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文档简介

文件收发管理制度 文件收发管理制度文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本部门内部上报下发的各种文件、资料。 按照统一收发集中管理的原则自即日起本部门各类文件外来和内发统一由总经办归口管理 一、收文的管理与公文的签收1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。 在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。 二、公文的编号保管1.文件拆封和签收后应及时登记编号、保管。 2.本部门外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。 三、公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由总经办人员根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办板块阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。 为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。 2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办人员直接分转处理。 如涉及几个板块会办的文件应同各板块联系后再分转处理。 3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办板块如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。 四、文件的传阅与督办。 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。 如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。 4.文件阅完后应交收发员切忌横传。 5.总经办人员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。 不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。 6.按照阅文范围
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