采购业务控制制度.doc

采购业务控制制度 采购业务控制制度第一条为了加强宾馆采购业务的内部控制，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，根据财政部内部会计控制制度-采购与付款（试行）等法律法规，结合本宾馆采购业务特点和管理需要，制定本制度。 1、本制度所指采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。 2、本制度适用于宾馆各部门采购业务的管理与控制。 第二条岗位分工与授权批准 1、宾馆建立采购业务岗位责任制，明确规定相关的部门和岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 2、宾馆物资采购业务严格规范和执行如下程序 （1）计划与审批 （2）申购和审批 （3）询价和核价 （4）确定供应商 （5）订立合同 （6）采购与验收 （7）物资入库 （8）账簿登记与支付采购款 3、宾馆采购业务联系岗位的基本分工如下 （1）采购部负责编制采购计划、填报申购单、询价与价格谈判、签订合同、采购物资等业务； （2）财务部价格负责人员核定物资采购价格； （3）财务部负责结算采购款项、登记存货及应付款项； （4）财务部库管员负责根据采购计划和物资请购单办理物资入库，登记保管账等； （5）使用部门负责物资入库前的质量验收等； （6）财务部负责定期审计检查采购业务的合规性、合理性和会计记录的正确性与及时性。 4、宾馆办理物资采购、核价与付款业务员工应当具备良好的业务素质和职业道德。 5、物资的采购价格、付款政策要严格执行宾馆授权文件的规定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。 6、宾馆授权负责采购的部门、使用部门、财务部分别办理物资订购、检验、收存和付款业务。 其他任何部门均无权经办采购与付款业务。 7、宾馆对于重要的、技术性较强的采购业务，应当评审、集体决策制度。 8、宾馆对机器设备的采购，以及一次采购价值超过10万元的材料采购一律实行公开招标办法采购。 第三条计划与审批控制 1、公司对采购业务实行严格的计划管理和采购目标责任制。 每年12月份，公司总经理与采购部经理签订下年度的采购目标责任书，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标及奖惩兑现政策。 2、采购部要将年度采购目标层层分解落实到各个采购科室和每个采购员，并将目标分解落实情况报公司备案。 3、物资采购计划的制订、审批程序和责任分工如下 （1）生部每月根据产品生产计划编制物资耗用计划； （2）库管部每月根据物资耗用计划和库存储备情况编制物资补库计划； （3）采购部根据物资补库计划编制物资采购计划； （4）预算管理办公室审核、平衡上述各项计划与公司的全面预算相吻合； （5）公司总经理审查并批准物资采购计划； 4、实施物资采购的具体依据是物资请购单，物资请购单的填制、审批程序如下 （1）采购部根据物资采购计划填制的物资请购单，物资请购单中必须列明如下事项采购物资的依据；采购物资的名称、规格型号、数量和技术要求；物资用途及最迟入库时间；供应厂家和询价结果；采购金额、付款方式与付款时间；采购员及采购部负责人签字。 （2）财务部价格部门对物资请购单中的价格进行核定。 （3）公司有关领导按以下审批权限在物资请购单审批采购总额在5000元以下的，由采购部部长审批；5000元-5万元的由分管采购的副总经理审批；5-50万元的由总经理审批；50-100万元的由总经理、财务总监共同审批；100万元以上的，由总经理办公会议集体研究审批。 第四条经过公司有关领导审批的物资请购单，是采购物资及办理验收、入库及付款的依据。 第五条采购价格控制 1、物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。 2、采购部和价格管理部门要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。 3、物资采购价格的确定要履行询价、核价、审批、谈判和备案五项程序。 第六条采购与验收控制 1、根据采购物资的性质不同，公司分别采取如下采购方式 （1）单项采购价值在3万元以上的大宗物资，从生产厂家直接采购； （2）一般采购物资在货比三家的基础上，采用订单或合同订购方式采购； （3）小额零星物品采用择优采购方式； （4）重大采购业务及设备购置实行招标采购。 2、除仅有唯一供货单位或公司、生产经营特殊要求外，公司主要物资的采购应当选择两个以上供货商，要从质量、价格、供货能信誉等方面择优定点采购。 3、公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格，对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉等的变化情况。 4、物资采购到厂，需办理如下验收入库手续 （1）库管验收员核实到库物资是否与物资请购单规定的品名、数量、供货厂家相符，凡核实无误的验收员开具采购物资待检单； （2）质检部根据采购物资待检单对待检物资进行质量检验，并将检验结果填写质量检验报告单； （3）生产部保管员将检验合格的物资验收无误后，收存物资并开具物资收存单 （4）供应商开具增值税发票后，经财务部材料核算会计对价格、数量等项目审核无误后，开具正式物资入库单； （5）物资入库单经保管员签字后生效，财务部据此登记账簿和输有关结算事宜。 5、到库物资与物资请购单不符或未经质量检验的，一律不予办理入库和结算手续。 6、质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验，并对检验结果承担责任。 第七条货款支付与账目核对 1、采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件 （1）订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款； （2）要在公司预算范围内付款； （3）要在对采购发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性有合规性进行严格审核、确认无误的前提下，办理付款。 2、采购付款，由采购员部填写采购物资付款单，财务总监按预算审批；超出预算的付款，必须由采购部申明理由，经总经理批准后，从预算外资金列支。 3、财务部要加强应付账款和应付票据的管理，已到期的应付款项必须安排到货币资金支出预算中，并经财务总监的审批后，方可办理结算与付款事宜。 4、财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核算一次账目核对结果要填制应付账款核对表备案；核对出的未达账项，要逐顶逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。 5、采购部要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、采购部要及时与供应商联系，并分别情况按以下程序进行处理 （1）数量不足的，要求供应商予以补足，存在质量问题，尚能使用的，要求供应商给予价格折让，不能使用的要求供应商退货或换货； （2）需要退货或折让的物资，均需供应商开出红字发票； （3）退货通知单、红字发票均应及时报送财务部入账。 第八条采购业务的监督控制 1、审计部负责对公司的采购业务进行监督检查。 2、采购业务监督检查的内容主要包括 （1）采购业务相关岗位及人员的设置情况； （2）采购业务授权批准制度