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档案管理制度汇编细则 *有限公司*内字?xx?25号关于印发*有限公司档案管理制度汇编（修订）的通知各部门（所）*有限公司档案管理制度汇编（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。 本管理制度汇编已包含xx年1月5日颁发的装饰工程档案管理办法。 该办法中的项目档案报审表（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的竣工工程资料归档记录表（编号CB-05）。 各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。 如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。 同时，2000年8月颁发的*有限公装饰公司档案管理制度汇编即日起废止。 特此通知。 二一二年七月十六日第1页共60页*有限公司档案管理制度汇编（修订） 一、总则（一）为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据企业档案工作规范（DA/T42-xx）及广州市执行实施细则，结合公司实际情况，制定本办法。 （二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。 各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。 二、档案机构及其职责（一）本公司设臵综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。 由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。 业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。 （二）公司档案室的基本职责 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。 3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 第2页共60页 4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是 1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。 2、根据本公司各部门归档范围明细表，负责做好本部门档案材料的收集工作，并在规定期限内向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。 三、档案的接收与（一）建立、健全归档制度。 凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、 4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。 （二）档案综合管理范围及归档时间 1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设计、软装，是本公司档案的重要组成部分。 （1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。 （2）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。 设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。 在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。 第3页共60页 2、设备仪器类，包括在全公司范围内使用的，具有参考价值的设备说明书、图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。 由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月内交公司档案室、归档。 3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。 工程部在项目竣工验收后收集、立卷，并在工程竣工验收后3个月内交公司档案室归档。 4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。 研究课题在鉴定验收后两个月内归档。 暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。 5、文书档案,包括公司上级下发的、公司内部各部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。 属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门内勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送综合部归档；属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑扫描进入办公自动化流程，办结后归档；属于只能采用纸介质方式流转的文件材料，由综合部办结后归档。 档案室每年将上一年的文件以件为单位按归档文件规则分类、排列、编号、装订、编目、入库。 6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月内，交公司档案室归档。 7、人员档案类,特指已故人员档案，是指本公司已故,与本公司签订劳动合同的在编人员的人事档案。 由主管部门于该职员去世3个月后交公司档案室归档。 因人事档案不属于综合档室案管理范围，不存放综合档案室。 由综合部按人事档案的相关要求进行独立管理和保密。 第4页共60页 8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资册等会计资料。 会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后的第三年向公司档案室移交。 9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。 应归档的实物自形成后的三个月内由主办部门向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，再按规定存放。 （三）本公司形成的全部档案为一个全宗。 全宗内的档案，按门类分成九大类进行。 分类应保持前后一致，不能随意变动。 四、档案的保管与统计（一）公司档案室必须设臵专用档案库房。 库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。 要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。 （二）档案库房温度应保持在14-24，相对湿度应保持在45-60。 库房管理人员每天须调节库房的温湿度，并做好温湿度登记，定期对获得的数据进行分析。 档案库房内严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。 库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。 （三）建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。 及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。 五、档案的提供利用（一）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，第5页共60页为公司工作提供服务，并注意掌握档案的利用效果。 （二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。 1、借阅时间 （1）未立卷档案材料（即在档案室积累的本年度档案材料），借阅时间一般不超过三个工作日，如遇节假日，须在放假前归还。 （2）已立卷归档和涉密的档案材料，原则上不能借出。 如确因工作需要借出，须经公司总经理书面审批，且不得将借阅的文件携带出公司，并在下班前归还。 2、审批权限 （1）本公司员工借阅档案材料，经部门负责人审批可查阅或复印与部门业务有关的资料。 超出范围的，须经综合部负责人书面批准。 （2）本公司以外人员借阅档案原件时，应持公司介绍信，经综合部负责人书面同意后方可借阅，并在档案室阅览，不得借出。 3、借阅利用要求借阅档案材料必须妥善保管，不得遗失，不得泄密；要爱护档案，不得在档案材料上圈写、划线、涂改、折叠、拆卷、抽页或污损，不得擅自转借或复印。 借阅档案材料如有遗失，应立即通知档案室，并向综合部负责人报告。 六、档案的鉴定、移交、销毁（一）根据国家的有关规定，结合实际，编制本公司各门类档案的保管期限表，经公司领导批准后执行，并报集团档案室备案。 （二）定期对已到保管期限的档案进行鉴定。 鉴定工作在综合部负责第6页共60页人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。 （三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。 档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。 销毁清册由公司档案室永久保存。 七、本办法自颁布之日起施行。 附件1.*有限公司档案综合管理分类方案2.*有限公司装饰工程档案管理办法3.*有限公司设备档案管理办法4.*有限公司基建档案管理办法5.*有限公司科研档案管理办法6.*有限公司文书档案管理办法7.*有限公司声像档案管理办法8.*有限公司人员档案管理办法9.*有限公司会计档案管理办法10.*有限公司实物档案管理办法11*有限公司档案库房管理办法12.*有限公司档案鉴定、销毁制度13.*有限公司档案鉴定小组职责14.*有限公司档案保密制度15*有限公司各部门归档范围明细表16.*有限公司项目档案报审表第7页共60页附件1*有限公司档案综合管理分类方案为适应公司档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进公司档案业务管理水平的提高，根据国家档案印发的企业档案工作规范和广州市执行归档文件规则实施细则，结合我司实际情况制定本方案。 一、分类原则1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。 2.本公司全部档案分为九类，分别用0-9阿拉伯数字按顺序编大类代字。 3.大类下的属类用“.阿拉伯数字”作类目号，从左至右称为一级类目、二级类目、三级类目。 类目级数根据档案材料的数量和内容需要决定。 4.本方案适用我司全部档案的分类、组卷和排架管理。 二、类别设臵（一）各大类档案类目号0装饰工程类（含工程、软装、设计）1设备仪器类2基建类3科研类4文书档案第8页共60页5声像档案类6人员档案类7会计档案类8实物档案类（二）各级档案类目0.装饰工程0.xx.1.0工程项目0.xx.1.0.1工程项目管理类0.xx.1.0.2工程项目经济类0.xx.1.0.3工程项目技术类0.xx.1.1软装项目0.xx.1.1.1软装项目管理类0.xx.1.1.2软装项目经济类0.xx.1.1.3软装项目技术类0.xx.1.2设计项目0.xx.1.2.1设计项目管理类0.xx.1.2.2设计项目经济类0.xx.1.2.3设计项目技术类备注包含软装、工程、设计的项目，纳入工程项目归档。 1.设备仪器档案1.1办公设备1.2动力交通设备（发电机、汽车等）2.基建档案2.1房屋产权2.1.1第9页共60页2.1.22.1.32.22.2.12.2.22.2.32.2.43科研类3.1*施工课题研究3.2*设计课题研究4.文书档案（按年度-保管期限）5声像档案类5.1照片5.1.1底片5.1.2正片5.1.2.1公司建设面貌5.1.2.2人物（领导班子、劳模等）5.1.2.3各种会议照片5.1.2.4领导参观、视察照片5.1.2.5装饰工程照片5.1.2.6文化娱乐活动5.1.2.7荣誉、证书、纪念品照片5.2录音带5.3录像带5.4磁盘5.5光盘6人员档案类第10页共60页7会计档案类7.1会计报表7.2会计帐簿7.3会计凭证7.4工资单及其他8实物档案类8.1可折叠档案8.1.1锦旗、奖状、证书8.2不可折叠档案8.2.1奖杯、牌匾、纪念品 三、编号方法（一）装饰工程类装饰工程档案按性质分为装饰工程项目、软装项目、设计项目。 在一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。 每个项目组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件次序排列。 编号方法大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。 示例10.xx.1.0.1_01工程项目管理类第一卷管理类第一卷管理类工程类当年工程项目立档顺序号工程发生年度装饰工程项目第11页共60页示例20.xx.1.0.2_01工程项目经济类第一卷经济类第一卷经济类工程类当年工程项目立档顺序号工程发生年度装饰工程项目示例30.xx.1.0.3_01技术类第一卷技术类第一卷技术类工程类当年工程项目立档顺序号工程发生年度装饰工程项目说明第一个箭头“0”，代表属于产品类“工程项目”。 第二个箭头“xx”代表年份。 第三个箭头“1”代表xx年第1份归档项目。 第四个箭头“0/1/2”0-代表装饰工程（表示本项目以装饰工程为主，但可同时包括软装、设计）；1-代表软装工程（表示本项目以软装工程为主，但可同时包括设计）；2-代表设计项目（表示本项目只有设计）。 第五个箭头“1/2/3“1代表管理类；2代表经济类；3代表技术类。 第六个箭头“01”代表案卷数第12页共60页（二）设备仪器档案设备档案，按设备种类分类（1.1办公设备、1.2交通设备、1.3其它），并分别以一级属类为单位。 1.xx.11编制案卷顺序号二级级类目号(办公设备)购买设备年度（三）基建类大类代号(设备档案)基建档案，按房屋产权和产权房发生的租赁分类（不按年度划分）。 2.1房屋产权2.1.1-1编制案卷顺序号二级类目号（盘福路）一级类目号（办公楼）2.2租赁管理2.2.1-1大类代号(基建档案)第13页共60页编制案卷顺序号按租赁时间先后组卷2.2租赁管理2.2.4-1（四）科研档案3.xx.1-1（五）文书档案二级类目号（盘福路）一级类目号（租赁）大类代号(基建档案)编制案卷顺序号按房号及租赁时间先后组卷二级类目号（装饰大厦）一级类目号（租赁）大类代号(基建档案)编制案卷顺序号二级类目号（当年第一个课题）科研立项年度大类代号(科研档案)文书档案应按照分类方案（年度+保管期限件号）进行分类，以件为第14页共60页单位，在最低一级类目内编件号（顺序号），即在文件首页上端的空白位臵加盖归档章并填写全宗号、年度、保管期限、室编件号、机构或问题，样式如下（全宗号）（机构或问题）（年度）（保管期限）（室编件号）（馆编件号）件号的编写规则每年按“永久”、“长期”（30年）、“短期”（10年）三种保管期限编三个流水顺序号。 每一种保管期限里的件号按照发文时间先后顺序排列。 （六）声像档案，按载体分类（5.1照片档案5.1.1底片、5.2.1正片（正片与其的底片或电子文本的存放位臵应编制参见号）、5.2录音带、5.33录像带、5.4磁盘、5.5光盘），并分别编制案卷顺序号。 1.底片底片不分属类，按照接收时间先后编流水顺序号，装满一册为一卷。 5.1底片5.xx.1.1-015.2正片5.xx.2.1-01张号案卷顺序号（第1本底片册）三级属类（照片档案）二级属类（形成年度）大类代号（声像档案）第15页共60页（七）人员档案案卷顺序号（第1本底片册）三级属类单位建设面貌照片三级属类（正片）二级属类（形成年度）大类代号（声像档案）已故人员档案，即本公司在编已故人员的人事档案。 按接收时间先后结合姓氏笔划编制案卷顺序号。 6.xx.01案卷顺序号（第1卷）已故年度大类代号(已故人员档案) (八)会计档案在一级类目下分为二级属类一级类目为会计业务类别，二级类目为会计档案类别。 一级属类按会计报表、账薄、凭证及其它分类（7.1会计报表、7.2会计账薄、7.3会计凭证、7.4工资单及其它）。 编制案卷顺序号时凭证以年度为单位，一年一个流水号；其他各类不分年度，各按一个大流水顺序编号。 （九）实物档案8.1可折叠档案8.2不可折叠档案附件2*有限公司第16页共60页装饰工程档案管理办法工程档案是指公司承接的装饰装修工程项目，包括工程、软装、设计项目。 为了规范工程档案管理行为，真实反映公司承包装饰工程的记录，特制定本工程档案管理办法。 一、归档范围（一）管理性文件 1、工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。 2、招投标文件。 3、承包、分包合同及其附件。 4、材料采购合同。 5、会议记录、会议纪要。 6、项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。 7、项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。 8、经批准的项目组织架构及补充资料。 9、经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括投入人员及考勤记录）。 10、经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。 11、经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。 12、经项目经理、财务部确认的项目核算表。 （二）经济性文件第17页共60页 1、工程预、结算和审核文件。 2、签证单。 3、材料确价资料。 4、工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。 5、工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或签名）。 6、与分包单位、材料供应商的结算确认单。 7、发包单位确认的结算单。 8、项目结算审定会签单。 9、项目结算款收清会签单。 10、出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。 11、甲方提供的工期延期证明。 12、分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。 13、分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。 14、项目后评估报告。 （三）技术性文件 1、施工报建材料，包括规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。 2、图纸会审记录。 第18页共60页 3、施工组织方案、专项方案、现场应急处臵方案、开工报告。 4、材料合格证、材料试验报告。 5、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。 6、专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。 7、分项、分部、单项工程质量检查、评定。 8、施工日志、安全日志。 9、竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证明。 10、施工图、竣工图。 11、施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。 二、归档时间（一）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。 （二）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。 设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。 在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。 三、归档流程（一）一线部门，按项目好档案，填写项目档案报审表（CB-05-1，CB-05-2，CB-05-3）报经技术部审核同意后，再移交档案室。 归档回执一式三份，档案室自留一份，另两份由档案室分别反馈给技术部、一线部门。 （二）二线部门（技术部、财务部），按规定好档案，填写项目第19页共60页档案报审表（CB-05-4），再移交档案室。 归档的回执，最终一式两份，档案室自留一份，另一份由档案室反馈给技术部或财务部。 综合部每月归档一次，归档目录交总经理签名后退还综合部。 四、档案（一）归档单位一个建筑物为一个项目，围绕这个建筑物开展的工程都纳入该项目，档案以项目为单位组卷。 （二）建立档案关键词由档案室提出系列档案文件关键词的建议，报技术部审核。 档案室根据审定后的意见，在每份文件时，列出关键词。 原则上，一份文件的关键词不超过三个。 （三）档案的组卷装饰工程档案按性质分为装饰工程项目、软装项目、设计项目。 在一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。 每个项目组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件次序排列。 编号方法大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。 五、监督管理（一）各部门每季度完成一次工程档案归档情况小结。 七、归档期限表序号名称保管期限第20页共60页一123456789101112（二）1234567891011121314管理性文件工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。 招投标文件。 承包、分包合同及其附件。 材料采购合同。 会议记录、会议纪要。 项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。 项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。 经批准的项目组织架构及补充资料。 长期长期长期长期长期长期长期长期经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包长期括投入人员及考勤记录）。 经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。 长期经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设长期施投入记录。 经项目经理、财务部确认的项目核算表。 长期经济性文件工程预、结算和审核文件。 签证单。 材料确价资料。 长期长期长期长期工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款长期的说明或签名）。 工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的长期说明或签名）。 与分包单位、材料供应商的结算确认单。 长期发包单位确认的结算单。 项目结算审定会签单。 项目结算款收清会签单。 出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。 甲方提供的工期延期证明。 分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。 分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。 项目后评估报告。 长期长期长期长期长期长期长期长期第21页共60页（三）1技术性文件234567891011施工报建材料，包括规划许可证、施工许可证、余泥排放长期证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。 图纸会审记录。 长期施工组织方案、专项方案、现场应急处臵方案、开工报告。 长期材料合格证、材料试验报告。 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。 专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。 分项、分部、单项工程质量检查、评定。 施工日志、安全日志。 长期长期长期长期长期竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气长期检测证明。 施工图、竣工图。 长期施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上长期项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。 附件3*有限公司第22页共60页设备档案管理办法设备档案(大类代字1)是指与本公司购臵、引进的大型、精密设备仪器密切相关，有长期查考、利用价值的文字、图表等档案。 一、归档范围购买的设备仪器必须是在全公司范围内长期使用，其文件材料有长期查考利用价值的。 二、归档要求（一）设备档案的归档单位为综合部。 （二）归档部门负责将设备档案按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，立卷。 （三）设备图纸按A4纸（210297mm）的规格折叠，无须装订成册，一张图纸一个卷内顺序号；文字性的材料按问题、时间或重要程度排列，装订成册。 （四）归档时间设备购臵验收后，在设备投入使用后3个月内向公司档案室移交。 （五）归档份数1份（原件） 三、档案的管理（一）设备档案由公司综合档案室集中统一管理，主管部门和个人不得私存。 （二）公司档案室根据本公司档案分类方案，按采购报批文件材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等顺序，对设备档案进行分类、编号、排列。 （三）设备开箱，由主管部门通知公司档案室参加验收。 设备档案不第23页共60页齐全、不完整、不系统的，公司档案室不予验收。 （四）设备档案的保管期限不能短于设备的使用寿命。 四、保管期限表序号1办公设备类归档范围设备仪器(办公设备及用品、机动车等)购臵的申请报告、批复、招投标、合同及有关业务联系文件，设备说明、图纸，安装调试、检测验收等文件材料，报废申请及批复。 保管期限30年2交通设备类机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年附件4*有限公司第24页共60页基建档案管理办法基建档案(大类代字2)是指我公司各种建筑物、构筑物、地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修中形成的，有查考利用价值的文字、图表等档案。 一、归档范围公司立项的装修、改造等基建工程项目的请示、批复，项目招标、评估、水文地质、施工、竣工、验收的图纸资料； 二、归档要求（一）基建档案的归档单位为工程部。 （二）归档部门负责将工程所形成应归档的文件材料收集齐全，按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，立卷。 （三）工程图纸按A4纸（210297mm）的规格折叠，无须装订成册，一张图纸一个卷内顺序号；文字性的材料按问题、时间或重要程度排列，装订成册。 （四）归档时间由主管部门立卷，并在工程竣工验收后3个月内向档案室移交。 （五）归档份数2份（原件） 三、档案的管理（一）基建档案由公司综合档案室集中统一管理。 （二）公司档案室根据本公司档案分类方案，按工程报批、工程设计、工程施工、工程竣工验收材料等顺序，对基建档案进行分类、编号、排列。 （三）工程竣工验收时，由工程部通知公司档案室参加验收，工程档第25页共60页案不齐全、不完整、不系统的，档案室不予验收。 四、基建档案保管期限表序号一1234567二123456三123456789立项文件项目建议书项目建议书审批意见及前期工作通知可行性研究报告及附件可行性研究报告审批阶段关于立项有关的会议纪要、领导讲话专家建议稳健调查资料及项目评估研究材料建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书拆迁安臵意见、协议、方案等建设用地规划许可证及其附件划拨建设用地文件国有土地使用证勘察、测绘、设计文件工程地质勘察报告水文地质勘察报告、自然条件、地震调查建设用地钉桩通知单（书）地形测量和拨地测量成果报告申报的规划设计条件和规划设计条件通知书初步设计图纸和说明技术设计图纸和说明审定设计方案通知书及审查意见有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、永久永久永久永久永久长期长期长期永久永久永久长期永久永久永久归档范围保管期限永久永久永久永久永久永久长期第26页共60页白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议101112四123456五12345678六1234七123施工图及说明设计计算书政府有关部门对施工图设计文件的审批意见招投标文件勘察设计招投标文件勘察设计承包合同施工招投标文件施工承包合同工程监理招投标文件监理委托合同开工审批文件建设项目列入年度计划的申报文件建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表规划审批申报表及报送的文件和图纸建设工程规划许可证及其附件建设工程开工审查表建设工程施工许可证投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明工程质量监督手续财务文件工程投资估算手续工程设计概算材料施工图预算材料施工预算建设、施工、监理机构及负责人工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期长期短期短期短期短期永久永久永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期永久第27页共60页1234567891011121312345678910111213八（一）1监理规划监理月报中的有关质量的问题监理会议纪要中的有关质量问题工程开工/复工审批表工程开工/复工暂停令不合格项目通知质量事故报告及处理意见工程竣工决算审核意见书工程延期报告及审批合同争议、违约报告及处理意见合同变更材料工程监理竣工总结质量评价意见报告建筑工程综合管理记录地基与基础工程施工及验收记录主体工程施工及验收记录装饰装修工程施工及验收记录屋面工程施工及验收记录设备安装工程综合管理记录给排水工程施工及验收记录电气工程施工及验收记录消防工程施工及验收记录智能工程施工及验收记录通风与空调工程施工及验收记录燃气工程施工及验收记录室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件竣工验收文件工程竣工总结工程概况表长期长期长期长期长期长期长期长期永久永久长期长期长期长期永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期长期永久第28页共60页2（二）1 （1） （2） （3） （4） （5）（三）12（四）1 （1） （2）23 （1） （2）九（一）1 （1）a bc de (2)工程竣工总结竣工验收记录建筑安装工程单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）工程质量保修书财务文件决算文件交付使用财产总表和财产明细表声像、缩微、电子档案声像档案工程照片录音、录像材料缩微品电子档案光盘磁盘竣工图建筑安装工程竣工图综合竣工图综合图总平面布臵图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）竖向布臵图室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图设计总说明书室外专业图永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久第29页共60页a bc de fg hi jk lm n3 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)室外专业图室外雨水室外污水室外热力室外燃气室外电讯室外电力室外电视室外建筑小品室外消防室外照明室外水景室外道路室外绿化专业竣工图建筑竣工图结构竣工图装修（装饰）工程竣工图电气工程（智能化工程)竣工图及排水工程（消防工程）竣工图采暖通风空调工程竣工图燃气工程竣工图永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久附件5*有限公司科研档案管理办法第30页共60页为了提高公司科学研究类档案的质量和管理水平，加强收集和管理，做好原始资料和技术资料的归档工作，有效地保存和利用档案，制定本规范。 一、基本原则 1、凡在科学技术研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、电子文件数据和声像等不同载体材料，均属科研档案。 2、科研档案必须坚持集中统一管理的原则，确保其完整、准确、系统和安全，以便于开发利用。 3、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研实践活动的重要环节，必须纳入公司科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。 实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成、积累情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档的证明材料同步。 4、要努力实现科研档案工作从经验管理到科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源。 二、归档范围 1、归档的科研管理和科研实践过程中形成的文件材料有当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2、归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。 必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的特点和成套性第31页共60页 3、归档的重点是公司承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究试验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。 4、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。 5、归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面，具体归档范围见附表。 三、归档验收 1、课题结束后课题组负责人主持文件材料，课题组负责人填写归档说明书，放入每个研究课题第一盒内目录之前。 科研部门兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总。 2、移交时填写移交目录一式两份，连同好的文件材料一并向档案室移交，经档案室清点无误后交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。 3、归档时间研究课题在鉴定验收后两个月内归档。 暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。 四、科研档案归档范围和保管期限表序号一综合1科研行政管理文件材料归档文件保管期限长期第32页共60页2科研计划管理文件材料3科研成果管理文件材料4科研经费管理文件材料5申报科研基金及有关批复6学会工作（学术活动）材料二科研准备阶段1课题报告与课题调研论证材料2任务书、合同、协议书3课题研究计划、设计4计划执行情况、计划调整或撤销报告5课题投资和预、决算材料三研究实验阶段1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录2数据处理材料、包括计算机处理材料3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图等）4研究工作阶段小结、年度报告5配套的照片、底片、光盘、录音录像带、幻灯片、影片拷贝等6样品、标本等实物的目录四总结鉴定阶段1研究报告、研制报告2论文专著3工艺技术报告4技术诀窍报告5专家评审意见6鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）7鉴定证书8推广应用意见9课题工作总结五申报奖励阶段1研究成果登记表长期长期长期长期短期长期永久长期短期短期永久永久永久长期永久永久永久永久永久永久永久长期永久长期长期第33页共60页2科研成果报告表3科研成果奖励申报与审批材料4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件5专利申请书或证书的原件或影印件六推广应用阶段1转让合同、协议书2生产定型鉴定材料3成果被引用或投产后反馈意见4推广应用方案及实施情况5扩大试生产的设计文件、工艺文件6成果宣传报导材料7对外学术交流材料永久永久短期长期长期短期长期附件6*有限公司文书档案管理办法第34页共60页 一、总则（一）凡反映本公司党、政、工、妇、团工作，具有保存价值的各种文件材料（包括上级党政单位颁发的文件），按照规定的制度立卷归档的，都是文书档案(大类代字4)。 （二）为便于当前和长远的利用需要，本公司全部文件材料（含收文、发文、内部请示报告）必须按年及时、完整地向综合档案室移交，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 综合档案室负责依照文书归档范围进行甄别、归档，实行集中统一管理。 二、归档与不归档文件材料范围及处理办法（一）文件材料的归档范围 1、反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、本公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料； 4、其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。 （二）文件材料的不归档范围 1、上级单位的文件材料 （1）普发性不需本公司办理的文件材料； （2）任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料； （3）供工作参考的抄送件等； （4）上级单位征求意见的未定稿文件。 第35页共60页 2、本公司文件材料 （1）本公司文件材料中的重复件； （2）无利用价值的事务性、临时性文件； （3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿； （4）公司内部互相抄送的文件材料； （5）本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料； （6）有关工作参考的文件材料； （7）部门内部事项的呈批请示，如购买办公用具的申请和会议通知等。 3、同级单位和非隶属单位的文件材料 （1）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； （2）不需要贯彻执行的文件材料； （3）不需办理的抄送文件材料。 （三）本公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期，按国家有关规定执行。 （四）对应归档电子文件的元数据、背景信息等要按国家电子文件管理规范进行相应归档。 应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、文件呈批表的，应与文件正本、定稿一并归档。 （五）联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。 （六）应归档的文件材料，各部门应于文件阅办完毕及时交档案室归档。 档案室按照归档文件规则对文件进行分类、保管。 第36页共60页（七）属于归档范围的文件材料，未经综合部直接发到各部门的，接收部门应将文件交综合部办理收文手续，按规定归档。 （八）经档案室鉴定不属归档范围的文件材料作为资料保管5年。 销毁资料时，可采取简便方法进行登记（如在收发文登记簿上加盖“销毁”章，不需另造册），经公司领导批准后销毁。 三、文件归档要求（一）属归档范围的文件材料，须编目后集中统一保管。 （二）归档文件按件方式。 具体按年度保管期限方式分类排列。 （三）文书档案总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联