精品某家具公司中国分支机构行政管理制度汇总.doc

精品某家具公司中国分支机构行政管理制度汇总 受控状态?注册号?分支机构行政管理制度汇总目录前言-5第一篇组织系统-6第一章机构设置-6第二章分区管理-6第一节分区管理基本内容-6第二节区域划分-6第三节区域管理原则-7第四节区域专员基本任务-7第五节区域专员基本职责与权限-7第三章组织机构-8第一节组织机构图-8第二节部门设置说明-8第三节部门职责-9第四节人员编制-12第二篇员工须知-13第一章公司宗旨-13第二章员工守则-13第三章质量政策-14第一节质量方针-14第二节ISO基本要求-14第四章工作规范-15第五章行为准则-16第六章礼貌礼仪-16第七章员工权利-17第八章员工义务-18第九章员工福利-19第十章奖惩条例-19第一节奖励-19第二节处罚-21第三篇人事系统-23第一章聘用-23第一节人力资源招聘规定-23第二节人员招聘控制程序-24第三节聘用合同-29第四节担保书-31第二章任免-32第一节人事任免控制程序-32第二节人事权限-33第三章人事异动-35第一节人事异动规程-35第二节晋升-35第三节调动-37第四节离职-38第四章考勤请假-40第一节、考勤制度-40第二节、请假制度-41第五章薪资-42第六章奖惩操作程序-44第七章人事档案管理程序-45第八章人事表格-46工作申请书-46求职陈述表-48面谈纪录表-49录用通知书-50调动通知单-51辞职申请单-51移交清单-52离职通知书-52辞退申请单-53解雇通知书-53请假单-54出差申请单-54奖惩申请表-54第四篇文档系统-55第一章文档管理-55第二章操作程序-57第一节供货合同控制程序-57第二节往来文件操作程序-59第三节各种证书管理程序-63第四节公司资料管理程序-64第五节设备说明书管理程序-65第六节租赁合同管理程序-66第七节协议使用控制程序-67第三章文档管理表格-68文件归档清单-68卷内目录清单-68档案明细表-69文件借阅登记表-69文件复印申请表-70文件销毁申请表-70合同使用登记簿-70供货合同归档单据-71供货合同归档单据-71收文登记簿-71发文登记簿-72公司内部业务便签-72发文编号登记表-73第五篇行政系统-73第一章分支机构印章管理制度-73分支机构公章使用授权书-76销售合同专用章使用授权书-77分公司销售合同专用章使用授权书-78分支机构财务专用章使用授权书-80负责人名章、会计名章、出纳名章使用授权书-81第二章业务接待管理控制程序-82客户招待标准-85分支机构考察申请表-86邀请函-87来访客户通讯录-88致谢函-89参观通知单-90每月来访客户综合统计表-91第三章分支机构负责人离任交接制度-92前言随着公司业务拓展、产品市场占有率的不断扩大?在短短十年里?公司的营销网络已覆盖全国?并正以蓬勃的朝气一步步发展、壮大。 回顾x人十年的艰辛历程?有成功也有失败?正是这样曲折前进的路沉淀着我们自己的经营管理经验。 而加强企业管理、规模营销运作也成为在市场经济日益成熟?商品极大丰富的微利时期企业的头等大事。 为使分支机构共性问题操作规范化、标准化、格式化?实现公司在全国范围指挥的统一与协调?此次特将公司xx年1月1日开始实施的诚总分管政字01号分支机构管理规定进行修订?并在原有内容的基础上新编录了“分区管理”等内容?新增了部分“控制程序”及相关表格?使原有制度更加系统、完善。 x的每一位员工?都必须认真学习和贯彻本规定?将其作为工作的指南与标准。 但企业管理总是向着更高的层次发展?滞后之处有待在发展中进一步完善。 特别近两年各分支机构吸收了大量优秀的人才?也建立了自己的一些管理制度?希望能结合当地实际?在实施本规定的过程中结合实际多提宝贵建议。 本规定适用于x家具?中国?有限公司驻外各分支机构。 本规定中的总公司指x家具?中国?有限公司。 分支机构指总公司设于各地区?城市?的分公司/办事处/代表处等。 分支机构负责人指驻外分支机构总经理、主任?含主持机构工作的副职、部门经理?。 返回目录第一篇组织系统第一章机构设置 一、分支机构的设置、地点选定、人员编制、负责人的聘任以及筹建计划?由总公司总经理上报董事会批准并组织实施。 二、分支机构系非独立核算单位?其产权及法人资格属于总公司。 三、分支机构的申办由总公司负责提供有关资料?按国家规定办理营业执照、代码、税务登记等证件。 四、分支机构等级?4.1年销售额(营业额)达1500万元人民币以上为一级分支机构?4.2年销售额(营业额)达1200万元至1400万元人民币为二级分支机构?4.3年销售额(营业额)达800万元至1100万元人民币为三级分支机构?4.4年销售额(营业额)达400?700万元人民币为四级分支机构?4.5年销售额(营业额)达100?300万元人民币为五级分支机构。 返回目录第二章分区管理第一节分区管理基本内容为加强分支机构管理?保证分支机构事业的不断扩大?销售活动范围不断扩展?各项指标得以充分实现?使总公司的各项制度、指令得以有效贯彻实施。 全国分支机构依地理位置划分为四个区域?每个区域设区域专员一名。 第二节区域划分 一、西部?乌鲁木齐?、甘肃?兰州?、陕西?西安?、重庆、四川?成都、达州?、云南?昆明?、贵州?贵阳?、广西(南宁)、宁夏?银川?、西藏、青海、哈萨克斯坦?阿拉木图? 二、中部?山东?济南、青岛?、河南?郑州?、湖北?武汉、襄樊、宜昌?、江西?南昌?、湖南?长沙?、江苏?连云港? 三、北部?北京、天津、河北?石家庄、唐海?、陕西?太原?、辽宁?沈阳、大连?、吉林?长春?、黑龙江?哈尔滨、大庆?、内蒙古?呼和浩特? 四、东部?上海?浦东?、江苏?苏州、南京、徐州、南通?、安徽?合肥?、浙江?杭州?、福建?福州、厦门?第三节区域管理原则区域管理必须在公司总经理的领导下?服从总公司的行政、财务、运作的统一管理?执行总公司的统一规定。 第四节区域专员基本任务区域专员是某一地区分支机构的综合管理者?拥有组织实施业务计划?执行预算和人事管理的权限?必须与公司各部保持密切联系?根据不同情况?对分支机构负责人进行指导?以保证分支机构事业的不断扩大?销售活动范围不断扩展?订货额、利润、货款回收等目标的充分实现?对所辖区域的业务活动及其结果负全部责任。 同时也有直接向总经理报告和说明业务的义务。 第五节区域专员基本职责与权限 一、根据公司经营方针?负责拟定地区经营计划?报总公司审批? 二、根据总公司经营计划?负责拟定地区市场销售扩大对策?报总公司审批? 三、根据总公司经营目标?负责拟定地区及分支机构完成销售额指标、利润指标和回款率指标?以及完成指标的对策?报总公司审批? 四、负责对所辖分支机构日常经营管理的建议、劝告与策划? 五、负责所辖分支机构人事考核实施管理?总公司任免、委派的人员若不适应当地工作的?应退回总公司另行安排? 六、根据总公司对分支机构主管以上任免、调动?做好交接安排工作? 七、负责所辖分支机构人员配置应变对策和人才培养对策? 八、负责所辖分支机构日常经营管理监督工作? 九、负责对所辖地区及分支机构贯彻总公司指示的解释、督导、落实? 十、负责所辖分支机构外购产品?10万元以内?的审批? 十一、负责所辖分支机构特殊价格的订单?10万元以内?的审批?特殊价格的订单应按照非正常价格合同处理办法处理? 十二、负责所辖分支机构有关非业务佣金及相关接待费用?3万元以内或合同额3%以内?的审批? 十三、负责所辖分支机构客户访问活动的实施? 十四、负责所辖分支机构重要投标活动及销售问题的直接处理? 十五、负责所辖分支机构重要信息的收集和? 十六、负责协调解决所辖分支机构与总部和工厂的业务工作? 十七、负责每一季度对所辖地区的分支机构经营管理的分析、评价。 返回目录第三章组织机构第一节组织机构图第二节部门设置说明 一、据公司章程的基本规定以及公司的组织机构设置?视业务需要?经总经理呈报董事长核定后?可以在国内外适当地点设立分公司、办事处或联络点等分支机构。 现将分支分支机构负责副经理销售部财务部行政部运作部安装队总经理区域专员机构各主要管理职位和机构的职责分工予以明确化?力求责权分明?高效协调?以适应现阶段经营和发展的客观需要。 二、各分支机构为总公司的直属、全资的分支机构?其所有权和裁决权属于总公司。 三、各分支机构设负责人一名?需要时由总公司决定增设副职。 分支机构负责人秉承总公司意旨?并受总部分管领导和区域专员的督导?配合总部各职能部门?全面管理该分支机构业务?并负责指挥该单位内全体员工?其人选由总经理呈报董事长核定。 四、分支机构设下列部门?销售部、财务部、行政部、运作部、安装队。 五、分支机构及其部门职责详见“部门职责”部分。 凡与其所述的相应业务?在内未述及的?均属该部门业务分工范围?同时凡是其中所述及相关业务?该部门均有责任督导。 六、根据分支机构的实际情况?允许部分职位跨部门兼职?可一人多职。 财务人员、会计不能兼任出纳员?年销售额在100500万元财务人员可以兼任行政、运作工作。 七、分支机构的组织机构、人员编制和任免权限详见有关规定。 返回目录第三节部门职责 一、分支机构负责人职责?1.1分支机构销售与服务目标的拟订、检查及修订。 1.2分支机构销售与服务计划的拟订及目标进度的追踪。 1.3本单位年度预算的拟编、执行及控制。 1.4分支机构帐项的登录与控制。 1.5营业奖金的初步计算。 1.6销售与服务收入的收取。 1.7有关业务推广及客户查询事项的办理。 1.8所属业务分部的管理。 1.9分支机构与总公司往来事项的处理。 1.10分支机构人员日常性工作教育与培训的实施。 1.11分支机构商品的保管与控制。 1.12本单位财物的经管管理。 1.13其他有关分支机构经营的事项。 二、分支机构行政部职责2.1依据总公司的工作计划和目标制定本机构行政工作计划和目标并组织实施。 2.2依据总公司的有关管理规程制定本机构的行政管理规章制度并监督实施。 2.3办理公司营业执照等各项登记应办事务。 2.4人员的任聘、考核、奖惩、升迁、离职等应办事项的审办理。 2.5员工名册的编订及人事资料的建立、分析、保管。 2.6审核有关员工出差、请假、考勤事项。 2.7员工劳资、福利的核算。 2.8劳保事务的联络及有关劳保质疑的解释。 2.9文书的编制、收发、呈阅、分发、缮校、封发及档案的保管。 2.10事务用品、图书、杂志、新闻纸的采购、管理、报销。 2.11有关非讼案件、民事案件、刑事案等法律案件的办理。 2.12房屋租赁事项的办理及不动产的管理事项的办理。 2.13公司办公处所的设备?生活器具的购置、管理、处分事项的办理。 2.14捐赠、招待及有关公共关系事项的办理。 2.15公司环境卫生及安全的管理事项及其他不属其他各单位的庶务。 三、分支机构财务部职责3.1依据总公司的财务管理制度制定本机构的财务管理与会计制度。 3.2依据总公司的财务预算?负责本机构年度预算的拟编。 3.3依据总公司的财务计划和目标?负责本机构财务计划和目标的拟订、检查及修订。 3.4贯彻执行总公司的财务管理制度?监督实施本机构的财务规定。 3.5本机构财务计划和目标的组织实施。 3.6本机构财务预算的实施并加以控制及执行结果的分析与报告。 3.7分支机构资金的筹划与调度。 3.8分支机构自用固定资产和展厅展品的管理。 3.9本机构仓库的管理和库存产品的控制。 3.10分支机构各项帐项的查核。 3.11各部门收支款项的审核。 3.12会计凭证的编制、审核与保管。 3.13会计帐册的登记、处理与保管。 3.14税务会计事项的处理。 3.15营业成本的计算及分析。 3.16财务、会计报告的编制与分析。 3.17现金、证券、票据、契据等的出纳、保管及移转。 3.18员工薪金的核准发放。 四、分支机构销售部4.1依据总公司的销售目标制定本机构销售目标4.2依据总公司的销售计划制定本机构年度销售计划并追踪达成4.3制定本部门年度预算并加以控制4.4建立客户资料并进行统计分析4.5有关业务推广及客户查询事项的办理4.6所属销售分部的管理4.7就收帐款的登录与控制4.8营业人员日常性工作教育与训练的实施4.9领用商品的保管与控制4.10营业奖金的初步计算 五、分支机构运作部5.1依据总公司的服务目标制定并执行本机构的服务目标5.2负责贯彻实施公司的运作管理规定5.3售前和售后服务质量改进方案的提出及实施5.4根据客户提供的工程平面图设计家具配置图5.5家具配置清单的制作及报价5.6负责评审供货合同5.7负责下单定购家具5.8客户长期保养合同的争取与签订5.9有关售后服务客户询问与抱怨事项的处理及补退货的办理5.10客户与公司间良好关系的建立与维系5.11负责接收并清点货品5.12负责安排人员安装及安装现场的管理和安装验收等事务的办理5.13仓库待料、待修商品的修护与保管5.14服务设备及工具的保管与维护返回目录第四节人员编制各职能部门人员编制:指标经理财务行政业务运作安装工仓管非业务员小计编制1001/21/24xx1/41/37300111512/611400121722/815500121922191860012110221919700121122311022800121132411124900122132411225100012214241122611001221424112261xx2215341132813001221635114301400122173611632150012217381183416001221938118361700122194912038180012219411122401900123204111234220001232151212545返回目录第二篇员工须知第一章公司宗旨公司本着“诚信服务?丰裕社会”的理念?努力创造一体化的公司文化管理环境。 第二章员工守则 一、工作态度?员工在工作时间应本着工作第一的职业精神?配合程度高?遇事不推诿?不扯皮?主动、认真、敬业?严守职业操守?不需领导随时监督。 二、服从上级?在任何情况下?首先应服从上级领导的安排和决议?有不同意见可通过正常的程序反馈?不得以具有不同意见而拒绝执行领导的安排和决议之行为。 三、商业保密原则?公司员工应时刻牢记公司处在市场竞争的商业环境?对公司有关的商业活动、商业信息、客户信息、产品信息、运营信息等相关信息负有保密责任?决不能因自己的疏忽而造成公司的商业损失。 四、员工投诉?1.1员工如对公司产品质量、工作效果等问题的改善和建议?通过正常渠道?难以达到预期效果?可直接向相关部门领导或越级向更高一级的公司领导反映?不得使用过激行为来引起领导的重视。 1.2员工对个人处理失当的反映?不能获得正常的改善?也可直接向相关部门领导或越级向更高一级的公司领导反映?不得使用过激行为来引起领导的重视。 五、客户投诉的处理?1.1客户对公司产品或服务的投诉?员工接获客户的此种投诉?应立即记录在案?并将相关信息?通过正常的沟通渠道?完整的反馈至问题处理部门?以利于能既快解决。 1.2客户对公司员工的投诉?员工接获客户的此种投诉?同样应立即记录在案?并将相关信息?通过正常的沟通渠道?准确的反馈至问题处理部门?不得因私人关系或其它原因?隐瞒不报?致使问题不能得到有效解决。 七、收取利益?员工不得借工作之便收受客户贿赂或截流公司财务的违法行为?否则公司将依法追究其法律责任。 八、员工举报?员工对违反公司制度或违法法律的行为?可通过信件或其他正当的形式实行举报?公司对举报人给予保密?并在事实落实清楚的情况下?对举报人给予适当的奖励。 九、员工建议?凡属公司员工?均可通过正常渠道和手续?对公司的经营状况、技术改造、管理制度和方式?工艺技术等项目提出合理化建议?任何一级的领导和主管?均应本着积极支持和欢迎的态度?认真听取?积极落实?对确属合理有效的建议?应积极采纳?公司将根据建议对公司的贡献程度?给予建议这是使奖励。 十、承诺?凡属本公司员工?对上述事项经认真阅读?并接受守则条款者?应在领取登记册上签名表示承诺?不承诺者?不应招聘为公司员工。 返回目录第三章质量政策第一节质量方针公司的质量方针是?“诚信服务为己任?丰裕社会是天职?扬新弃旧树典范?追求卓越显风流。 第二节ISO基本要求 一、公司已获得ISO9000体系认证证书?各分支机构为总公司派驻在各地的机构?经营销售公司的产品并提供服务?一切产品质量和质量活动均应符合体系文件的要求。 二、凡属分支机构的员工?均应了解公司的质量政策和文件要求?其具体体系为?2.1与客户签订合同时对合同评审应准确?完整?能正确理解客户要求?并将客户要求反馈至相关部门和人员?同时记录客户相关要求。 2.2合同更改和追溯应符合法律相关要求。 2.3产品的保护措施?应能满足客户要求。 2.4定期对客户的满意程度进行有效的调查。 2.5售后服务和改善措施?应具有预防的功能。 2.6对负责安装工程的产品?应对产品交付后的安全使用做出承诺。 2.7了解公司质量体系对产品质量的要求和质量承诺。 2.8了解公司生产过程对产品质量的保证措施。 2.9应准确记录客户对产品质量和服务的投诉?保持客户沟通和质量问题处理的反馈。 返回目录第四章工作规范 一、电话1.1公司电话?是提供给员工的工作联络和与客户沟通的工具?凡公司员工均可使用?非个人财物?外线电话?应尽量设置持卡电话。 1.2在工作中使用电话的人员?应尽量长话短说?以能清晰表达含义为准?尽量提高电话的使用效率和利用率。 1.3在办公室接听电话?以对方能听清为准?不应高声交谈?影响他人工作。 1.4办公电话?不得用来打私人电话?如确实需要处理私人重要事情时?应事先请示上级领导?征得领导同意后?方可使用。 1.5接听电话时?应使用礼貌语言?不得使用粗话和脏话?保持公司形象。 1.6办公时间员工不得使用公司电话聊天和长时间占用电话。 二、办公用品?2.1公司为员工提供办公用品?以利于员工工作方便。 2.2公司提供的办公用品有?铅笔、圆珠笔、便用笺、复印纸、复写纸、文件夹、订书机、大头针、曲别针等。 2.3办公用品的领用?应按照公司办公品领用制度办理。 2.4员工应注意办公用品的节约使用?纸张、便笺?应尽量利用使用过的可利用纸张或表单?在正式场合才可使用新纸张。 其它办公用品同样应节约使用。 三、公文?在办公场所使用的公文?公司的重要文件和经常使用的技术文件?应注意保密规定的执行?存放和使用应尽量固定和规范?以防丢失和泄密。 四、工作秩序?4.1员工应按时打卡或签到?准时上下班。 4.2在办公地点不得大声喧哗和聊天?以免影响公司形象和他人工作。 4.3员工因公外出办事?应将自己的外出去向和联络方式记录在办公室公告板上?有条件的分支机构?应填写出门申请?经相关主管核准后?方可办理外出。 4.4工作时间?员工不得擅离职守或从事与工作无关的事务?不得在工作场所睡觉?吃零食等。 4.5每天上班前应将办公场所的卫生打扫干净?并时刻保持。 4.6办公场所不得吸烟。 4.7不得有其他影响办公室形象和环境的行为。 五、办公设施?5.1办公设施的范围包括电脑、传真机、复印机、电话、办公桌、椅、书柜、保险柜等。 5.2办公设施应由专人负责管理?员工应按照使用规程正确使用?如出现使用不当?造成损失由个人承担。 5.3办公设施出现故障或损坏?应由管理人员办理维护和修理工作?其它人员不得擅自装卸和拆修。 5.4分支机构的办公设施是按照固定资产管理办法实施管理的?员工应爱护所使用的办公设施。 返回目录第五章行为准则 一、员工上班着装应庄重?得体?男员工厂服衣扣应扣到领口下第二个扣子?上班时间不得穿短裤及拖鞋上班?不得留长发?长须?女员工可化淡装,但不许浓装艳抹和戴过多的饰物不得穿短裤和超短裙或晚礼服上班 二、销售人员访问客户时?男职工应穿西装?打领带?夏天可穿衬衫?女职工应穿西服套裙?夏天可穿衬衣。 三、安装和售后服务时?安装人员必须穿x统一厂服。 四、员工不得对同仁恶意攻击或陷害、伪证、制造事端。 五、接待客户和工作协调?应注重和气协商?不应仗势欺人?以权压人。 六、员工不得泄露企业经营和管理等企业机密。 七、对上级指令?应坚决执行?有意见可通过正常程序沟通和反馈。 八、员工不得在工作场所喧哗、嬉笑、吵闹、妨害他人工作。 九、员工未经许可?不得在公司内部进行推销活动。 十、每位受聘于公司的员工?上班时间必须配戴员工证。 员工证遗失或损坏?应立即到人事部门申请补办?离职时?将员工证交还人事部。 员工证由总公司统一格式、编码。 第六章礼貌礼仪 一、员工无论是否上下班?都应讲究文明礼貌?不得出口脏话?更不得打架斗殴。 二、公司员工内部称呼一律用先生、女士、小姐?或老师、师傅?对外时互称对方职务。 三、接听电话应使用礼貌用语?不得将自身不快发泄到工作场所。 四、会见客户或出席仪式场合及在长辈和上级面前?不得把手交叉抱在胸前。 五、公司内与同事相遇?应互相点头致意。 六、进入领导办公室?应先轻轻敲门?听到应答方可进入。 七、接听电话应迅速?至少应在第三声电话铃声响起之前拿起听筒?先问候对方?再自报公司名称和部门。 八、与客户预订的会见时间?必须提前到达会见地点?严格遵守预订承诺。 九、由客户来访?应立即站起来主动表示欢迎?并接待和让座。 十、把一个人介绍给对方?应从在场职位最高者介绍起?也可酌情介绍。 十一、名片地交换和保管?递出自己的名片时?应用双手将名片递向对方?将字体朝上向着对方并清晰地报出自己的姓名?接受对方名片时?也应双手去接?并马上看对方的姓名?如不清楚时?马上询问?正确记住对方名字时