浅析“非纸质”档案载体的保护.doc

浅析“非纸质”档案载体的保护向冉 宫岩 摘要：本文通过对“非纸质” 档案载体的特性分析，指出了在档案保护中容易忽视的问题，提出了“非纸质”载体的保护应建立的工作理念和改进措施。关键词：非纸质载体档案载体技术保护随着科学技术的不断发展，以影像、计算机为代表的新技术所产生的一系列存储载体，改变着档案以纸质材料为单一主体的布局，使档案载体的种类和数量与日俱增。我们以往对纸质档案保护的措施和工作理念已经不能适应新型载体的需要。因此，加强对“非纸质” 档案载体保护的研究，是我们档案工作者面临的重要课题。一、“非纸质”档案载体的发展与特性现代技术使文书和档案的形成方式和载体形式发生了空前的变革，“非纸质”档案载体呈现多元化的发展趋势和诸多特性。（一）载体呈现多元化趋势伴随着信息技术的发展，档案部门出现了胶片、磁性载体、光盘等多种非纸质的存储载体形式。每一种存储形式都是一个系列，在其自身的演变中呈现出多元化的趋势。如胶片包括银盐片、重氮片、微泡片及燃料影像（彩色）片等多种形式；磁性载体包括录音带、录像带、磁带、磁盘、磁卡、硬盘等；激光记录包括CD、CD-R、DVD、DVD-R、蓝光盘等。档案载体材料本身也朝着多元复合材料的方向发展。（二）载体的存储密度和存储容量变大载体的存储密度和容量在不断变化，纸张的存储密度为5.45bit/cm2 ；20世纪70年代出现的小型的盒式磁带，长度为90分钟的磁带每面可以记录大约660KB的数据量；目前的3.5英寸硬盘存储密度已达到620G bit/平方英寸；最近希捷公司宣布在存储密度上即达到1Tbit/平方英寸即1万亿bit/平方英寸。而且根据摩尔定律，其存储密度还会不断有质的飞跃。几年前，我们需要用磁盘阵列建立起1-2T的存储空间，如今千元左右的移动盘便能达到。据专业人士预测，未来采用热辅助磁记录等技术存储密度的理论值为5-10Tbit/平方英寸，3.5英寸硬盘的容量可以到达目前服务器30-60T的水平。（三）载体的耐久性变短存储载体实用寿命相继变短。例如，胶片材料约为500年，光盘材料不足50年，以硬盘为代表的磁性材料仅为30年甚至更短。有些载体不仅是因其制作材料的耐久性问题使寿命缩短，还有是因其规格形式和运行环境的终结而淘汰。如LD光盘、5吋和3吋软盘等仅存在短短的几年便被淘汰。可见，档案载体材料在存储量呈指数级增长的同时，其耐久性和长期保存期限却大幅度地变短。（四）载体阅读的依赖性变强从档案载体存储信息的识读方式来看，经历了一个由具体到抽象的过程。纸质载体的信息是比较直观的信息，人类通过文字的形式将要存储的信息直接附着在存储载体上。这种转变过程比较简单，仅是一个由信息到文字，再由文字到文字与存储载体结合的过程。传统档案材料存储的信息可以通过人的感官直接获得，基本不需要任何辅助手段。如今，存储载体的转变过程变的复杂。它经历了一个由信息到“比特”，再由“比特”到“比特”与存储载体的结合过程，识读性变差。人们无法直接从存储载体上获取信息，必须依赖和借助一定的设备才能进行。（五）载体长期保存受诸多因素的影响非纸质载体的保管条件比纸质载体更为苛刻，极容易受温湿度、有害气体、酸、碱、光、水和磁场等诸多因素的影响。它的保管条件要求更高，如不但要防高温高湿，还要防低湿，为控制温湿度波动范围要求备有恒温、恒湿设备；为防灰尘和卤化物、氨气、有机溶剂等空气污染物要求有一定的密封措施；为防止外磁场的破坏和杂散电磁场的干扰消磁，需要一定的防磁环境和装具；为防止外力冲击、摩擦和机械损伤，在排放和装具上需要有特别的要求和措施等等。二、“非纸质”载体在管理中不容忽视的问题由于“非纸质”档案载体的种类多、要求变化大，有着各自的要求和标准，在管理中不容忽视以下问题。（一）不能忽视封存环境档案载体的耐久性主要受环境因素所左右，对温湿度的调节是档案保护的主要手段。库房空气潮湿控制程度是通过对户内外环境调节达到的。在实际的保管中，纸质档案基本是与库房环境直接接触，其保存环境与库房环境相同。而非纸质档案往往有自己特别的装具，有些还会采用密封存放。这样，当对库房进行温度调节时，库房内的相对湿度会随之变化，但密封环境中湿度并不跟随一起变化。因为密封的容器内含水量是相对不变的。因此，调节好的库房湿度，并不一定是密封容器中的湿度。我们不能只注重库内、库外的温湿度的差异，而忽视库内与档案装具内的温湿度差异。（二）不能忽视温湿度波动的范围在对档案载体的温湿度控制时，我们会注重按其温湿度要求进行调节，如温度高了降温，湿度大了除湿。但这种控制是人工进行的，往往会忽视了对其波动的指标要求。如磁性材料保存的温度最好在1424范围之内，波动范围小于2，相对湿度保持在45%60%之间，波动范围小于5%，这一波动范围是指昼夜间允许的范围。而我们的调控设备大都是在工作时间的进行控制的，往往是上班开机，下班关机，节假日停机，忽略了对温湿度波动幅度的要求。甚至还会在温差、湿度差很大的环境下不进行过渡处理，直接开启或移动密封载体，造成结露等现象。其实这种忽高忽低的变化比温湿度略高和略低对载体的影响更大。（三）不能忽视利用中的防磁对于磁性载体的防磁，我们往往选择防磁柜来进行。其实对于磁性材料最好的防护是远离外磁场，距离是防磁的最好防护条件。磁性材料对外界磁场及杂散磁场较为敏感，保管过程中既要注意远离能形成强磁场的电器设备，如避免把该类载体同电视机、扬声器、收录机、话筒等杂散磁场存放在一起，更要注意在利用中过程中的防磁，如接触时不能佩戴磁性项链、手镯，磁性水杯不能带入工作间等。（四）不能忽视各载体材料和载体作用的差异对于非纸质档案载体的管理，我们往往会将不同磁性载体如光盘、磁盘、磁带、硬盘等放在一个专用库房集中管理，对缩微胶片也存放于同一个低温环境中。这种方式虽然在形式上方便了管理，但对于不同载体本身却未必是良策。因为，不同载体保存的指标要求不一致，它们在对温湿度、空气污染物种类的影响程度是不同的。另外，相同材料不同作用的载体在管理上也是有差异的，我们不仅要关注的载体的类型，还应关注其作用和使用频率。不应将长期保存和经常利用的载体存放同一环境下保管，要根据作用的不同分别存放和管理。（五）不能忽视对信息的迁移和载体的更替档案保护在于延长其寿命。对于纸质档案来讲，影响其寿命是 “载体”+“信息内容”。对于非纸质档案则是受“载体”+“信息内容”+“载体的应用环境”三种因素所影响。而“载体”和“应用环境”又是最短命的。因此，不能忽视对“非纸质”档案载体的信息迁移和载体复制更替。同时，在复制和迁移时不能只关注内容而忽视品质。如不应出现由高向低转、由彩色向单色转、由双声向单声转的现象。三、“非纸质”载体在保管中的工作理念及改进措施 “非纸质”档案载体的发展特性及保管指标因素，需要我们用新的理念和措施来保护。（一） 变大环境控制为小环境控制在对纸质档案的保管中，大都是采用中央空调、除湿机、加湿器等使库房达到相适应的保管环境。在非纸质档案载体的保管中，可以不必对库房进行严格的环境控制，仅对密闭柜内小环境进行调控，这样反而会比大环境的调控更便捷和有效。如采用恒温恒湿箱，并通过风机循环，使内部存放空间的温度和湿度更加均匀分布，使载体直接处于控制之下，以提供恒温恒湿的环境，这样的调控是敏捷快速的。另外，还可将载体密封放置透明塑料箱内，能较好地切断载体与周围空气接触, 起到防潮、防光、防空气污染物的作用。箱内可放置温湿度计和测量酸碱度的测试纸，定期不开封地检测实际保管环境状况，一旦环境超过了保管条件便可进行相应的调控处理。（二）湿度测定更应关注绝对湿度我们认为对于密闭容器内的湿度测定，应该用绝对湿度取代相对湿度。绝对湿度，是指一定温度下，空气中水量的测量数字。当库房的温度升高时，相对湿度降低，绝对湿度即含水量会保持相对稳定不变。例如，封装时室内空气温度为30度，则相对湿度水平为40%，绝对湿度大约为0.0045磅水每磅干燥空气。但是如果采用相对湿度，当室内空气温度升高，会导致相对湿度降低，甚至可能降低到20%，而这时密封盒内的含水量并未发生变化。我们平时用相对湿度体现的往往是外界空气对库房的湿度影响的情况，而并不能正确表明密闭环境中的实际湿度情况。我们要控制的是环境的湿度，而不是相对湿度。因此，采用绝对湿度更能表明保管环境中含水量的情况，这需要我们在实际的操控中做进一步的研究论证。（三）实行常温环境下的管理 由于档案部门经济条件和保管条件的限制，对于档案载体不能不考虑其维护成本。不分档案载体性质和作用，一律存放在专用库房或密封柜中显然是一种过度防护的浪费。档案载体实行多套备份，一般复制件、拷贝件，其环境要求相对可以降低，常温下的保管也是适宜的。我们通过对北方地区在常温下存放十多年的第三代缩微胶片观察，其质量没有明显的改变和影响。试想，一个恒温恒湿机柜利用寿命一般在5-8年，缩微品如因质量下降而淘汰重新拷贝的费用，也会低于其价格及供电等环境保护的费用。因此，在复制光盘、拷贝胶片封装时根据存放的环境采用相应的控制措施后，选用一般档案工作用房在常温条件下进行保管是经济的，也是适宜的。（四） 注重封装时的环境调控在对档案载体进行封装处理时，其环境因素是不容忽视的因素，因为它直接影响着载体的保管环境。它除对空气品质的要求外，还与环境温湿度和空气中实际含水蒸气的密度有很大的关系。比如：摄氏10度和30度，其饱和水蒸气密度，分别是0.00940(kg/m)和0.03036(kg/m)。在摄氏10度环境中，当空气实际所含水蒸气密度0.00470(kg/m)时，湿度为50%；在摄氏30度环境中，当空气实际所含水蒸气密度0.01518(kg/m)时，湿度也为50%。由此看出，温度和湿度并不是单一的关系。我们要使载体保管在合适的温度下，控制好其含水量也就相应控制了其湿度。因此，将封装环境调节为与保管条件相一致的环境下进行是最好的控制方法。封装环境可用以下方法：在密封房间将室温升至要求的最高值，测量相对湿度，如果湿度低于标准范围，则需要做加湿处理，使相对湿度接近最低的湿度范围。在此湿度环境下，再将室温降到要求的最低值，当湿度高于标准时，再相应祛湿，如此反复试便得到一个相对合适的封装环境。总之，“非纸质”档案载体的保护是项复杂的系统工程，我们必须根