开，文电应合一立卷。 4.2.4卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。 4.2.5归档文件以“件”为基本单位。 一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；收文的文件处理单与收文为一件；原件与复制件为一件；多种文字形成的同一文件各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；转发文与被转发文各为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、函与复函等）；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 简报一期一件或几期一件。 会议文件原则上每份文件为一件，一般会议可视情况作为一件。 会议记录原则上一次会议为一件，也可一本（册）为一件。 4.3文书档案的4.3.1归档文件的分类，遵循归档文件规则中的分类原则，并结合本公司的实际情况，采用“年度机构（问题）保管期限”或“年度保管理期限”分类法。 4.3.2不同年代的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议形成的文件材料归在会议闭幕；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料归在结案年；其他文件材料的立卷按有关规定执行。 4.3.3归档文件应以件为单位按照其排列顺序编写件号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排弄顺序从“1”开始标注。 装订材料可选用不锈钢钉书针、棉线进行装订。 4.3.3归档文件目录的打印装订。 按照机构（问题）或保管期限的方式由计算机软件自动形式，然后打印出完整的，符合自己查询要求的归档文件目录并装订成册。 4.3.3卷内备考表要标明案卷内文件的件数、页数及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。 备考表应置卷尾。 4.4档案的管理4.4.1存放档案的库房门窗应牢固，室内整洁，在保管中应做到防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温，室内严禁烟火和存放易燃物品。 4.4.2每年应对文书档案的保管状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。 4.5档案的利用4.5.1工作人员因工作需要借阅时，须办理借阅手续，方可借阅与业务有关的档案材料。 4.5.2外单位人员借阅，需持单位介绍信，并注明借阅范围、借阅目的、借阅时间，重要档案需经公司领导同意方可借阅。 4.5.3档案是反映公司历史面貌的原始依据，各单位、个人在借阅档案时应爱护档案，保护档案的完整与卷面整洁，不得任意涂改或拆装。 4.5.4一般每次限借一卷档案，特别情况经领导同意根据需要而定，每次借档时间最长不得超过一周，借档人请假或出差三天以上，应将所借档案归还。 4.5.5借阅人员必须严格执行保密制度，不得将档案带回家或转借，不得将档案内容泄露给无关人员，不得擅自复印或摘抄机密档案。 4.5.6如因特殊情况需复印文件时，应说明理由，经档案员审核不是禁止复印的档案材料，并经经理工作部主任批准方可复印，复印件交兼职档案员保管。 4.5.7借阅档案时，应清查卷、份、页数，归还时应当面清点，经查无误后才能签收。 发现档案损坏、散失、泄密等现象，应及时汇报，追查当事人责任。 4.5.8各部门（个人）借阅档案必须按此规定办理借阅手续，对不按此规定借阅档案者，档案人员有权拒绝借阅档案，否则追究档案管理人员责任。 4.6档案的鉴定4.6.1根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位档案的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判断档案的存毁。 4.6.2档案保管期限分为永久、长期、短期三种。 4.6.2.1凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司电力建设和历史研究有长远利用价值的档案应永久保存。 4.6.2.2凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案应长期保存。 4.6.2.3凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的档案应短期保存。 4.6.2.4凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 4.6.3鉴定工作由主管领导、档案员和有关部门专业人员参加的鉴定小组直接进行鉴定。 4.6.4鉴定工作应定期进行，具体时间视实际需要而定。 4.6.5档案通过鉴定，要达到保管期限准确，质量达到标准要求。 如鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 4.7档案的销毁4.7.1对不立卷归档的“三密”文件必须逐件登记造册，经鉴定小组鉴定，请求有关领导批准后销毁；对超过保管期限的档案应进行鉴定，由鉴定小组提出意见，登记造册，经领导批准后销毁。 4.7.2销毁时，在指定地点，并派专人监销，监销人要在销毁清册上签字。 5检查与考核5.1本制度由XX供电有限责任公司经理工作部负责检查。 5.2本制度的检查结果按员工履职考