炊具公司档案管理制度.doc

炊具公司档案管理制度 档案管理制度11目的规范企业档案的管理工作，利于资料的存取。 22范围企业的管理文件、技术文件、资料、图表、质量管理体系文件、财务帐表以及磁盘、光盘所刻录的资料等均属档案的管理范围。 33内容3.13.1档案收集3.1.13.1.1归档的时间1）每年度的管理文件、记录表单应在次年的元月中旬前立卷归档。 2）财务档案在形成的第二年立卷归档，自管的年度资料可用移交档案一览表及光盘先予存放，时宜时将资料进档。 3）各部门月度的日常记录和报表于每月的5日进档；需刻录光盘的资料于每月28日交信息中心刻录后次月8日前归档。 23.1.2归档的内容1）办公室国家及公司法律法规文件、月度通知、文告、会议纪要、会议记录、各专门小组工作资料、各部门月度工作计划及工作总结。 2）技术设备部工艺技术文件、产品开发计划、设备维修计划，设备管理和工艺执行情况的考核记录。 3）生产供应部生产计划、临时补充计划、采购计划、生产质量报表、成本工资考核和相关管理制度的执行情况记录。 4）质控部:质量管理文件、月度质量记录、信息反馈记录、质量计划和QC小组活动。 5）财务部财务会计报表、税务帐目及相关政策文件。 6）人力资源部；月度人力资源报表、培训计划与记录、相关考核资料。 7）项目部公司发展规划、工程设计资料、图纸及配套实施文件。 8）企划部公司制度及表格的编审文件祥见档案资料汇总表。 33.1.3归档的要求1）各部门应有专人负责文件资料的汇集、分类、审核装订工作。 2）归档的文件应齐全完整，能反映本公司及各部门的工作内容。 对已破损的文件应予以修整，对字迹模糊或易褪变的文件应复制后再进行移交。 3）对需要归档的文件和资料，各部门应按时间顺序进行汇集，成册，并填写移交档案一览表（一式两份），经部门负责人审查签名后，移交到档案室。 4）档案管理员根据移交档案一览表和归档要求，对档案进行清点核对。 合格后，开据移交档案回执单（一式三联一联由移送部门保存；一联由接收部门保存；一联作为存根留底）。 5）档案管理员应切实按照归档要求进行档案资料的收存，拒收不规范的档案资料。 23.2档案3.2.13.2.1装订原则装订时采用正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后的方式。 23.2.2档案的区划及分类根据公司档案保管的实际情况，档案资料分成4个区域。 1号区为外来文件、企业证照及政策法规区；质控、财务等对外部门的外来文件，需经办公室处置，送总经理批示后存档。 2号区为员工的人事档案类资料。 3号区为财务报表，按年度分别存放。 4号区为各部门月度的日常记录和报表以及刻录光盘的信息，按年度存放。 33.2.3重要档案的加密根据国家保密法的有关规定，应对档案室内的全部档案划分密级。 对于重要的档案，应加盖“机密文件章”，在借阅时也必须经过总经理的同意。 凡造成泄密或失密，视情节按保密法规定给予处罚直至追究刑事责任33.3档案保管3.3.1档案保管员应注意不同档案的存放环境，严密作好各种防范措施，既防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗。 3.3.2档案室应长期保持干燥并在适当的时候进行自然通风。 3.3.3档案室内不得抽烟，周围应该放有灭火器材。 63.6电子文件的保管3.6.13.6.1电子文件的分类电子文件可以分为文本文件（T）；图象文件（I）；图形文件（G）；影像文件（V）；声音文件（A）；多媒体文件（M）；计算机程序（P）；数据文件（D）。 23.6.2电子文件的移交和接收1）各部门根据有关要求和本部门自身需要，在每月的28日之3.3.4档案柜内应存放驱味除虫的药物（如樟脑精等），并不定期的查看档案的存放情况。 发现蛀虫、破损、遗失、霉变、字迹褪变等情况，应立即采取补3.43.4档案检索和借阅3.4.1为便于今后档案的检索，对于接收过来的各部门档案，档案保管员应认真填写档案资料进档表和档案明细表。 并根据档案的分类方法，详细记录档案存放的地点、档案柜号、档案份数、档案名称及编号。 3.4.2借阅一般性档案必须填写档案借阅申请单，经本部门经理批准后，方可借出；对于机密文件的借阅，必须经过总经理同意。 3.4.3借阅期限最长为一个月。 超过借阅期限，应归还后，重新办理借阅手续。 3.4.4一般的查阅必须在档案室内查看，未经同意，不得擅自将案卷带出档案室。 3.4.5档案使用者必须保证档案的完整和整洁，不得任意拆卷、撕页、污损、删改、划杠、剪贴、拍照、复印等。 3.4.6用完档案后，应及时归还。 未经许可，不得擅自复印和摘抄。 53.5档案的销毁对于到期的档案、文字或资料在销毁前应登记造册，由档案保管员提出销毁申请，经本部门、办公室和相关部门同意、总经理批准后方能销毁。 销毁时应有二人以上的人员负责监销并签字。 前将需要刻录成光盘的资料交由信息中心负责刻录。 2）信息中心在收到电子文件后，应核实文件的真实性和完整性，并对电子文件进行病毒扫描后，再进行刻录。 3）电子文件刻录完毕后，应有相应的刻录文件清单，在光盘上对其内容应附有简明的标贴。 并在次月的8日之前交档案室存档。 33.6.3电子文件的保管1）需要刻录的文件应作防写处理，不得擦、划记录涂层。 刻录后的光盘（磁盘）应放在光盘（磁盘）盒内并直立排放，避免挤压和折叠。 2）电子文件在存放时，应注意远离强磁场和酸碱。 救措施，情况严重时报告有关领导。 3.3.5出入档案室应随时锁门。 下班前应打扫卫生，检查门窗是否关好。 3）环境温度选定范围1725，相对湿度选定范围40%60%。 4）对于磁盘和光盘保存的文件，每年应进行一次随机读取检验，发现问题应立即采取恢复措施。 每4年应转存一次，与原载体保留。 5）每年都应对电子文件的软件版本和硬件设备进行检查，保证文件与现今的软件和硬件的兼容性。 若不兼容，应进行文件的版本转换工作。 73.7声像文件的保管3.7.13.7.1声像文件的分类声像文件包括录音带、录象带、底片、照片等。 23.7.2声像文件的和归档1）以录好的磁带在移交到档案室时，应附有磁带内容的简短说明和录音、录象过程中形成的文字材料，如报告、文稿、演讲稿、解说词等。 档案保管员接收以后，应与声像档案一同，分别保存。 2）对于公司的照片档案，可以经过刻录后再保存。 各部门在移交照片档案时，应包含底片和相应的文字说明。 文字说明应包含时间、地点、人物、事由、背景和摄影者。 用不超过200字简洁通顺的表达出照片档案所要反映的信息。 33.7.3声像文件的保管1）应保持档案室内适宜的温度和湿度。 2）远离磁场3）保持声像档案的清洁4）定期检查长期保存的录音带、录象带应垂直存放在柜架上。 磁带应每612个月重绕一次，以释放内部压力，避免产生复印现象。 83.8档案保管员的职责3.8.1档案管理员必须有高度的责任感，认真履行档案管理的职责。 3.8.2接收档案时，要对照移交档案一览表认真清对资料是否完整、是否有移送部门负责人的审核签名。 确认合格后出据移交档案回执单。 3.8.3档案管理员接收资料时，先查对和填回执单及明细表按区号入柜。 3.8.4档案管理员应按时收取、妥善保存档案资料。 如有失职，主管部门将给予3050元处罚；出现严重泄密的，公司直至追究行事责任。 93.9奖罚措施3.9.1对资料填写和不规范者，除要求其重新进行外，各部门可对其处以30-50元罚款。 3.9.2对不按时进档的部门负责人，档案保管员可对其处以30-100元罚款。 44相关表单4.1移交档案一览表4.2档案明细表4.3移交档案回执单4.4档案资料进档表4.5存档资料总表4.6档案资料保管期限（表一）、（二）武汉亨通压力锅有限公司存档资料总表部门自管文件分类报表类型上交期限份数办公室外来文件法律法规报表月度通知、文告、会议纪要、会议记录每季度交各部门月度工作计划、工作总结；各专门小组工作资料每月上交技术设备部产品资料包装资料模具图纸报表设备管理和工艺执行情况的考核记录、设备点检卡、设备维修计划每月上交资料工艺技术文件、产品开发计划、设备档案不定期生产供应部报表特殊、关键工序报表、相关管理制度的执行情况记录每月上交资料生产计划、临时补充计划、采购计划、成本工资考核、成本计划不定期财务部报表财务会计报表每月上交资料政策文件不定期质控部信息反馈、质量管理文件报表月度质量记录、QC小组活动半年一交人力资源部报表月度人力资源报表、相关考核资料一年一交资料培训计划与培训资料半年一交项目部工程设计资料、图纸资料公司发展规划、及配套实施文件不定期企划部报表表格半年一交资料公司制度、策划方案武汉亨通压力锅有限公司档案资料保管期限（表一）项目事例保存期限备注章程、规则、制度、修改、废止等永久性查考文件章程、公司规程、通则等永久保存经理办公会会议记录、营业报告等文件会议记录、债权、财产权等政府机关的许可证、认证书、法令等文件营业许可证、法律法规、国家标准、土地使用证及房屋产权证等契约书等契约书有关理事及职员人事方面的重要文件健康保险、医疗保险资格登记、公司职员名册、履历书等其他需要永久保存的重要文件、及统计业务监察报告书、年度财务报告（决算）、经营统计资料、房产证书建筑设计蓝图等永久保存工程预决算工程设计图纸、招投标文件、图纸变更资料、承包合同、工程监理资料、工程结算书、工程竣工验收报告十五年干部会议及经营管理上的文件质量管理文件、技术文件、工艺、操作规程等人事、工资上的文件人事文件、庶务文件、卫生保健文件短期查考的文件业务日志、事故类文件、质量记录五年人事文件工资明细表、工资总帐、地方税征收总帐、社会保险明细表、工薪者抚养情况申报表、工薪者调动报告一般文件、帐簿及图表文件收发文簿、月季表、日记表三年人事文件健康医疗标准、通知书、出勤簿、工作调动申请书、有关人事方面的考勤簿（出差、迟到、早退等）、简单文件、帐簿及图表等来往文件、通知、一般调查文件、参考性文件三年复制件、附件等报告制度规定的日报、月报三年武汉亨通压力锅有限公司财会档案保管期限（表二）项目事例保存期限备注 一、会计凭证类原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年其中涉及外事和私改造的会计凭证永久银行存款余额调节表、银行对账单5年 二、会计帐簿类日记帐15年其中现金和银行存款日记帐25年明细帐15年总帐15年包括现金和银行存款固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年辅助帐簿15年其中涉及外事和私改造的会计帐簿永久 三、会计报表类包括各级主管部门的汇总会计报表主要财务指标快报3年包括文字分析月、季度会计报表3年包括文字分析年度会计报表（决算）永久包括文字分析 四、其他类会计移交清册15年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久武汉亨通压力锅有限公司档案资料进档表编号SUPOR/ZJ4.2.401区号档案柜号资料内容进档部门上交时间武汉亨通压力锅有限公司月份移交档案一览表移交部门编号SUPOR/ZJ4.2.403文件名称及内容档案袋编号占用档案袋数量移交时间移交部门签字移交部门经办人移交日期档案室保管员放置区号武汉亨通压力锅有限公司档案明细表编号SUPOR/ZJ4.2.402档案柜号移交部门资料类别文件名称及内容档案袋编号占用档案袋数量入库日期保存期限部门主管档案保管员武汉亨通压力锅有限公司移交档案回执单编号SUPOR/ZJ4.2.404移交部门经手人移交时间文件名称及内容文件名称及内容接收部门经手人接收时间武汉亨通压力锅有限公司NO000001第一联接收部门保存移交档案回执单编号SUPOR/ZJ4.2.404移交部门经手人移交时间文件名称及内容文件名称及内容接收部