档案管理工作概述(ppt 32页).ppt

档案工作 档案的产生 随着阶级的出现和国家的形成 为了管理大规模的生产 进行国与国之间的交往或战争 国家需要有文字记录作为管理国家和交际的工具 因而产生文字 国家机关利用文字记载各种活动 于是产生了文书 保存起来便形成档案 档案的产生 在原始社会生活中 人们就已有了利用文书和档案的需求和可能 早在文字发明以前 人们即以原始的方法 如结绳 刻楔等进行记事 于是最早的档案便应运而生 档案的定义 档案是国家机构 社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字 图象 声音及其他各种形式的原始记录 简言之 档案是原始的历史记录 档案的定义 档案是各种机关 组织和个人在特定的社会活动中形成的 档案是保存备查的历史文件 档案的形式是多种多样的 档案是历史的原始记录 档案的种类 按年代分 古代档案 年以前形成 近代档案 年形成 现代档案 年后 也可以按建国前和建国后作划分 从内容上划分 文书档案 科技档案 专业档案 如诉讼档案 人事档案 艺术档案等 从载体上分 甲骨档案 金石档案 简牍 缣帛档案 纸质档案 胶片磁带档案 电子档案等 开国大典 文件转化为档案应具备的条件 第一 现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案 第二 对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件 才有必要作为档案保存 第三 按照一定的规律集中保存起来的文件 才能最后成为档案 档案工作是指档案室和档案馆对档案信息资源的管理与开发工作 也就是通常所说的档案的收集 整理 保管 检索 提供利用 编研 统计登记 鉴定等工作 档案工作的含义 档案工作的内容包括档案的实体管理和档案内容信息的开发利用两部分 档案工作的内容 一 档案的实体管理 指针对实体状态的档案所进行的一系列管理工作 1 收集收集是档案工作的实际起点 其基本任务是将应收藏的档案资料等集中到档案机构中来 其意义与价值在于决定馆 室 藏的状况与水平 决定档案机构的 身价 一 档案的实体管理 指针对实体状态的档案所进行的一系列管理工作 2 整理整理是档案管理工作的核心部分 其基本任务是建立档案实体的管理秩序 使档案实体有序化 条理化 其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础 3 保管狭义上的保管是指对已整理好并已排架入库存放的档案进行日常维护管理 其基本任务有二 一是维护档案实体的管理秩序 使档案在库房中存放和使用时始终有序 二是保护档案实体不受损害 尽量延长档案实体的 自然寿命 其意义与价值是维护档案实体良好的理化状态和有序的管理状态 使档案管理工作能得以正常进行 二 档案内容信息开发利用 指针对档案内容信息所进行的一系列管理工作 4 检索检索是指对所存档案信息的查检寻找 其基本任务是运用一系列专门方法将档案的信息内容进行加工处理 编制各种各样的检索工具 目录 并运用这些检索工具为人们查找到所需档案 5 提供利用是直接体现档案管理目的的具体工作 其基本任务是将档案直接或间接地提供给利用者 最大限度地满足社会各方面对档案的利用需求 其意义与价值 一是直接实现档案价值 使档案发挥其应有的作用 二是沟通档案工作与社会各方面的联系 检验评价档案管理工作的总体状况 水平和工作成效 6 编研是一项研究性的专门工作 其基本任务是对档案内容信息进行编辑 研究 出版等 将档案信息主动开发提供给社会各界利用 其意义与价值不仅在于拓展档案信息发挥作用的空间范围和时间跨度 充分有效地发掘并实现档案信息的潜在价值 而且对于扩大档案工作的社会影响 促进社会对档案界的认识和了解 增强社会各界的档案意识 具有特殊意义 鉴定 指对档案价值 有用性 的鉴别判定 其基本任务是通过对档案的原始价值与情报价值 有用性 的鉴别判定 决定档案的存毁 这项工作存在于文书卷 收集 整理和保管等环节之中 是档案管理工作中的一项最具决定性意义 决定档案存毁 且难度最大的工作 从归属而言 鉴定的实质是通过对档案内容信息价值的鉴别判定决定实体的存毁 也具有双重性质 但基本上可将其作为实体管理工作看待 因为它所决定的毕竟是档案实体的存毁 统计登记 统计就是对档案管理中各方面情况的统计 经过统计 便于掌握档案的全面情况 了解家底 做到心中有数 有利于制定工作计划 也为开展档案利用工作提供了完善的信息和条件 统计登记因涉及档案管理工作的所有方面 因此同时兼有实体管理和内容信息开发利用的双重性质 档案收集的主要途径 立卷归档 立卷是指工作人员对办理完毕的 有查考保存价值的文件 按照他们在形成过程中的联系和一定规律组成案卷的过程 归档指办理完毕的文件经过立卷移交给本机关档案室保存的过程 归档制度 包括归档范围 归档时间 归档要求 归档范围 应归档文件材料有保存价值的机关正式收文 发文和发电收电 除公文正件外 还包括其附件 各种内部文件 未经收发文登记以及非正常途径形成的文件材料 会议文件 合同等 不应归档文件材料重份文件 事务性文件 临时性文件 参考性文件和无用的抄件 归档时间本年度形成的文件 应于第二年上半年 月前 归档完毕 归档要求 归档文件按规定立卷分类 立成的案卷能正确反映机关活动的基本历史面貌 便于保管和利用 卷内文件按次序排列 编号 填写卷内目录 填写封面 注明保管期限 案卷之间排列有序 编号并编制案卷目录 案例 不要随意处置文件 某单位秘书王女士对于自己处理完毕的文件总是随意处置 有的被乱七八糟地堆放在文件柜里 有的被扔进了废纸篓 有一次 领导想参考一下去年某次会议的会议记录和会议纪要 让王女士马上找出来 王女士翻了半天 会议记录根本没找到 会议纪要虽然找到了 上面却用红笔写了一长串数字 原来被她当成了草稿纸 领导怒气冲冲地对王女士说 你这个秘书是怎么当的 王女士哑口无言 档案分类 全宗的含义是一个国家机构 社会组织 个人形成的具有机体系的文件整体 立档单位构成档案全宗的国家机关 社会组织 个人或生产建设 科研项目的组织者 通常称为全宗构成者 分类的一般方法 年度分类法组织机构分类法按组织机构分类 便于查找利用档案 可以保持档案在来源上的一致性 但不一定能保证档案内容的一致性 问题分类法又称内容分类法 能较好地保持文件之间的联系 使相同性质的档案得到集中 可以减少同类问题档案分散的现象 便于档案的查找与利用 复式分类法 年度 组织机构 分类法 适用于单位内部组织机构偶有变化 但变化不复杂的现行机构 组织机构 年度 分类法 适用于历史档案与撤销机关档案 年度 问题 分类法 适用于单位内部组织机构变动频繁 档案已无法按组织机构进行分类的全宗 问题 年度 分类法 仅适用于历史档案与撤销机关档案 档案的鉴定 档案价值鉴定工作包括鉴定档案的价值和真伪 鉴定档案价值的方法 分析档案的内容分析档案的形成者分析档案形成时间和有效性分析档案的文种分析档案的稿本及其可靠程度分析档案的外形特点分析档案的完整程度 档案保管期限划分是鉴定档案价值的主要任务 永久保存 凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关 国家建设和历史研究有长远利用价值的档案 列为永久保存 长期保存 反映本机关一般工作活动 在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料 列为长期保存 期限为 到 年 短期保存 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料 列为短期保存 期限 年以下 含 年 科学利用档案 档案利用指档案用户为了研究和解决一定的问题而实际地使用档案 档案利用工作指通过一定的方式和方法向用户提供档案材料的工作 档案利用服务的方式 阅览服务档案外借服务制发档案复制本服务档案证明档案宣