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集团档案管理制度 xx年6月版1集团档案管理制度（试行）第一章总则第一条为规范整个集团的档案管理工作，使档案资料在完整、系统、规范、安全保管的基础上得到充分、有效的利用，为企业的生产、经营服务，保证集团的全面发展，特制定本制度。 第二条档案的归档范围 1、集团办公室内部形成的重要档案、资料。 2、集团所属各职能部门、各控股公司内部形成的（非业务性）重要档案、资料。 3、外部政府机关、行业部门与公司形成的有关公文、通知、批复等资料。 第三条集团的档案归集团所有，任何单位和个人都不得私自保存；集团全体员工都有责任支持集团档案系统的工作，严守机密，确保集团档案的完整和安全。 第二章档案的管理部门第四条档案的管理部门集团办公室为档案管理的主管部门，对重要档案资料实行定期收集、统一管理。 第五条档案管理部门的职责 1、档案主管部门的职责 （1）负责统一编制、修订、完善集团档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案的分类、移交、归档、管理、借阅、销毁等工作。 （2）负责督促、检查制度的落实情况，指导相关公司的档案管理工作。 （3）负责统一保管集团的重要文件。 （4）负责收集各部门档案分类目录，汇总建立集团电子目录，进行集团档案的数字化建立。 2、档案工作主管领导的职责集团办公室主任作为集团档案室主管领导，负责组织集团档案管理制度的制定、执行、督促和检查。 对集团档案管理工作负有领导责任。 第三章档案的分类第六条档案的分类原则档案分类和分类编号由集团办公司统一管理和制定。 各部门不得擅自增、减、变更档案的分类和分类编号。 如有变更、调整、增加、减少需求，应由需求部门提出申请，经部门主管领导批准同意后再做调整。 第七条档案的分类档案的分类可按内容、保管形式、密级性等多种形式分类，公司档案主要采取以实质内容进行分类。 1、按内容分类为了便于更细致的规范管理，公司档案分为一级类目和二级类目一级类目包括行政(XZ)、人事(RS)、资产(ZC)、协议(XY)、党务(DW)、法务(FW)、历史(LS)，共七大类。 二级类目包括1行政类包括基础性文件（JC）-公司证件、章程、简介、资质、品牌形象、签字印模等xx年6月版2行政制度（ZD）-公司各种行政性规章制度、办事细则、管理措施等公文（GW）-政府文件、内部通知通报发文、批文等相关文件、会议资料等文化类（WH）-公司文化活动、教育培训、所获荣誉等2人事类包括人事制度（ZD）-人事制度、薪酬绩效制度等人事档案（RD）-员工基本资料、奖励与处罚材料、考勤表、绩效考核单、劳动合同等保险（BX）-工伤保险材料、养老保险材料等3资产类包括企业资产证件（ZJ）-土地证、房产证基础建设（JJ）-厂房项目施工资料、电力配备材料等评估（PG）-企业资产评估设备（SB）-企业大型生产、加工的仪器设备；日常办公设备相关资料、维修资料等4协议类包括租赁（ZL）-企业租赁情况相关资料借贷（JD）-企业借贷情况相关资料合作（HZ）-企业对外合作项目相关资料5党务类包括党员基本资料、党务会议记录等6法务类包括公司涉及法律、法务方面的文件资料7历史档案包括公司前身等老资料、过往注销公司资料等 2、按保管形式分类 （1）纸质形式 （2）电子形式包括各种电子表格、电子文档、影像资料等。 3、按密级性分类按档案保密性可以分为机密档案、秘密档案和一般档案。 文件的保密级别由发文公司的主管领导根据文件内容，对照密级分类进行确定。 （1）机密档案是集团公司的核心资料，一旦非法泄漏后会对集团公司安全、发展造成严重损害的资料；限于集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知。 （2）秘密档案保密等级在机密以下，如果非法泄露会给集团带来损失和不良影响的资料；集团领导、部门领导、相关领导所知的文件。 （3）一般档案除以上外其他均为一般文件。 第四章档案的移交管理第八条各公司设立专、兼职档案管理人员负责档案的收集、积累、和归类，根据实际需求留存相关档案影印件或原件，进行档案自留备案。 第九条档案移交的基本要求 1、所移交的资料完成了日常的审批、传阅等相关流程，文件资料完整、真实、准确，遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系进行排列批文在前，请示在后；正件在前，附文在后；结论在前，依据在后等。 2、移交前，应对破损、字迹模糊、影响查阅的文件，进行修裱、加边或复制；对大小不 一、长短不齐的文件进行折叠整齐。 3、档案好后，建立电子档案分类目录，与相应档案一并移交。 xx年6月版 34、有电子档的文件，与好的纸质档案一同移交。 5、在移交前的过程中，保证档案份数、页数齐全、完整，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 第十条档案移交时移交人详细填写档案交接登记表，报部门主管审核确认签字；接收人确定无误后签字确认。 档案交接登记表一式两份，由档案移交部门和档案接收部门分别保管。 第五章档案的归档管理第十一条集团档案的归档原则 1、按立档公司分开建档。 2、按档案形成或针对的年度分开建档。 3、按档案内容分类排序归档。 4、按公司/年度/一级类目/二级类目/件号（归档顺序号）编号。 第十二条档案的编号各公司代码(年度)一级类目二级类目件号页数每件档案的页数001依次顺延各公司代码为了便于企业的管理，做到规范化统一规定各公司名称的代码为首字母大写，如正洋汽贸ZY;瑞达假日酒店RD；博皓房地产BH;正博汽贸ZB年度文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如xx一级类目、二级类目使用类目名称的首字母，行政(XZ)、人事(RS)、资产(ZC)、协议(XY)、党务(DW)、法务(FW)、历史(LS)件号每份文件编号，以三位阿拉伯数字标注，如001依次顺延如ZY (xx)-XZ-JC-001表示为正洋汽贸xx年行政类基础性文件第十三条档案管理人员应在接收移交档案资料后3日内归档，填写登记分类档案目录。 档案文件右上角加盖归档章，标注文件的公司代码、年度、类目、件号及档案密级。 第十四条档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。 分类档案资料较少时，连序的分类档案可组盒立卷；分类档案资料较多时，可分多盒立卷。 第六章档案的保管要求第十五条纸质档案的保管要求 （1）按照档案分类保管，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。 （2）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 （3）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 （4）做好档案的安全管理，注意防水、防火、防虫、防盗工作。 （5）对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。 第十六条电子档案的保管要求xx年6月版4 （1）按照档案分类建立电子文件夹将电子档案统一保管。 （2）电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意保密，防止泄露。 （3）电子文件应定期进行备份，做好防病毒的安全措施。 第七章档案的借阅管理第十七条档案的借阅管理申请借阅档案时，应填写档案借阅申请单根据档案密集级别向各级领导申请批报。 （1）公司档案按密级分为机密、秘密和一般档案。 机密档案的借阅必须由查阅部门/公司相关领导及集团办公室负责人双方批准；秘密和一般档案经相关领导审批可以借阅。 （2）机密档案借阅原则上应在集团办公室查阅，不得带出，特殊情况需要借出者，应由查阅部门/公司及集团办公室负责人双方批示后，办理借阅手续，方可带出，并在规定时间内归还。 （3）借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，未经领导批准，不得复印、抄写档案资料，不得以任何理由转借他人；如因工作需要摘录和复印的，须经公司领导及集团办公室负责人双方批准后方可。 （4）借阅人员要爱护档案，保证档案的安全、完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、摄影、转借或损坏。 （5）外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。 （6）借阅档案应严格履行借阅手续，填写档案借阅登记表后方可借阅。 （7）档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损，对摘抄、复制的档案材料，要仔细核对后办理归档手续，详细检查无误后在档案借阅登记表上签字注销。 （8）一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象或丢失、泄密，要及时向主管领导汇报，及时做出处理，并追究有关人员的责任。 第八章档案的销毁管理第十八条对于失去保存价值的档案，需要销毁时，由档案保管人员填写档案销毁申请单，编制销毁清册，经档案管理部门、主管领导鉴定、审核，签字确认后方能销毁。 第十九条档案销毁时，应有档案管理部门人员在现场监督销毁。 监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对；销毁后，在档案销毁清册上签字确认。 严禁将档案做废纸出售第九章附则第二十条各公司可依据本制度，结合公司实际情况，制定相应档案工作制度报集团办公室备案。 第二十一条本档案管理制度最终解释权归集团办公室所有。 附件1.档案的内容分类示例图2.档案管理流程图3.档案交接登记表4.档案借阅申请单5.文件目录xx年6月版5附件1.档案内容分类示例图公司证件、章程、简介、资质、品牌形象、签字印模等公司各种行政性规章制度、办事细则、管理措施等政府文件、内部通知通报发文、批文等相关文件、会议资料等公司文化活动、教育培训、所获荣誉等人事管理制度、薪酬绩效制度等员工基本资料、奖励与处罚材料、考勤表、绩效考核单、劳动合同等养老保险、工伤保险等相关资料土地证、房产证年度厂房项目施工、电力配备等企业资产评估企业大型生产、加工的仪器设备，日常办公设备相关资料、维修资料等企业租赁情况相关资料企业借贷情况相关资料企业对外合作项目相关资料党员花名册、党员基本资料党务会议记录等公司涉及法律、法务方面的文件资料公司前身等老资料、过往注销公司资料基础性文件公文类文化类人事制度保险资料企业资产证件基础建设企业评估设备租赁类协议类借贷类对外合作类党务类法务类各公司代码资产类历史类行政制度行政类人员资料人事类xx年6月版6档案管理流程图收集资料集团各公司分类密级分类编制目录打印目录电子档备份移交资料及目录审核、接收分类、加盖归档章装盒、编写盒号集团办公室编制目录分类汇总电子目录入库保管定期统计借阅和利用鉴定处置向上级移交或处置销毁继续保管xx年6月版7档案交接登记表移交公司移交人移交时间档案类别总件数共件移交档案清单序号档案名称页数原件/影件电子档备注123456789101112131415161718192021222324252627接收人接收日期xx年6月版8文件目录档案类别件号题名责任者日期页数备注责任者制发文件的组织或