材料设备采购业务内控制度.doc

材料设备采购业务内控制度 材料设备采购业务控制第一条概述 1、材料设备采购业务控制是以材料设备采购申报计划为前提，在公司各项管理制度的要求下，为了加强材料设备采购业务的内部控制，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，从公司的采购业务特点和需要出发，制定本内控制度，也是对材料设备的采购及管理工作起到指导和制约作用。 2、本制度适用于公司总部及各控股公司及各项目的采购业务管理和控制。 第二条岗位分工与授权 1、按照公司既设岗位，分为材料员、采购人员、库房管理员。 2、根据公司岗位责任制，明确规定部门各岗位的职责与权限，确保材料采购业务的不相容岗位相互分离、合理制约和监督。 3、公司的材料设备采购业务严格执行如下程序 （1）计划与审批材料申购单的计划和申购单的审批，流程如下报料有库管查看库存材料员施工单位库房出上报材料计划单西安库房查看库存经营部审批数量会计审批往次单价材料部审批工程部审批生产副总审批财务总监审批总经理审批 （2）询价和审批采购计划询价工作和采购计划的审批，流程及表单如下材料确定意见表采购员考察意见填写考察质量、供应商资质、供货能力分析等信息部核查意见填写核查意见技术部门意见如有需要技术把关处，填写质量技术鉴别意见材料主管意见主管领导意见材料询价考察汇总表序号名称规格型号单位数量备注供应商1供应商21234其他税金、运费及现货情况地址联系方式联系工地材料员做好材料、设备、验收、入库、登记工作根据各项目上报材料计划单采购员去市场询价、考察、取样，不少于四家单位将考察结果汇总制表，上报公司领导，经技术人员对比质量情况，待领导综合对比确认后购买通知供应商备货、装车、发货 （3）确定供应商确定合适的供应商 （4）订立合同明确合作条款并签订合同。 合同会签单如下陕西海油实业有限公司合同会签单合同签订时间合同签订地点合同签订内容项目会签意见起草人工程部成本部主管领导财务总监总经理 （5）采购与验收材料的采购、发货、验收 （6）物资入库采购物资的入库查验及登记工作入库流程入库表单陕西海油集团公司材料入库单项目名称年月日NO0000001材料名称规格型号材质单位数量备注制单人收料人保管人出库流程出库表单陕西海油集团公司材料出库单项目名称年月日NO0000001材料名称规格型号材质单位数量备注制单人发料人保管人 （7）账簿登记与采购款项支付做好材料采购台账和款项支付台账 4、材料设备采购业务联系岗位的基本分工如下 （1）材料员负责根据项目需求上报材料申购单，负责进场材料设备的质量数量验收。 （2）库房管理员根据材料申购单，核实库房可用数量，及时备货。 维护库房材料设备的安全工作。 （3）采购人员负责根据材料采购需求，进行询价和价格谈判，上报审批，确定供应商后及时进行完成材料设备的采购业务，负责采购发货时的质量查看验收。 5、材料员、采购员及库房管理员必须参加公司人力资源部和材料部的岗位培训，确认完全了解明确工作内容和流程后方能上岗进行相关业务。 6、对于材料采购在1万元以上的一律签订合同，设备采购为多次重复利用的单次采购金额在5000元以上的必须签订合同，单次采购价值超过10万元的材料设备采购一律实行公开招标办法进行采购。 此条款适用总公司、子公司及各项目。 第三条计划与审批控制 1、公司对采购业务实行严格的计划管理和采购责任制。 每年12月份，材料部根据项目次年生产计划编写次年材料设备采购任务书。 2、材料部根据次年任务书分解工作至采购人员，并将任务书呈报公司备案。 3、材料设备的采购计划制定、审批和责任分工如下 （1）各项目材料员根据需求，于每月20-25日安排各施工单位申报次月材料需求，每月25日至26日在OA系统上根据表单上报次月材料设备申购单。 每月限申请一次（变更或特殊增加的报请主管副总申请同意的除外），由施工单位或提料人员填制并交材料员在OA系统申请，具体表单如下材料设备申请表-样表序号材料名称材质规格型号单位申请数量使用时间/需求进场时间备注12施工班组申请人、电话、时间确认人、电话、时间接收人、电话、时间以上材料相关信息必须填写完整，否则可不予接收。 A、上报材料申购单，针对相同材料进行合并后申报，如多个施工部位需求或不同单项，进行整合至同一个材料申购单。 B、材料申购单必须明确申购材料的规范品名、规格、单位、数量及需求进场或使用日期。 、材料申购单必须明确申购材料的规范品名、规格、单位、数量及需求进场或使用日期。 C、材料申购只允许根据生产计划申报次月需求材料。 禁止跨越月度生产需求申报，如已申报计划中某单项在次月生产中推迟需求，材料员必须及时告知采购人员在进场计划中取消该项，并发工作联系单明确推迟进场的材料需求进场时间，否则由申报人承担资金闲置损失。 、材料申购只允许根据生产计划申报次月需求材料。 禁止跨越月度生产需求申报，如已申报计划中某单项在次月生产中推迟需求，材料员必须及时告知采购人员在进场计划中取消该项，并发工作联系单明确推迟进场的材料需求进场时间，否则由申报人承担资金闲置损失。 （2）各级审批人员根据OA材料申购单按照公司OA审批时限进行审批。 （3）库房管理员根据材料申购计划，及时审批库存可用数据，并按实编制库房出、入库单。 （4）材料主管根据库房管理员审及成本部的审批进行出库数量及采购信息的审批，其中如有不明确项，注明该项并由工程部及物料使用部门进行明确。 （5）材料申购单审批通过后，采购人员根据公司采购管理制度，编制材料设备采购计划，上报审批通过后进行询价并上报。 采购审批单须注明如下事项采购的依据、采购的名称、规格型号、单位、数量、技术要求、材料设备的需求最迟到场时间、供应厂家和询价结果、采购金额汇总及付款方式。 材料设备采购计划表序号名称规格型号单位数量单价备注1234 （6）所有采购的材料设备必须凭材料申购单、收据发票、清单、合同、收料入库单及报销单中涉及人员的签字。 第四条出入库依据 1、所有材料出入库必须遵循“先入库后出库”原则。 即库房管理员根据类别做入库登记后，再根据需求再做出库，库房管理人员必须建立材料设备的出入库台账。 2、材料设备的入库必须具备销售清单或出库单、材料设备完好、合格证及检验报告材质书齐全。 3、材料的出入库必须执行一单一开，当日开具出入库单。 4、出入库数据台账由各材料出入库管理人员(公司为库房管理员、项目为材料员或库管员)对当天出入库材料设备做台账，并分别按周、按月汇总，并提交至材料主管处。 以下表单为入库/收料登记表（公司购买到货与供应商自送材料分开登记）。 项目材料入库登记表日期材料类别材料名称规格型号单位数量备注给排水电料地材第五条采购价格控制 1、材料设备采购过程中，要做到公开公正、比质比价、监督制约，坚决杜绝采购过程中的不正当行为发生。 2、公司材料采购时，制定采购计划，并将采购计划表递交信息部一并考察，采购人员在询价时做到合理用途合理质量，同一产品有效询价不少于四家。 3、采购人员要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握所需采购物资的信息变化。 4、采购的价格要遵循询价、核价、谈判、审批和确定备案等程序。 5、针对各项目地材采购价格控制，由各项目材料员在每月28日将本项目所用各类地材考察并上报，负责该项目采购任务的采购人员进行复核后将结果上报材料主管领导，确定次月该项目地材供应价格，并与每月3日前将结果发于项目部，各项目部严格按照下发价格执行。 第六条采购与验收控制 1、根据采购材料设备的性质不同，分别采取如下采购方式 （1）小额零星物品的采购选用择优采购方式 （2）一般采购在货比三家的基础上，采用合同或订单采购方式 （3）单项或单次采购价值在3万元以上的大宗采购，优先选用从生产厂家直接采购的方式。 （4）单笔采购价值超过10万元，采用招标采购方式。 （5）设备的采购优先选用厂家采购，其次为地市一级代理。 2、公司材料的采购，应由确定两个以上长期供货商，需要从质量、价格、供货能力等方面确定。 3、公司主要材料采购或设备采购，需要审查供货单位资质，对已确定的供货单位，也应及时掌握供货的质量、供货材料市场价格的变化等。 4、采购材料设备到场，需办理入库手续时要做到以下几点 （1）库管员或材料员核实到货是否与“采购出库单”或“销售清单”中的名称、规格型号、数量一致，是否与样品一致，是否有随货同行的合格的检验报告、合格证及材质说明书等。 （2）库管员根据“材料申购单”核对到场材料，是否一致，是否有遗漏等。 （3）库管员与材料员、技术人员对待检物资进行质量验收，并填写验收确认意见。 （4）库管员验收无误后，针对收料正确完整地开具“材料入库单” （5）根据需要，对需要检验的材料及时联系送检，在检测合格后方可出库使用。 （6）“材料入库单”经库管、材料员、项目总工和项目经理签字确认后生效，采购员用此单据做结算报销事宜。 （7）材料设备到货与样品材料采购出库单供货商的“销售清单”任意一项不符时，不得办理入库手续。 （8）到场物资手续齐全，质量无异时，收货人员应当日办理收料手续，不得拖延和积压，不得积攒票据。 （9）收货人员和质检人员应当严格按照标准和程序进行收料检验质量，并对已收数量和质量承担责任。 （10）采购员应定期与项目沟通，及时了解监测所购买的材料设备使用情况并填写“材料设备使用情况反馈表”，以便对材料的使用情况有所掌握，也对评定供应商的供货信誉做出依据。 材料设备使用反馈表日期材料设备名称规格型号进场日期供应商名称使用情况备注第七条货款支付与账目核对 1、采购的材料设备付款需要满足以下条件 （1）有签订合同的，要参照合同约定的时间、方式、金额进行付款。 （2）公司采购的物料，由公司财务根据安排付款，付款时必须手续完善，资料齐全。 （3）各项目地材款项的支付，每月25日由材料部、财务部对本月材料进行结算，在28日申请月度资金计划，根据资金申请的批复，在次月5-10日进行支付。 （4）在核对采购发票或收据、收料验收单等相关凭证的真实、完整、合法性后，并进行严格的审核、确认无误，无其他未完事务，经领导同意后方可付款。 2、材料部根据日常采购结算，每个季度最少与供应商核对彼此账目，对核对无误的，做好登记台账，对核对出的不一致账项，要逐笔逐项查明原因，杜绝串户漏结算报销等错误现象的发生。 3、采购人员要分项目做好物资采购台账，及时登记每一笔采购明细，对供应商的供货、开票等信息做到有账可查，为以后的争端做到有据可依。 采购统计表序号日期名称类别规格型号单位数量单价金额备注项目名付款情况供货单位电话 4、根据供货情况，对可能会存在的问题要按照以下程序处理 （1）数量不足的，要求供应商予以补足，存在质量问题的，要求供应商退换货并承担相应损失。 （2）需要退货的物资，退货后供应商开具退货单，并做退货结算报送财务。 5、针对供应商供货及付款，应按如下表格进行台账的登记供应商结算及付款登记表序号单位名称供货名称付款方式单价数量*月供货金额*月付款额余额第八条监督与检查 1、信息部及财务部是采购部的监督检查部门。 2、公司材料部对公司采购、物料管理具有自查自监督的职权与义务，其中包括 （1）采购人员的考察询价考察的工作态度；是否能够认真细致的进行询价考察。 （2）采购