新版文件管理规定.doc

文件编号：HT/体d-PB-4.2.3-01-2012文件管理规定文件版本：第 1 版修订状态：第 0 次修订页 码：共 5页 第 1 页1目的和范围为规范中恒天汽车集团保定汽车公司的文件管理过程，特制定本规定。本规定适用于中恒天汽车集团保定汽车公司的文件和记录管理过程。2规范性引用文件JB/T 9165.1工艺文件完整性JB/T 9165.2工艺规程格式JB/T 9165.3管理用工艺文件格式JB/T 9165.4专用工艺装备设计图样及设计文件格式QC/T 3汽车产品图样及设计文件完整性3术语和定义3.1 质量管理体系文件质量管理体系要求的文件3.2非质量管理体系文件与质量管理体系要求无关的文件。3.3技术文件QC/T 3和JB/T9165.1规定的文件。4职责和权限4.1品质管理部品保科负责公司范围内各类文件的统一管理和控制，文件立案部门应在文件发放前到品质管理部品保科审核盖章备案，需备案电子版文件及文件签字版原件。4.2由部门指定兼职文件管理员并在品保科注册，文件管理员主要职责： a）编制本部门的文件清单、受控文件清单、记录清单、受控记录清单；b）负责本部门文件管理，保证文件的有效性及使用最新版本文件；c）及时按文件更改通知单、产品设计变更通知单、工艺设计变更通知单更改文件；d）文件收、发及相关内容传达，必要时将文件内容目视化；e）本部门文件编号和标识控制；f）按时组织文件归档、鉴定、作废或销毁；g）妥善保管各种文件、记录。4.3文件和记录制定部门职责：a）负责文件、记录的制定、修改、鉴定、废止和处置；b）确定文件发放范围及文件新、旧版本代替；c）文件内容宣贯，并监督其正确实施。4.4记录收集部门负责按保存期限保管记录。5 管理内容与要求5.1文件分类5.1.1质量管理体系文件5.1.2非质量管理文件5.1.3技术文件5.2文件格式（适用于规章制度、程序）5.2.1文件的结构内容文件中“章”的设定：1目的和范围； 2规范性引用文件； 3 术语和定义；4 职责和权限；5 工作程序或管理内容与要求；6相关支持性文件；7记录，如无某“章”内容，需在标题下注明“无”。5.2.2文件字体要求文件正文中各章、条号和标题为5号黑体字，其它内容为5号宋体字。5.2.3需要时可以设置封面，质量体系文件封面格式见附件1，非质量管理体系文件封面格式见附件2。5.2.4工艺规程及工艺管理性文件格式执行JB/T 9165.2、JB/T 9165.3、JB/T 9165.4规定。5.3文件编制、审批、发放、保存、更改、换版、作废、处置及外来文件控制执行文件管理程序4.2.3的规定。5.4文件编号和标识5.4.1质量管理体系文件编号：品保科统一划定与质量管理体系有关的文件编号，见示例1，文件封面或首页同时盖“受控”和“恒天汽车文件管理”章；记录上加盖“ISO9000验证”章，同时纳入受控文件清单(HT/体e-PB-4.2.3-01)、受控记录清单(HT/体e-PB-4.2.4-01)管理。示例1：同条款文件顺序号，从0199GB/T19001或GB/T18305过程条款部门代号(见表2)发布年号（阿拉伯数字、体d、e类文件可省略)文件类别号(见表1)体系文件缩写中恒天汽车集团轻型车有限公司体HT./ 表1类别文 件 1质量管理体系第一层次文件：质量方针和质量目标，编号为a2质量管理体系第二层次文件：质量手册，编号为b3质量管理体系第三层次文件：程序文件，编号为c4质量管理体系第四层次文件：其他管理性文件、作业性文件，编号为d5质量管理体系第五层次文件：记录，编号为e 表2部门代号部门代号部门代号品质管理部PG生产管理部SC销售部XS品保科PB组焊车间ZH售后部SH品检科PJ电泳车间DY市场部XSSC技术部TD涂装车间TZ国际部GJ工艺技术部TDGY总装车间ZZ人力资源部HR开发部TDKF调试车间TS办公室BG设备动力部SB供应部GY财务部CW采购部WL库房KF注：“”质量体系不作规定。5.4.2非质量管理文件编号规则见示例2，文件和记录上盖“恒天汽车文件管理”章，同时纳入本部门文件清单(HT/PB-JL-12001)、记录清单(HT/PB-JL-12002)管理。示例2/保定恒天汽车投资有限公司文件序号，从001999文件类型代号(见表3)部门代号(见表2)年号（如12代表2012年） HT表3文件类型代码文件类型代码文件类型代码传真CZ会议纪要JY宣传类XC制度、规定ZD申请、请示SQ非质量记录JL计划JH通知TZ通报TB总结ZJ联络书LL报告、汇报、说明、决定QT5.4.3技术文件编号方法：工艺文件编号执行工艺文件编号方法的规定。标识：作废技术文件一律盖“作废”章或“作废留用”章，按期整顿后的文件盖“年整顿”章。设计文件试制阶段在标记处填写“S”，小批生产在标记处填写“A”，正式生产阶段在标记处填写“B”。5.4.4记录的分类、格式、标识、归档、贮存、检索、式样更改及外来记录控制执行文件管理程序的规定。5.4.5此规定自下发之日起执行，现行文件原有编码可过渡使用，待文件修订换版时变更。5.5文件评审及批准 5.5.1 文件的评审：a）新编制的文件：新文件发放前立案部门应组织文件相关部门负责人以回览形式会签；b）正在使用的文件：文件制定部门每六个月应针对文件内容组织适用性评审，必要时予以修订或换版；5.5.2 文件的批准： a）技术类文件参照产品图样（设计文件）及技术文件审签管理办法执行； b）质量管理体系内及体系外文件要求如下：文件类型编 制审核批 准备注体系内文件质量方针、质量手册编制小组审核小组总经理-程序文件编写小组审核小组生产副总-管理性文件、生产作业性文件文件提出人部长级相关副总必要时报相关副总经理或总经理批准体系外文件文件提出人-科长级文件提出人科长级部长级更改类文件原编制人员原审核人员原批准人5.6文件内容宣贯和执行5.6.1文件制定部门应在新文件自发布之日起六个工作日内对相关部门负责人宣贯，再由相关部门逐级向下宣贯，确保相关人员熟知并掌握文件内容。5.6.2文件制定部门应随时监督文件的执行情况，对不符合要求的现象予以纠正，品保科负责监督执行。5.7文件管理 文件的使用部门必须保证使用最新版本文件，在此基础上做好文件的保管。其中技术文件每三个月应组织一次盘存。5.7.1文件时效性控制a）收到新文件或在用文件、记录废止、合并，文件管理员应及时修订受控文件清单、文件清单； b）各部门每月根据文件清单整理现行文件，文件短缺及时向品保科说明情况申请补发；c）各部门现场所有目视化文件均应标识受控状态，保持整洁，严禁使用作废失效文件。5.7.2文件保密规定所有文件未经部门负责人批准不得借出、不得擅自带出厂外。5.7.3外来文件由收到部门组织评审鉴定，现行或适用文件到品保科盖“有效”章，过期或废止文件盖“作废”章，每三个月应组织一次鉴定。6 支持性文件6.1文件管理程序(HT/体c -4.2.3-01-2011)6.2质量记录控制程序(HT/体c-4.2.4-01-2011)7 相关记录7.1受控文件清单(HT/体e-PB-4.2.3-01)7.2受控记录清单(HT/体e-PB-4.2.4-01)7.3文件清单(HT/PB-JL-12001)7.4记录清单(HT/