外贸跟单工作计划表.doc

外贸跟单工作计划表篇一：外贸跟单工作内容及流程一内容概要目的：本指引介绍了订单跟进过程中的工作流程和方法，以及工作中所涉及到相关部门的工作职责，旨在规范跟单程序，保证跟单过程的合理安排及定单准时顺利的完成。及强调跟单如何控制物料，提高跟单员的成本意识及跟单技能管理.范围：本文件适用于外贸订单跟进工作。职责：控制好物料，保持高度成本意识. 准确无误的完成客人订单并准时出货。跟单员五大必备品德:1. 坚韧的性格;2. 顽强的意志;3. 良好的情绪;4. 丰富的知识;5. 原则兼灵活跟单自我成长不可缺少的四种才能:1. 成本意识与价值分析能力(此点最为重要)2. 预测能力(判断能力)3. 表达能力(沟通能力)4. 专业知识(跟单知识)跟单员人际关系技巧/内部沟通协调技巧(做好一个优秀的跟单员，要时刻留意以下几个方面)1. 要有创新的思维2. 计划充足3. 准确的判断4. 小心观察5. 可处理冲突及对立6. 能处理危机7. 良好的管制8. 良好的发问技巧9. 可抵受压力10. 认真及小心聆听，明白对方资料整理: 蔡婷 2011.3.17(二) 详细工作流程 (每收到一张单最好排好跟单日程表，会附上一份跟单日程表及详细解释如何填此表格，以便可以有计划的安排自己跟进的订单)：1 接单后报价2 安排造办（若客人需要）3 收到新订单后，一定要详细了解此客人订单跟进的程序及相应的要求，特别是客人对样办种类的要求及正常情况下批办和批物料的时间. 此点如果是旧客人的话，一定要接手时就认真阅读理解此客人对应的”跟单总结”,如果是新客人的话，可以将我们预计的跟单日程写给客人，要求客人对应我们的日程表做具体的安排，故如果客人发现我们排的流程有什么漏洞的话，也可以第一时间马上提出.4 订单确认接到正式PO后，在船期表内取裁单号码，再将详细的订单资料填于”订单跟踪表”内. 另需要通知生产部门订单的情况，以便他们安排排单5 出发票给客人安排30%定金（如果是新客人及付款方式是T/T），如果是旧客人，就要根据实际付款条约来定. 一般我们做开的客户都不需要提前收定金，只是新客人就需要收取30%的定金后，再安排具体的订单事宜. 同时交由生产部排货期以及采购部安排物料色样及质量办等.6 客人批核样办或批核色办，质量办等(此点可与第3点点根据客人的实际情况调换先后顺序)。7 订单款式和尺寸表确实后，要交相关资料给纸样房和裁单安排排唛架，然后根据准确的用料数打配件纸给采购订购物料，大货唛架用量一定要与cost成本表内的用量相比较，如果有超出用量的话，一定要查原因及采取相应的解决措施，比如如果是客人修改尺寸导致用量加大的话，则要及时向客人提出加价.8 采购部退回的订购单一定要认真核对，要核对颜色/订购数量/相应要求/物料单价/要求交货期等，特别是采购的物料单价，一定要与我们的cost成本表核对，如果有任何异常，要马上查清楚原因及向自己的主管反应情况.9 物料回厂及检查ok & 客人批核PP办后，要安排制作裁单给生产部安排生产，另需要比开裁期提前一星期左右发裁单. 所有事项都ok后，要发开裁通知单给各部门，请留意要提前一个星期左右给到裁单给车间，以便纸样房有时间排唛架 & 车间准备工序&安排订线等，现纸样房和车间经常投诉跟单很多时候都是裁单和开裁通知单一起发，导致他们没有时间提前做好相应的准备11. 开裁生产后，跟单要及时去仓库将所有已批核可以用的面料和配件等签名确实ok,因仓库一定要看到有跟单签名后，才会发物料给车间. 此点我们经常有同事漏签名，要仓库打电话催，请留意签名前一定要与仓库检测员核对是否测试已经ok. 之前曾出现过跟单不问测试情况就签名，导致车间生产过程中才发现配件与面料发生化学反应,而没有任何办法挽救12. 跟单要跟进生产情况. 如果有丝印或是刺绣的款式，要追紧他们尽快安排，另要提前与生产部确实看中期及尾期的时间，确实后要提前通知客人，一般情况下，客人都要提前一个星期左右通知他们看中期或是看尾期的时间.资料整理: 蔡婷 2011.3.1713. 生产过程中如果出现少物料或是少面料的情况，跟单一定要及时与采购部协商，寻找最佳的解决方法. 及要强调时间的紧及性.14. 最少要提前15 天左右给到出货通知单给报关部，以便安排订船和做相关的文件, 另有部分客人是跟单自行与船公司订船及联系的，一般情况下也需要提前15天左右给shipping booking给船公司15. 有部分客人如果客人是T/T付款的话，要提前将70%尾款的invoice资料给到客人，以便客客人准时安排付款及出货, 请留意我们跟进的基本是外国客户，客人安排汇款后最少要3-4个工作天才可以到帐.16. 出货后需要将大货图片,跟单总结,裁单,配件纸,包装表等相关重要资料放到指定的公用Order C文件夹方便日后查询以及资料共享, 同时将核算好的成本核算表交由营业部进行订单评分.17. 所有的电脑资料应分门别类归档, 同时将文件夹做成有标识的File,放到指定地方存档(文件夹一定要分类清楚，现在大部分新跟单的文件规档得很混乱 其中要留意送货单一定要与对应的采购单钉在一起以上各个程序的详细工作指引文件，请看附页。相关文件表格：报价单/报价成本表/合同文件/办单/生产单/包装资料/开裁通知单/物料明细表/物料卡/样品卡/物料订购合同/成本核算表/相关测试表/订单船期表/订单跟踪表/办单登记表/出货通知单/跟单日程表。资料整理: 蔡婷 2011.3.171电脑文件夹整理2外部文件夹整理资料整理: 蔡婷 2011.3.173备注事项1.2. 所有资料尽可能的保留齐全, 以便日后查询及翻单跟进. 如果客人有资料更新时，要将相关的邮件保存到每个客人相应的重要邮件内，另要把大概内容注明在此客人的跟单总结内.3. 许多客人均有手册之类的资料且每年均有更新, 如有可能, 资料夹内需存好客人资料, 如太多,可以另外开一个文件夹来单独存放, 客人有更改时, 须及时打印及存底.每次收到客人的订单及 做资料时，一定要重新查下客人是否有特别要求及最近的资料更新，特别是LE客人和Disney客 人等，此些客人经常在网站上更新资料，每次做单都需要去查核.4. 部分客人有查厂要求, 跟单须将客人联系资料以及查厂要求交给行政部负责查厂的相关人员.5. 每个星期要翻阅跟单日程表，如果跟进过程中发现客人批办时间过长或是欠我们什么资料未确实的话，一定要马上追紧客人，如果一直催都没有办法收到回复的话，则要及时向客人提出如果规 定时间内复不到的话，货期将要推迟到什么时候，如果只是催客人，但不给客人施加压力的话， 最后货期延迟，客人就有可能要求我们自行付走飞机的费用等，此点跟单一定要随时留意及要有 技巧的提醒客人，不能处于被动位置.6. 跟单要对自己跟进的订单时刻保持清醒的头脑，做事要有条理，一定要多了解自己厂做开的产品特性等，如果客人有提出不合理要求的话，一定要提出专业的意见来说服客人更改做法等，很多 时候要让客人承认我们的专业水平和能力才能说服到客人7. 跟单要随时与采购部门查核及控制跟踪好物料和时间，要做到以下几点:A. 不断料(即不让生产部门停工等待物料)B. 不呆料(不要让不需要使用或是不可以使用的物料呆在仓库,即一方面不可以给错资料给采购部，另需要按照订单交货期来预物料时间，尽量不要让大货物料提前太早存在仓库，故我们每次通知采购部订物料的时候可以与生产部门查核下大货的物料需要日期)C. 不积料(即物料采购要适时，适量，要严格按回我们厂制定的损耗表格来预计损耗，以减少资金的积压及减少存料的情况)D. 紧急采购(跟单过程中经常会出现临时收到生产部门通知少物料，或是发现有物料有错的情况，故跟单一定要具备临时应变技巧，比如配件或是少面料等情况下，第一时间要反应查是否有存仓及及时提供资料给采购部向供应商查询. 比如马上要出货了，但发现唛头有错，但唛头已全部车好于衫身上，此种情况下跟单要第一时间查此唛头的材料，如果是普通胶带唛的话，我们是否能找到相应材质的贴纸可以贴于唛头上，及向客人查询是否可以接受此情况，之前我们厂也出现过此种情况，唛头和挂牌出现错误，但又急着要出货，此种情况跟单应该跟据自己的经验或向其它有经验的同事请教，找到适合的解决方式建议给客人资料整理: 蔡婷 2011.3.17篇二：跟单工作的日常安排跟单工作的日常安排 全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致！（最好要有文字证明） 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书（大货生产初期/中期/末期）及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。 加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。 对生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。13.在检查过程中一定要公平，真实。不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责。 跟版要求：1）要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对（面料/服装）生产流程有基本上的了解：接单-备料-开裁-扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）-车缝-手工-后整-查货-包装等等。2）接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品（注意：”是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的！因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大提高了生产成本.），把客户各项要求清楚地标明在办单上。3)布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。4）看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办（这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西），看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。5）成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。大家都知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失.跟大货生产要求：1）有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单-备料-开裁-扫粉（如有车花或钉珠）/排花（如是喱士排花款）-车缝-手工-后整-查货-包装2）接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料-这部分工作得特别细心，如：做办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做法。3）布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。4）跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见.5）货期及质量：跟进货期的同时要让QC控制好质量.6）出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料.7）包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦.1、头办：设计图纸发外厂做头版，头版批核尺寸和板型（和设计师一起），若不确认，必须继续做复版。2、确认生产款：做面辅料订购预算单交采购部订购。3、发面辅料：开单发面辅料（CMT单不用发面料）4、做产前版：用大货面辅料（如没有物料可暂代，但需标示清楚）做正确产前办，追办并批复（包括工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样）。5、生产进度和质量跟进，确保货期和质量：开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料补订和补发，对FOB单数量的正常接受范围外的：要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质量问题如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。 跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键跟单的步骤包括：产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人的联系，并安排出货方式和船期，付款等 。当然对于面料（服装）的质量也相当重要。跟内单的大致流程如下从客户下单到签定完合同，根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作，同时可着手下投产资料单给各个部门（包括计划办、品质部、技术部、采购部）。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并及时让客人了解工厂的大货操作情况，以备在出现特殊情况下（如交期不及时、不能按时交货等）让客人在第一时间得到消息，避免出现客人提前订好船期或空运，因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。跟单注意事项: 1：物料是否正确。 2：尺寸是否”准确”。 3：款式是否错误。 4：做工是否细致。 5：成品颜色是否”正确”。 6：有无漏定物料。 7：物料是否能按预定时间到加工厂。 8：时间上是否有问题。员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重要。对公司要忠实，不能为了个人利益而出卖了公司。跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象.注意事项：.一.裁床加裁:1.洗水的: 3000件以上加裁2%,3000件以下加裁3%.2.不洗水的:3000件以上加裁1%,3000件以下加裁1.5%.二.面料用量损耗:1.全棉.尼龙.T/C,纸朴加1.5%.2.针织.网布,抓毛,海虎等加3%.3.所有PU.透明PVC等加2%.4.600#软棉及针棉加3%5.800#以上软硬棉加4%三.辅料损耗:1.撞钉/鸡眼/工字钮/胶纸/打箱带等,3000件以上加1.5%,3000件以下加3%.2.么术贴/织带/棉绳/丈根绳等,3000件以上加1%,3000件以下加2%.3.绳制/吊钟/插扣/D字扣/铜环/衣架/皮牌/胶牌/拷贝纸等,3000件以上加0.5%,3000件以下加1.5%.4.拉链/啤咀棉绳/胶钮/胶介子等,3000件以上加0.8%,3000件以下加1.5%.5.唛头/挂卡/胶袋/贴纸等,3000件以上加0.5%,3000件以下加1%.6.所有线类,3000件以上加5%,3000件以下加8%.以上损耗,根据实际情况适当变动,若颜色多/尺码多的应适当加大损耗,数量过大的单又适量减少损耗!。篇三：外贸跟单员工作流程)外贸跟单员工作流程).txt3努力奋斗，天空依旧美丽，梦想仍然纯真，放飞自我，勇敢地飞翔于梦想的天空，相信自己一定做得更好。4苦忆旧伤泪自落，欣望梦愿笑开颜。5懦弱的人害怕孤独，理智的人懂得享受孤独外贸跟单员工作流程【世贸人才网：国际贸易人才门户 更新时间： 2006-08-02 】【来源:世贸人才网】1客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“ 出口合同 审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等 条款 的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。6下达生产 通知 ：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产 通知 , 通知 工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和 单证员 分别审查 信用证 ，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。7 验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作 出口合同 ，出口商业 发票 ， 装箱单 等文件（应由业务 跟单员 制作，交给 单证员 ）。9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供 出口合同 ， 发票 等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10 租船 订仓：10.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款 ，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与 货代 联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。10.3如果货物不够一个小柜，需走 散货 时，向 货代 公司定 散货 仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11 安排拖柜：11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13 获得运输文件：13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14 准备其他文件14.1商业 发票 ：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的 条款 应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。14.2FORMA原 产地证 书：FORM A 原 产地证 要在发货之前到 检验检疫 局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供 报关单 ，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。14.3一般原 产地证 ：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。14.5 装箱单 ： 装箱单 应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15交单：15.1采用L/C收汇的，应在 规定 的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。15.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确