工程项目档案管理作业指引书.doc

工程项目档案管理作业指引书一 总则：1. 为加强工程项目档案的规范化管理，统一建设单位保存的工程项目档案归档整理工作标准，使工程项目档案真实、有效、完整和齐全，以便能够更好地在实际工作中发挥其应有效用，同时可以更好地规避建设单位主体责任，制订本作业指引。2. 本指引依据中华人民共和国档案法、建设工程文件归档整理规范（GB/T 503282001）、市地方标准建筑工程资料管理规程（DBJ01-51-2003）和市政基础设施工程资料管理规程（DBJ01-71-2003）以及上级单位所发文件编制。3. 本指引适用于控股公司本部及北京地区各房地产类公司和各项目部关于工程项目档案的管理。其它各外地区域的房地产类子公司和各项目部将在更换符合其所在地区标准的工程档案归档清单后按此指引书进行管理。二 基本要求：1. 工程项目档案的管理工作应与工程建设同步进行，每完成一个阶段即收集、整理、归档一个阶段的档案资料；工程竣工验收时，要提交一整套合格的工程竣工档案资料，并作为竣工验收的必备条件之一。2. 在工程开始建设之前，建设单位应在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程档案文件的明细、套数、质量、移交时间等提出明确要求。3. 工程项目开始建设时，负责工程档案组卷归档的各方应依据建设方的工程项目档案应归档明细清单编制出本次工程项目所涉及到的预归档文件清单，并报档案室及项目部备案。4. 在工程项目结束后，进行工程费用结算前，各项目部资料员与各子公司档案室人员应进行工程项目档案预验收工作，预验收合格的方可进行工程费用结算。5. 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。6. 建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。7. 控股公司本部档案室负责对各项目部/子公司的工程档案资料整理归档工作进行指导、监督和检查。三 工程项目档案归档范围及质量要求：1. 对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。2. 各项目部/子公司工程项目档案的归档范围必须符合工程项目档案应归档文件明细清单（按各地区标准编制）的要求。（详见附录A）3. 所有应归档的工程项目档案均需原件一份，因特殊原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及时间。4. 归档的工程项目档案应字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程资料应采用内容打印、手工签名的方式。5. 工程档案的编制与组卷原则：5.1 工程项目档案组卷应首先按建设项目单位工程组卷。5.2 工程项目档案资料应按照不同整理单位及档案类别，分为基建文件、监理资料、施工资料、合同、结（预）算资料、招投标文件、竣工图等。5.3 监理资料、施工资料以卷为单位，按照封面、目录、资料部分、备考表和封底的顺序组卷，以三孔一线或胶装的方式装订成册。5.4 基建文件、招投标文件以件为单位，按文件自然形成的顺序或是时间顺序进行排列。5.5 工程项目合同按已规定好的合同类别进行分类，同类别项下按时间顺序排列；每册合同装订的厚度最厚不得超过75mm，如超厚分下、下册装订。5.6 结（预）算资料按各工程结算项目分别装订成册，每册必须含有封面、目录、结算审批单等。5.7 竣工图按专业分别组卷，每卷内图纸以件为单位，按每专业图纸目录顺序排列；图纸按国家标准规定折叠成A4 幅面大小；所有竣工图纸必须每张均加盖竣工图章。5.8 应归档保存的工程项目档案按工程管理与验收资料、每一分部工程（专业）的施工技术资料分别组卷。5.9 建筑工程可分为九个分部工程：地基与基础；主体结构；建筑装饰装修；建筑屋面；建筑给水、排水及采暖；建筑电气；智能建筑；通风与空调；电梯等。（详见附录B）5.10 对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应分别单独组卷；如钢结构、幕墙、火灾报警及消防联动系统等。（详见附录C）5.11 卷内文件文字材料的排列应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。5.12 图纸按专业排列，同专业图纸按图纸目录和图号顺序排列。5.13 文字资料和图纸原则上不能混装，需分开组卷。如确需混装的，文字资料排前，图纸排后。5.14 工程项目竣工档案应编制案卷目录，案卷目录名称应同时标注工程项目竣工后使用名称和建设过程中名称。6. 工程档案的归档与移交6.1 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。6.2 归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。6.3 归档时间应符合下列规定：6.3.1 工程基建文件要求各办理部门在办理完毕后五日内将原件移交到档案室。6.3.2 各类工程合同在盖章完毕后随文件挂单一起由办公室盖章人员留下，定期向档案室移交。6.3.3 招投标文件需在一个子项招投标工作结束后，整体组卷进行移交。6.3.4 监理资料、施工资料应和竣工资料一起在工程竣工后六个月内按各子项整理组卷后向档案室移交。6.3.5 结算资料的移交以整体项目结算完成后，按子项目成册移交。7. 移交应符合下列规定：7.1 移交纸质竣工图纸的同时需移交与此一致的光盘形式电子版竣工图一份。7.2 工程档案在以类别为单位组卷移交前，先要进行预归档验收工作；即在装订成卷或册之前，和目录一起先期提交档案室进行预验收检查。7.3 向公司档案室移交工程档案时，应编制档案移交收进登记表，双方签字确认；以阶段或是项目进行移交的需增加项目经理或是主管经理的签字确认。7.4 向物业管理单位或业主方移交的工程项目档案应当符合物业单位或业主方提出的移交要求，并留存与物业管理单位或业主方签字盖章的移交表单原件。7.5 工程项目档案移交工作结束时，各项目部应将向城建档案馆、物业管理单位或业主方移交的手续及签章完备的移交表单原件向公司档案室提交一份，以备今后查考的凭证。四 工程项目档案的计算机管理1. 各子公司档案室对工程项目档案接收归档完毕后，立即进行工程项目数字档案的制作工作。2. 工程项目数字档案的范围涵盖纸质工程档案的全部类别，并与纸质档案的件、卷、册形式保持一致。3. 工程项目档案的相关信息以档案数据形式录入到档案数据库中，便于今后查找利用。4. 数字档案的制作要与原件的形式和内容完全一致。4.1 基建文件及其相关附件需全文扫描。4.2 各类工程合同可视利用需求的不同扫描到签字盖章页，但要能体现合同题目及合同目录，作为合同补充说明或是重要附件也需一同扫描。4.3 招投标文件档案除去未中标单位的标书外，其它需全文扫描。4.4 工程结算档案需按册全文扫描。4.5 监理资料、施工资料以卷为单位全文扫描。4.6 竣工图纸分专业、按卷逐张扫描。5. 工程项目数字档案的