商务谈判前的准备培训课件(PPT 51页).ppt

第八章商务谈判前的准备 讲授内容 谈判前调查研究的目的和内容 制定谈判方案 模拟谈判 谈判队伍的组织 8 1谈判前调查研究的目的和内容 8 1 1谈判前调查研究的目的 掌握和分析与本次谈判的关的各种客观环境因素 为制定谈判方案提供依据 通过谈判前调查研究尽可能多的了解谈判对手 通过谈判前的调查研究对已方的谈判实力作客观的评价 理清思路 8 1 2谈判前调查研究的主要内容 调查有关政治 经济形势的变动情况通过掌握有关政治 经济形势变动的信息 准确分析政治 经济形势变动对本次谈判的影响 目标市场调查主要调查谈判标的在目标市场上的需求 销售 竞争等方面的情况 以掌握消费者的消费意向 市场容量和价格水平 续 了解法律规定及其变化情况了解与本次谈判内容有关的惯例 法律规定和有关政策法规 掌握谈判对手的情况包括 资信情况 对方的谈判作风 对方对已方的信任程度 已方条件的分析等 5 了解宗教信仰文化习俗的情况 8 2制定谈判方案 8 2 1确定谈判的目标目标是指已方谈判的目的 说明为什么要在一起谈判 谈判的目标一般有三个层次 必须达到的目标 可以接受的目标 最高目标如何理解 谈判目标的三个层次 最优期望目标 最低限度目标 可接受目标 特征 1 是对谈判者最有利的理想目标2 是单方面可望而不可及的3 是谈判进程开始的话题4 会带来有利的谈判结果 特征 1 是谈判者必须达到的目标2 是谈判的底线3 受最高期望目标的保护 特征 1 是谈判人员根据各种主客观因素 经过科学论证 预测和核算之后所确定的谈判目标2 是己方可努力争取或作出让步的范围3 该目标实现意味着谈判成功 8 2 2谈判议程的安排 即谈判的议事日程 它主要说明谈判时间的安排和双方就哪些内容展开谈判 谈判的时间安排选择谈判时间时应考虑如下因素 准备的充分程度 谈判人员的身体状况和情绪 谈判的紧迫程度 考虑谈判对手的情况2 谈判内容安排 8 2 3选择谈判对策 谈判前组织有关人员根据本次谈判的外部环境 双方的具体情况 及对谈判中双方的需要 观点 对对方某项建议的反应等问题进行讨论 选择相应的对策 并在谈判中根据具体情况对原定对策进行印证和修改 8 2 4选择谈判方式 平行谈判方式是指将准备洽谈的议题全面铺开 规定每轮谈判要讨论的具体问题及其数量 顺序谈判方式是把谈判的问题整理成一个系列 按问题系列的内在逻辑要求 依顺序进行谈判 8 3模拟谈判 2 3 1模拟谈判的必要性 可以使已方主谈人获得实际性经验 能帮助已方发现问题和错误 对既定的谈判方案进行修改和完善 并使主谈人获得较完美的经验 可以训练主谈人的应变能力 是培养和提高谈判人员的素质理想方法 8 3 2模拟谈判的形式 列表法 召开群众辩论会 组织假设对手 进行实际排演8 3 3模拟谈判的总结 8 4谈判队伍的组织 也称谈判班子 是指参加一场贸易谈判的全体人员组成的群体 组织好一支谈判队伍 是进行一场成功谈判的根本保证 做好谈判队伍的组织工作 要注意解决好两个基本问题 谈判人员的选拔与配备 各谈判人员之间如何分工配合 8 4 1谈判人员的选拔与配备 8 4 1 1谈判人员的选拔外围层 才中间层 学核心层 识 识 气质性格 心理素质 思想意识 良好的气质性格特征 大方而不轻佻 坚强而不固执 自重而不自傲 活泼而不轻浮 谨慎而不拘谨 幽默但不庸俗 豪爽而不急躁 果断而不粗率 谦虚而不虚伪 严肃而不呆板 老练而不世故 热情但不多情 心理素质 自信心 自制力 尊重 坦诚 思想意识 政治思想素质 信誉意识 合作意识 团队意识 效率意识 学 知识结构 商务知识 技术知识 人文知识 谈判经验 才 社交能力 表达能力 创新能力 组织能力 应变能力 8 4 1 1谈判人员的配备 8 4 1 1 1影响因素 谈判内容的繁简 技术性的强弱 时间的长短 谈判人员能力的高低 双方谈判人员的多少 8 4 1 1 2小型商务谈判人员的配备 一般由2 3人组成 有时甚至1人全权负责 配备时要注意他们的知识水平 谈判经验和运用策略与技巧的能力能相适应 政治素质较好 有较强的理解能力 分析能力和决策能力 8 4 1 1 3大型商务谈判人员的配备 由于涉及的内容广泛 专业性强 资料敏多 组织协调工作量大 所以配备的谈判人员要多些 一般十多人或几十人 甚至根据实际工作需要 把商务谈判组成员分成几个小组 如商务小组 技术小组 法律小组等 也可组织台前和幕后两套班子 8 4 1 1 4谈判班子知识结构要合理 一般来说 谈判班子里应配备商务方面的人员 技术方面的人员 法律方面的人员 运筹策划方面的人员 金融方面的人员 对外谈判还应配备翻译人员 各类人员不仅精通自己方面的知识 而且还要对其他方面的知识有所了解 这样才能做各方面人员之间的沟通和协调 8 4 2谈判成员的分工与配合 8 4 2 1谈判成员的分工 技术方面的人员 对有关商品的技术性 技术资料 验收办法等条款的完整性和准确性负责 并配合商务人员对同类产品或技术服务的价格进行对比分析 商务方面的人员 负责合同条文以及价格 运输 保险等条件的谈判 并拟出合同文本 负责对外联络工作 协调做好谈判组成员之间的组织协调工作 法律方面的人员 要对合同条款的合法性 完整性 公正性负责 依照要求 负责合同法律条文的谈判 文稿的草拟 财务方面的人员要对谈判中的支付条件负责 在支付方式 结算货币和选择等向商务人员提供建议 运筹策划方面的人员 在谈判中起参谋长的作用 即一方面根据国家的政策 法令和企业的实际情况 研究确定谈判的内容 规模 程序和策略 另一方面负责做好谈判组成员之间的协调工作 加强内部团结 形成整体作战的功能 翻译方面的人员 负责沟通口头和笔头的翻译工作 沟通双方的意图 并根据需要配合已方策略的运用 2 4 2 2处理好主谈人辅谈人的关系辅谈人要当好 参谋 和 卫士 当主谈人进行发言 阐明已方的立场时 要起 参谋 的作用 当对方刁难主谈人时 相机从不同角度支持主谈人 反击对方的无理要求 要起 卫士 的作用 主辅谈之间的配合 案例一 买卖双方就交货问题进行谈判 卖方的主谈人说 两个月内交货很困难 因为两个月内的订单都满了 这时 他的一个辅谈人员接话说 别说两个月 三个月都难以保证 我手上还有一把订单呢 这话无疑强化和支持了本方主谈人讲话的力量 辅谈在口头上附和 正确 没错 正是这样 等 有时在姿态上也可以做出赞同的姿势 如眼睛看着本方主谈人 不住地点头等 主辅谈之间的配合 案例二 买卖双方就买卖机床的价格问题进行谈判 买方的主谈人说 好吧 如果你们实在要坚持这个价格 我们只好不买了 而这时他的一个辅谈人立即以提醒的口吻说道 这不行啊 厂里正等着用呢 显然 这样的做法大大削弱了主谈人的讲话力量 如果己方主谈人在讲话时 其他成员东张西望 心不在焉 或者坐立不安 交头接耳 就会削弱己方主谈人在对方心目中的分量 影响对方的理解 洽谈具体条款的分工与合作 技术条款专业技术人员处于主谈的地位 相应的财务人员和法律人员则处于辅谈人的地位商务条款商务人员和财务人员应处于主谈人的地位 而技术人员与法律人员则处于辅谈人的地位 法律条款在涉及合同中某些专业性法律条款的谈判时 法律人员则以主谈人的身份出现 法律人员对合同条款的合法性和完整性负主要责任 8 4 3谈判地点的选择 三种可能 已方根据地 对方根据地和中立地8 4 3 1已方根据地优点 谈判时可以自由使用场所 以逸待劳 无需分心熟悉环境或适应环境 可以充分利用资料 如果需要深入研究某个问题时 还可以随时搜集和查询有关资料 谈判遇到意外时 可以直接向上级请示 缺点 谈判可能受到其他事务的干扰 要承担繁琐的接待工作 对方对他们的责任和义务容易找借口逃避 8 4 3 2对方根据地优点 已方可以全心全意投入谈判 不受或少受干扰 能越级同对方的上司直接谈判 避免对方节外生枝 现场观察对方的经营情况 取得第一手资料 必要时可以推说资料不全面拒绝提供情报资料 缺点 在谈判中遇到意外时和上级的沟通较困难 临时需要有关资料没有主场谈判时方便 不容易做好保密工作 8 4 3 3中立地谈判心理上感觉公平 有利于缓和双方的关系 但双方都远离自己的根据地 会给谈判的物质准备 资料收集 与上级的信息沟通等方面带来不便 因而在商务谈判中较少见 8 4 4谈判现场的布置 8 4 4 1场地安排最好安排两个房间 一间作主谈室 一间作备用室 有可能的话再配一间休息室 主谈室谈判的主要场所 应当宽敞 舒适 光线充足 并应备齐应有的设备和接待用品 除非征得双方同意 否则主谈室不要安装录音 录像设备 因为这会增加双方的心理压力 言行举止都会谨小慎微 很难畅所欲言 备有室 是双方都可以使用的单独房间 它既可以作为某一方谈判小组内部协商的场所 又可供双方进行小范围讨论之用 备用室最好能靠近主谈室 室内也要配备应有的设备和接待用品 休息室 应布置得轻松 舒适 条件许可也可以适当配置些娱乐设施 以便能使双方松弛一下紧张的神经 缓和彼此之间的气氛 座位安排 最常见的安排 主谈 主谈 已方 对方 门口 说明 商务谈判通常用长方形的条桌 其座位安排若以正门为准 主人应坐背门一侧 客人则面向正门面坐 其中主谈人或负责人居中 我国及多数国家习惯把译员安排在主谈人的右侧即第二个座位上 但也有少数国家让译员坐在后面或左侧 这都是可以的 续 若谈判长桌一端向着正门 则以入门的方向为准 右为客方 左为主方 其座位号的安排也是以主谈者 即首席 的右边为偶数 左边为奇数 即所谓的 以右边为大 优缺点 这种排位方法使谈判小组容易产生安全感和实力感 便于查阅一些不想让双方知道的资料 可以近和已方人员交换意见 但也容易造成双方的冲突感和对立感 随意就座排法 这种方法能减少对立感 体现双方谋求一致的指导思想 利于形成轻松 合作 友好的气氛 但谈判人员内部的信息传递比较困难 不利于主谈人对已方谈判人员言行的控制 如果一方事先有这方面的心理准备 还会产生谈判人员被分割 包围 孤立的感觉 5 照像和签字位序 如果人数为偶数时 主要人物居中 2号人物在1号领导左手位置 3号人物在1号领导右手位置 续 如果人数为单数时 主要人物居中 2号领导在1号领导左手位置 3号领导在1号领导右手位置 签字仪式的座次安排 1 并列式并列式排座 是举行双边签字仪式时最常见的形式 它的基本做法是 签字桌在室内面门横放 双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列 双方签字人员居中