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文件签批制度范文 文件签批制度文件签批制度 (一)文件签批制度 一、制定目的为规范公司各类文件签批流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、要求、签批流程、注意事项进行规范。 二、适用范围公司各部门、员工需董事长和总经理签批的文件。 三、定义1.一级文件以公司名义上行、下行和平行的文件，以及需要借助公司平台（短信、微信平台、网站等）发布对内、对外的重要通知、公告、公示等文件。 如请示、通知、函等。 2.二级文件公司部门内部生成的文件，如部门方案、报表、合同等需要签批执行、生效的文件。 3.三级文件日常工作中产生的报销单据、请假条、申购单等需要签批的文件。 四、部门职责1.总经办负责本制度的制定、修订及实施。 2.各部门按照本制度执行。 五、内容1.文件签批时间1.1普通签批时间第1页共1页公司正常管理情况所需签批的文件，签批时间为每日830-9:00（周 一、周 六、周日除外），每日15:0016:00（周 五、周 六、周日除外）。 1.2紧急签批时间因客观突发情况，需马上处理的文件。 对于紧急文件的签批处理，随时处理。 2.签批流程 3、注意事项3.1二级文件撰写格式，参照文件格式管理规定。 3.2各部门的待签文件要及时呈递，按规定时间递交至总经理秘书，不得无故拖延，影响公司正常工作秩序。 3.3经签批合格后的文件，总经理秘书负责递交至各部门执行，签批不合格的文件，递交各部门，修改后重新递交签批。 3.4紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所有文件均为普通文件。 文件发起人不得夸大事件程度，随意起草紧急文件。 3.5三级文件中的报销单据，采购专员可直接递交总经理签批。 3.6三级文件中的部门内申购单由部门经理递交至总经理签批。 3.7所有文件必须按文件签批单（详见附件一）要求的内容，逐级签批，不得第2页共2页跳级审批；如遇紧急文件，部门经理请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知分管领导，由分管领导签批后报总经理秘书呈领导签批。 六、附则1.本文件发行后，以本文件为准。 2.本文件自_年_月_日起生效。 七、相关文件文件签批单第3页共3页第4页共4页文件签批制度 (二)文件签批管理规定文件签批管理规定为了控制文件签批的数量，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。 一、定义 1、文件是指下级向上级请示的各类申请、报告、情况说明，需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据。 2、此处签批仅指公司总经理及以上级别领导对各项申请内容意见的签署。 二、分类 1、呈文资格主体分为以下几类1）xx广告有限公司；2）xx文化传播有限公司；3）xx印务有限公司；4）xxx报社；5）各代理公司。 2、收文后内转单的分类1）文化传播有限公司、印务有限公司及报社的收文并入一类，统一使用以“报社”为排头的审批表（见附件 1、 2、3）；2)广告有限公司及各代理公司的收文并入一类，统一使用以“广告公司”为排头的审批表（见附件 4、 5、6）。 3)各类申请或者报告使用“（申请报告审批表）”，各类文件和协议使用“（文件协议审批表）”，以公司或报社等名义发放的各项规章制度和通知，必须使用“（发文审批表）”。 3、表格的管理部门分类申请报告审批表、文件协议审批表、发文审批表、用印审批表及相关行政人事表格由行政部领取，合同审批表、佣金审批表、佣金付款单等表格在流程管理部领取，财务相关表格在财务管理部领取。 4、文件性质的分类1）财务类文件请款单、报销单、佣金审批表、佣金付款单、工资收入证明、有关广告款项的申请等；2）业务类串换合同、正常业务合同、折扣优惠申请、代理公司申请等；3)人事类假务事宜、转正、任命、晋升、增减编制等；4）行政类采购申请、公司制度、规范、通知、公文文书等； 三、责任与权利 1、广告有限公司综合管理部作为各项文件签批的接收管理部门。 2、综合管理部设行政文秘负责文件的接收、呈递、流转、催办；行政文秘有权利对递交的所有文件进行审阅，并对不符合审批规定，有明显疏漏的报告等有权要求递交人进行调整和修改，对于调整后仍然不符合规定的可以退回处理； 3、行政主管和主任分别负责职责内文件的存档管理工作，行政主管负责行政发文、费用采购审批类文件的存档，主任负责除行政主管保管以外的所有文件。 4、综合管理部主任要加强对递交文件的催办、检查和监督，行政文秘每天向主任汇报一次当日文件接收处理情况，并对当日发现自己不能解决的疑难问题及时汇报进行商讨。 5、管理中心总监对签批文件负有监督责任，定期对文件签批情况进行抽查，及对已经签批完的文件执行情况进行检查。 6、行政文秘对递交的文件拖拉不及时处理、丢失审批件，行政主管和主任没有尽到保管责任存档文件的，将追究有关责任人责任。 【文件签批制度】 7、行政文秘和主任要严格控制签批文件数量，做到量适中，公文是完成公务的一个重要工具，但审批件过多会妨害文件的现实效用，所以在接收和审阅递交文件时，对能够进行合并处理的文件进行合并处理，对不需要或不能审批的文件一律不予接收，减少因签批文件耗费领导过多的工作精力。 四、接收流程 1、文化传播有限公司、印务有限公司的文件签批流转由行政人员负责，在公司总经理签署完毕以后需要片区事业局领导签署的，统一递交至广告有限公司行政文秘处。 2、广告有限公司内部签批文件，原则上递交人必须先签批完部门主管、分管领导、相关部门后才可转给行政文秘，由行政文秘负责签批剩下的流程；合同审批表、佣金审批表、佣金付款单由流程管理部负责接收签批后负责转交行政文秘。 3、各递交人在转交待批文件时，必须先由行政秘书审阅合格后，递交人在附件10文件接收分发记录表上登记递交日期、递交人、文件名称后，签批件方可进入签批流程，行政秘书开始跟踪并记录各项签批情况。 4、除费用报销单以外的所有审批文件、附件均须加盖审批件蓝章、页数章，如有需要加盖公章的合同、协议或者不能加盖审批件蓝章的文件，递交人应当提供该件的复印件。 4、行政文秘在接收各类文件以后，对其进行分类，除费用报销单以外的文件均需进行编号便于统计和查找，编号格式“年月日序号”（以xx年9月18日接收的第五份文件为例，其编号应该为xx09185）；每份加盖了审批件蓝章的文件，必须加盖页数章，编号为“共x页第x页”；中途如有加页或换页的，需另行加盖加页章或换页章，编号为“加页年月日时”、“换页年月日时”。 五、签批流程 1、各项文件的签批流程详见附件 7、附件 8、附件9。 2、原则上必须按签批流程图逐级签批，不得跳级审批；如遇急件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人返回后须进行补签。 【文件签批制度】 2、对需要签批办理的文件，行政文秘要积极主动的办理，紧急事项，及时呈递；一般情况下，签批时间为1天，最长不超过2天；特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见及时告知递交人。 3、在签批过程中，因递交人方面的原因签批文件被领导退回时，必须及时通知递交人并调整后重新返回签批流程。 4、签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时，行政秘书必须把该文件逐级返回给领导审阅； 六、分发流程 1、行政秘书在所有的签批程序完毕后，分类别复印后通知递交人及时领取；文化传播有限公司、印务有限公司、广告有限公司的可以直接以审批件复印的方式分发，而各代理公司及提供给外部的文件必须重新制作成函的格式盖章后进行分发。 2、文化传播有限公司的文件通知行政人员前来领取；印务有限公司的文件以传真方式通知；广告有限公司签批文件，只口头通知递交人，相关签批件须转交给部门负责人，需要向其他部门提供该文件的，行政秘书只负责将该文件转交给该部分负责人，由负责人再行复印分发。 3、各代理公司递交的文件，由行政秘书制作公文函后口头通知，领取人在审批件上签字，行政秘书将相关文件的复印件下发公司内部。 4、高层领导的文件分发工作，由行政秘书完成；集团领导签批的文件，必须复印告知公司总经理、管理中心总监、集团总裁。 5、制作的公文函须复印一份，一同并入审批件原件进行存档。 七、存档及借阅 1、行政文秘在分发流程结束后，应将此文件的审批原件递交给综合管理部主任、行政主管进行存档。 2、因工作需要借阅审批件进行查阅或者复印的，需要办理借阅手续备注说明。 八、其他 1、此规定为暂行规定，如与公司其他规定相冲突的，由领导协商后决定。 2、由综合管理部负责解释。 九、附件文件签批制度 (三)文件签批管理流程文件签批管理流程为提高公司文件签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程进行规范。 一、定义 1、文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明，需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据。 2、此处签批仅指公司经理及以上级别领导对各项申请内容意见的签署。 3、文件发起人为文件报告的申请人和单位，文件审批部门为公司内部职能部门。 4、文件性质的分类1）普通文件公司正常管理情况所有需签批的文件；2）急件因客观突发情况，需加快处理的文件；3）紧急文件因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。 二、签批流程 1、签批时间普通文件各部门必须在两个工作日内完成签批（不包括须现场核实资料文件，如决算文件，计量文件等）；急件各部门必须在半个工作日内完成内部签批，公司必须在3个工作日内完成；紧急文件须立即办理，当天完成全部签批。 2、各部门应设定专职递交人负责文件的接收、呈递、流转、催办；各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪。 3、所有文件必须按签批流程逐级签批，不得跳级审批；如遇急件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人返回后须进行补签；紧急文件直接向分管领导汇报，由分管领导签批后立即报总经理审批。 4、对需要签批办理的文件，文件发起人需要提供完整真实的审批资料，文件审批部门应积极主动办理，对有疑问部分应主动与文件发起人联系，文件发起人应及时补充相关资料。 特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见及时告知该文件发起人。 5、签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时，递交人必须把该文件逐级返回领导审阅； 三、其他 1、各部门对文件签批应认真审理，及时办理，及时呈递，不得无故拖延。 文件签批准确性及时性，纳入部门和个人绩效考核，若主观原因延迟文件造成损失的，按公司相关纪律处理。 2、文件发起人应认真提供文件及附件，并对资料的真实准确性负责，若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失，文件发起人须承担相应责任。 3、急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所有文件均为普通文件。 文件发起人不得夸大事件程度，随意起草急件或紧急文件，若经查实，将公司相关纪律处理。 4、本规定由综合部负责解释。 5、本制度从发布之日起生效。 文件签批制度 (四)公司内部各类文件传达、签批与管理流程规范to呈（致）总经理from由总经办抄送各部门date日期xx.5.3ref编号gdxx0503page页码2subject主题公司内部各类文件传达、签批与管理流程规范 一、目的为规范公司内部各类文件传达、管理流程，使公司文件在管理与签批方面规范化、制度化，以及严防纰漏，特制定本规范。 全体人员在发布任何文件时须仔细阅读此文件！ 二、适用范围公司内部各类文件传达、管理与签批之全流程。 三、文件类别及其流程（一）普通文件及商议阶段文件（无须签批）说明公司非常倡导各位同事提建议，总经理的大门随时为大家打开。 （一）制度及事务类文件（须签批）流程 四、文件签批流程原则 1、公司内部需要签批的文件一律要走以上程序，在审批过程中，若有一人持否定意见，则该文件必须退回至文件制定人重新拟定。 第1页共2页 2、文件签批一般不允许他人代签，如因特殊原因无法签批，可由其本人批定代签人，否则文件签批无效。 3、文件内容中涉及到相关必须知悉人员或部门，必须经相关人员及部门负责人签字。 4、文件经最终审批人审核批准后，方可作为有效文件，否则视为无效文件，不可擅自执行。 5、经公司所有相关部门负责人都签字确认的文件则由文件制定部门对文件进行归档，并将复印张贴在公告栏上。 总经办负责本规定的解释与修订，本规定自最终审批人签批日起生效执行。 相关部门负责人签字确认第2页共2页文件签批制度 (五)xx文件管理制度第1篇文件管理制度标准版 1、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。 2、职责 2、1总经理负责公司所有对外发文审批。 2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。 物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。 2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。 2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。 3、文件种类 3、1上行文请示，报告，计划，总结； 3、2下行文批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定； 3、3平行文信函，会议纪要。 4、文件格式 4、1发文统一使用以上文件类别之一。 4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。 4、3收文单位。 是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。 4、4正文。 是文件的主体部分。 文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚 4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置； 4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。 每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为 1、5倍，以清晰、美观为原则； 4、7附件。 通常指随正文发出的补充说明材料如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明”附件xxx”字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明； 4、8落款。 指发文单位全称或规范化的简称。 以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行”（此页无正文）”字样；落款字体与正文相同。 4、9日期 4、 9、1一般应写发文日期； 4、 9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期； 4、 9、3重要的文件写签发的日期； 5、文号 5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。 5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理； 5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。 6、用印 6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。 6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记； 6、3印章应盖在落款和年月日中间，即”骑年盖月”位置。 7、文件管理 7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、等一系列工作 7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。 7、3签发。 签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。 同意签发的，注明”同意发文”字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写； 7、4用印。 印章管理人员依据规定加印，并作好登记。 对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。 7、5发放。 由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。 需要回复办理的文件，还要填写文件处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。 7、6收文。 文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在收文登记表内，内容包括流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。 7、7传阅。 传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。 阅读人在阅读后应签署姓名、日期。 7、8保存。 文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。 7、9归档。 各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行存档工作。 8、相关文档 8、1文号编码规则 8、2文件编号使用登记表 8、3对外发文登记表 8、4对内发文登记表 8、5收文登记表 8、6文件处理单 8、7传阅单 8、8用印登记表 8、9对外发文格式 8、10对内发文格式 8、11报告总结格式 8、12会议纪要格式 8、13会议记录格式 9、修订及实施 9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。 9、2本规定修订权在公司。 9、3本规定从二零零四年五月一日实行。 第2篇电子技术文件管理制度 一、总则 1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。 2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。 3、适用范围适用于本厂的技术文件的管理。 二、技术文件的编制 1、技术文件包括技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 具体包括1）开发计划阶段方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。 2）开发设计阶段原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3）产品调试阶段产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4）产品维护阶段设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。 2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。 三、技术文件的提交 1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。 2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。 每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。 3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。 4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。 四、技术文件的归档 1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。 2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。 其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。 4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。 归档文件要求一式两套一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。 5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。 6、归档文件时，须填写设计项目归档资料清单，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。 五、技术文件的借阅 1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。 2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写借阅登记表，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。 3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。 4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。 5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整借阅文件记录表。 六、责任追究各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。 第3篇机要文件管理制度机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。 一、办理程序（一）机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。 （二）按领导签批的范围进行传阅。 （三）需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。 （四）归档，交上级部门。 二、传阅（一）传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。 （二）机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。 （三）对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。 三、保密（一）机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。 （二）对于机要文件，要单独存放，严加保管。 （三）借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。 （四）各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。 （五）涉密文件，不得复制或摘抄。 四、归档（一）传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类，保持整洁、清洁。 （二）凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。 （三）干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。 （四）机要人员按上级要求及时将机要文件收回。 第4篇办公室管理制度第一章总则 一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。 四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。 第二章职责范围 一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。 四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出，当好领导参谋。 七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如名片印制、收发传真等。 第三章工作规范 一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。 二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第四章办公室事务管理 一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。 本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。 档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。 现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。 （一）文件管理制度第一条管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 第二条制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。 半年一小清，年终一大清。 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条文件管理流程设计 1、内部文件管理流程起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、外部文件管理流程外部收文文件文件存档清退文件存档文件销毁 3、借阅流程提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁（二）文书管理制度第一条管理要点 1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、文书管理范围包括一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。 4、根据文书性质进行编号，定期对文书进行归档（第二条制度规范 1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。 2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写发文簿，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。 3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。 4、按时间、内容等降序排列，归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出清单。 5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行销毁；须上级审批同意，方可销毁。 6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。 7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。 第三条流程设计起草文书填写发文簿（需要时）张贴存档更新目录（纸质档与电子档）借阅清退审批销毁（三）档案管理制度第一条管理要点 1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、档案管理范围公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、根据文书和文件编号，对对应资料进行相应的归档、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 第二条制度规范 1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 2、所有归档文书材料经过初步，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中，并贴上标签。 3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 第三条流程设计根据文件、文书目录需要归档的档案排序，编制编目存档借阅清退 二、办公用品管理制度第一条管理要点 1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。 3、办公用品保管实行”日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。 4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条制度规范 1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。 2、办公用品购置应遵循以下程序每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。 对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。 3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。 6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。 8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 第三条管理流程设计编制需求计划表审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记 三、图书管理制度第一条管理要点 1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。 2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。 3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。 第二条制度规范 1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。 2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。 3、对所有图书进行分类，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。 4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。 5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。 6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。 第三条管理流程设计 1、申购流程填写申购单审批采购图书入库登记 2、借还流程查阅图书目录卡填写借阅单图书卡签字图书借阅续借图书，再次填写图书借阅单 四、会议管理制度第一条管理要点 1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。 2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。 3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。 4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。 5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。 6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 第二条制度规范 1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。 3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时好会议记要或者会议决议，打印并张贴。 4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步并归档。 5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。 如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。 第三条管理流程设计会前确定议题、会上所需资料准备、通知会中积极参与，做好会议记录会后会议记录张贴归档 五、清洁卫生管理制度第一条管理要点 1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。 2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。 3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。 第二条制度规范 1、清洁区域包括办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。 2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。 3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。 4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。 5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写清洁卫生值日表，监督员认真核实，并填写清洁卫生监督表。 6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。 第三条流程设计安排清洁排班完成清洁项目填值日表监督检查填写监督表办公室人员执行维护发现问题执行处理 六、日常事务管理（一）接待管理第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。 第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。 按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。 第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 第四条流程设计接待来访人员询问来意，需要找的人通知被访者引领会见奉上茶水送客客人走后清洁（二）报刊收发第一条办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。 第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。 第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。 第四条报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。 第五条流程设计收发报刊放置资料架定期清理（三）后勤管理第一条为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。 第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。 第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。 第四条根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。 第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。 第六条流程设计监督如实审核汇总登记报表（四）文化宣传管理第一条负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。 第二条根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。 第三条关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。 第四条收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。 第五条流程设计获取信息张贴学习存档（五）其他事务第一条名片制作、收发传真等其他事务。 第二条负责公司文书的打印复印工作。 第三条负责树木花卉的养护工作。 第四条协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。 附则第一条本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。 第二条本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。 文件签批制度 (六)xx会议管理制度第1篇会议管理制度 一、目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 二、职责（一）行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。 （二）会务工作主要由行政管理部承办；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。 （三）除其他部门主办的会议资料