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费用报销制度(暂行) 费用报销管理制度（暂行） 一、目的为了规范公司财务管理行为，加强费用管理和控制，本着勤俭节约、有利工作的原则，根据国家财经法规和企业会计制度的有关规定，结合本公司经营特点，特制定本制度。 二、适用范围本制度适用于西南城控股有限公司，以下简称“本公司”。 三、术语解释1.差旅费指公司员工因公出差到市外发生的交通、住宿及生活补助等相关费用。 2.业务招待费指根据业务需要发生的招待客户的所有费用，包括餐费、娱乐费、礼品费、汽车费及应由公司承担的客户的交通、住宿费等。 3.交通费指公司员工因公发生的公交车、轻轨(地铁)和出租车等市内交通费用。 4.通讯费指公司员工因工作需要发生的电话费用，包括手机、座机及小灵通等通话费用。 5.会议费指公司召开董事会、年会、或经批准参加公司、行业协会、政府等所组织会议的参与费用，不包括公司日常工作会议。 6.机动车费指因使用公司所属各种机动车辆（汽车、轿车）及私车公用管理制度规定内容所发生的有关费用支出，包括油料费、修理费、停车费、过桥费、过路费、年审费、车辆保险费、车船使用税、养路费等。 四、职责1.各业务部门负责费用发生的事前申请、事中记录、事后报销的真实、完整、合理、合法。 2.财务部负责审核费用事项在授权范围内是否已批准、报销手续是否完备、报销金额是否超标、报销票据是否合法等。 3.分管领导负责对费用事项进行审核、确认及事后监督。 4.董事长负责对费用事项进行审批。 五、具体规定1.总则1.1各部门的市内交通费、业务招待费实行年度限额控制，于每年度初公司核定控制标准。 业务部门如因特殊事项确需追加年度限额的，应说明情况并写出书面报告经公司董事长批准后方可追加。 1.2公司其他费用实行年度预算管理，分部门进行控制。 各部门应树立成本效益观念，严格控制费用支出，发生的费用不得超过预算额度，超预算费用不得报销。 如因特殊原因超出预算，应按照预算外开支审批流程执行。 1.3财务部应加强各项费用开支的审核，按部门及工程项目进行费用的归集，除归口管理的费用项目外，其他费用的划分采取责任部门承担的原则，并须由该部门负责人签字认可。 财务部按月编制部门资金使用明细表上报公司领导，并将费用使用情况通告各部门。 1.4费用报销应真实可靠。 所取得的原始单据必须内容真实、要素齐全。 对于弄虚作假虚报费用者，一经查实，除不予报销外，另视情节轻重按报销金额的1-3倍进行处罚。 1.5费用报销应及时。 事项完成后一周内应到财务部报账，否则每延期一天，按报销金额的1%处以罚款。 1.6费用报销应遵照权责发生制原则，即“当期费用当期报销”。 除需跨期完成的业务外，所有属于当期的费用必须在当期报销，不得延迟至下期。 年度费用在当年内报销，月度费用在当月内报销。 约定付款期滞后于报销期的，应先挂帐至到期日再办理付款。 受益期为一个期间以上的费用由财务部进行归集和分摊。 1.7费用报销时，凡是超过本文件规定的标准，必须附上情况说明，由分管领导审核，经董事长批准后，财务部方可准予报销。 1.8对超出限额和不符合公司财务管理制度要求的开支，财务部有权拒绝报销。 1.9财务借支实行“上不清，下不借”原则，即前次的借款未冲抵完毕，不能提出新的借款申请。 2.差旅费报销规定2.1公司员工出差实行事前审批制度。 2.1.1出差人员应填写公司请款单，写明出差事由和预计出差可能发生的相关费用。 出差属于参加外部培训的，还需报人事行政部根据培训预算进行审核,该审批表作为预借出差现金和报销的依据，否则财务部将有权不予借支现金和报销相关费用；2.1.2副总裁、总监出差由董事长批准；各部门经理出差由分管领导审核，董事长批准；各部门其他员工出差申请由部门负责人、分管领导批准，员工出差三天以上须报董事长批准；2.1.3各部门经理及分管领导应对出差申请的必要性进行严格把关，确保出差的工作效果；2.1.4对出差行为和出差预算审核把关不严而增加的出差费用，由相关部门和分管领导自行承担，公司不予报销。 2.2公司员工按工作性质和内容不同分成如下几级标准2.2.1一级总裁/董事长2.2.2二级副总裁、副总经理、正副总监2.2.3三级部门经理2.2.4四级:其他员工2.3.公司各级人员出差的交通标准2.3.1一级管理人员出差，可以乘坐飞机经济舱、火车软硬卧、轮船二等舱。 2.3.2二级管理人员出差，可以乘坐飞机经济舱、火车软硬卧、轮船二等舱；2.3.3 三、四级管理人员出差，可以乘坐火车硬卧、轮船三等舱；特殊情况，经批准可以乘坐飞机经济舱。 2.4.长途出差人员食宿报销规定2.4.1长途出差人员食宿标准如下（同时担任多个职务的，标准从高执行）级别划分城市类别（住宿费）补助标准（每人每天）内部公司出差生活补助标准一类城市二类城市三类城市一级实报实销二级30022018060无三级2601701505030四级2301501204025注一类城市是指上海、北京、深圳、广州；二类城市是指除一类城市以外的所有省会城市、直辖市以及如下较发达二级城市无锡、厦门、珠海、苏州、宁波、大连、常州、青岛、中山、威海、佛山、嘉兴、淄博、舟山、包头、烟台、温州、绍兴、汕头、惠州、扬州、东莞、盐城；三类城市除前面一类和二类城市以外的地区和县市。 2.4.2住宿费凭发票在标准范围内报销，因工作需要或特殊情况超标的，一律报董事长审批。 出差生活补助费实行包干制定额报销，报销时可不附发票；2.4.3若出差期间发生业务招待费，按业务招待费相关规定报销，如当天发生一次业务招待费时，当天的出差生活补助减半执行，发生两次业务招待费，当天不再报销出差生活补助；2.4.4外出开会、学习和培训等，凡是交款中已包含了食宿费用的，不再享受出差生活补助及住宿费；2.4.5到公司驻外机构出差，并被安排在驻外机构住宿的，不报销住宿费用；2.4.6出差生活补助的天数标准出发及返回时间以交通工具出发时间下午200为界限。 下午200以前出发的，出差生活补助按一天计算，否则按半天计算；下午200以后返回按一天计算，否则按半天计算。 （出发及返回时间按机票或车票的出发时间为准）；2.5多位员工一同出差的报销规定2.5.1同性别员工一同出差，须两人合住一个房间，住宿费用不得超过两人住宿费标准合计的60%，董事长除外；2.5.2一般员工随同公司领导出差因特殊原因无法分开食宿的，住宿费用可参照公司领导标准执行。 2.6长时间出差报销规定长时间出差（指出差超过15天至三个月以内的），出差生活补助按出差标准减半执行。 2.7市外出差人员在当地的市内交通费用据实报销，但对出租车费应严格控制，报销时，需写明市内交通费发生的时间、地点区间、办理何种事务等明细；2.8不同部门人员一同出差，在相关票据不能分割的情况下，应注明各部门承担的金额，由报销人所在部门的负责人签字确认。 2.9差旅费报销时，报销人应详细填写西南城控股有限公司差旅费报销单。 2.10出差时由人事行政部统一定购机票,机票费用由人事行政部统一报销，报销时应注明各部门承担的金额并由各部门负责人签字确认。 3.交通费、业务招待费报销规定3.1市内交通费报销规定3.1.1市内交通费报销标准参阅“交通补贴标准”3.2业务招待费报销规定3.2.1业务招待费的开支严格实行事前申报制，即业务办理前，经办人必须按审批权限规定采用书面或口头方式报请公司领导批准后方可开支；3.2.2经办人应详细填写西南城投股有限公司费用报销单。 3.2.3出差在外，发生临时性应酬，事前来不及申报的，应电话请示分管领导批准后方可执行；3.2.4业务招待费申请的审批权限为除报批报建发生的业务招待费外，其他业务招待费申请单次金额500元以下，由部门负责人审核，分管领导审批；单次金额在500元以上必须报董事长审批；报批报建发的业务招待申请费必须报董事长审批；3.2.5经办人报销业务招待费时，除相应正式发票外，还必须具备以下附件“业务招待费审报单”、“用餐小票”或“点菜清单”等其他相关的原始附件，否则财务将不予办理；3.2.6业务招待费发票要求同一次业务不能同时使用多个单位的发票，按金额大小分次粘贴（相同金额的发票应连号）；3.2.7公司员工接受各关联公司检查工作，以及关联公司之间人员工作往来，不得安排进入歌舞厅、夜总会、练歌房、桑拿按摩、茶楼等娱乐休闲场所，更不得以招待费的名义报销此类费用；3.2.8内部单位工作往来发生的餐费，应控制在20元/人/餐的范围内；3.2.9在合同中规定公司应承担合作单位来成都费用的餐费，应控制在60元/人/天的范围内，否则财务将有权不予报销。 4.通讯费用报销规定4.1通讯费用实行限额报销制度。 额度内（含）凭通讯发票据实报销，超过额度部分由员工承担。 4.2手机及其他通讯工具一律由员工自行购买，公司不予配置。 4.3通讯费报销标准参阅“通讯费报销额度”4.3.1因工作需要经常对外联系的特殊岗位，报经董事长批准后，可在上述额度基础上适当予以提高；4.3.2因长途出差和其他临时性工作原因导致话费超支的，经分管领导批准后可以对因公超支的部分进行补贴。 4.4享受通讯费补贴的员工必须24小时开机，若无故关机或未在30分钟内及时回电话的次数每月超过3次，取消当月通讯费补贴。 5.会议费用报销规定5.1公司组织召开的各种会议费用应编制预算并报审5.1.1具体制定费用预算时，人事部和行政部应制定会议费总体预算；5.1.2具体组织安排工作会议时，应制定会议详细预算，原则上应收支平衡；指定的费用预算应和会议议程安排、参加人员情况由举办部门报分管领导、财务部、公司董事长审批后执行；5.1.3未编制会议费预算或会议费预算未经批准的，财务部有权拒绝借款或拒绝报销。 5.2公司组织召开的会议费用开支规定5.2.1每天用餐标准不高于100元/人（含酒水饮料）；5.2.2参会人员（含会议组织人员）住宿标准在一类城市不超过150元/人，在二类城市不超过120元/人，三类城市不超过100元/人；5.2.3会议期间因公发生的合理的传真费、上网费、复印费、打印费可以报销；5.2.4安排在关联公司所在地召开会议的，当地公司可派人协助会务工作，但会务组负责人作为会议费用预算的负责人，每一笔开支必须签字认可。 未经会务组负责人签字认可的费用，财务部不得报销；5.2.5参加行业协会、政府等组织的会议，应经相关领导批准，按照会议通知交纳会议费。 会议提供食宿的，按会议标准报销，并不再报销生活补贴。 报销时，应将会议通知、会议纪要及相关领导批复作为附件，连同发票等有效票据一并提交；5.2.6会议结束后，会议负责人应在五个工作日内履行费用报销手续。 财务部应对照预算严格审批，对于未经审批的超预算的项目及超预算的金额不予以报销。 6.机动车费用报销规定6.1公司所有车辆日常管理及费用支出按公司车辆使用管理制度的有关规定执行；私车公用报销见私车公用管理制度。 6.2各种罚款，包括由于违反交通法规、延迟办理年审、保险、车船税交纳、养路费交纳等引起的罚款和各种违章罚款，一律不予报销。 6.3车辆使用发生的各项费用均应由人事行政部审核并登记，报销时须注明使用部门。 6.4汽车维修费，必须附从修理厂取得的维修费清单。 7.其他费用报销规定7.1其他费用是指评估审计费、咨询费、租赁费、招聘费、广告宣传费、修理费、劳务费、行政办公费用以及因日常经营管理需要而发生的其他费用。 各项费用的开支应严格按照公司相关规定办理，报销时应附上相应的合同、协议、审批表等。 7.2行政办公费用主要包括办公用品费、水电费、图书资料费和印刷费等行政相关费用。 办公用品由各部门按月编制需求计划交人事行政部，人事行政部汇总报分管领导审批后进行采购。 采购流程按公司相关规定执行。 采购完成后，应由保管人员进行验收并登记，在完成相关报批手续后，方可报销。 7.3采购办公物品及公司资产，报销时必须附有明细清单等从供应商处取得的原始单据。 （如对方送货单、商场或超市电脑小票等）7.4培训费的开支应严格按人力资源部相关制度执行，报销时应附上相应的合同、协议、审批表、培训通知、经批准的预算等资料。 7.5公司活动费（包括营销、品牌策划及企业文化宣传活动），先由主办部门提交专项申请报告及预算清单，由分管领导审核，董事长审批，并以此作为主办部门办理借款及费用报销的依据。 8.备用金管理规定8.1定额备用金管理8.1.1定额备用金借支实行季度审批制度。 公司各部门应详细填写西南城控股定额备用金审批表，经分管领导审核后，于每季度末的最后一月的25日前报至财务部，财务部在初步审核并汇总后交公司董事长审批，并在下季度的第一个月1日前将审批后的名单及额度公告各部门。 各部门按借款流程办理借款；8.1.2定额备用金在每年12月28日前交回财务部，在日常报销时可不归还。 如岗位发生变动时，应将借支的备用金交回财务部，再由该岗位接替人员按相关流程重新办理借款；8.1.3定额备用金原则上实行“专款专用”制。 已领取定额备用金的人员原则上不允许日常再另行借支，应在业务发生后及时办理报销手续。 如因经办特殊事项超出备用额度时，可按相关规定办理借支。 8.2临时借支备用金的管理8.2.1指部门或员工因业务需要向公司临时借款，公司员工因公出差、接待客户或购买物品等可临时借支备用金；8.2.2财务部可根据业务情况，确定备用金的合理限额，并严格控制员工借取大额备用金。 出差备用金计算依据为预计交通费+预计天数*住宿费及生活补贴+合理的机动费用；8.2.3借支的一次性备用金应在指定日期内报销或还清。 对上次借款尚未还清者，财务部门不批准再次借款。 每月10日前财务部应清理借款，向每个借款人以邮件方式发送对帐通知，通知本人核对借款和及时清还或报销；8.2.4员工离开公司（含公司内部调动），员工所在部门负责人应及时督促其到财务部偿还备用金及其他欠款，并经财务部签字确认后，有关部门方可办理离职手续。 公司内部人员的调动，也应在结清各种借款、欠款以后方可到新的部门报到。 未结清借欠款而办理了辞职或调动的，要追究相关部门的责任。 8.3借支备用金需由经手人填写借款单，注明借款用途、借款金额、预计还款时间，经批准后到财务部办理借款手续。 8.4借款仅限因公事项，公司任何人不得因私借用公款。 同时，在处理支付业务时，各级部门应尽量使用转帐支付，不得轻易使用现金。 若因现金管理不当，并给公司造成损失的，当事人及部门负责人将一同承担赔偿责任。 8.5一笔借支款应一次完成报销冲帐。 9.单据填写管理规定9.1经办人员应在业务发生后索取合法的发票及相关票据，作为报销时的主要凭据。 收据一律不允报销（财政局监制的收据除外）。 9.2借款或报销时根据业务性质填写相应的单据，填写时应分类填写报销的内容、摘要、金额；同时必须注明报销部门及所服务的项目名称，并附上应附的所有附件，将各类票据用胶水整齐地粘贴于报销粘贴单。 9.3原始单据应按费用种类及次数分别有序张贴，如车票粘贴一起，通讯费用粘贴一起，招待费粘贴在一起，且相同金额的票据粘贴在一起，并在粘贴联上注明粘贴人、票据张数、票据金额。