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Excel交流 培训目标 本课程旨在让同事们掌握Excel在财务 人事 销售及其他管理工作中的经常用到的一些技巧 在以后的工作中少走弯路 事半功倍 学习方法技巧 电子表格制作全新教程 Excel在财会管理中的应用 中文office使用详解 输入数据时 某些单元格中只能输入数值 某些单元格只能输入字符 为了保证正确输入数据 Excel提供了 数据有效性 功能 为了减少输入过程中输入错误数据类型的几率 可以设置提示信息来帮助输入数据的用户判断输入何种类型的数据 当输入出错时 系统默认的警告并不能说明出错原因 因此还需要设置出错的警告信息 确切指出如何输入数据才是有效的 提高输入效率 大量的数据输入是一件比较繁琐的工作 除了提高输入的速度外 还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法 如 记忆式输入与选择列表功能相似 都是记忆已经输入的数据 当以后再次遇到相同的输入时会显示出数据 以便实现快速输入 打开记忆式输入功能的具体步骤如下 选择 工具 选项 菜单项 打开 选项 对话框 单击 编辑 选项卡 选中 记忆式输入 复选框 单击 确定 按钮 关闭对话框 如果要输入的数据不是记忆式输入所显示的数据 按 Esc 键即可取消后面高亮显示字符的输入 选择列表的功能比记忆式输入更加灵活 它可以将已经输入的数据显示在一个列表中 允许选择其中任意一个选项 以快速填充到当前单元格中 Alt 如果某行中显示了空单元格 则不论是记忆式输入还是选择列表功能 都只能记忆该空白单元格以下的数据 当数据输入的过程中需要用到大量的相同数据或具有某种规律性的同类型数据时 可以使用自动填充数据功能 自动填充数据是根据当前单元格中的数据自动填充其他单元格中的数据 从而大大提高数据输入的效率 等差序列 序列的前后数据之间是等差关系 等比序列 序列的前后数据之间是等比关系 日期 以日期增量的方式来填充数据序列 自动填充 当数据由文字加数字构成时 各单元格中的文字不变 但数字会构成序列 上面介绍的几种方法 主要是针对数值序列的填充 那如何进行文本序列的填充呢 这就涉及到了自定义序列 在Excel2003中 已经内建了一些文本序列 比如常见的星期 天干地支等 我们输入 星期一 后 拖动鼠标 即可出现 星期二 星期三 等等 这种设定为我们提供了极大的方便 可以将我们经常使用的姓名 部门 分类方法等自定义成序列 输入时只需要输入第一个词组 拖动鼠标后即可实现所有词组的填充 进行文本序列的自定义 选择 工具 选项 自定义序列 在右侧的区域内输入文本序列即可 或者直接从工作表区域中选取 编辑数据 当输入的数据错误或有了更新时 就需要对单元格中已有的数据进行编辑 编辑数据通常包括 在 选择性粘贴 对话框中 可以实现如下功能 指定粘贴内容指定对粘贴的数值要进行的数学运算跳过空单元行列转置 撤销与恢复数据 执行保存操作后 撤销与恢复操作将会失效 此处与Word不同 撤消层次 16 添加批注 不论是统计还是财务数据 从数据录入到最后的批准可能都会经过过道校对与审核程序 在这个过程中校对与审核人员可能需要某些数据的说明 如果单独列在另一张清单上可能无法很清楚地说明自己的意图 这个时候最好是用批注 对单元格添加批注可以提高数据的可读性 行 列 单元格操作 增加行 列 单元格删除行 列 单元格 隐藏与冻结 有时工作表中的数据十分重要 而且暂时不用 为了避免误操作或修改 最好将其隐藏起来 最常见的办法是隐藏行或列 在需要时再取消隐藏 对于大型表格 冻结 功能非常实用 例如 通常每个公司的工资表中都有许多记录 一页输入不下 再输入新的数据 在第二页无法对照表头输入 很容易出错 这时 冻结 功能就派上用场了 查找与替换 在存放了大量数据的工作表中 手工查找某个数据显然是不太明智的做法 使用Excel中提供的查找操作可以快速地对指定范围内的所有数据进行查找 并且可以定义各种查找条件以提高查找的准确度 而替换操作经常与查找操作同时使用 用于在查找的同时将找到的数据替换为新的数据 从而加快对数据的批量修改 指是在整个工作簿中进行查找还是仅在当前工作表中进行查找 指是搜索单元格的值还是搜索其中所隐含的公式 设置工作表格式 在输入并编辑了工作表中的数据后 为了让这些数据看起来更加清楚 美观 通常需要对它们的格式进行设置 设置工作表及单元格的格式不会改变数据的值 只会影响数据的外观以及打印的效果 如果在一个单元格中需要设置多种字体 在设置文本字体时可以选择单元格中的部分文本 分别进行字体设置 为了提高工作效率 Excel中已经预先存放了许多常用的格式 使用这些预先定义好的格式的方法称为自