如何写好报告和演讲报告--学员手册[1].ppt

如何写好报告和演讲报告BriefingSkill Facilitator 高长伟北大纵横商学院Nov09 课程大纲 建立报告的基本概念构思 撰写报告的准备落笔 撰写报告的技巧开口 报告的呈现技巧 建立报告的基本概念 报告的目的报告的种类报告很重要报告四要素了解你的汇报对象一份出色报告的标准八股文式的报告 报告的目的 使重要信息在组织中得到顺畅地传达 从而使工作任务顺利完成 报告是保障工作周期顺畅运作的重要因素 报告的周期 报告的种类 任务总结报告任务下达报告任务进度报告例行工作报告答复性报告 报告的重要性 沟通渠道备忘录档案 报告四要素 准确地报告迅速地报告信息量充足让上级放心 准确地报告 保持报告的客观性数据引用务必准确禁用模棱两可语言 迅速地报告 工作完成后发生了错误时间需延长发现新问题有价值信息 信息量充足 七何分析法 5W2H WhyWhatWhoWhenWhereHowHowmuch 练习 培训总结报告 学到什么感想如何对工作的帮助是否有启发性方案是否希望再次参加类似培训推荐其他同事参加吗 让上级放心 速度优先质量优先换位思考考虑成功的案例考虑失败的案例口头和书面组合 影响上级信任的因素 诚实忠诚责任能力 公文开头 1 依据开头政策依据惯用模式 根据 据 事实依据惯用模式 以来 但是 2 目的开头惯用模式 为了 为 等 可将目的与依据结合使用 3 背景开头 交代基本情况 常用文种有会议纪要 总结 情况报告 调查报告等 4 说明开头 用于决议 公报 议案等 如 会议听取并审议或讨论了 报告或议案 提案 5 引文开头 用于批复 复函 决定 批转转发通知等 如 你 关于 的请示 号 收悉 已经 现 请 执行 6 提问开头 常用于讲话稿 调查报告等 7 结论开头 常用于总结 决定 请示等 8 祝贺开头 常用于礼仪性文体 表示祝贺或慰问等 公文主体 1 层次与段落2 过渡与照应公文根据需要使用过渡语句 如 现 如下 特 如下 等 公文结尾 1 概括或总结2 要求或希望3 号召4 祝贺5 惯用语句 如 特此 当否 请批示 以上报告如无不妥 请批转执行 等 6 自然结尾 了解你的汇报对象 数学家福尔摩斯艺术家首长 一份出色报告的标准 内容充实形式标准 三段式的报告结构 开场白主体结尾结论 开场白7月份销售任务同比增长7 向您报告一下各业务单元具体完成情况 主体A业务单元同比增长11 B业务单元同比增长11 结尾我们将努力完成8月份的目标 请问您有何新的指示 八股文式的报告 破题承题起讲领题题比出题中 后 束比落下 小组讨论 报告的基本原则 构思 撰写报告的准备 设定报告的进度计划调研的方法材料的收集 数据 图表 案例 了解你的报告对象主题和主线的思维方法思维导图法围绕主题设计框架结构金字塔法选择报告的格式敬语和落款报告范例思路分析 设定报告的进度计划 A P D C A D C P P D C A A P C D 大环套小环 爬楼梯 提高 新水平 用Gantt图控制进度 报告进度的里程碑 调研资料整理报告大纲撰写报告校对呈交 调研的方法 FTF访谈抽样问卷 FTF访谈法 FTF访谈法的脚本 营造氛围 环境 微笑 问候 自介 目的 访谈对象简述工作内容提问 以开放式为主 记录 如需记录需先征得同意 致谢 抽样问卷 封面信指导语题器 主题和主线的思维方法 思维导图法 金字塔法 雪莉吾友 我俩是多年老友了 共渡过许多好时光 但一个月前你说了些令人难受的话 上两星期你又没来参加我办的宴会 后来 主题突出中心思想明确 体现了金字塔原则 因为 一个月前说了不高兴的话 没来参加我办的宴会 后来 雪莉吾友 我恨你 因为 从后面说起 金字塔写作原则 雪莉吾友 我恨你 1第一个理由 2第二个理由 3第三个理由 解决问题 事实 结论 分析 建议方案 沟通解决问题的办法 建议方案 行动 步骤 理由 事实 分析 该做什么 为什么该做这些 如何做 怎么知道这建议方案是完善的 如何建构 从后面说起 的报告 中心思想 利润下滑 成本上升 竞争激烈导致价格下降 本地纸 不用进口 从96 97年下滑多少点 96年下滑多少点97年下滑多少点 96 97年成本分析 整个市场价格趋势 本地低价格本地低质量 进口低价格进口低质量 支撑思想的主要理由 支撑理由 支撑理由 中心思想的要诀 TOPS 瞄准观众讲演的内容要针对听众 抓住听众的注意力 周延完整中心思想必须全面概括 要包含下面的说的东西 掷地有声证据有力 言之有据有支撑点 检验中心思想是否合乎标准 本公司在甲 乙 丙三个市场具备发展潜力 本公司应积极打入新兴起的市场区隔之中 以及早占有优势竞争地位 论证式组合式 主要理由 小学优秀 中学优秀 大学优秀 品德优秀 工作成绩突出 非常聪明 举例 动物园近来人数下降 因此 每月安排新的主题活动 和其它园联合搞宣传 吸引 因为没有新的活动 而且附近又开了三家新的游乐园 动物园增加人数 逻辑论证式架构 演绎推论 中心思想 以无可争议的说法来陈述情况 对情况的评论 情况所代表的涵意及评论 因此 主要理由 逻辑论证举例 贵公司必须立即采取行动 研拟并实行明确对象的营销计划 以改善L 20产品的销售 正如你所料想的 生产过程的瑕疵对新产品L 20的销售造成损害 然而 真正使得销售不振的主要原因则在于贵公司市场营销的重点不集中 因此 贵公司应立即研拟一份更明确强调重点对象的营销计划并开始实行 部份逻辑论证模式 需有X才能成功 你无法作到X 因此 建立作X的能力 需有X才能成功 你的重心不在X 因此 转移重心到X 你正朝X发展 但Y比较有利 因此 转向Y前进 你认为X是问题 但调查显示Y才是问题 因此 转移重心到Y 绩效不如预期 问题出在X 因此 设法解决X 构筑内容 逻辑论证 主线利弊 以无可争议的内容来陈述情况 对情况加以说明 阐述情况的意义并加以说 因此 证明内容的必然走向 没有第二条路可走 对有拒绝心理的听众尤为有效如听众对 情况 或 说明 有异议 该论证即失去了说服力听众在听到最后的 所以 结论时 先要记忆大量信息 中心思想 中心思想 逻辑组合式架构 归纳结论 主要理由 客户价格弹性高 购买新机器 新的竞争者加入压低价格 使用本地材料 目前公司成本结构不合理 加强研发替代材料 同类想法 原因例子行动 逻辑组合举例 贵公司必须立即采取行动 研拟并实行明确对象的营销计划的改善L 20产品的销售 确实找出高优先性的客户群及其需求 发展针对目标客户设计的促销活动及工具 建立合宜的客户联系及追踪制度 该部门应采取多种措施改善利润 转变战略重点 重新检视销售队伍的原动力 改进计划对公司而言有重要的意义 这是一个好的组合或论证吗 未来的筹划 推行建议的计划体系 花费很高 而且很费时 新系统是否能够克服原系统的主要弱点还不是很清楚 好好作出规划重要性 会计系统需要调整 零售店没有大幅度的利润下降 生产线可赢利性的变化没有被很好地意识到 南部地区只是增加了少量利润 现有 构筑内容 逻辑组合 主线利弊 中心思想 论据1或措施1 论据2或措施2 论据3或措施3 便于记住要点对注重具体措施的听众极为有效一点被否定 其余各点仍能支持说服力对一些听众有勉强之嫌 敬语和落款 降低自己的位置提高对方的位置使用礼貌的语言落款首尾要呼应紧急情况不太敬手写签名表达敬 报告范例思路分析 落笔 撰写报告的技巧 从框架结构开始写分三部份的撰写方法用分条列举法做简洁说明短句成章专业术语的处理技巧归纳书面报告的重点使用图解做易懂报告避免模棱两可的表达报告要以行动结尾 凡报告必行动 报告范例分析 从框架结构开始写 中心思想章节段落句子 报告的基本模式 日期收件人报告者标题分条列出附件落款 用分条列举法做简洁说明 KISS 原则条目字号字数统一序列号统一序列号分层分页需提示 举例 有三件紧急事情向您汇报 A事情是 请您尽快联络 B事情是 请您确认 C事情是 请您批准 以上三件事情报告完毕 麻烦您了 短句成章 不要使用过多连词 易造成不明确 因此 但是 另外 不要一个句子表达过多的事情 减少指示名词 这个 那个 举例 虽然有点辛苦 但是您指示的任务总算能大概按照当初的预订方案进行了 有那么一小部分赶不上原定计划了 但是也没有什么大问题 现在 已经没有什么事儿了 顺利结束了 任务 结束了 简洁报告任务 原计划 顺利 结束 礼貌的报告 专业术语的处理技巧 关键词法注解法括号法外语的问题 归纳书面报告的重点 要件为重 突出重点结论 有效使用小标题突出逻辑重点 使用图解做易懂报告 效果表现力 PACS ERP CRM EIP Mailing B2Emall IntegrationDevelopers WebService EnterpriseSolution Contents 华东区域各个批号物品销售情况饼图分析 11 12月份华东区域销售产品明细情况 华东区域各个批号物品销售情况柱形图分析 分析销售差异的原因 制定合理有效的营销方案 产品销售情况分析 返回目录 源数据 各个批号物品的销售总额 348 500 00 3 261 850 00 2 656 000 00 65 250 00 4 000 000 00 销售总额 2 000 000 00 0 00 1 000 000 00 3 000 000 00 1 724 360 00 使观众的视线随作者思路移动 实施方案 通过SQLServer把来自Excel等数据源的数据集中管理起来 帮助使用人员及时准确的在系统中有效的利用数据库中的数据 并为今后的应用打下坚实的基础 按照三类实际汇总需要 建立报表汇总模板和汇总原则 并使整个汇总过程自动化 从而减少使用人员的手工操作 提高编制的效率 通过使用TF软件 为用户创造一个灵活而丰富的报表使用体验 实现报表的自动分发 并且进行有效的权限审核和控制 提高数据的安全性 突出重点 2002 2003 2004 2005 2006 Product 5 000 6 800 5 500 8 000 6 500 5 500 Extension Frontend Backend B2C e Community CyberIRWebBusiness e Marketing System HW Network LAN WAN Solutions Applications 9 000 5 000 4 500 7 500 eBizService Solutions 10 15 20 55 2004 WebService Solution eBi