服务分包管理规程.doc

1.0目的为规范各项分包业务管理，细化操作流程，保障各项分包业务能更有效开展。2.0适用范围公司及各管理处内所有服务分包工作。3.0职责3.1、公司总经理负责分包管理工作的审批。3.2、公司区域分管副总负责招投标管理工作的组织协调及监督审核。3.3、公司职能部门（工程管理部）负责该项工作的组织落实。3.4、外省项目由管理处协助物业公司职能部门（工程管理部）物业公司组织开展相关工作。4.0内容4.1、供方选择及评价办法4.1.1、公司工程管理部应根据配置要求（每个外包业务至少应有三家以上可供选择的合格备选供方），定期收集、整理、评审合格备选服务供应商，并填写备选服务供方评估表，并附相关评审材料，统一报公司领导审核。4.1.2、公司工程部应完善分包服务供应商管理，建立区域服务供应商名册，包括：现时服务供应商名册及备选服务供应商名册清单等，及时更新各项目新增/删减备选服务供应商，定期（每年一次）组织开展区域内服务供应商评审，并填写供方评审记录表，编制区域服务供应商评审报告并报集团物业中心审核。4.1.3、项目管理处应每月开展一次分包方评价，并填写外包供方评价表，同时对评估结果进行打分，报区域及集团物业管理中心审核。4.1.4、公司工程管理部应建立服务供应商管理制度，建立供应商名册，审核评审材料。4.2分包方式根据公司的经营性质和特点，通过对比报价、意向邀标、公开招投标三种方式。4.3分包前准备4.3.1、公司工程管理部应结合市场环境变化情况，于各分包业务合同到期前，就合作单位合同履行情况、人员配置的合理性、服务质量水平、价格、业主意见、协调配合、管理缺陷与不足等做充分评估，并形成年度(合同期)评估报告报公司领导审核。4.3.2、公司工程部根据分包业务合同到期时间，提前一个月制定分包业务计划（方案），报公司领导审核。4.3.3、公司工程部应结合各项目分包业务计划，组织协调并监督各项工作的开展落实情况。4.4业务分包适用标准4.4.1、专项分包业务总合同金额在人民币十万元以内的(含十万)。由项目物业公司统一组织公开招投标。4.5业务分包操作流程4.5.1、专项分包业务总合同金额在人民币叁万元以内的(含贰万)。4.5.1.1、由项目管理处编制业务分包计划及专项业务分包请示，并在合格供方中选择五家以上符合相应资质条件的分包单位 (除项目所在地区及受当地专业市场发展水平限制确实无法提供五家以上分包单位的，可提供专项市场调查分析予以说明),报公司工程部审核，由公司工程部审定三家分包单位并将审定结果反馈回项目。4.5.1.2、项目根据审定结果及反馈意见组织相关业务分包的准备工作。包括：编制分包业务基本概况说明、服务需求及标准等材料。4.5.1.3、项目根据分包计划安排，编制邀标“报价涵”文件，并与分包业务基本概况说明等材料一并发至意向选择单位，并注明报价反馈截止日期。4.5.1.4、项目收集、审核各报价单位报价材料并确认为合格有效（包括：资质证件、国家及行业规定标准的相关产品合格报告等材料）后，结合服务需求及标准等材料对各报价进行评价对比分析，并编制专项分包业务分析报告报公司工程部审核。4.5.1.5、公司工程部提出审核意见并报公司主管领导审批。4.5.1.6、项目根据批准后的文件，通知分包单位缴纳履约保证金并与分包单位签订外包合同，并就相关场地及业务交接工作进行沟通协调，保障相关工作的顺利开展。4.5.2、专项分包业务总合同金额在人民币叁万以上至伍万元以内4.5.2.1、由物业公司工程部编制业务分包计划及专项业务分包请示，并在市级供应商名册合格供方中选择五家以上符合相应资质条件的分包单位名单进行审核。4.5.2.2、根据审定结果组织相关业务分包的准备工作，包括：编制分包业务基本概况说明、自做成本测算、服务需求及标准等材料。4.5.2.3、根据分包计划安排，编制邀标“报价涵”文件，并与分包业务基本概况说明等材料一并发至意向选择单位，并注明报价反馈截止日期。4.5.2.4、结合专项分包业务的实际需要，组织相关人员（包括分管副总、项目经理在内）参与对报价单位进行实地现场考察，并纳入对各报价单位现场管理及效果评价的依据之一。4.5.2.5、收集、审核各报价单位报价材料并确认为合格有效（包括：资质证件、国家及行业规定标准的相关产品合格报告等材料）后，结合服务需求及标准等材料对各报价进行评价对比分析，并编制专项分包业务分析报告报公司领导审核。4.5.2.6、分管副总提出审核意见并报公司总经理审批。4.5.2.7、公司根据批准后的文件与分包单位签订外包合同，并就相关场地及业务交接工作进行沟通协调，保障相关工作的顺利开展。4.5.3、专项分包业务总合同金额在人民币伍万元以上壹佰万元以内4.5.3.1、由物业公司工程部编制业务分包计划及专项业务分包请示，并在库合格供应商中选出五家以上符合相应资质条件的分包单位。 4.5.3.2、根据审定结果及反馈意见组织相关业务分包的准备工作，包括：成立专项业务分包小组、编制招标文件（文件内容请参照本规程4.4.4.2）、自做成本测算等材料。4.5.3.3、投标A、报名参加投标的单位在报名时需提供本单位资质证书、营业执照、单位简介及管理业绩。B、报名结束后由招标人对报名单位进行汇总确认，再由项目物业公司向投标人发出统一领取招标文件的通知。C、投标人领取招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件，在招标文件规定的递交期限之前，将投标文件密封送至指定地点，由专人签收保存。D、投标文件应包括以下内容： a)、投标函；b)、投标单位的资质，管理机构设立方案，运作流程及各项管理规章制度；c)、招标报价，价格分析，包括费用构成；d)、管理服务方案、分类标准与服务承诺；e)、管理服务模式，包括拟在中标后是否将中标项目的单项管理业务进行分包。如分包，则应提交可行性分包计划；f)、根据招标文件要求应提供的其它材料；g)、项目物业公司在收到投标文件后，一般在4个工作日内完成开标工作；标书评定与召开评标大会在1个工作日内完成。 E、投标人按要求缴纳投标保证金4.5.3.4、评标评分按企业综合情况、服务提供能力、标书、报价四大项分别以百分制评分，各大项所占总分的权重系数分别为10%、25%、30%、35%。A、评委组成：由项目管理处经理、区域物业管理负责人、公司工程部、相关职能部门经理及分管副总共同组成评标小组，如有需要可外聘专家，共同负责物业分包项目评标工作。B、评标小组于开标当天上午领取投标文件，并对标书进行评分，评分结果在现场与会人员的监督下，由项目物业公司汇总后记录在案，评委评定标书的地点由公司工程部指定。C、评委小组根据标书评分结果，公布分数最高者为中标人。D、公司工程部负责人现场宣读公证词。E、主持人宣布评标大会结束。4.5.3.5、项目专项业务分包小组根据招投标结果整理汇总后报公司分管副总审核(审核资料应当包括开标评标过程、确定中标人的方式和理由、评委小组的评标报告、中标人的投标文件等资料)。4.5.3.6、分管副总提出审核意见并报公司总经理领导审批。4.5.3.7、项目根据批准后的文件与分包单位签订外包合同(部分内容可参照本规程4.6)，并就相关场地及业务交接工作进行沟通协调，保障相关工作的顺利开展。4.5.4、专项分包业务总合同金额在人民币一百万元以上的，由项目物业公司统一组织公开招投标。具体包括以下步骤：4.5.4.1、公告经集团公司审核同意后，公开招标的应在市级以上主要媒体刊登招标公告（刊登时间至少为2天）。招标公告应包括以下内容：4.5.4.1、A招标人的名称、地址和联系方式；4.5.4.1、B招标项目的基本情况，包括物业的名称、地址、使用性质、建筑面积、物业实施管理的时间等；4.5.4.1、C投标资格条件，报名的地点和期限；4.5.4.1、D获取招标文件的时间、地点、方法和相关费用等；4.5.4.2、招标物业公司应当根据招标项目的特点和需要，在招标前完成招标文件的编制。招标文件应包括以下内容：A、招标人及招标项目简介，包括招标人名称、地址、联系方式、项目基本情况、公建配套情况（物业管理服务用房、车库、会所）等；B、物业分包管理及要求，包括服务内容、服务标准等；C、对投标人及投标书的要求，包括投标人的资质、投标书的格式、主要内容等；D、投标报价要求、评标标准和评标方法等；E、数据计算误差的处理原则；F、招标活动方案，包括招标组织机构、组织解释招标文件及实地考察物业的时间，开标、评标的时间、地点等；G、拟订分包合同的主要条款和相关说明；H、投标书封标要求和送达的截止时间、地点及方式；I、其它事项的说明及法律法规规定的其它内容；4.5.4.3、投标A、报名参加投标的单位在报名时需提供本单位资质证书、营业执照、单位简介及管理业绩。B、报名结束后由招标人对报名单位进行汇总（不得擅自排除潜在竞标单位），报区域物业管理中心进行资格审核，最终确认投标人名单，再由项目物业公司向投标人发出统一领取招标文件的通知。C、投标人领取招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件，在招标文件规定的递交期限之前，将投标文件密封送至指定地点，由专人签收保存。D、投标文件应包括以下内容： a、投标函；b、投标单位的资质，管理机构设立方案，运作流程及各项管理规章制度；c、招标报价，价格分析，包括费用构成；d、管理服务方案、分类标准与服务承诺；e、管理服务模式，包括拟在中标后是否将中标项目的单项管理业务进行分包。如分包，则应提交可行性分包计划；f.、根据招标文件要求应提供的其它材料；g、项目物业公司在收到投标文件后，一般在4个工作日内完成开标工作；标书评定与召开评标大会在1个工作日内完成。 E、投标人按要求缴纳投标保证金。4.5.4.4、评标评分按企业综合情况、服务提供能力、标书、报价四大项分别以百分制评分，各大项所占总分的权重系数分别为15%、20%、30%、35%。A、评委组成：由区域物业负责人、项目管理处、公司工程部、相关职能部门及分管副总共同组成评标小组，如有需要可外聘专家，共同负责物业分包项目评标工作。评标小组名单在评标大会正式开始前应当保密。B、评标小组于开标当天上午领取投标文件，并对标书进行评分，评分结果在现场与会人员的监督下，由区域物业管理中心汇总后记录在案，评委评定标书的地点由区域物业管理中心指定。C、评委小组根据标书评分结果，确定入围参加现场答辩的投标人名单，并向入围单位发出答辩通知。4.5.4.5、大会议程A、公司工程部确定评标大会现场。评标大会现场设答辩准备室、主持人席位、评委席位、公证员席位、记录席位、观摩席位等，并具备扩音、投影等设备；B、主持人宣布评标大会议程，对答辩评分表、答辩须知、抽签信封、答辩顺序表等相关事项进行说明；C、主持人宣布评标大会正式开始，介绍招标人代表及出席评标大会的公证员、评委和参加答辩的入围单位；D、招标人代表宣读答辩须知；E、在公证人员监督下，答辩单位按抽签排序确定答辩顺序，未轮到答辩的单位退场进入答辩准备室；F、答辩单位按抽签顺序依次答辩，评委对投标人的企业情况介绍以及现场答辩情况分别评分，并记录在案；G、主持人现场宣布评分结果，分数最高者为中标人；H、公证处人员现场宣读公证词；I、主持人宣布评标大会结束。4.6、签订合同4.6.1、招标人应当自确定中标人之日起7日内，将有关招投标的资料报分管副总审核。审核资料应当包括开标评标过程、确定中标人的方式和理由、评委小组的评标报告、中标人的投标文件等资料。4.6.2、招标人应当自确定中标人之日起15日内，向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。对未中标的投标人，招标人应当返还其投标文件和投标保证金。4.6.3、招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，招标人和中标人不得再另行订立背离合同实质内容的其它协议。4.6.4、招标人和中标人无正当理由不与对方签订合同，给对方造成损失的，招标人或中标人应当给予赔偿。4.6.5、中标人若借故拖延或者拒签合同的，招标人可取消其中标资格，同时扣取投标保证金。新中标人由评标大会监督下产生的第二名替补；也可由招标人重新统一招投标，至到新一轮中标单位的产生。4.6.6、其它4.6.6.1、招标人与中标人应当自签订分包服务合同之日起15日内，将进场时间、交接管理方案、计划提交项目，并做好相应对接工作。4.6.6.2、物业管理招标投标工作中的广告、信息发布、文件编制等事项费用，均由招标人按各项目比例分摊支付。4.7、分包合同签订周期4.7.1、物业分包根据前述操作规程要求，合同可分为一年期合同和两年期合同。4.7.1.1、一年期合同是指业务属初次分包及续签合同。4.7.1.2、两年期合同是指在与分包公司一年期合同到期后的日常性分包业务合同续签（如公共清洁保洁、绿化保养、四害消杀等），其服务水平通过综合分析