商务活动仪式礼仪大全(ppt 61页).ppt

商务活动仪式礼仪 一 新闻发布会礼仪新闻发布会议形式包括记者招待会 新闻发布会 酒会等 记者招待会一般是专题性的 以 答记者问 为主要特色 另外 新闻发布会由公关负责人执行即可 而记者招待会一般有更高层次官员出席 在这些形式中 最为常见的是新闻发布会 目的 01 信息发布的目标受众 02 拟邀请对象 03 发布会规模 04 新闻发布会要素 新闻发布会涉及到的事情大同小异 一般来说 包括这几大部分 1 活动策划与主题确定2 节目策划与议程安排3 资料准备4 与会人员邀请 沟通与确定 5 时间 场地落实与场景布置6 产品展示 演示与信息发布7 现场气氛控制 类型及基本风格大体上 新闻发布会可以分为如下几个类别 1 政治性 严肃感2 高科技产品类 正规中带有活泼3 农业类别 亲切 环保4 文化类别 文化感 历史感5 一般工业品 科技感 品质感 6 娱乐类 活泼 前卫7 时尚产品 经典中带有时代气息8 工艺品类 经典 古拙9 其他类别 相应的风格 成立筹委会 组织相关的人员 确定组织 人员保障 一个发布会牵涉到方方面面 各项工作相互链接 相互联系 彼此交叉 必须统筹安排 多管齐下 同时进行 仅凭一己之力 殊难完成 建立组织的原则 二是 平衡原则 因事设组 每个组的工作量相对平衡 三是 分工原则 分工应该明确 职责分明 以防止互相推委的现象 另外 隶属分工和横向协作都要明确 四是 扁平原则 一般在大型的活动中有多层次的 金字塔 结构 但在中型的活动中 不宜层级大多 以保证灵活机动 人员不要太多 精干 高效为要 五是 制度原则 尽管是临时性组织 但一旦加入组织机构 人员就应受规章制度的约束 确定时间 流程与目标管理 并做好反馈 调整 时间的控制 一般以时间进度表 倒计时 的方式来表现 注意在安排的时间上要合理 同时要留有余地 一般来说 前面的时间 进度要安排得紧凑一些 保证后面有时间来调整 完善 整个活动是一个系统工程 流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接 协调和配合关系及其有机组合的过程管理 活动策划 确定活动主题 1 会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话 念稿件 例行演示 实际上 尽管发布会是一个正式的会议 但可以做得更活跃一些 尤其是会议的开幕 在会议议程安排时 注意紧凑 连贯 从实践来看 一般控制在一到两个小时为宜 特别是发言的时间 演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度 不宜太长 也不宜太短 实践中 15分钟到20分钟之间比较合适 2 主题策划发布会的主题 可以有多种取法 常见的是在主题中直接出现 XXX发布会 字样 也有的有一个大的主题 下面为正题 也有两者的结合 另外 按照国家新闻出版有关部门的规定 凡是主题中有 新闻 字样的发布会 须经国家新闻出版部门的审批 一般来说 实践中 很多企业略去 新闻 字样 采用其它称法 确定参会人员是一项很重要的工作 也是一个变化较多的因素 而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模 进而影响发布会的各个因素 参会人员的选择上 服务发布内容需要的原则 选择相关性强的人员参加 一般来说 官员都选择讲话较有份量的人物 而专家则是在该领域有建树或名气大的人 新闻记者则是发布会的重头 一般来说 先造一份拟邀请的名单 提前一周时间发出邀请函 然后电话落实 时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式 落实好后做好分类的统计工作 拟定活动策划案和具体操作方案 活动策划案是指导整个活动的战略 战术文本 供策划活动用 一般来说 会议核心成员才提供 具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司 指导整个活动的具体操作 一般比较详细 具体到每一个人每一步 甚至具体到胸卡的内容 时间上具体到分钟 一般会议人员人手一份 新闻通稿及相关资料准备 提供给媒体的资料 一般以广告手提袋或文件袋的形式 整理妥当 按顺序摆放 在新闻发布会前发放给新闻媒体 顺序依次 会议议程新闻通稿演讲发言稿公司 组织宣传册有关图片纪念品 或纪念品领用券 企业新闻负责人名片 新闻发布后进一步采访 新闻发表后寄达联络 新闻通稿包括如下 消息稿 字数较短 一般在1000字以内 发布起来快 有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版 通讯稿 篇幅较长 内容充实 一般是深度分析 重点报道 消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述 消息一般是一篇即可 通讯稿则可以从不同角度提供多篇 也可以以答记者问的形式表现 背景材料 图片资料 重要发言 对新闻记者有用的发言稿 比如 企业最高负责人的发言 技术 营销分管领导的发言等 有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中 但是以对记者报道有益为标准 公司或组织的宣传册 参会重要人物 知名人士材料 时间选择与场地落实 现场布置 时间选择在新闻策划中是一种艺术 发布时机选择不同 效果迥异 企业发布会有时要避开重大的事件 会议 比如 两会期间 版面较紧张 记者也大多有安排 时间上不能保证 有时则要趋近于某些时机 比如相关性大的时候 起到借势的效果 另外 在时间上 一般选择人们容易记起的日子 如节日 一月之月初 月末 也要避开一些禁忌日 场地的选择上 一般综合考虑以下几点 品位与风格 场地可以选择户外 也可以选择在室内 但以室内为常见 因为各方面的配套好一些 是实用性与经济性 会议厅容纳人数 主席台的大小 投影设备 电源 布景 胸部麦克风 远程麦克风 相关服务如何 住宿 酒品 食物 饮料的提供 价钱是否合理 有没有空间的浪费 是方便性 离主要媒体 重要人物的远近 交通是否便利 泊车是否方便 现场布置包括 1 背景布置 主题背景板 内容含主题 会议日期 有的会写上召开城市 颜色 字体注意美观大方 颜色可以企业VI为基准 2 酒店外围布置 如酒店外横幅 竖幅 飘空汽球 拱形门等 各个酒店有所不同 有的允许 有的不允许 3 席位摆放 摆放方式 发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放 有的非正式 讨论性质的会议是圆桌摆放式 4 相关设备在发布会前要反复调试 保证不出故障 5 签到与迎接 一般在大堂 电梯口 转弯处有导引指示欢迎牌 一般酒店有这项服务 事先可请好礼仪小姐迎宾 一般会议会要求与会者留下名片 准备好 请赐名片 盒 二 商务庆典仪式的程序 依照常规 一次庆典大致上应包括下述几项程序 预备 请来座就座 出席者安静 介绍佳宾 第一项 宣布庆典正式开始 全体起立 奏国歌 唱本单位之歌 第二项 本单位主要负责人致辞 其内容是 对来宾表示感谢 介绍此次庆典的缘由 等等 其重点应是报捷以及庆典的可 庆 之处 第三项 邀请嘉宾讲话 大体上讲 出席此次的上级主要领导 协作单位及社区关系单位 均应有代表讲话或致贺辞 不过应当提前约定好 不要当场当众推来推去 对外来的贺电 贺信等等 可不必一一宣读 但对其署名单位或个人应当公布 在进行公布时 可依照其 先来后到 为序 或是按照其具体名称的汉字笔划的多少进行排列 第四项 安排文艺演出 这项程序可有可无 如果准备安排 应当慎选内容 注意不要有悖于庆典的主旨 第五项 邀请来宾进行参观 如有可能 可安排来宾参观本单位的有关展览或车间等等 当然 此项程序有时亦可省略 在以上几项程序中 前三项必不可少 后两项则可以酌情省去 三 商务剪彩仪式的程序 从操作的角度来进行探讨 目前所通行的剪彩的礼仪主要包括剪彩的准备 剪彩的人员 剪彩的程序 剪彩的作法等四个方面的内容 剪彩的准备 剪彩的准备必须一丝不苟 涉及到场地的布置 环境的卫生 灯光与音响的准备 媒体的邀请 人员的培训 等等 在准备这些方面时 必须认真细致 精益求精 这自不待言 除此之外 尤其对剪彩仪式上所需使用的某些特殊用具 诸如红色缎带 新剪刀 白色薄纱手套 托盘以及红色地毯 仔细地进行选择与准备 剪彩人员 1 剪彩者 即在剪彩仪式上持剪刀剪彩之人 根据惯例 剪彩者可以是一个人 也可以是几个人 但是一般不应多于五人 通常 剪彩者多由上级领导 合作伙伴 社会名流 员工代表或客户代表所担任 剪彩者名单一经确定 即应尽早告知对方 使其有所准备 在一般情况下 确定剪彩者时 必须尊重对方个人意见 切勿勉强对方 需要由数人同时担任剪彩者时 应分别告知每位剪彩者届时他将与何人同担此任 这样作 是对剪彩者的一种尊重 若剪彩者仅为一人 则其剪彩时居中而立即可 若剪彩者不止一人时 则其同时上场剪彩时位次的尊卑就必须予以重视 一般的规矩是 中间高于两侧 右侧高于左侧 若剪彩仪式并无外宾参加时 执行我国 左侧高于右侧 的传统作法 亦无不可 2 助剪者 指的是剪彩者剪彩的一系列过程中从旁为其提供帮助的人员 一般而言 助剪者多由东道主一方的女职员担任 在剪彩仪式上服务的礼仪小姐 又可以分为迎宾者 引导者 服务者 拉彩者 捧花者 托盘者 迎宾者与服务者应不止一人 引导者既可以是一个人 也可以为每位剪彩者各配一名 礼仪小姐的最佳妆束应为 化淡妆 盘起头发 穿款式 面料 色彩统一的单色旗袍 配肉色连裤丝袜 黑色高跟皮鞋 有时 礼仪小姐身穿深色或单色的套裙亦可 但是 她们的穿着打扮必须尽可能地整齐划一 剪彩的程序 在剪彩之处悬挂写有剪彩仪式的具体名称的大型横幅 更是必不可少的 按照惯例 剪彩既可以是开业仪式中的一项具体程序 也可以独立出来 由其自身的一系列程序所组成 独立而行的剪彩仪式 通常应包含如下六项基本的程序 第一项 请来宾就位 在剪彩仪式上 通常只为剪彩者 来宾和本单位的负责人安排座席 在一般情况下 剪彩者应就座于前排 若其不止一人时 则应使之按照剪彩时的具体顺序就座 第二项 宣布仪式正式开始 在主持人宣布仪式开始后 乐队应演奏音乐 现场可燃放鞭炮 全体到场者应热烈鼓掌 此后 主持人应向全体到场者介绍到场的重要来宾 第三项 奏国歌 此刻须全场起立 必要时 亦可随之演奏本单位标志性歌曲 第四项 发言 发言者依次应为东道主单位的代表 上级主管部门的代表 地方政府的代表 合作单位的代表 等等 其内容应言简意赅 每人不超过三分钟 重点分别应为介绍 道谢与致贺 第五项 进行剪彩 此刻 全体应热烈鼓掌 必要时还可奏乐或燃放鞭炮 在剪彩前 须向全体到场者介绍剪彩者 第六项 进行参观 剪彩之后 主人应陪同来宾参观被剪彩之物 仪式至此宣告结束 随后东道主单位可向来宾赠送纪念性礼品 并以自助餐款待全体来宾 落成剪彩 开幕仪式 开业剪彩 四 交接仪式礼仪 交接仪式 在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设 安装完成的工程项目或大型设备 例如厂房 商厦 宾馆 办公楼 机场 码口 车站 或飞机 轮船 火车 机械 物资 等等 经验收合格后正式移交给使用单位之时 所专门举行的庆祝典礼 准备 首先要作好交接仪式的准备 准备交接仪式 主要要关注下列三件事 即来宾的邀约 现场的布置 物品的预备等等 来宾的邀请 一般应由交接仪式的东道主 施工 安装单位负责 在具体拟定来宾名单时 施工 安装单位亦应主动征求自己的合作伙伴 接收单位的意见 接收单位对于施工 安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔 不过可以对此酌情提出自己的一些合理建议 从原则上来讲 交接仪式的出席人员应当包括 施工 安装单位的有关人员 接收单位的有关人员 上级主管部门的有关人员 当地政府的有关人员 行业组织 社会团体的有关人员 各界知名人士 新闻界人士 以及协作单位的有关人员 等等 在上述人员之中 除施工 安装单位与接收单位的有关人员之外 对于其他所有的人员 均应提前送达或寄达正式的书面邀请 以示对对方的尊重之意 在举行交接仪式的现场四周 尤其是在正门入口之处 干道两侧 交接物四周 可酌情悬挂一定数量的彩带 彩旗 彩球 并放置一些色泽艳丽 花朵硕大的盆花 用以美化环境 在交接仪式上用以赠送给来宾的礼品 应突出其纪念性 宣传性 被交接的工程项目 大型设备的微缩模型 或以其为主角的画册 明信片 纪念章 领带针 钥匙扣等等 皆为上佳之选 交接仪式的程序 第一项 主持人宣布交接仪式正式开始 此刻 全体与会者应当进行较长时间的鼓掌 以热烈的掌声来表达对于东道主的祝贺之意 第二项 奏国歌 并演奏东道主单位的标志性歌曲 第三项 由施工 安装单位与接收单位正式进行有关工程项目或大型设备的交接 具体的作法 主要是由施工 安装单位的代表 将有关工程项目 大型设备的验收文件 一览表或者钥匙等等象征性物品 正式递交给接收单位的代表 此时 双方应面带微笑 双手递交 接收有关物品 在此之后 还应热烈握手 至此 标志着有关的工程项目或大型设备已经被正式地移交给了接收单位 第四项 各方代表发言 按惯例 在交接仪式上 须由有关各方的代表进行发言 他们依次应为 施工 安装单位的代表 接收单位的代表 来宾的代表 等等 这些发言 一般均为礼节性的 并以喜气洋洋为主要特征 第五项 宣告交接仪式正式结束 随后安排全体来宾进行参观或观看文娱表演 此时此刻 全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌 按照仪式礼仪的总体要求 交接仪式同其他仪式一样 在所耗费的时间上也是贵短不贵长的 在正常情况下 每一次交接仪式从头至尾所用的时间 大体上不应当超过一个小时 五 国旗礼仪 国旗是指某个国家由宪法规定的代表国家的旗帜 它是国家的一种标志 是国家的象征 如我国是五星红旗 美国是星条旗 日本是太阳旗 人们往往通过悬挂国旗表示对本国的热爱或对他国的尊重 但是 在一个主权国家领土上 一般不得随意悬挂他国国旗 有些国家还对悬挂外国国旗