EPC工程总承包资料管理制度.docx

EPC工程总承包资料管理制度EPC工程总承包资料管理制度一、目的为确保项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档进而项目信息最终以各类文件的形式存在，来进行归档存储。防止使用文件出现偏差或者遗失,对文件要求的相关记录进行控制，确保工作正常有序的进行。二、术语1、文件是指管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,为一定的办事目的而产生，并起到沟通信息、办事凭证的作用。2、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，是文件的特殊形式，是客观证据，不可篡改。3、程序文件是指提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件。4、文件和记录管理是指本单位与业主、监理、施工方（包括本单位内部）来往文件与记录，使工作有序进行，资料清晰明了。5、技术文件是指本设计、施工、服务等活动中涉及的图纸、施工方案、施工工艺、技术标准、检验规范、质量计划，所依据的主要相关标准、规范、规程、法律、法规、专业技术手册等。三、职责1、办公室负责各方文件的管理、存放，并每个季度定期检查文件使用的情况，记录检查结果。2、将各单位对各自范围内送来的记录进行管理和分类，相关支持性文件、通知、技术文件、会议纪要由资料员分类存放。四、工作程序1、文件分类文件分为内部文件、外部收发文件、电子文档。2、以项目部名义对外发出的文件由项目部负责人审核，签发、盖章，。3、联合行文，由所有联署单位负责人会签盖章。4、文件的发放：发出的文件应符合批准的送发范围。发出文件需填写发文簿，并办理相关签字手续。项目部以制文簿、收文簿为有效文件清单。并做好详细记录。5、文件的接收：收到文件应在收文簿上登记，并根据文件类型及时传阅、承办、催办。为确保文件在使用处为有效版本和防止文件的损坏、丢失，办公室每季度进行整理，每年底编制当年文件总目录。使用文件按本程序的要求管理和使用文件，保持文件的整齐、清晰、易于识别和检索，并提供和保持适宜的环境，防止损坏、变质和丢失。对于电子文档应与纸质文件同等对待，接收到的电子文档及时做好备份，防止文件的丢失。文件的保密；对不便于其他单位查阅的文件做好保密措施，单独存放，并做好记录。如需查阅做好详细记录。6、各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件分类放置。7、关于图纸的发放需要做个详细的文件的记录表。8、查阅归档文件应填写文件阅览登记表，并经负责人批准。9、转发文件需要先由负责人审核，审核无误后再行发出。10、办公室收到其他文件（传真、电话记录和其他媒体形式文件）及时做文件接收记录。五、公章的使用为了保证项目部公章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护项目部的利益，杜绝违法违规行为的发生，制定公章的管理制度。1、 任何人使用公章之前，必需先填写公章使用登记表。2、 所有正式技术文件（包括各类通知、通报、报告、决定、请示、计划、纪要，函件、报表、施工措施等）、调查证明材料、规定要盖章的其他证件以及经领导批准的需要盖章的材料。3、 公章不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带公章外出，必须经领导批准，且必须填写公章借出登记表。4、 公章印章应及时维护、确保公章清晰、端正，对错盖的文本及时处理。5、 公章如有不慎丢失，保管人员及时向主管领导报告，并向单位报失。6、 禁止在空白纸张上加盖公章。六、表格文件接收记录表时间文件名称文件内容发文单位份数接收人备注煤炭工业*设计研究院总承包处文件借阅记录表文件名称借阅时间借阅人归还时间归还人份数备注煤炭工业*设计研究院总承包处发文薄日期发文号发往单位文件内容发送人收件人附件备注煤炭工业*设计研究院总承包处图纸，技术说明文件表（业主）日期文件编号文件内容发送单位发送人煤炭工业*设计研究院总承包处文件总目录序号文件编号文件名称文件内容煤炭工业*设计研究院总承包处公章使用登记表日期文件内容份数审批人使用人煤炭工业*设计院总承包处公章借出登记表借出时间借出人借出原因审批人归还时间归还人煤炭工业*设计研究院总承包处人力资源管理程序1 目的 通过人力资源的有效管理和开发，确保从事质量管理、产品生产相关人员具备能够胜任本职的工作能力。2 适用范围 本程序适用于公司所有对质量有影响的工作人员。3 术语和定义 特殊人员是指项目经理、质量体系内部审核人员、质检人员、试验和测量人员、电工、电焊工、桥梁装吊工等特殊岗位和工种人员。4 职责4.1 人力资源部负责本程序文件的编制和修订。4.2 人力资源部根据公司现状编制人力资源中长期规划及年度计划；制定新员工需求计划、员工年度培训计划并组织落实；根据施工、生产需要合理配置现有人力资源；制定员工绩效考核办法并组织实施。4.3 人力资源部负责特殊工种作业人员安全技术与取证的培训；负责专业技术人员继续教育的培训；负责新进、下岗员工的培训；根据需求对员工进行适应性和继续教育培训。4.4 公司所属各单位负责其管理范围的各类培训、培训评价并协助人力资源部做好公司的技能培训及培训评价工作。5 工作程序5.1 能力识别5.1.1 公司及所属单位、部门在确定质量相关岗位人员时应根据岗位职责要求对拟上岗员工的专业技能、培训经历、能力和工作经历等质量要素进行识别。5.1.2 根据质量体系运行和达到质量标准的要求，对质量工作管理人员、操作人员进行相应的培训。5.1.3 特殊岗位人员应按照规定取得培训合格证书且通过资格考核和鉴定认可后方可上岗。5.1.4 人力资源部组织对新录用员工、转岗人员和特殊过程操作人员进行以质量意识、实作能力为主要内容的岗前培训，经考核合格后方可上岗。5.1.5 特殊工艺安装、施工、操作必须按照施工工艺要求经过强制性培训后方可上岗。5.2 培训计划5.2.1 公司所属各单位和部门根据工作需要于每年12月上旬向人力资源部提交下一年度本部门、本单位人员的培训需求计划。5.2.2 人力资源部依据所属各单位提交的培训需求计划和公司当年管理工作重点以及集团公司集团员工培训服务指南，于每年三月底制定完成公司员工年度培训计划，并报公司总经理批准后实施。每年七月底，根据员工年度培训计划的执行情况，制订员工年度培训调整计划。5.2.3 所属各单位根据公司员工年度培训计划，结合生产经营实际，制定本单位自行组织培训的员工培训实施计划，报公司总经理批准后执行。此计划一式两份，一份留存本单位，一份上报公司人力资源部。5.3 培训准备5.3.1 委外培训由人力资源部统一联系、组织和管理，有关部门协助。公司所属各单位、部门在收到员工年度培训计划以外的培训邀请时，应将培训通知及时报人力资源部。人力资源部根据需要报总经理决定，并及时将总经理决定通知上报单位。5.3.2 公司组织培训或委外培训时，由人力资源部根据员工年度培训计划制定员工培训实施计划后实施，并负责公司培训的场地、设备准备以及制定员工培训课时计划表。各主办部门负责教材、教师的准备工作。5.3.3 公司组织的所有培训必须做好签到、考勤等培训记录。5.4 培训实施5.4.1 培训内容 a）国家新颁布的法律、法规、行业标准、施工规范。 b）结合项目管理需要，对采用新结构、新工艺、新材料、新设备的培训。 c）企业管理新知识、新理论； d）质量体系培训。 e）企业为提高员工素质和劳动技能而举办的专项培训（委外培训）。5.4.2 人力资源部依据员工培训实施计划负责培训的实施，并填写员工培训台帐。5.4.3 所属各单位组织的培训由其自行负责实施并做好培训记录（培训内容、学员名单、签到记录、考勤记录）。每年末应将员工培训实施计划汇总并填写年度员工培训情况报表于12月底报人力资源部备查。5.5 考核评价5.5.1 委外培训由培训部门进行考核，人力资源部保存考核记录原件。公司组织的培训由人力资源部组织对学员进行考核，并保存考核记录。各单位组织的培训由各单位自行组织考核并保存考核记录。特殊工作人员由人力资源部联系劳动、安监主管部门进行考核、取证并保存考核原件。5.5.2 公司建立培训评价制度。所有参加培训人员在培训结束后年底填写员工培训效果评价表，由参加培训人员、管理单位分别做出培训效果自我评价和工作绩效评价。5.5.3 人力资源部对本程序的实施情况进行检查与指导，发现问题应采取措施予以纠正和改进。5.6 文件和记录5.6.1 由管理评审等所引进的本程序更改，执行文件和记录管理程序。5.6.2 人力资源部应建立员工培训档案，保持其教育、培训、技能鉴定、资格认可和经验的记录，如学习证明材料（学生档案等原件）、培训合格证书原件、技能鉴定证书原件、职称证书原件、职业（执业）资格证书原件、工作经历（人事命令）等。公司所属单位保留员工培训合格证书的复印件，并建立特殊岗位人员名册。保存期根据记录的使用价值，自记录形成之日起至少三年。6 表格记录6.1 员工培训实施计划6.2 员工培训需求申请表6.3 员工培训台帐6.4 年度员工培训情况报表6.5 员工培训效果评价表6.6 特殊工作人员持证台帐 中铁大桥局集团第五工程有限公司员工培训实施计划编号：申请部门经办人时间申请部门负责人意见负责人时间编制人意见编制人时间主管部门负责人意见负责人时间公司领导意见公司领导时间班名培训地点参培学员培训时间和内容培训费用要求9中铁大桥局集团第五工程有限公司员工培训需求申请表 编号：序号姓 名性别出生年月学历职务或职 名技术职称或技术等级需培内容及要求申请理由申请部门或单位（印） 年 月 日编制人： 第 页 共 页中铁大桥局集团第五工程有限公司员工培训台帐培训部门或单位： 班名： 编号：序号工作单位姓 名性别出生年月学历职 务（职名）技术职称（技术等级）培训形式培训起止时间培训内容成绩理论实作注：培训有考核的登记成绩。编制人： 第 页 共 页中铁大桥局集团第五工程有限公司年度培训情况报表单位： 编号：序号姓 名性别出生年月学历职务或职 名技术职称或技术等级培训形式培训起止时 间培训内容成绩理论实作注：培训有考核的登记成绩。 编制人： 第 页 共 页22中铁大桥局集