集团公司OA 系统运行管理制度规定.doc

集团公司OA 系统运行管理制度规定 -333-OA系统运行管理制度规定文件编号ZD/ZD-WL-08版次/修订状态C/0生效日期xx-07-01 一、目的（一）为提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本制度。 （二）为规范业务流程、明确管理职责、保证集团办公自动化系统的安全、稳定、高效运行，特制定以下系统运行管理制度。 二、适用范围（一）本制度适用于集团各职能部门、各经营单位办公自动化的管理。 （二）OA系统用户暂定为集团高层领导、职能部门及经营单位相关管理人员。 三、相关部门职责（一）集团及经营单位人事行政部门负责配合集团网络信息部进行OA用户的注册和注销。 （二）集团网络信息部负责OA系统操作技术的培训，系统运行设备的维护、管理。 （三）各经营单位管理人员职责可参照执行。 四、内容（一）OA系统管理 1、OA系统使用管理 （1）OA系统为中东集团员工网上办公的平台，主要内容包括新闻公告发布，集团文件共享及传输，相关工作流程审批等。 （2）系统最终用户按职责及权限的要求，在OA中发布相关新闻，公告及流程，并参与讨论沟通，讨论要有的放矢，不得发表有损公司形象，反对公司规章制度等言论。 （3）所有OA用户每天上、下午上班后都必须及时登陆OA系统查看文件、流程，如因出差或出差时间较长，须指定授权的代办人代办。 （4）任何人不得随意让无关人员或外来人员查看OA系统中的内容，不许下载或打印相关受控的内容，更不得随意使用他人账号登陆系统。 （5）禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等。 禁止在OA系统中发布不健康的内容。 2、集团新闻、公告等知识目录管理-334-OA系统运行管理制度规定文件编号ZD/ZD-WL-08版次/修订状态C/0生效日期xx-07-01 （1）集团各部门及经营单位设定1-2人为发布集团级新闻、公告管理人员，由其发布集团及经营单位上报的各类公文（包括集团新闻、公告、文件、会议通知等）。 （2）经营单位内部各类公文（新闻，公告，文件，会议通知等），由经营单位内部相关人员或指定人员发布。 （3）任何对内、对外发布的新闻咨询必须经直属上级同意后方可发布。 3、文档目录管理 （1）文档目录建设a、文档目录分三级目录建设。 b、一级目录由集团网络信息部负责建设，建设基本原则依据集团投资管理关系。 c、二级和三级目录按照集团各部门及经营单位要求建设，网络信息部收集各部门及经营单位所需的文档目录，并统一负责建设。 （2）文档目录使用及文档共享a、系统最终用户应在创建权限范围内的文档目录下创建、使用和共享文档。 b、文档的命名规则为了便于文档的查找和存档，现将文档命名规则如下“文档名称+公司”。 c、文档的共享上报集团级的文档可以全集团共享，经营单位内部的原则上不能超出所在经营单位的共享范围，如超出须请示集团网络信息部方可执行。 d、文档的移动和复制在文档目录下创建的文档需移动或复制，需提交集团网络信息部进行处理。 e、文档的删除文档创建者可删除自行创建的文档，但部分文档由于发生审批流程，不能自行删除，如需必需删除则需提交文档删除审批单，由集团网络信息部予以删除。 f、文档的附件文档过程中如需粘贴附件，应控制附件大小，原则上每个附件不能超过5M。 4、审批流程管理 （1）流程审批是依据中东集团管理制度的要求，意在加强企业管理，规范企业行为，并在OA系统上实现的审批程序。 （2）已在OA系统设置的审批流程，均已经集团主管领导批准在OA系统中运行，集-335-OA系统运行管理制度规定文件编号ZD/ZD-WL-08版次/修订状态C/0生效日期xx-07-01团各部门、各经营单位应在日常工作中遵照执行。 （3）流程发起后，发起人应为第一责任人，及时通过OA系统了解流程进程，并进行催办和督办，如发现问题及时与有关人员联系。 （4）所有系统最终用户必须及时处理流转到本人的流程审批。 （5）出差人员在出差期间也应登陆OA系统，履行相关审批责任。 如因出差或休假等事宜，确无法正常参与流程审批，须提前在OA系统中指定流程代理授权其他人员代办。 （6）流程的删除任何人均没有权限删除所在流程，如需删除相关流程，需提交流程删除审批单，由集团网络信息部进行删除。 （二）人力资源管理 1、集团及经营单位人事行政部门负责集团及经营单位各部门OA中人事管理，由人事行政部门指定人力资源管理员负责OA中组织架构变更，部门人事入职，离职，岗位及职务等设置，集团及经营单位之间人事调动由集团人力资源部指定人力资源管理员负责，经营单位内部人事管理由经营单位指定人力资源管理员负责。 2、集团及经营单位最终用户如发生变更，需上报集团网络信息部，由网络信息部对新最终用户进行培训，经过考试合格方可上岗。 3、集团网络信息部系统管理员负责OA系统人员注册及注销。 4、集团网络信息部系统管理员负责对最终用户培训和指导，新员工入职后，应立即对其进行上岗培训。 5、集团网络信息部系统管理员负责对OA系统维护及优化，保证系统正常运行。 6、集团网络信息部系统管理员负责收集OA系统需求及数据，负责OA系统文档目录、流程等开发。 7、集团网络信息部系统管理员负责最终用户权限注册及注销。 8、系统最终用户负责使用OA系统，并向网络信息部提交OA系统日常使用出现问题。 （三）用户注册与注销集团及经营单位如新进符合使用OA系统的人员，由人事部门在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料录入OA系统，并提交OA权限申请流程，网络信息部在接到申请一个工作日内完成OA用户注册。 总部及经营单位OA最终用户离职，各人力资源管-336-OA系统运行管理制度规定文件编号ZD/ZD-WL-08版次/修订状态C/0生效日期xx-07-01理员须及时在OA中进行人员离职，并在一个工作日之内挂网公告，集团网络信息部系统管理员看到挂网公告一个工作日之内办理OA注销手续。 （四）系统维护及安全 1、集团OA系统服务器保证在工作时间必须始终保持在线，OA系统始终保持正常运行状态，并对数据进行定期备份。 网络信息部应保管好OA系统管理员密码，不得泄漏给任何人。 2、网络信息部负责定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。 3、网络信息部负责对OA系统上文档每年一次，并刻录成光盘，存入集团档案室。 五、罚则（一）对于私自盗取他人OA密码者，对直接责任人挂网批评并予以300500元罚款；（二）对于继续使用系统初始密码或与登陆名相同的密码者，对直接责任人予以200元罚款；（三）OA用户权限泄露，被他人利用者，除赔偿集团经济损失外，对于该权限直接责任人予以5001000元罚款。 （四）在OA系统上传带有病毒的文件、图片及在OA系统中发布不健康的内者，对直接责任人予以100-300元罚款。 （五）人力资源管理员没有及时在OA中办理人员离职，或没有及时将离职人员挂网公告，对直接责任人予以100元罚款；（六）系统管理员没有及时对离职人员权限注销，予以200元罚款；（七）系统管理员没有及时处理或回复新入职员工开通OA权限的申请，予以200元罚款；（八）系统管理员没有及时备份OA系统数据，造成数据丢失，予以300-500元罚款；（九）系统管理员未经审批，私自删除OA中文档及流程，予以300-500元罚款；（十）最终用户私自删除审批流程