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文档简介
腾讯企业邮箱用户手册 V 2 0 Powered by Tencent Exmail 7 5 2012 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 1 目录 1 创建篇 5 1 1 阅读 腾讯企业邮箱服务协议 5 1 2 选择注册方式 6 1 2 1 创建免费版管理员帐号 6 1 2 2 先体验一下 可选 9 1 3 添加域名 12 1 4 设置 MX 记录 13 1 4 1 验证域名所有权 非必需步骤 15 1 4 2 使用 mail 企业域名登录 可选 16 1 4 3 设置 SPF 提升邮件可信度 优化达到率 可选 16 2 管理篇 17 2 1 管理端的登录 17 2 2 首页 17 2 3 我的企业 18 2 3 1 企业信息 18 2 3 2 企业 Logo 设置 19 2 3 3 管理员账户 20 1 绑定手机 20 2 密保邮箱 21 3 管理员邮箱 21 2 3 4 修改密码 22 2 3 5 分级管理员 23 2 3 6 域名管理 24 1 添加域名 24 2 注销域名 24 2 3 7 企业地址本 25 2 3 8 客户地址本 27 1 单个添加 28 2 批量导入 28 3 导出地址本 29 2 4 成员与群组 30 2 4 1 组织架构 30 2 4 2 成员管理 31 2 4 3 邮件群组 36 2 5 系统日志 39 2 5 1 邮件概况 39 2 5 2 邮件搜索 39 2 5 3 登录记录 40 2 5 4 操作记录 40 2 5 5 批量任务 41 2 6 功能设置 42 2 6 1 邮件转移 42 2 6 2 黑名单 43 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 2 2 6 3 白名单 43 2 7 工具箱 44 2 7 1 内部公告 44 2 7 2 企业网盘 47 2 7 3 邮箱搬家 48 2 7 4 邮件列表 52 1 创建邮件列表栏目 53 2 查看订户情况 54 3 管理通知邮件 56 4 统计 56 5 设置 57 2 7 5 嵌入式登录模板 59 2 8 收费版增值功能 60 2 8 1 收费版简介 60 2 8 2 邮件备份 62 2 8 3 个性化登录界面 66 2 8 4 群发助手 67 3 用户篇 75 3 1 登录 75 3 1 1 公共登录页面 75 3 1 2 个性化登录页面 76 3 2 邮件收 读 发 77 3 2 1 收信 77 3 2 2 收信规则 77 3 2 3 阅读模式 79 3 2 4 浏览信件 80 3 2 5 发信 82 3 2 6 发信特色功能 83 1 分别发送 83 2 邮件撤回 83 3 彩色主题 85 3 2 7 邮箱容量 85 3 3 联系人 85 3 3 1 个人通讯录 86 1 新建联系人 86 2 编辑联系人 87 3 删除联系人 88 4 导入 导出联系人 89 3 3 2 企业地址本 89 1 查看地址本 89 2 给企业联系人写信 90 3 4 邮箱管理 90 3 4 1 文件夹和标签 90 3 4 2 收件箱 92 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 3 3 4 3 草稿箱 92 3 4 4 已发送 93 1 查看已发送邮件内容 93 2 查看已发送邮件投递状态 93 3 邮件发送状态 95 3 4 5 已删除 95 3 4 6 垃圾箱 96 3 4 7 自助查询 97 3 5 邮箱设置 98 3 5 1 常规 99 3 5 2 账户 100 3 5 3 换肤 106 3 5 4 收信规则 107 3 5 5 反垃圾 107 3 5 6 文件夹与标签 107 3 5 7 其他邮箱 108 1 新建其他邮箱账号 108 2 收取其他邮箱中的邮件 110 3 修改其他邮箱账号 111 4 删除其他邮箱账号 112 3 5 8 移动设备 113 3 5 9 客户端设置 114 1 POP3 协议 115 2 IMAP 协议 117 3 5 10 信纸 118 3 6 提醒 118 3 7 记事本 119 3 7 1 写记事 119 3 7 2 查看记事 120 3 7 3 编辑记事 120 3 7 4 删除记事 121 3 8 明信片与贺卡 121 3 9 附件夹 122 3 10 文件中转站 122 3 11 企业网盘 123 1 新建文件夹 124 2 文件夹重命名 124 3 上传文件到网盘 124 4 移动文件和文件夹 125 5 发送文件 126 6 下载网盘中的文件 126 7 文件重命名 127 8 删除文件 127 9 查看网盘使用情况 128 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 4 腾讯企业邮箱是针对企业用户提供的企业邮局服务 用户可搭建属于本企业自己的邮局 实现邮件收发等功能 企业将自己的域名按要求进行配置后 即可拥有一批以企业域名为后 缀的邮箱帐号 并可根据需要对这些帐号进行自主的组织 管理和分配 例如 企业的域名是 那么使用腾讯企业邮箱就能拥有类似 tom david 等帐号 企业使用属于自己的企业邮箱在对外业务时 能有效提升自身形象 同时可将这些帐号分配给企业员工使用 实现管理职能 除了基础的收发邮件功能 腾讯企业邮箱还针对企业的需要开发了很多实用的特色功能 本手册将详细地予以介绍 并指导大家创建 管理和使用腾讯企业邮箱 一些常见的使用问题 您还可以访问这里寻找答案 此外 您也可以拨打我们的服务热线获取帮助 40018880004001888000 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 5 1 1 创建篇创建篇 腾讯企业邮箱的开通是自助式的 用户只需登录腾讯企业邮箱门户 根据 提示流程进行简单 4 4 个步骤个步骤的设置即可配置好企业邮箱 流程一览 流程一览 1 11 1 阅读 阅读 腾讯企业邮箱腾讯企业邮箱服务协议 服务协议 企业在使用腾讯企业邮箱的服务之前 请仔细阅读 腾讯企业邮箱服务协议 确保您了 解相关的法律细节和服务条款明细 阅读协议 创建账号 添加域名 设置域名后台 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 6 1 21 2 选择注册方式选择注册方式 1 2 11 2 1 创建免费版管理员帐号创建免费版管理员帐号 流程一览 流程一览 对于企业来说 管理员账号负责企业邮箱的所有管理工作 因此企业需要先创建管理员 账号 该管理员账号拥有该企业邮箱的最高管理权限 并可设置下面的分级管理员 此外 为了确保企业的帐号信息安全 在注册腾讯企业邮箱时 您还需要提交一个有效 的邮箱作为密保邮箱 该邮箱将用于找回企业邮箱的管理员密码及接收一些重要的系统邮件 填写管理 员信息 填写企业 信息 密保邮箱 验证 正式创建并进 入后续操作 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 7 温馨提示 提交完整有效的企业信息有助于我们为您提供更好的服务 提交了注册邮箱后 系统会发送一封邮件到该邮箱 接下来需要登录注册邮箱 并通过 邮件中的链接激活您的管理员账号 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 8 点击上述链接后 将会来到注册页面 完成激活 如果浏览器无法直接跳转 请复制该链 接到浏览器窗口中打开 到这里 管理员帐号就注册成功了 与此同时 您的注册信息及登录方法将会通过邮件 的方式发送到您的注册邮箱 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 9 1 2 21 2 2 先体验一下先体验一下 可选可选 如果用户还没有自己的域名可以使用我们提供的二级域名先行体验 感受腾讯企业邮箱 的专业服务 同时建议用户注册自己的域名创建正式的腾讯企业邮箱账号 1 选择 先体验一下 模式 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 10 2 填入手机号码 按照页面指引进入下一步 3 你会收到一条腾讯企业邮箱发的系统短信 按照短信指引确认后 点击页面刷新 即可 进入下一步 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 11 创建你的密码 进入下一步即完成创建过程 后台管理操作跟免费版管理后台是一样的 请参照本手册后续说明 账号 账号 你的手机号 密码 密码 你设置的密码 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 12 1 31 3 添加域名添加域名 方式一 邮箱链接激活后 即已激活管理员账号 点击 开始使用 进入域名设置页面 方式二 直接登录 要使用腾讯企业邮箱必须先添加一个您可由你企业管理的域名才行 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 13 1 41 4 设置设置 MX 记录记录 如果设置 MX 记录前你的页面出现 验证域名所有权 的指示 请参照 1 4 1 后返回此步骤 域名的 MX 记录表明了该域名所对应的邮件服务器地址 给域名设置 MX 记录是使用腾讯 企业邮箱收取邮件的必要前提 例如 当有人发邮件给 admin 时 系统将对 进 行 DNS 中的 MX 记录解析 如果 MX 记录存在 系统就根据 MX 记录的优先级 将邮件转发到与 该 MX 相应的邮件服务器上 每个域名商通常都会提供域名管理页面 请登录您域名的管理页面设置 MX 记录 每个 域名商的后台管理界面略有不同 但其内容是固定的 分别为 主机名 类型 对应 mail 主机名 优先级 不填写 MX 记录 复制 5 不填写 MX 记录 复制 10 温馨提示温馨提示 为了保证邮件接收稳定 请删除其余的 MX 记录 MXMX 记录设置相关问题在线链接记录设置相关问题在线链接 在域名管理后台设置在域名管理后台设置 MXMX 记录的相关参数 记录的相关参数 手动查询手动查询 MXMX 记录是否生效 记录是否生效 MXMX 记录设置失败的常见原因 记录设置失败的常见原因 设置设置MX记录记录 必需 必需 验证域名所有权验证域名所有权 非必需步骤 非必需步骤 个性化登录个性化登录 可选设置 可选设置 设置设置SPF记录记录 可选设置 可选设置 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 14 在域名管理页面设置完成后 点击 完成设置 即可查看设置的结果 温馨提示 温馨提示 域名的 MX 记录生效时间可能立即生效 根据域名商的不同一般需要 2 24 小 时 请耐心等候 点击网页上 刷新 按钮即可即时查看是否验证通过 验证成功后将会出现如下的界面 到这里 你的企业邮箱已经配置完成了 你可以用它来设置邮箱账号来收发邮件了 同 时你的密保邮箱会收到通知邮件 告知用户你的账号的相关信息 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 15 1 4 11 4 1 验证域名所有权验证域名所有权 非必需步骤非必需步骤 非必要操作 如果没有出现 验证域名所有权 的页面指示 则直接进入下一步 为了防止域名被冒用 对某些域名 我们需要验证用户对域名有所有权后才能进行相关 操作 请参照以下教程 方法一 给您的域名设置一个 CNAME 记录 按照页面指引设置 如图 方法二 下载专用的验证文件 按照页面指引设置 如图 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 16 1 4 21 4 2 使用使用 mail mail 企业域名登录 可选 企业域名登录 可选 用户是否希望从自己的个性化地址登录 如 同样 在腾讯企业邮你也可以实现 如果你的域名是 经过设置后 你也可以使用 的个性化域名登录 而你只需设置一条 cmane 记录即可 别别 名 名 mail 请注意 这里只能用 mail 不可以用其他内容 主机名 主机名 以新网为例 设置如图 以新网为例 设置如图 1 4 31 4 3 设置设置 SPFSPF 提升邮件可信度 优化达到率 可选 提升邮件可信度 优化达到率 可选 为了避免企业邮箱的邮件被对方误拦截 优化发往外域 之外的邮箱 的邮件 到达率 建议您设置 SPF 关于 SPF 的知识 SPF 是通过域名的 TXT 记录来进行设置的 值为 v spf1 include all 以万网为例 万网的设置页面 在 TXT 正文字串 处设置一条 TXT 记录 如下 注 注 部分域名商目前不支持设置 TXT 记录 详情需要联系你具体所使用的域名所在域名商 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 17 2 2 管理篇管理篇 管理篇 的读者是企业邮箱的管理员 该篇会详细说明企业邮箱的各项管理功能 2 12 1 管理端的登录管理端的登录 管理页面的登录地址是 以本手册创建过程为例 这里填写注册时的管理员账号和密码管理员账号和密码 或企业邮箱账号和密码 企业邮箱账号和密码 管理员账号 管理员账号 testexmail 密码 密码 企业邮箱账号 企业邮箱账号 admin 密码 密码 2 22 2 首页首页 后台首页主要是常见功能的入口以及企业邮局的整个概况 如导航栏 添加成员 内部 公告 邮件群组等常见功能入口 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 18 2 32 3 我的企业我的企业 该分类下 用户可以自主设置企业信息 管理员与分级管理员 账户密码 域名管理 企业与客户地址本 2 3 12 3 1 企业信息企业信息 企业信息是企业情况的一个基本描述 建议您将贵企业信息补充完整 这将帮助我们为您提供更有针对性的服务 请放心 您 的信息我们将严格进行保密 接下来我将介绍如何编辑企业信息 如图所示 点击 我的企业 企业信息 修改信息按钮 在相关的表单中填入您企业的相关信息 点击确认 即完成了企业信息的设置 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 19 2 3 22 3 2 企业企业 LogoLogo 设置设置 Logo 是属于企业形象的一部分 企业管理员可以给自己所管理的企业邮箱设置企业的 logo 设置成功后 该企业 logo 将会出现在每个成员账号页面的左上角位置 在企业信息修改的编辑页面 点击邮箱 Logo 上传的按钮 上传本地的企业 logo 图片 然后在网页编辑框中裁剪调整大小 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 20 2 3 32 3 3 管理员账户管理员账户 管理员账户是你所使用腾讯企业邮箱管理权限最高的用户 可以在后台实现本手册介绍 的所有管理职能 管理员账户的设置是为了保障你管理员账户的安全而进行手机 密保邮箱等设置 1 1 绑定手机绑定手机 点击绑定手机 然后按照页面指引发送验证短信到指定号码即完成绑定 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 21 2 2 密保邮箱密保邮箱 在注册企业邮的时候已经填写过密保邮箱 如果需要修改 可以点击修改 填写你的管理员密码 密保正确的话 这时密保邮箱的编辑框会变成可编辑状态 用户 自行修改提交即可 3 3 管理员邮箱管理员邮箱 管理员邮箱的作用 方便管理员登录后台 可从邮箱中一键进入管理后台 接收系统通知 如域名状态异常 功能更新等系统通知将会发到管理员邮箱 方便成员就可以直接给管理员发信 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 22 操作步骤 在成员邮箱中 首页右上方位置 点击 联系管理员 就可以给管理员写信了 如 图 点 击 修 改 后 在 编 辑 框 中 填 写 一 个 成 员 企 业 邮 箱 账 号 提 交 即 可 如 admin 2 3 42 3 4 修改密码修改密码 修改你的管理员账号的登录密码 需要正确输入旧密码后才可 填写正确的旧密码跟新 设置的密码后保存修改即可 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 23 2 3 52 3 5 分级管理员分级管理员 对于中大型企业 人员众多 部门林立 一个管理员可能管不过来 此时 管理员可以 指定其他成员来帮助自己管理 这个被委托的成员称之为分级管理员 分级管理员拥有部分如 成员管理 分组管理 内部公告权限 接下来我将介绍该如何添加分级管理员 1 点击 我的企业 分级管理员 添加按钮 2 设置分级管理员账号与权限 如下图 设置 zhangsan 为技术部门的 分级管理员 管理权限为内部公告 成员管理 分组管理 管理范围为技术部门 表单填写完后确定即可 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 24 2 3 62 3 6 域名管理域名管理 域名管理里主要是管理当前账户下已经开通企业邮的域名 如下图中 1 1 添加域名添加域名 如果用户想添加新域名 可以点击右上角的 添加域名 添加的方法本手册第一部分添 加域名部分的教程 2 2 注销域名注销域名 如果用户不需要该域名 比如在腾讯企业邮箱其他账户创建该域名时冲突 则需要先将 该域名注销 或其他原因 则可以点击右边的 注销 按钮 温馨提示温馨提示 注销后 该域名下对应的成员帐号及邮箱邮件将会被全部删除 我们强烈建议您 先对成员帐号 历史邮件做好备份 及时通知您的往来联系人 或修改您的 MX 记录至可用的邮件服务器上 以免您丢失 重要的信件 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 25 2 3 72 3 7 企业地址本企业地址本 企业地址本是方便公司内部进行通讯录共享的一个功能 设置了 共享企业地址本 以 后 成员将会在自己的邮箱中 看到企业成员的邮箱帐号及其他信息 1 1 共享企业地址本共享企业地址本 由于企业地址本默认是不共享的 您需要在对应的域名下点击共享即可 取消共享的话 则只同样只需点击取消共享 完成企业地址本的共享 共享后 企业成员才能在邮箱中看到 企业其他成员的地址 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 26 在成员账号页面 写信时显示的企业地址本效果 2 2 导出企业地址本导出企业地址本 将导出包含企业所有成员地址 并按 csv 文件 csv 格式保存 用户可以在别的任何支 持 csv 格式导入的地方导入该地址本 当然同样支持在腾讯企业邮箱联系人中导入 腾讯企 业邮箱需要导入联系人的地方本手册会在相应部分介绍 点击导出企业地址本后进入如图页面 点击立即导出 导出的地址本用 Excel 打开效果如图 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 27 2 3 82 3 8 客户地址本客户地址本 客户地址本是企业为了管理自己的客户 将客户的邮件地址等信息以地址本的形式在腾 讯企业邮箱中管理起来 方便企业与客户沟通联系 首次添加客户地址本 可以选择 单个添加 或 批量导入 地址本已有联系人 再添加请点击添加按钮 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 28 1 1 单个添加单个添加 点击添加后直接编辑联系人信息保存即可 2 2 批量导入批量导入 从你的电脑选择相应格式文件 目前支持的格式为 csv vcard 选择重名记录处理方式 1 跳过 即如果目前地址本里已有该联系人 即跳过 2 覆盖 将导入的新联系方式覆盖已有联系方式 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 29 3 3 导出地址本导出地址本 类似于企业地址本的导出 将地址本导出到本地保存 并按 csv 文件 csv 格式保存 保 存后文件名为 exmail crm addr csv TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 30 2 42 4 成员与群组成员与群组 2 4 12 4 1 组织架构组织架构 在腾讯企业邮箱中 企业管理员可以将成员帐号按照公司的组织架构 或者自己习惯的 方式进行管理 管理员可以创建不同的部门 并在部门下面设定子部门 另外 管理员需要注意 部门的层次最多支持十层 1 1 创建部门创建部门 初始创建的时候 系统默认创建了一个顶级部门 并命名为你的企业名称 如 腾讯企 业邮箱 点击图中箭头下拉 出现 新建部门 按钮 点击即可新建部门 填入部门名称确认即可 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 31 2 2 修改 删除部门修改 删除部门 当企业的组织架构发生变化时 管理员可以通过修改部门的名称 删除 重建调整部门 的级别等措施来应对这种变化 2 4 22 4 2 成员管理成员管理 企业邮箱管理员可以创建多个以企业域名为后缀的邮箱 并分配给企业员工使用 管理 员拥有对这些帐号的创建 回收 修改密码等管理权限 成员帐号是企业邮箱的基础 几乎所有的管理操作都是基于成员帐号的 在组织架构设置好了 在这里就可以对员工的企业邮箱账号进行新增 删除 禁用 启 用等管理操作了 1 1 新增成员新增成员 点击新增成员即可进入编辑页面 填入员工的相关资料 并分配一个未被占用的邮箱账 号如 张三 zhangsan 成员帐号名命名规则 成员帐号名命名规则 密码由 6 32 个字符组成 必须包含字母和数字 且不能和帐号相同 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 32 增加帐号时 可指定该帐号所属的企业部门 在对应的部门上勾选即可 同时建议勾选首次登录修改初始密码 因为初始密码是管理员帮成员设置的 建议管理员勾选此选项以便系统在成员首次登录 时通知其修改初始密码 温馨提示 一个成员可同时存在于多个部门 以满足企业员工身兼多职的需要 如果没 有给该成员指定任何部门 则默认会把该成员放在第一级部门下面 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 33 2 2 批量导入批量导入 可以导入本地保存的联系人文件 文件格式为 csv 内容的格式需要按照我们给出的模板 创建 请按照页面指引下载模板并执行相关操作即可 如图 温馨提示温馨提示 确定导入数据无误后 点击 导入 后 系统开始导入文件中的数据 注意 如果导入的量过大 系统无法及时反馈导入的结果 管理员可以关闭这个页面 进行其它的 操作 系统会在后台自动完成所有的导入操作 3 3 移动部门移动部门 可以对用户所在部门进行移动 勾选移动到相应的部门即可 同时 网页版还支持直接拖动功能 用户将鼠标放在成员上 向左拖动到相应的部门上 即可 如图 移动管理员 admin 到技术部门 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 34 4 4 添加到邮件群组添加到邮件群组 将用户添加到某一个邮件群组里面 关于邮件群组的功能将在本手册 2 4 3 介绍 5 5 启用启用 禁用禁用 删除删除 当员工长时间不使用邮箱帐号时 管理员可以将邮箱帐号禁用 必要时再启用 温馨提示 温馨提示 禁用后 该成员帐号将无法登录邮箱 6 6 编辑信息编辑信息 点击 编辑 按钮 可以对成员的信息进行编辑 包括性别 生日 联系方式 职务 所属部门与所属群组等的设置 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 35 7 7 设置别名设置别名 管理员可以为邮箱成员设置别名账号 这样一个成员就可以对应多个邮箱地址 在上述成员信息编辑页面 单击成员对应的 设置别名 进入 设置别名 页面 输入别名 单击 确定 即可 温馨提示温馨提示 一个成员最多允许 5 个别名账号 别名账号不能用于群组邮件中 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 36 2 4 32 4 3 邮件群组邮件群组 邮件群组是一种方便的群发功能 管理员可以把企业中经常需要同时联系的一批成员设置为一个邮件群组 邮件群组是一个特殊的邮件地址 代表了多个邮件地址 对邮件群组发信即等同于给其 代表的多个邮件地址发信 例如 将企业中的销售员工设置为一个邮件群组 sales 后续只需要给这个地 址发信 企业中的销售人员就都能同时收到了 1 1 新建群组新建群组 管理员可以给邮件群组设定使用范围 当前提供了 4 种可选择的范围 分别是 所有人 包括外域邮箱 可以使用 供企业内人员使用 仅供群组内人员使用 指定的人员使用 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 37 逐个添加成员 直接勾选组织架构里的成员 批量粘贴 每个成员的邮箱名请用空格 英文逗号或分号分隔 可一次粘贴多个联系人 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 38 2 2 导入群组导入群组 按照页面的指引 制作好本地 csv 文件 即可轻松导入 如图 3 3 使用群组使用群组 在邮箱中使用的界面如图 写信时在联系人中选择相应群组即可 温馨提示 只有当你企业地址本共享后 才可以在发信时使用邮件群组功能 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 39 2 52 5 系统日志系统日志 通过 系统日志 功能 企业管理员可方便的了解到企业邮箱的整体使用情况 包括成 员收发信的状况 管理员操作记录等 2 5 12 5 1 邮件概况邮件概况 输入开始结束日期 选择域名 点击查询 可以查询本企业发信与收信量最多的 15 名 用户 2 5 22 5 2 邮件搜索邮件搜索 输入账号如 admin 选择主题 类型 开始结束日期 查询后可以得知该 用户的邮箱使用情况 也可单独对某主题 类型 日期进行查询 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 40 2 5 32 5 3 登录记录登录记录 查询成员账号的登录记录 包括登录时间 登陆地点与登录方式三类信息 2 5 42 5 4 操作记录操作记录 管理员的操作流水都会在此记录下来 包括登录 添加用户 创建群组 管理组织架构 等操作 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 41 2 5 52 5 5 批量任务批量任务 批量任务目前包括两类 一是批量导入帐号 二是群发邮件 内部公告 两者执行的记录 均可在此查看 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 42 2 62 6 功能设置功能设置 2 6 12 6 1 邮件转移邮件转移 员工离职 邮箱已经删除 可是客户还会给他的邮箱发邮件 重要来信迟迟没有收到 原来是对方写错了邮件地址 错误地址转发功能 则可以避免这个问题 当发生上述情况 例如 对方发送给 abc 但是系统发现后者是一个不存 在的帐号 就会把这封信转发到指定的邮箱中 如本手册设定的 admin 让你 不再担心错过这类邮件 温馨提示 温馨提示 发往错误地址的信件将全部转发至该邮箱 有可能导致该邮箱收到许多垃圾邮件 建议 设置为非工作邮箱 对于发往错误地址的邮件 转发至目标邮箱后 将自动被归类到文件夹中 文件夹名 邮件转移 进入该文件夹后 始终有小黄条提示 由于管理员使用你的邮箱开启了 邮件转移 功能 因此发往错误地址的信件被转发到 这里 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 43 2 6 22 6 2 黑名单黑名单 管理员可以设定某个邮件地址 或者是某个域名为黑名单 设定后将不再收到该地址发 过来的邮件 例 将域名 设置为黑名单 将不再收取任何发信人地址后缀为 的邮件 温馨提示温馨提示 管理员的黑名单作用范围是全局的 将影响全部成员 而成员的黑名单作用 范围是个人的 所以 有时候成员收不到某个发送方发来的邮件时 可以咨询下管理员在名 单上是否做了一些约束 2 6 32 6 3 白名单白名单 管理员可以将某个邮件地址 或者是某个域名设定为白名单 设定后 就能确保该地址 发过来的邮件将不受系统限制 值得注意的是 来自白名单的邮件仍然受到用户自定义收信规则的影响 例例 1 1 管理员把 lishi 加入白名单中 但用户 A 却不想收到 lishi 的邮件 于是用户 A 把 lishi 加入黑名单中 那用户 A 将 收不到任何发信地址为 lishi 的邮件 例例 2 2 管理员把 lishi 加入白名单中 但用户 A 设置了转发规则 lishi 发送过来的邮件都转发到另外一个邮箱 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 44 2 72 7 工具箱工具箱 工具箱里提供了内部公告 网盘 邮箱搬家 邮件列表 登录模板的功能 接下来本手 册会一一详解 2 7 12 7 1 内部公告内部公告 1 1 发布公告发布公告 作为企业用户 经常需要在内部发送一些信息 例如放假通知 部门通知等 腾讯企业 邮箱提供了内部公告供您来发送这些内容 管理员在这里发布的公告将会在每个成员邮箱的首页显示出来 当前公告最大支持 2000 个汉字 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 45 成员邮箱首页的显示效果 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 46 2 2 撤回公告撤回公告 如果管理员需要撤回所发布的公告 可以在已发布的公告列表右侧点击撤回按钮 温馨提示 温馨提示 无论成员是否已读该公告 管理员一但撤回 成员的内部公告收件箱将不再存在该公告 但是如果成员已经通过客户端下载到本地 则成员本地的公告我们无法帮你撤回 但是其网 页版的内部公告收件箱依然会被我们撤回 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 47 2 7 22 7 2 企业网盘企业网盘 企业网盘是用于企业内部共享文件的一种网络存储服务 企业邮箱成员共享一块网络硬 盘 成员可以上传 下载里面的文件 并共享给公司的其他同事 管理员具有管理全局文件的权限 可以删改其他成员上传的文件内容 而成员只能修更 改自己上传的文件 企业管理员先定义好企业内部的各文件夹 便于大家分类文件 管理员可以在这里创建 文件夹 或对已有的文件夹进行删除 编辑等操作 温馨提示 温馨提示 目前企业网盘仅支持一级文件夹 点击文件夹图标 即可进入文件夹 查看和管理里面的文件 管理员可以在此查看到所 有用户上传的文件 并将其移动 删除或下载 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 48 2 7 32 7 3 邮箱搬家邮箱搬家 企业更换邮件系统对管理员是个大考验 历史邮件怎么迁移 虽然现在大多数企业邮箱都提供了 POP IMAP 服务 可以供用户自行收取 可是配置繁琐 对于稍具规模的公司来说 全员搬家几乎成了不可能完成的任务 腾讯企业邮箱提供了全员搬家的功能 只需一分钟 管理员就能启动全员搬家 而成员 则无需任何配置 只需输入旧密码即可将历史邮件收取到新邮箱里 在启动邮箱搬家之前 请务必确认 1 原邮件系统的域名未被注销 用户邮箱账户未被注销 2 原邮件系统的邮箱系统开启了 POP 或者 IMAP 功能 3 在搬家完成之前 请不要在域名提供商处修改需要搬家的域名的 A 记录 避免搬家 时无法连接到原有邮箱系统 导致搬家失败 规避小技巧 规避小技巧 可以在腾讯企业邮箱管理端启动搬家时 通过手动设定 收件服务器地址 IP 的方式来启动搬家 第一步 管理员启动搬家第一步 管理员启动搬家 管理员登录后 在工具箱中找到 邮箱搬家 功能 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 49 第二步 管理员选择旧邮箱的品牌第二步 管理员选择旧邮箱的品牌 每次搬家只能针对一个域名 所以首先需要选择对哪个域名搬家 如果您只有一个域名 直接进入下一步吧 您可以选择旧邮件系统的品牌 目前支持 Goolge 万网 263 网易 等六大品牌的企业 邮 如果不在此列 请选择 其他品牌 并输入对应的收信服务器 支持 POP IMAP 两种方 式 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 50 第三步 选择对哪些帐号进行搬家第三步 选择对哪些帐号进行搬家 您可以选择 对已有帐号进行搬家 或者对未来 30 天内新增的帐号进行搬家 选定后 即可启动了 第四步 成员 正式开始搬运邮件第四步 成员 正式开始搬运邮件 瞧 管理员一经启动 成员登录腾讯企业邮箱后 就会收到提示了 输入原来的密码 就可以开始收取邮件了 注意 邮箱搬家功能是一对一的 也就是系统会按照相同的帐号进行收取 如果在腾讯 企业邮箱侧没有建立对应的帐号 则这个帐号将不能启动搬家 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 51 管理员还能通过日志了解到每个成员的搬家情况 希望这个功能可以帮助您降低更换邮件系统的成本 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 52 2 7 42 7 4 邮件列表邮件列表 作为企业 经常需要联系一些客户 发送大批量的通知邮件 为了帮助企业更好的与顾客交流互动 腾讯企业邮箱也提供了邮件列表功能 顾客主动 订阅企业的邮件列表后 系统就会把企业最新的优惠信息推送给顾客 设置过程非常简单 企业用户不用再为群发上万封邮件费神 邮件列表功能 是一种基于订阅关系的邮件群发服务 支持最多同时给 50000 名订户发 信 现在客户只要订阅了企业的邮件列表 那么企业的最新内容就可以通过邮件的方式送到 客户的邮箱里 用户可以点击 了解 QQ 邮件列表可以做什么 链接进入在线帮助 如果用户已了解则可 以直接创建邮件列表了 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 53 1 1 创建邮件列表栏目创建邮件列表栏目 1 登录管理员账号 在管理员首页 点击信息发布下的 邮件列表 2 进入邮件列表首页后 单击 创建一个新栏目 开始创建过程 3 填写邮件列表信息 在这里 您需要填写栏目的名称 栏目简介 默认发信账号等 最 后点击 完成 确认信息 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 54 4 栏目创建完后 管理员就可以让用户来订阅了 管理员可以通过两种方式来让用户来订阅企业的信息 一种是通过发送链接给用户 另 外一种是在网站的页面上添加订阅插件 让用户自己填写订阅邮箱 两种方式都可以 管理员只要选择适合自己的任意一种就可以了 5 用户只需要在订阅方框中输入自己的邮箱地址 企业与顾客之间的一对多的订阅关系就 建立起来了 企业的信息就会定期的推送到用户邮箱里 2 2 查看订户情况查看订户情况 管理员在创建完邮件列表后 可以通过查看订户情况来了解目前栏目的关注度如何 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 55 1 单击 订户 进入详细页面 2 点击 正在订阅 可以了解到目前订阅的订户总数 您还可以查询某段时间内的订户的总数 3 同一页面上 点击 未确认订阅 则可了解到收到邀请但点击确认链接的订户数量 4 最后 已退订 一栏 则是记录那些订阅了企业信息 后来又取消的订户群 这些记 录可以帮助管理员回访那些退订的订户 了解他们的退订的原因等等 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 56 3 3 管理通知邮件管理通知邮件 管理员可以在邮件页面 修改编辑栏目的 RSS 源更新通知邮件 也可以手动给所有的订 阅用户发信 4 4 统计统计 统计功能让管理员可以查询某一段时间内 订户和邮件数据的变化情况 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 57 5 5 设置设置 在初次创建完栏目之后 如果需要更改的话 可以通过栏目首页 找到 设置 一栏 单击进入设置页面 在 基本信息 页面基本信息 页面 管理员可以修改栏目名称 发信账号等 如果管理员要删除当前栏目 只需要在页面的右边 单击 删除栏目 即可完成删除操 作 注意 删除时所有订户和邮件统计数据都会被清空 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 58 在 RSSRSS 更新通知 页面更新通知 页面 管理员可以设置企业网站的 RSS 源地址 发送频率等 而在 订阅页面 一栏订阅页面 一栏 管理员可以通过启用自定义的 logo 在订阅页面上显示栏目订 户数来个性化自己的订阅窗口 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 59 2 7 52 7 5 嵌入式登录模板嵌入式登录模板 嵌入式登录模板是嵌在企业网站上面的一个快捷入口 可嵌入到企业的网站或内部系统 中 管理员或成员可直接通过模板登录到企业邮箱中 下面 我们简单的介绍下如何在网站中嵌入登录模板 1 找到基本设置下的 嵌入式登录模板 标签 单击 设置 2 选择您想要的布局方式 目前提供的方式有纵向排布和横向排布两种 3 预览选择的效果 注意这里跟实际有出入 4 根据您选择的布局方式 系统自动生成对应的代码 您只要复制这些代码 黏贴到企 业的网站上或与内部系统结合 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 60 2 82 8 收费版增值功能收费版增值功能 2 8 12 8 1 收费版简介收费版简介 腾讯企业邮箱免费版本具备的功能已经比较完善 已经可以满足大多数企业的需求 针对 某些对需求有更高要求的用户 我们还推出了收费版本 收费版本将根据用户需求逐步推出更多更完善的特色功能 目前已经实现的有目前已经实现的有 用户数按需购买 企业网盘容量无限 邮箱容量随用户数递增 个性化定制界面 邮箱 备份 群发助手 专业工程师服务支持等 还可以与 RTX 企业内部即时通讯工具 企业 QQ EC 客户通等办公软件集成 使用时可在管理后台的 工具箱 栏目下 VIP 功能 选项下找到具体的功能 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 61 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 62 2 8 22 8 2 邮件备份邮件备份 使用邮件备份功能 你需要设置一个接收备份邮件的邮箱账号 以及备份规则 自设置 生效后的开始备份 一旦有符合备份规则的邮件则会立即备份至你的接收邮箱内 温馨提示 温馨提示 是从设置生效后以及之后的邮件才会备份 设置时间点之前的邮件不会进行 备份 接下来本手册详细讲解使用步骤 1 设置备份邮箱设置备份邮箱 备份邮箱是你接收你需要备份的邮件的邮箱 符合规则的邮件会备份至该邮箱 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 63 2 对含关键字邮件备份对含关键字邮件备份 添加关键字作为备份规则 该规则作用为 含有该关键字的邮件都会备份至备份邮箱 3 对成员账号的邮件备份对成员账号的邮件备份 该规则的作用是 对某成员账号进行备份 比如图中设置的 test 邮 箱 备份范围内的邮件的都会备份至 mybackup 并会做好 合同 字样 的标签 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 64 温馨提示 温馨提示 两种备份规则目前累计支持设置 20 条 4 修改设置修改设置 点击相应的修改撤销或者编辑删除等按钮即可对已设置的设置进行修改 5 备份效果备份效果 例如 我使用某邮箱发送一封主题或内容为 合同 的邮件到 test 则相应的备份效果如下 1 因为主题词包含了 合同 所以该邮件备份至了收件箱 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 65 2 因为收件人是 test 所以按照刚才的规则设置 将会 3 用户可以利用备份时系统的标签功能 进行相应的收信规则设置以对备份邮件分类管理 例如 上述例子中可以设置 合同 的文件夹 对标签有合同二字的邮件均自动归档至该文 件夹 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 66 2 8 32 8 3 个性化登录界面个性化登录界面 设置个性化的登录界面 1 选择一种布局 2 设置企业 Logo 企业信息 版权信息 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 67 2 8 42 8 4 群发助手群发助手 群发助手其腾讯企业邮箱专门开发供企业大批量发信使用 每天可供发信量为 10000 封 在首页我们会提醒你今天还可发多少封群发信件 1 群发信件群发信件 点击群发助手功能入口进入群发助手 在群发助手首页你可以看到今天可供你使用的发 信量 点击群发工具创建群发邮件 温馨提示 温馨提示 你只需要四个步骤即可完成群发邮件操作 非常方便 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 68 第一步 第一步 设置发件人邮箱地址 必须是成员账号 用户可以自己写邮件 也可以点击上传 eml 邮件 还可以点击 上传 eml 文件 旁边的箭 头 弹出选择历史邮件菜单 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 69 第二步 第二步 选择收件人地址 你可以从已有列表中选择 也可以在线上传邮件地址 上传的文件需 要按照我们的格式进行编排 请参照页面指引操作 同时 你每次上传的文件都会保存在列 表里 下次即可直接从列表中选取 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 70 注意 注意 选择了列表中的文件 名字相应列出在输入框中 上传文件流程 上传文件流程 必须经过 选择文件 重命名文件 这两个步骤 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 71 第三步 第三步 可以预览你创建的邮件效果 第四步 第四步 确认发送 发送邮件后 把相对应的邮件信息反馈给用户 你创建的邮件需要经过我们的审核 我们将在一个工作日内审核完毕 请耐心等待 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 72 2 2 管理群发邮件管理群发邮件 用户可以在 我的邮件 栏目中管理你发送的邮件 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 73 点击邮件标题可以预览邮件 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 74 点击查看可以查看到该邮件的详情 3 3 管理群发地址管理群发地址 你可以在 群发地址 中管理你的群发地址 你上传的地址都会保存在这里 同时可以 继续上传群发地址 以便下次群发时选择收信人可以直接在列表中选取 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 75 3 3 用户篇用户篇 该篇旨在说明企业成员获得管理员分配的帐号后该如何使用 成员邮箱具备的功能点 将一一介绍 3 13 1 登录登录 普通用户通过网页访问腾讯企业邮箱 可以从两个地方登录 3 1 13 1 1 公共登录页面公共登录页面 成员邮箱公共登录的地址是 在这里需要输入完整的邮箱帐号 包含 后面的部分 和密码才能登录 这个入口在企业邮箱的门户 上也有对应的链接 如 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 76 3 1 23 1 2 个性化登录页面个性化登录页面 除了公共的登录页面 企业邮箱还给每个企业提供了专属的登录页面 在这个页面上 企业可以自定义 LOGO 登录框也会带上企业邮箱的域名 在这里 只需要输入邮箱帐号的前 缀 前面的部分 和密码就可以了 这个页面的地址是 如果您企业邮箱的管理员进行了相关设置 还能够通过您自己的域名来访问这个页面 地址是 设置方法见本手册 1 4 2 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 77 3 23 2 邮件收 读 发邮件收 读 发 3 2 13 2 1 收信收信 登录邮箱后 点击左边导航栏的 收件箱 可查看所有来信 其中 收件箱 后面的数 字 表示未读 3 2 23 2 2 收信规则收信规则 收信规则 根据不同的设定条件实现自动处理邮件的功能 如果来信较多 建议设置 收 信规则 来帮您归类或处理 登录企业邮箱后 设置 收信规则 然后点击 创建过滤规则 进入规则过滤器设 置页面 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 78 如图所示 在规则过滤器设置页面 可根据发件人 发件域 收件人 主题等不同条件 来过滤 进而选择对此类邮件所执行的处理 设定好的规则可以选择 启用本规则 或 不启用本规则 最后点击 保存 规则生 效 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 79 3 2 33 2 3 阅读模式阅读模式 在读信的页面 用户可以实现的功能有 1 基本操作 转发 回复 删除 彻底删除 举报 2 联系人操作 查看 添加 拒收 3 腾讯官方对于非官方邮件或者非信任邮件的安全提醒 4 标记功能 将邮件标记为已读或者未读 标记星标 标记标签等特色功能 5 移动到文件夹 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 80 6 新窗口读信 添加备注 添加提醒 打印功能的快捷按钮 3 2 43 2 4 浏览信件浏览信件 在浏览信件的时候 您可以选择 会话模式 或 标准模式 在 设置 常规 中 设置 详情可以参照本手册 3 5 1 会话模式 是一种新的邮件阅读模式 可提高处理邮件的效率 会话模式 有如下特点 简化邮件列表 同一主题产生的多封往来邮件 会转化为一封会话邮件 阅读会话邮件时 可以看到所有历史邮件内容 阅读会话邮件时 会将重复的邮件内容自动隐藏 阅读邮件更加轻松 如图 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 81 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 82 标准模式标准模式 是将您的邮件按照某种要素 时间 发件人 主题 大小 的组别归类显 示的表现形式 以时间要素为例 时间组别包括 今天 昨天 星期几 上周 更早 等 当您 有较多邮件时 更容易找到所需要的邮件 3 2 53 2 5 发信发信 登录邮箱后 点击左边导航栏的 写信 填写完信件的主题 内容后 可以在页面右下 角的 企业地址本 查询企业内部的联系人 另外 收件人输入框支持动态的输入提醒 当您输入收件人名字的时 输入框下就会出 现建议列表 点击对应的收件人名字即可完成输入 TENCENT 腾讯企业邮箱用户手册 83 3 2 63 2 6 发信特色功能发信特色功能 1 1 分别发送分别发送 如果您想发封邮件给多个好友 但又希望对方看到收件人里只有自己的邮件地址 让每 个人都感觉到是您单独发送的 那么可以使用 分别发送 分别发送 可以帮您快速的群发邮件给
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