第2章 制作邀请函与打印文档.ppt

第2章制作邀请函与打印文档 2 1邀请函的基本制作 2 1 1新建文档步骤1新建Word文档 双击桌面Word2003快捷图标 或者选择 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeWord2003 命令 启动Word2003 新建Word空白文档 步骤2录入文字 在打开的空白文档中输入如图所示邀请函标题和内容 2 1 2文本格式设置步骤1设置标题格式 步骤2设置文本格式 步骤3设置正文格式 步骤4设置正文落款格式 设置完成后邀请函如图所示 2 2添加水印背景步骤1选择 水印 图片 单击 格式 背景 水印 命令 在出现的 水印 对话框中 选定 图片水印 再单击 选择图片 按钮 在出现的 插入图片 对话框中 选择一幅图片 或利用 查找范围 下拉选项 选择自己喜欢的图片的位置 再单击 插入 按钮 如图所示 步骤2设置图片缩放大小 返回 水印 对话框 设置所需图片显示的缩放比例 系统默认 缩放 参数为 自动 并默认勾选 冲蚀 复选框 选择 缩放 下拉列表中的 200 选项 如图所示 再选择 确定 即可 步骤3完成水印背景设置 设置完成后 返回文档中 所选的图片图片以水印的格式插入已插入在文档正中位置 完成效果如图所示 若是制作单位的信纸也可利用 文字水印 效果 将 水印 对话框中的 图片水印 改为 文字水印 在 文字 文本框中输入 邀请函 文本 设置为 华文行楷 尺寸 设置为 40磅 如图左所示 文字 选项中也可输入单位名称等内容 字体 选项中可选择字体 根据需要还可改变字体的尺寸和颜色 完成后效果如图右所示 小贴士 2 3插入剪贴画和艺术字 2 3 1插入剪贴画步骤1选择命令 单击 插入 图片 剪贴画 命令 弹出右边的 剪贴画 任务窗口 设置 搜索范围 单击 搜索 按钮 在右边窗口出现的剪贴画中选择所需要的图片 双击选中图片 将其添加到文档当前光标位置 调整图片大小 并移至合适的位置 步骤2设置图片格式 右键单击插入的剪贴画图片 在出现的快捷菜单中选择 显示图片工具栏 如图所示 选择 文字环绕 下拉按钮 在展开的下拉列表中单击 衬于文字下方 选项 或者选择 设置图片格式 再选择 版式 选项卡设置 步骤3设置图片亮度 在图2 8所示的图片工具栏中点击 增加亮度 或 降低亮度 按钮 调整图片的亮度 或选择快捷菜单中 设置图片格式 选择 图片 选项卡 设置亮度为 40 步骤4调整图片大小 选择 图片工具栏 的 压缩图片 图标 或者选择快捷菜单中 设置图片格式 选择 大小 选项卡 设置其合适大小 步骤5设置好的文档效果如图所示 2 3 2插入艺术字步骤1编辑艺术字 选择 插入 图片 艺术字 命令 在出现的 艺术字样式 对话框中选择所需要的样式 然后再在出现的 编辑艺术字文字 对话框 在文本框中输入 敬请光临 再设置字体为 华文行楷 字号为 48 斜体 单击 确定 步骤2设置艺术字格式 在文档中将艺术字调整到适当的位置 并将其设置为 衬于文字下方 完成后的效果图如图所示 2 4设置页眉页脚信息 步骤1选择命令 单击菜单栏中 视图 页眉和页脚 命令 弹出 页眉和页脚 工具栏 如图所示 步骤2录入页眉并设置格式 在页眉中输入 邀请函 文本 并移动图标到适当位置 设置单位名称的字体 字号和颜色和下划线 打开 边框和底纹 对话框中设置相应的下划线和颜色 如图所示 步骤3录入页脚并设置格式 在页脚中输入单位的地址和电话等 并设置好其字体 字号 颜色及下划线 步骤4设置好的效果如图所示 2 5建立模板 步骤1选择命令 单击 文件 另存为 命令 步骤2设置保存位置及相关参数 在弹出的 另存为 对话框中 单击 保存类型 下拉列表中的 Word模板 dot 选项 并在 文件名 文本框中输入模板名称为 邀请函模板 然后单击 保存 按钮将其作为文档模板保存 如图所示 2 6邮件合并 2 6 1创建表格 通讯录创建通讯录有两种方法 一是通过邮件合并功能 向通讯录输入数据 另一种是使用Word表格功能和Excel软件创建一个通讯录表格 便于使用邮件合并功能时进行表格数据导入 本节介绍使用Word表格功能创建通讯录 在创建表格时应考虑纸张的方向 步骤1调整页面方向 Word默认是使用纵向页面 若要制作较宽表格时 则要根据表格的宽度来调整页面的方向 新建一个Word文档 选择 文件 页面设置 命令 在打开的 页面设置 对话框中单击 页边距 选项卡 选择 方向 选项中的 横向 选项 再单击 确定 按钮即可 如右图所示 步骤2选择命令 光标定位表格要插入的位置 然后选择 表格 插入 表格 命令 打开 插入表格 对话框 如图左所示 步骤3设置表格参数 在弹出的 插入表格 对话框中 在 列数 微调框中输入表格的列数 在 行数 微调框中输入表格的行数 其他则使用默认操作 完成后单击 确定 按钮 如图右所示 定位光标 步骤4录入表格记录 即在新建表格第一行输入字段名 列标题 如姓名 性别 职称 学院名称等 步骤5调整表格行与列 光标定位到要调整宽度的表格线上 当光标变为如图所示的形状 时 单击并拖动鼠标即可调整表格列宽 同样操作 也可调整表格列宽 完成后如图所示 步骤6设置表格格式和字体格式 根据需要对表格中的字体 表格属性等进行设置 完成后以 通讯录 doc 为文件名保存在指定位置 小贴士 建立不规则表格步骤1新建文档 启动Word2003 新建一空白文档 步骤2选择命令 光标定位表格要插入的位置 然后选择 表格 插入 表格 命令 打开 插入表格 对话框 步骤3设置表格参数 在弹出的 插入表格 对话框中 在 列数 微调框中输入表格的列数如 4列 在 行数 微调框中输入表格的行数如 11行 其他则使用默认操作 完成后单击 确定 按钮 若表格的行列数较多的话 也可先设置大概的行列数 在表格操作过程中进行行列数的增减 步骤4输入内容 输入如图左所示的文字内容 并设置字体格式 步骤5拆分单元格 选定 性别 身高 民族 毕业院校 和 专业 等列 单击菜单上 表格 拆分单元格 命令 如图右所示 在弹出的 拆分单元格 对话框中设置拆分的列数如 2列 和行数如 5行 后 单击 确定 按钮 完成单元格的拆分 本例只拆分列数 步骤6平均分布各列 由于拆分后单元格列数宽度不同 影响表格整齐美观 可通过平均分布各列命令来完成 选定要平均分布的列数 单击菜单栏 表格 自动调整 平均分布各列 命令 如图左所示 步骤7合并单元格 选定 照片 所需列数 单击右键 在弹出的快捷菜单中单击 合并单元格 命令 选定合并的单元格 单击右键 设置其 单元格对齐方式 为水平居中和垂直居中 即 表格属性 中的 单元格 的 垂直对齐方式 为 居中 并输入 照片 文本 2 6 2邮件合并步骤1选择命令 在打开的上述步骤创建的邀请函文件中 单击 工具 信函与邮件 邮件合并 命令 如左图所示 步骤2选择文档类型 在文档右边窗口会出现 邮件合并 任务窗格 选择 信函 文档类型 并单击 下一步 正在启动文档 文字链接 如图右所示 步骤3选择开始文档 在邮件合并第二步 如图左所示的任务窗格中 选择 使用当前文档 来放置信函 也可根据需要 进行其他选择 并单击 下一步 选取收件人 文字链接 步骤4选择收件人 用户可以使用现有的联系人表 也可以使用Outlook来管理邮件 如果数据源文件已存在 则可选中 使用现有列表 单选按钮 并单击 浏览 文字链接 如图右所示 步骤5选取数据源 在弹出 选取数据源 对话框中 用户可以使用默认的表 已建好的Word表格 Execl表格和Access表 也可以自定义表的列 本例选取已存在的Word文件 通讯录 如图左所示 步骤6选择收件人 在出现的 邮件合并收件人 对话框中 如图右所示 根据需要选择收件人 本例收件人设置为全选 单击 全选 按钮 再单击 确定 按钮即可 步骤7使用现有列表 返回 邮件合并 第三步任务窗格 单击 下一步 撰写信函 文字链接 如图左所示 步骤8撰写信函 在如图中所示的 撰写信函 窗格选项中选择 其他项目 则弹出如图右所示的 插入合并域 对话框 在此对话框中 选择所需的域名并将其插入到相应位置 如下图所示 步骤9预览信函 单击合并邮件向导 下一步 预览信函 文字链接 如图左所示 再单击 下一步 完成合并 文字链接 步骤10完成合并 在邮件合并向导第六步 完成合并 的设置中 单击 编辑个人信函 如图中所示 在弹出的如图右所示的 合并到新文档 对话框中 选择 全部 再单击 确定 按钮 即可完成所有邀请函的制作 完成后将 邀请函 保存在相应位置 2 7打印文档 2 7 1页面设置步骤1设置页边距 单击菜单栏中 文件 页面设置 命令 打开 页面设置 对话框 默认是 页边距 选项卡 有页边距选项和纸张的方向选项等 如图所示 根据排版需要进行设置 步骤2设置纸张大小 在 页面设置 对话框中 单击 纸张 选项卡 切换到 纸张 选项卡对话框 如图所示 默认纸张大小为A4纸 可根据排版需要进行设置 本例 纸张大小 选择 自定义大小 根据邀请函的实际大小来确定 当纸张大小不规则时 可用直尺直接度量出纸张的长和宽 在 自定义纸张 下方 宽度 和 高度 微调框中直接输入 若纸张大小规则 则按规则纸张选择对应的纸张大小 如用A4纸 则选择对应的A4纸张大小类型即可 2 7 2逆序打印和双面打印 步骤1设置每页版数 单击菜单栏 文件 打印 命令 弹出 打印 对话框 在 缩放 选项组中单击 每页的版数 下拉列表中的 4版 选项 如图所示 表示每页打印的版数为4版 可根据实际情况来选择 步骤2设置纸张缩放大小 若在打印时 发现A4纸用完了 则可以使用 按纸张大小缩放 功能 按纸张大小缩放 选项就是将Word文档按比例缩放在不同的纸型上的功能 如图所示 按已有纸张的规格设置 按纸张大小缩放 为16开或其它纸型 将A4版面的文档内容缩小到16开纸上打印 步骤3设置纸张双面打印 在 打印 对话框中 勾选 手动双面打印 复选框 如图左所示 在 打印 对话框中设置 打印 选项为 范围中所有的页面 步骤4取消逆页序打印 若存在逆页序的问题 选择菜单栏 工具 选项 命令 单击 打印 选项 取消 逆页序打印 勾选即可 如图右所示 2 7 3打印副本 步骤1设置打印份数 若一份文件只有1页 要打印多份 则可在 打印 对话框中 根据需要设置副本的份数 如 份数 设置为 4 如图左所示 再单击 确定 按钮 即可一次打印4份 步骤2逐份打印 若一份文件有几十页 打印份数多的时候 就可在 打印