电子表格的基本知识培训课程(ppt 42页).PPT

第四章电子表格 4 1Excel2000基本知识4 2工作表的建立4 3工作表的编辑和格式化4 4数据的图表化4 5数列表据4 6页面设置和打印 4 1概述 一 启动和退出二 EXCEL2000的屏幕 1 工作簿窗口2 菜单栏3 工具栏4 编辑栏5 快捷菜单6 鼠标指针7 状态栏 1 标题栏 当前编辑的工作簿名 2 工作簿 一般由3张表格组成一个工作簿 最多255张 3 工作表 工作的主要对象 由行 列组成的表格 列A B IV 256 行1 2 65536 4 单元格 行和列的交叉 表格的最小单位 5 活动单元格 当前正在操作的单元格 被黑线框住 6 工作表标签 Sheet1 Sheet3 当前活动的白色 其余灰色 7 标签滚动按钮 利用标签按钮 切换显示工作表 8 滚动栏 纵 横 三 工作簿窗口 一 单元格选取单个单元格 单击所需的单元格 连续多个单元格 单击首单元格 Shift 单击末单元格 多个不连续单元格 Ctrl 单击单元格 整行或整列 单击行头或列头 全部单元格 单击行头 列头相交的全选按钮 清除选定的单元格 工作表任意处单击 4 2工作表的建立 二 数据的输入 1 单元格数据的输入 单击单元格 直接在单元格输入数据 双击单元格 在编辑框内输入数据 注意 P152数值数字右对齐 字符左对齐 数字字符输入 数字 数值输入超长 以科学记数法显示 字符输入超长 扩展到右边列 若右边有内容 截断显示 按Tab Shift Tab 进行个单元格之间的移动 2 数据自动输入 1 自动填充指一批有规律的数据 例等差 等比数列 输入前2个数 选中该2个单元格 指向第2个单元格右下角的自动填充柄 拖曳填充柄到结束 工具 选项 自定义序列 在输入序列框依次输入序列 之间用逗号分隔 2 系统提供的序列数据例 甲 乙 丙 3 6 9 星期一 星期二 方法 输入一个数据 利用自动填充柄拖曳到结束填充 3 用户自定义序列数据 输入第一个数 选中包含该数的区域 设置填充序列 编辑 填充 序列 等差 比差 3 输入有效数据 1 设置有效数据指数据类型 范围 设置数据输入提示和错误输入提示 选取要定义有效数据的区域 数据 有效数据 设置标签 数据类型 范围 输入信息标签 输入时提示 错误警告标签 出错时提示 2 有效数据的检查设置好有效数据后 当输入的数据有错 系统根据错误警告标签设置 自动显示出错提示 也可通过工具 审核命令进行审核 三 使用公式与函数1 使用公式公式形式 操作数和运算符操作数 单元格 数字 字符 区域名 区域公式例 C5 1 15 D5 C5 Sheet2 C5 C6 2 使用函数p158 1 自动求和按钮 在最接近单元格的数据区域求和 选取存放结果的单元格 单击求和看到计算公式 双击求和看到计算结果 总计任何所选取的区域 区域中有一个空行或列 选取区域 单击求和 2 自动计算自动计算功能 求和 均值 最大值 最小值 计数 选取计算区域 在状态栏单击右键 快捷菜单选择某计算功能 在状态栏显示计算结果 3 输入函数 在Excel中提供了9类函数共几百个函数 数学 日期 文字等 函数形式 函数名 参数表 例 求C5 C8单元格的平均值 结果存放在C10单元格中 单击C10 粘贴函数 选取函数类型和函数名 1 2 输入参数 在编辑框直接输入 AVERAGE C5 C8 3 单元格的引用 举例 1 概念相对引用 公式中引用的单元格地址在公式复制 移动时自行调整绝对引用 公式中引用的单元格地址在公式复制 移动时不会改变 2 表示相对引用 列坐标行坐标例B6 A4 C5 F8绝对引用 列坐标 行坐标例 B 6 A 4 C 5 F 8混合引用 列坐标 行坐标例B 6 A 4 C 5 F 8 列坐标行坐标例 B6 A4 C5 F8 3 相互转换 选定单元格中的引用部分 反复按F4键 4 单元格或区域命名 区域表示 简单但无意义 不易阅读 例A1 C5存放数学分 区域名 对区域进行文字性命名 便于记忆与阅读 例数学 1 创建区域名 选取区域 单击名称框 输入区域名 插入 名称 定义 输入名字 选名称所在的位置 插入 名称 指定 2 改变区域 插入 名称 定义 选择名字 在引用位置框修改区域 3 区域名的引用 在公式或函数的参数中直接引用区域名例 MAX 数学 四 数据编辑 1 修改单击单元格 在编辑框修改双击单元格 直接在单元格修改2 清除 3 删除 剪切 粘贴或直接拖曳 选取清除区域 编辑 清除 选择全部 格式 内容 批注 选取删除区域 编辑 删除 删除区域后何单元格填入 4 移动 6 选择性粘贴 即属性的复制 不但复制值 公式还可以是格式 在对话框进行下列选择 粘贴选择 全部 公式 数值 格式 有效数据 批注等 运算选择 无 加 减 乘 除 转置 5 复制 复制 粘贴或Ctrl 拖曳 注意 若复制或移动的内容出现单元格相对引用 则在复制或移动后的目标单元格自动修改单元格引用 7 单元格 行 列的插入和删除 1 插入 选定插入的位置 插入 单元格 行 列 2 删除 选定删除的对象 单元格 整行或整列 编辑 删除 五 新建 打开和保存文件 1 新建文件2 打开文件3 保存文件4 搜索文件 一 工作表的删除 插入和重命名1 选取工作表单个 连续多个 不连续多个 2 删除工作表选取要删除的工作表编辑 删除工作表3 插入工作表选取插入工作表的位置插入 工作表4 重命名工作表双击要重命名的工作表输入新名字 4 3工作表的编辑和格式化 二 工作表的复制或移动1 工作簿之间的复制或移动 打开源工作簿和目标工作簿 选取源工作表 编辑 移动或复制工作表 2 工作簿内的复制或移动复制 Ctrl 拖曳移动 拖曳 选中 建立副本 复选框为复制 否则为移动 三 工作表格式化 作用 突出部分数据的重要性 使版面美观及可读性好 格式化 数字格式 对齐方式 字体 边框线 图案 列宽行高 格式化方法 自定义格式化或自动格式化 1 自定义格式化 1 数字格式标签 默认G 通用格式表示 数字右对齐 数字 长度 科学记数法 公式以值显示 文字左对齐 文字 长度 右边列无内容延伸 有则截断显示 设置数字格式按钮 货币 百分比 千分位 小数位数递增和递减 选定需格式化的单元格或区域 格式 单元格 格式工具栏 5种格式按钮 5种格式标签 2 字体标签 提供了 字体 字型 字号 效果 多种颜色和底线等 3 对齐标签 提供了 水平对齐 垂直对齐 合并及居中 方向等 长文字 自动换行可使行高增加 跨列居中文字占几个单元格 但文字必须在居中区域的最左单元格 合并单元格几个单元格合并为一个 缩小字体填充文字缩小到在一个单元格内 4 边框标签 提供了 线型 位置 颜色等 还有斜线 5 图案 底纹 标签 提供了 颜色背景 填充图案和图案的颜色 6 调整列宽和行高 注意 当调整列宽后内容显示不下时 文字截断 数字以 表示 选中要操作的行或列 格式 行 列 取消隐藏 隐藏 行高 列宽 最合适的行高 列宽 标准列宽 7 条件格式根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式 选定要设置格式的区域 格式 条件格式 设置条件表达式和设置条件格式 2 自动格式化 Excel已预定义好十多种格式 可快速 方便地使用 选定需格式化的区域 格式 自动套用格式 选择某种格式 格式使用的3个层次 自动套用 格式工具栏 格式 单元格 一般要求 进一步要求 特殊要求 3 格式复制 选定已设置好格式区域 单击复制格式按钮 拖曳到目标格式区域 对设置好的格式可执行 编辑 清除 格式命令 删除设置的格式 系统采用 通用格式 4 4数据图表化一 图表的组成 图表区 绘图区 数值轴标题 图表标题 基底 分类轴标题 图例 分类轴标志 刻度线标志 背景墙 系列 网格线 二 图表的类型十多类图表 有三维 二维 每类还有子类型 三 创建图表1 利用图表向导创建图表 选中作图的数据源 图表向导 按图表类型 数据源 图表选项 图表位置 4个步骤进行 嵌入图表 在第4步骤图表位置中 选中 嵌入图表 选项 独立图表 在第4步骤图表位置中 选中 新工作表 选项 2 快速创建图表 选中作图的数据源 按F11键 图表 工具栏的 图表类型 按钮 此方法只能建立嵌入式图表 四 图表工具栏 视图 工具栏 图表 图表对象 该对象格式设置 图表类型 图例 数据表 按行按列 斜排文字 1 图表的缩放 移动 复制和删除 选中图表 鼠标指向图表任意处拖曳图表 移动 缩放 鼠标指向图表控制点之一 拖曳图表 复制 删除 Del 鼠标指向图表任意处 Ctrl 拖曳图表 五 图表的编辑 2 改变图表类型 选中图表 图表 图表类型 选择某种图表类型和子类型 1 选中图表对象指向图表对象单击或图表工具栏的 图表对象 按钮 2 删除图表中的数据系列选中数据系列 Del键 3 增加数据嵌入图表 直接选中数据 拖曳到图表 也可用图表 添加数据命令 独立图表 选中图表图表 添加数据选中工作表数据 六 图表对象的编辑 选中图表对象 图表 图表选项 选择上述6个标签之一 根据对话框进行设置 4 增加文字增加标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志 数据表等 七 图表格式化指对图表中各个图表对象的格式设置 不同的图表对象 有不同的格式标签 数据系列 图案 坐标轴 系列次序 数据标志等标签 坐标轴 图案 刻度 字体 数字 对齐标签 图表区 图案 字体 属性标签 图例 图案 字体 位置标签 图形区 图案标签 双击图表对象 显示格式对话框 选择上述格式标签进行格式设置 操作方法 4 5数据列表 一 数据列表及建立1 数据列表由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表 2 建立和编辑同工作表的建立和编辑 也可利用 数据 记录单 命令建立和编辑 3 建立规则数据列表与其他数据间至少留有空行或空列 数据列表中不能有空行或空列数据列表的第一行为列标题 称字段名 二 数据排序 排序的字段叫关键字段 最多允许3个字段 以主和次区分 1 简单排序 数据 排序 选择排序主关键字段名 可以选择次关键字段名 单击列表 选中要排序的区域 升序降序 2 复杂排序 单击列表 三 筛选数据 快速选出所需的数据 1 自动筛选 数据 筛选 自动筛选 选择所需字段 选取值 选取自定义 2 关闭筛选 数据 筛选 自动筛选无 数据 筛选 全部显示 还在 四 分类汇总 将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况 按某关键字段进行分类汇总 在分类汇总前必须按该关键字段排序 1 基本分类汇总 单击列表 数据 分类汇总 分类字段 汇总方式 选定汇总项 可多个 替换当前分类汇总 每组数据分页 汇总结果显示在数据下方 不分页 用于单个字段分类单种汇总方式 2 嵌套分类汇总单个字段分类 多种汇总方式 操作方法同基本分类汇总 对多种汇总方式 要重复多次上述分类汇总操作 第二次以后 数据 分类汇总 全部删除 3 清除分类汇总 替换现有分类汇总不选中 4 分级显示建立摘要报告 显示不同级的数据 一般分为3级 1级 最高级 只显示列表中的总计数 2级 次高级 显示列表中的总计数和各分类中的合计数 3级 低级 显示全部信息 展开某一级的数据 折叠某一级的数据 5 清除和建立分级显示 数据 分级显示 清除分级显示 数据 分级显示 自动建立分级显示 五 数据透视表 分类汇一般按一个字段进行分类 若要按多个字段分类 则可利用数据透视表实现 1 创建透视表 单击列表 数据 数据透视表 3之1 数据源 3之2 区域 3之3 分类字段拖曳到行 列 页 汇总字段拖曳到数据区 透视表位置选择 注意 汇总方式系统默认对非 型字段计数 型字段求和 创建的透视表位置默认为一张新表 也可在同一表中 版式 2 修改数据透视表 1 更改布局 快捷菜单 向导 2 更改汇总方式 快捷菜单 字段 或双击某字段名进行汇总方式更改 3 隐藏和显示字段 双击要隐藏的字段名 选择要隐藏的值 要恢复显示操作方法同上 在隐藏项中取消选中的项即可 3之3 版式 4 6页面设置和打印 一 打印步骤 二 设置打印区域和分页 设置打印的区域 页面设置 打印预